چاپ دوستانه، PDF و ایمیل

پیام‌های غیبت نوشتن کار مهمی هستند. اما به دلایل زیادی می توان آنها را نادیده گرفت. این با زمینه نوشته آنها و گاهی با در نظر نگرفتن تأثیری که می توانند داشته باشند توضیح داده می شود.

در واقع ، پیام غیبت یک پیام خودکار است. به عنوان پاسخی برای هر پیامی که در یک بازه زمانی یا در یک بازه زمانی مشخص دریافت می شود ، ارسال می شود. گاهی اوقات پیام در زمینه رفتن به مرخصی آماده می شود. این دوره ، وقتی احتمالاً ذهن خود را در جای دیگری دارید ، ممکن است بهترین زمان برای نوشتن پیام شما نباشد.

پیکربندی پیام غیبت خودکار به چه معناست؟

غیبت از پیام کار از جهات مختلف مهم است. استفاده می شود تا همه کارکنان خود را از غیبت خود مطلع کنید. همچنین برای ارائه اطلاعاتی است که به آنها اجازه می دهد در حالی که منتظر بازگشت شما هستند به فعالیت خود ادامه دهند. این اطلاعات عمدتا تاریخ بهبودی شما ، اطلاعات تماس اضطراری برای تماس با شما یا اطلاعات تماس یک همکار برای تماس در مواقع اضطراری است. با توجه به همه اینها ، پیام غیبت یک عمل ضروری ارتباطی برای هر حرفه ای است.

از کدام اشتباهات باید اجتناب کرد؟

با توجه به اهمیت پیام غیبت ، چندین پارامتر باید در نظر گرفته شود تا به طرف مقابل شما شوک وارد نکنید یا به آن بی احترامی نکنید. بهتر است بیش از حد محترمانه به نظر برسد تا بی احترامی. بنابراین نمی توانید از عباراتی مانند OUPS ، pff و غیره استفاده کنید. شما باید مشخصات همه ذینفعان را در نظر بگیرید. بنابراین ، از نوشتن به گونه ای که انگار فقط با همکاران در حال مکالمه هستید ، هنگامی که مافوق یا مشتریان ، تأمین کنندگان یا حتی مقامات دولتی ممکن است برای شما پیام ارسال کنند ، خودداری کنید.

READ  رایج ترین اشتباهات در ایمیل های تجاری

برای جلوگیری از این ناراحتی ، ممکن است در Outlook یک پیام غیبت برای نامه های داخلی شرکت و یک پیام دیگر برای نامه های خارجی وجود داشته باشد. در هر صورت ، شما باید تمام نمایه ها را در نظر بگیرید تا یک پیام غیاب با ساختار خوب ایجاد شود.

علاوه بر این ، اطلاعات باید مفید و دقیق باشد. از پیام های مبهم مانند "من از فردا غایب خواهم بود" خودداری کنید ، زیرا می دانید هرکسی که این اطلاعات را دریافت کند ، نمی تواند تاریخ این "فردا" را بداند.

در نهایت ، از استفاده از لحن آشنا و گاه به گاه خودداری کنید. در واقع ، سرخوشی تعطیلات در چشم شما ممکن است باعث شود از لحنی بیش از حد آشنا استفاده کنید. به یاد داشته باشید که تا پایان حرفه ای بمانید. به طور شفاهی با همکاران ، این می تواند اتفاق بیفتد ، اما به ویژه نه در زمینه مقالات کاری.

چه نوع پیام غیابی را انتخاب کنیم؟

برای جلوگیری از همه این مشکلات ، یک سبک معمولی را انتخاب کنید. این شامل نام و نام خانوادگی شما ، اطلاعات مربوط به زمان ارسال پیام دریافتی و شخص (های) مورد تماس در موارد اضطراری است.