نامه تخصصی سندی مکتوب است ، که رابطه رسمی بین گفتگو کنندگان مختلف را تضمین می کند. این یک ساختار داخلی بسیار معمولی دارد. اساساً در یک صفحه یا دو صفحه به طور استثنایی نوشته شده است. نامه تخصصی اغلب حاوی یک موضوع واحد است. این ساختار داخلی یک مزیت دارد. طرح نوشتاری او هرچه باشد می تواند ثابت بماند. بدیهی است که با توجه به هدف تغییراتی ایجاد خواهد شد. با این حال ، این یک درخواست ساده برای کسب اطلاعات ، یک برنامه کاربردی یا حتی یک شکایت است. طرح نوشتن مکاتبات حرفه ای عملاً بدون تغییر باقی خواهد ماند.
گذشته ، حال ، آینده: یک برنامه سه فاز برای یک نامه حرفه ای موفق
استفاده از گذشته ، حال و آینده ، در این سلسله مراتب زمانی ، به سه پایه طرح نوشتن یک نامه حرفه ای اشاره دارد. این یک طرح ساده و م toثر برای اجرا در همه شرایط است. برای س questionال ، انتقال اطلاعات ، توضیح دادن یک موضوع مشخص ، یا حتی خواننده خود را متقاعد کنید. کارایی ، که با توجه به توجیه می شودترتیب منطقی در ساختار آن مشاهده شده است.
گذشته: مرحله شماره 1 طرح
ما بیشتر اوقات یک نامه می نویسیم ، بر اساس سابقه ، وضعیت اولیه یا قبلی. ممکن است نامه دریافت شده ، جلسه ، بازدید ، مصاحبه تلفنی و غیره باشد. هدف از نوشتن قسمت اول این نامه بیان دلایل ارسال است. یا کاملاً ساده شرایط توصیف کننده شرایط. یادآوری واقعیت ها به طور کلی در یک جمله بیان می شود. با این حال ، ساخت این جمله در جمله های فرعی راحت تر است. برای مثال ، می توانیم عبارات زیر را داشته باشیم:
- من با دریافت نامه شما ، به من اطلاع می دهم که ...
- در نامه شما به تاریخ
- شما به دانش ما رسیدید ...
- با توجه به اطلاعیه مطبوعاتی شما که توسط روزنامه XXX منتشر شده است (شماره مرجع 12345) ، ما فقط پیشنهاد کرده ایم ...
- پس از انجام تأیید اعتبار شما ، متوجه شدیم ...
در شرایطی که دلیل نوشتن نامه مربوط به یک واقعیت گذشته نیست. در آن مرحله ، ما اولین پاراگراف نامه را داریم که نویسنده خود و محل استقرار خود را در آن معرفی می کند. سپس با مشخص کردن درخواست خود یا ارائه خدمات مختلف آن ، ادامه دهید. به عنوان مثال ، در متن درخواست اطلاعات یا پیشنهاد خدمات ، ممکن است عبارات زیر را داشته باشیم:
- ما به عنوان کارشناسان بخش امنیت ، از این راه می آییم ...
- با در نظر گرفتن رضایت مشتری هایمان ، ما می خواستیم ...
- ما بسیار خوشحالیم که اعلام می کنیم برای مشتریان خود برنامه ریزی کرده ایم ...
در متن یک برنامه خود به خود (کارآموزی یا شغل) ، می توانیم عبارات زیر را داشته باشیم:
- شرکت شما توجه من را به خود جلب کرد و من به عنوان یک دانشجو در ... می خواهم برای کارورزی اقدام کنم ...
- به تازگی در ...
گیرنده ای که نامه به او خطاب می شود باید از بند اول موضوع نامه شما را درک کند.
حال: مرحله شماره دو طرح
این قسمت دوم این طرح به دلایل توجیه نوشتن نامه در زمان T اشاره دارد. با توجه به وضعیت قبلی بیان شده در قسمت اول. در این سطح ، مسئله بحث یا بحث ، آگاهی دادن ، توضیح دادن یا حتی س questionال است. بسته به پیچیدگی شرایط ، این قسمت را می توان در یک پاراگراف کامل نوشت و یا ایده اصلی را در یک جمله ارائه داد. برای مثال ، می توانیم عبارات زیر را داشته باشیم:
- با توجه به اینکه در تاریخ… فاکتور n… پاک نشده است ، ما
- عضویت در سازمان ما همچنین به شما اطمینان می دهد ...
- علی رغم اینکه قرارداد شروع کار را از تاریخ provides پیش بینی کرده است ، ما با حیرت مشاهده کردیم و در درک تأخیرهای گزارش شده توسط آقای trouble مشکل داشتیم.
آینده: مرحله شماره 3 طرح
این قسمت سوم و آخر با گزارش دادن در دو قسمت اول قرار دارد عواقب بعدی بیا
در هر صورت ما به عنوان نویسنده نامه ، اهداف خود را بیان می کنیم و بنابراین می توانیم عباراتی از این نوع را استفاده کنیم:
- امروز من شخصاً از ارسال مواردی که درخواست کرده اید مراقبت می کنم
- ما آماده هستیم که جایگزین کنیم ... البته با در نظر گرفتن اصل.
- لطفاً به دفاتر فروش بلیط نزدیک شوید ...
یا ما یک آرزو را ابراز می کنیم ، از گیرنده می خواهیم یا عمل می کند یا واکنش نشان می دهد. بنابراین می توانیم فرمول بندی های زیر را داشته باشیم:
- از شما دعوت می شود که به پیشخوان نزدیک شوید
- بنابراین من از شما می خواهم که سریعا با کارشناسان خود تماس بگیرید تا ...
- سرعت شما برای حل این وضعیت مشتاقانه منتظر است.
هدف از نوشتن این نامه به طور بالقوه می تواند با یک استدلال همراه باشد:
- شما شرایط را در اسرع وقت (عینی) با توجه به مفاد کلی و خاص قرارداد تنظیم خواهید کرد. (بحث و جدل)
- آیا می توانید در اسرع وقت ترتیب تحویل من را بدهید ؟ (هدف) بی فایده است که به شما یادآوری کنیم که تحویل باید با توجه به شرایط فروش شما در تاریخ برنامه ریزی شده انجام شود. (بحث و جدل)
یک فرمول مودبانه ، برای بستن نامه حرفه ای شما ضروری است !
برای خاتمه دادن صحیح یک نامه حرفه ای ، نوشتن یک عبارت مودبانه ضروری است. در حقیقت این یک فرمول مودبانه مضاعف است که از یک عبارت تشکیل شده است ، بلکه از یک فرمول "پیش نتیجه گیری" نیز تشکیل شده است.
در هر صورت ما یک فرمول ادب داریم ، که نشان دهنده صمیمیت خاصی است:
- پیشاپیش از تشکر ما برای ...
- ما از این وضعیت غیر منتظره عذرخواهی می کنیم
- من همیشه در دسترس خواهم بود تا در یک جلسه در مورد آن بحث کنم
- در هر زمان می توانید با ما تماس بگیرید تا ...
- ما امیدواریم که این پیشنهاد انتظارات شما را برآورده کند و البته ما برای اطلاعات بیشتر در اختیار شما هستیم.
یا فرمولی مودبانه داریم:
- خانم ، آقا از شما می خواهیم با سلام و احترام ما را بپذیرید.
- لطفاً ، آقا ، به بیان بهترین احساسات ما اعتقاد داشته باشید.
- لطفاً خانم با سلام و احترام ما را بپذیرید.
مزیت این طرح در نوشتن یک نامه حرفه ای از یک طرف متانت آن در نوشتن محتوا و از طرف دیگر سادگی مطالعه در مقابل گیرنده است. با این حال ، این جدول زمانی برای محتوای پیچیده تر و طولانی تر توصیه نمی شود.
