ایمیل ابزار ارتباطی ترجیحی برای اکثر ماست. ایمیل فوق‌العاده است زیرا برای برقراری ارتباط لازم نیست همزمان با همکار خود در دسترس باشید. این به ما امکان می‌دهد تا زمانی که همکارانمان در دسترس نیستند یا در آن سوی دنیا هستند، در مورد مسائل جاری پیش برویم.
با این حال، بسیاری از ما در لیست بی پایانی از ایمیل ها غرق می شویم. بر اساس گزارشی که در سال 2016 منتشر شد، یک کاربر تجاری متوسط روزانه بیش از 100 ایمیل دریافت و ارسال می کند.
علاوه بر این، ایمیل ها به راحتی اشتباه درک می شوند. یک تحقیق اخیر Sendmail نشان داد که 64٪ از افراد ایمیل دریافت کرده یا دریافت کرده اند که موجب خشم یا سردرگمی ناخواسته شده است.
با توجه به حجم ایمیل هایی که ارسال می کنیم و دریافت می کنیم، و به دلیل اینکه اغلب ایمیل ها اشتباه تفسیر شده اند، مهم است که آنها را به شیوه ای واضح و مختصر بنویسید.
چگونه می توان یک ایمیل حرفه ای درست ارسال کرد
نوشتن ایمیل‌های کوتاه و دقیق، زمان صرف شده برای مدیریت ایمیل‌ها را کاهش می‌دهد و کارآیی شما را بیشتر می‌کند. با کوتاه نگه داشتن ایمیل های خود، احتمالاً زمان کمتری را برای ایمیل ها و زمان بیشتری را برای کارهای دیگر صرف خواهید کرد. همانطور که گفته شد، نوشتن واضح یک مهارت است. مانند همه مهارت ها، شما نیاز دارید روی توسعه آن کار کنید.
در ابتدا، نوشتن ایمیل های کوتاه ممکن است به اندازه نوشتن ایمیل های طولانی طول بکشد. با این حال، حتی اگر اینطور باشد، به همکاران، مشتریان یا کارمندان خود کمک می کنید تا بهره وری بیشتری داشته باشند، زیرا شلوغی کمتری به صندوق ورودی آنها اضافه می کنید که به آنها کمک می کند سریعتر به شما پاسخ دهند.
با نوشتن واضح، به عنوان فردی شناخته می شوید که می داند چه می خواهد و کارها را انجام می دهد. هر دو برای آینده شغلی شما خوب هستند.
پس چه چیزی برای نوشتن ایمیل های روشن، مختصر و حرفه ای ارسال می شود؟
هدف خود را شناسایی کنید
پاک کردن ایمیل ها همیشه یک هدف مشخص دارد.
هر بار که برای نوشتن ایمیل می نشینید، چند ثانیه وقت بگذارید و از خود بپرسید: «چرا این را می فرستم؟ چه انتظاری از گیرنده دارم؟
اگر نمی توانید به این سوالات پاسخ دهید، نباید ایمیل ارسال کنید. نوشتن ایمیل بدون دانستن اینکه چه چیزی نیاز دارید، زمان و هزینه دریافت کننده شما را هدر می دهد. اگر دقیقا نمی دانید که چه چیزی می خواهید، برای شما بسیار واضح و شفاف خواهد بود.
از قانون "یک چیز در یک زمان" استفاده کنید
ایمیل ها جایگزین جلسات نیستند. با جلسات کاری، هرچه موارد دستور کار بیشتری روی آن کار کنید، جلسه پربارتر خواهد بود.
با ایمیل، در مقابل درست است. هرچند که در ایمیل های شما موضوعات مختلفی وجود دارد، موارد بیشتری برای مخاطب شما قابل درک است.
به همین دلیل بهتر است قانون «یک چیز در هر زمان» را تمرین کنید. مطمئن شوید که هر ایمیلی که ارسال می کنید در مورد یک چیز است. اگر نیاز به ارتباط در مورد پروژه دیگری دارید، ایمیل دیگری بنویسید.
همچنین زمان مناسبی است که از خود بپرسید: "آیا این ایمیل واقعاً لازم است؟" باز هم ، فقط ایمیل های کاملاً ضروری احترام شخصی را که برای او ایمیل می کنید نشان می دهد.
تمرین همدلی
همدلی توانایی دیدن دنیا از دید دیگران است. وقتی این کار را می کنید، افکار و احساسات آنها را درک می کنید.
هنگام نوشتن ایمیل ها، نظر خود را از دیدگاه خواننده در نظر بگیرید. با همه چیزهایی که نوشتید، از خود بپرسید:
- چگونه می توانم این جمله را تفسیر کنم اگر من آن را دریافت کردم؟
- آیا شامل اصطلاحات مبهم برای مشخص شدن است؟
این یک تنظیم ساده و در عین حال م toثر برای نحوه نوشتن است. فکر کردن در مورد افرادی که شما را می خوانند ، نحوه پاسخگویی شما به شما را دگرگون می کند.
در اینجا یک راه همدلی برای نگاه کردن به جهان است تا به شما کمک کند شروع کنید. اکثر مردم:
- مشغول هستند. آنها وقت ندارند تا حدس بزنند شما چه می خواهید، و دوست دارند بتوانند ایمیل شما را بخوانند و به سرعت به آن پاسخ دهند.
- لذت بردن از تعریف اگر شما می توانید چیزی مثبت در مورد آنها و یا کار خود را بگویید، انجام دهید. کلمات شما هدر نمی رود
- دوست دارند از شما تشکر کنند. اگر گیرنده به هر نحوی به شما کمک کرد، به یاد داشته باشید که از او تشکر کنید. شما باید این کار را انجام دهید حتی زمانی که وظیفه آنها کمک به شما است.
سخنرانیهای کوتاه
وقتی برای اولین بار به شخصی ایمیل می‌زنید، باید به گیرنده بگویید که هستید. معمولاً می توانید آن را در یک جمله انجام دهید. به عنوان مثال: «از آشنایی با شما در [رویداد X] لذت بردم. »
یکی از راه‌های کوتاه کردن مقدمه این است که آنها را طوری بنویسید که انگار رو در رو ملاقات می‌کنید. وقتی شخصاً با کسی ملاقات می کنید، نمی خواهید وارد یک مونولوگ پنج دقیقه ای شوید. بنابراین این کار را در ایمیل انجام ندهید.
شما نمی دانید که مقدمه ای لازم است. شاید شما قبلا با گیرنده تماس گرفته اید، اما نمی دانید آیا او شما را به یاد خواهد آورد. شما می توانید اعتبارنامه خود را در امضای الکترونیکی خود را ترک کنید.
این از سوء تفاهم جلوگیری می کند. معرفی مجدد خود به کسی که از قبل شما را می شناسد، بی ادبی به نظر می رسد. اگر مطمئن نیست که شما را می شناسد، می توانید به او اجازه دهید امضای شما را بررسی کند.
خود را به پنج جمله محدود کنید
در هر ایمیلی که نوشتید، باید از احکام کافی برای گفتن آنچه که شما نیاز دارید بیشتر استفاده کنید. یک تمرین مفید این است که خود را به پنج جمله محدود کنید.
کمتر از پنج جمله اغلب بی رحمانه و بی ادب هستند، بیش از پنج جمله صرف وقت می کنند.
زمان هایی وجود خواهد داشت که ایمیل حاوی پنج جمله را حفظ کند. اما در بیشتر موارد، پنج جمله به اندازه کافی است.
تصویب نظم و انضباط پنج جمله و شما خود را به نوشتن ایمیل سریع تر. شما همچنین پاسخ های بیشتری دریافت خواهید کرد.
از کلمات کوتاه استفاده کنید
در سال 1946، جورج اورول به نویسندگان توصیه کرد که هرگز از یک کلمه طولانی در جایی که کوتاه می خواهد استفاده نکنند.
این توصیه امروزه حتی بیشتر مرتبط است، به خصوص هنگام نوشتن ایمیل.
کلمات کوتاه نشان دهنده احترام به خواننده شما است. با استفاده از کلمات کوتاه، پیام خود را آسان درک کردید.
همین امر برای جملات کوتاه و پاراگرافها نیز صادق است. اگر می خواهید پیام خود را روشن و آسان درک کنید، از نوشتن بلوک های بزرگ متن جلوگیری کنید.
از صدای فعال استفاده کنید
خواندن صدای فعال آسان تر است. همچنین تشویق به عمل و مسئولیت می کند. در واقع، در صدای فعال، جملات بر شخصی که عمل می کند متمرکز می شود. در صدای مفعول، جملات بر شیئی که شخص بر آن عمل می کند متمرکز می شود. در صدای منفعل، ممکن است به نظر برسد که همه چیز به خودی خود اتفاق می افتد. به طور فعال، چیزها تنها زمانی اتفاق می‌افتند که افراد اقدام کنند.
به یک ساختار استاندارد پایبند باشید
کلید نگه داشتن ایمیل های شما کوتاه است؟ از یک ساختار استاندارد استفاده کنید. این یک الگو است که میتوانید برای هر ایمیلی که میخواهید بنویسید.
علاوه بر کوتاه نگه داشتن ایمیل شما، به دنبال ساختار استاندارد نیز به شما کمک می کند به سرعت به نوشتن.
با گذشت زمان، شما یک ساختار را ایجاد خواهید کرد که برای شما کار خواهد کرد. در اینجا یک ساختار ساده برای شروع کار شما است:
- سلام
- تعریف
- دلیل ایمیل شما
- فراخوانی برای اقدام
- پیام بسته (بسته شدن)
- امضا
بیایید به هر یک از این عمق نگاه کنیم.
- این خط اول ایمیل است. "سلام، [نام]" یک تبریک معمولی است.
- وقتی برای اولین بار به کسی ایمیل می‌زنید، تعریف و تمجید یک شروع عالی است. یک تعریف خوب نوشته شده نیز می تواند به عنوان مقدمه باشد. برای مثال :
«از ارائه شما در [موضوع] در [تاریخ] لذت بردم. »
"من وبلاگ شما را در مورد [موضوع] واقعا مفید یافتم. »
"از دیدار شما در [رویداد] خوشحالم. »
- دلیل ایمیل شما در این بخش، شما می گویید: «می روم ایمیل بزنم تا در مورد... بپرسم» یا «می خواستم کمکی بکنم...» گاهی اوقات برای توضیح دلایل نوشتن به دو جمله نیاز دارید.
- فراخوانی برای اقدام هنگامی که دلیلی برای ایمیل خود توضیح داده اید، فرض نکنید که گیرنده می داند چه کاری باید انجام دهد. دستورالعمل های خاصی را ارائه دهید. به عنوان مثال:
"آیا می توانید آن فایل ها را تا پنجشنبه برای من ارسال کنید؟" »
"آیا می توانید این را در دو هفته آینده بنویسید؟" "
«لطفاً در مورد آن به یان بنویس و وقتی آن را انجام دادی به من اطلاع بده. »
با ساختار بخشیدن به درخواست شما در قالب یک سوال ، از گیرنده دعوت می شود که پاسخ دهد. همچنین می توانید از موارد زیر استفاده کنید: "وقتی این کار را انجام دادید به من اطلاع دهید" یا "اگر این کار برای شما مناسب است به من اطلاع دهید". "
- بسته شدن. قبل از ارسال ایمیل، حتماً پیام پایانی را وارد کنید. این هدف دوگانه ای را دنبال می کند که عبارت است از تکرار دعوت به عمل و ایجاد احساس خوب در گیرنده.
نمونه هایی از خطوط بسته خوب:
"با تشکر از همه کمک شما در این مورد. "
"من نمی توانم صبر کنم تا نظر شما را بشنوم. »
"اگر سوالی دارید من را در جریان بگذارید. "
- برای پایان دادن به فکر کردن در مورد اضافه کردن امضای خود به یک پیام از سلام.
این می تواند "صادقانه" ، "با احترام" ، "روز خوبی داشته باشید" یا "متشکرم".
