نحوه نوشتن ایمیل های حرفه ای

 

امروز ایمیل بهترین راه برای ارتباط با سهولت، سرعت و کارایی است. برای مبادلات حرفه ای، این شایع ترین روش استفاده می شود.

برای نوشتن یک نامه حرفه ایما باید معیارها، نکات و قواعد خاصی را بپذیریم که ما سعی خواهیم کرد در تمام مقاله به شما توضیح دهیم.

مثال یک طرح نوشتن برای یک ایمیل حرفه ای 

گاهی اوقات ایمیل را می توان در یک محیط حرفه ای مدیریت کرد. برنامه ای که برای پیروی از یک ایمیل حرفه ای ارسال می شود، باید کلیه اجزای ضروری و مختصر را در اختیار گیرنده قرار دهد.

برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای ، می توانید طرح زیر را اتخاذ کنید:

• یک شی روشن و صریح
• یک فرم درخواست تجدید نظر
• یک آغاز که باید در زمینه ارتباطات قرار گیرد
• یک فرمول حسن نیت ارائه می دهد
• یک امضا

موضوع ایمیل حرفه ای را انتخاب کنید

تخمین زده می شود که یک حرفه ای می تواند به طور متوسط ​​روزانه 100 ایمیل دریافت کند. بنابراین باید موضوع ایمیل خود را برای تشویق به باز کردن ایمیل انتخاب کنید. برای انجام این کار ، قوانینی وجود دارد که باید دنبال کنید:

1 - یک شی کوتاه را بنویسید

به منظور افزایش میزان باز کردن ایمیل شما ، متخصصان توصیه می کنند از موضوعی حداکثر 50 حرف استفاده کنید.

شما فقط یک فضای محدود برای نوشتن شیء خود دارید، بنابراین، هنگام استفاده از افعال عملی مربوط به محتوای ایمیل خود، باید یک شیء خاص را انتخاب کنید.

به طور کلی، اشیاء طولانی در تلفن های هوشمند به راحتی خوانده می شوند، که به وسیله حرفه ای ها برای استفاده از ایمیل هایشان بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند.

2- موضوع ایمیل را سفارشی کنید

در صورت امکان، باید نام و نام مخاطبین خود را در سطح شیء ذکر کنید. این یک عنصر است که می تواند سرعت باز شدن را افزایش دهد.

با قرار دادن جزئیات گیرنده در سطح موضوع ایمیل، او احساس ارزشمند و شناخته شده خواهد کرد که او را تشویق می کند تا ایمیل شما را باز کرده و خواند.

بدن یک ایمیل حرفه ای 

برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای، توصیه می شود بنویسید که بدن ایمیل خود را بدون خروج از موضوع و همه بر اساس استانداردهای خاصی از سبک و ارائه.

مراقب نوشتن یک ایمیل کوتاه با جملات کوتاه و دقیق باشید که راحت تر به گیرنده شما می دهد.

در اینجا چند نکته برای یادآوری وجود دارد: 

1 - از یک فونت کلاسی استفاده کنید

بیشتر سرویس های پست الکترونیکی به کاربر اجازه می دهد تا قلم و سبک متن را انتخاب کند. وقتی صحبت از ایمیل کسب و کار می شود ، یک قلم کلاسیک مانند "Times New Roman" یا "Arial" را انتخاب کنید.

استفاده از فونت تزئینی توصیه نمی شود.

ما همچنین توصیه می کنیم:

• اندازه قلم قابل خواندن را بپذیرید
• اجتناب ناپذیری، برجسته سازی، و یا رنگ ها
• نوشتن تمام متن در حروف بزرگ نیست

2-فرمول تماس خوب ارسال کنید

برای یک ایمیل حرفه ای، ترجیح داده شده است که در بالا برای آدرس گیرنده بر روی نام، در حالی که شامل عنوان شخصیت فرد به دنبال نام خانوادگی خود را.

3 - در پاراگراف اول خودتان را معرفی کنید

اگر برای اولین بار به کسی می نگرید (مثلا یک مشتری جدید)، بسیار مهم است که خودتان را معرفی کنید و به طور خلاصه هدف پیام خود را توضیح دهید.

شما می توانید به این ارائه کمی یک یا دو جمله اختصاص دهید.

4- مهمترین اطلاعات در اولویت

پس از ارائه، ما به مهمترین نقطه می رویم.

بسیار جالب است که مهمترین اطلاعات در ابتدای ایمیل خود را نقل قول کنید. شما زمان دریافت کننده خود را با روشن کردن اهداف خود صرفه جویی خواهید کرد.

توجه خبرنگار خود را جلب کرده و مستقیماً به موضوع پی ببرید.

5 - از یک واژگان رسمی استفاده کنید

از آنجا که شما در حال نوشتن یک ایمیل حرفه ای هستید، باید یک احساس خوب داشته باشید.

ما به شما توصیه میکنیم جملات کامل را در یک سبک مودبانه بنویسید.

توصیه نمی شود از موارد زیر استفاده کنید:

• کلمات عامیانه؛
• اختصارات بی فایده؛
• شکلک یا شکلک ؛
• شوخی
• کلمات بی ادبانه

6- یک نتیجه مناسب را بیاموزید

برای پایان دادن به ایمیل، ما باید در مورد امضای استفاده، لحن اتخاذ، و فرمول مشارکت برای انتخاب، فکر کنیم.

ما باید در نظر داشته باشیم که ارتباطات حرفه ای همچنان یک است زبان بسیار تدوین شده. بسیار مهم است که قوانین را بدانید و فرمول مناسب برای استفاده در انتهای ایمیل انتخاب کنید.

فرمول مورد استفاده باید با کیفیت گیرنده و بستر مبادله سازگار باشد.

به عنوان مثال ، اگر با یک ناظر یا مشتری صحبت می کنید ، می توانید از "سلام صادقانه" ، که مناسب ترین عبارت است ، استفاده کنید. در حالی که اگر یک همکار باشد ، می توانیم ایمیل خود را با عبارت "پایان روز خوب!" به پایان برسانیم. "

با توجه به امضا، شما می توانید نرم افزار ایمیل خود را به طور خودکار در انتهای ایمیل های ما به صورت خودکار امضا شخصی قرار دهید.

برای موثر بودن ، باید امضا کوتاه باشد:

• بیش از 4 خط
• بیش از 70 حرف در هر خط.
• نام و نام خانوادگی ، عملکرد ، نام شرکت ، آدرس وب سایت ، شماره تلفن و نمابر و احتمالاً پیوند به نمایه LinkedIn یا Viadeo خود را وارد کنید.

Exemple :

رابرت هولیدی

نماینده شرکت Y

HTTP: /www.votresite.com

تلفن. : 06 00 00 00 00 / نمابر: 06 00 00 00 00

تلفن همراه: 06 00 00 00 00

برخی اصطلاحات مودبانه:

• صمیمانه ؛
• با احترام ؛
• با احترام؛
• با احترام ؛
• سلام صمیمی ؛
• با احترام ؛
• مال شما
• خوشحالم که دوباره شما را می بینم.
• سلام گرم ...

برای افرادی که به ویژه آنها را می شناسیم ، می توانیم از فرمول های صمیمانه ای مانند "سلام" ، "دوستی" ، "ببینمت" استفاده کنیم ...

نمونه های دیگر فرمول های کلاسیک:

• لطفاً ، آقا / خانم ، بیان احساسات برجسته من را بپذیرید.
• لطفاً ، آقا / خانم ، بیان سلام سلام من را بپذیرید.
• لطفا ، آقا / خانم با سلام و احترام.
• لطفا ، آقا / خانم ، احساسات محترمانه و فداکارانه من را دریافت کنید.
• لطفا ، آقا / خانم سلام صمیمانه من را بپذیرید.
• لطفاً ، آقا / خانم ، اظهار نظر عالی من را بپذیرید.
• با درخواست از شما برای قبول بهترین احترام ها
• از توجه شما به درخواست من سپاسگزارم
• عزت و احترام عمیق من را قبول کنید ، آقا / خانم.
• آقا / خانم ، در حالی که منتظر خوانده شدن از شما هستید ، اطمینان بالاترین نظر من را بپذیرید.
• با تشکر از من ، خواهشمندم که در اینجا ، آقا / خانم ، بیان احساسات برجسته من را پیدا کنید.

7-پیوستها را وارد کنید

با توجه به ضمیمهها، فراموش نکنید که با ذکر نام آنها در بدن ایمیل خود با حسن نیت ارائه دهید.

بسیار جالب است به ذکر اندازه و تعداد ضمیمه ارسال شده به گیرنده.

تمرکز: هرم معکوس

با توجه به روش به اصطلاح هرم معکوس، آن شامل شروع متن ایمیل حرفه ای خود را با اطلاعات اصلی پیام خود را و سپس با اطلاعات دیگر به ترتیب نزولی از اهمیت است.

اما چرا این روش اتخاذ می شود؟

معمولاً جمله اول بهتر از بقیه پیام است. باید جذاب باشد. با اتخاذ روش هرم وارونه ، می توانیم به راحتی توجه خواننده را جلب کرده و وی را وادار به خواندن ایمیل تا انتها کنیم.

تا آنجا که به نوشتن مربوط می شود، توصیه می شود از حداکثر چهار پاراگراف، از خطوط 3 به 4 استفاده کنید، در حالی که تمرکز بر یک ایده خاص در هر پاراگراف.

اگر می خواهید این روش را در پیش بگیرید ، توصیه می کنیم از موارد زیر استفاده کنید:

• جملات نسبتاً کوتاه؛
• پیوند دادن کلمات برای پیوند جملات با هم.
• یک زبان جاری و حرفه ای.

 

                                                    یادآوری 

 

همانطور که متوجه شدید، یک ایمیل حرفه ای هیچ ارتباطی با ایمیلی که برای یک دوست ارسال می شود ندارد. قوانینی وجود دارد که باید به طور کامل رعایت شود.

1 - با دقت موضوع را درمان کنید

همانطور که به وضوح مشخص کرده ایم، باید فیلد موضوع (یا موضوع) ایمیل حرفه ای خود را به درستی بنویسید. باید مختصر و صریح باشد. گیرنده شما باید بلافاصله محتوای ایمیل شما را درک کند. بنابراین او می تواند تصمیم بگیرد که آیا آن را فوراً باز کند یا بعداً بخواند.

2- برای مودب بودن

همانطور که به خوبی فهمیده اید، استفاده از فرمول های سلام و ادب در متن ضروری است.

فرمول ها باید کوتاه و به خوبی انتخاب شوند.

3-اشتباهات املایی صحیح

اول از همه، شما باید ایمیل خود را دوباره بخوانید و اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات لازم را فراموش نکرده اید و چرا کسی دیگر آن را مطالعه نکرده است. بسیار جالب است که نظر دیگران داشته باشیم.

برای اصلاح املا و اشتباهات گرامری، ما به شما پیشنهاد کپی کنید و ایمیل خود را در یک واژه پرداز و چک کردن خودکار. حتی اگر این نرم افزار تمام گسل ها را اصلاح نکند، می تواند به شما کمک کند. همچنین شما می توانید در نرم افزار اصلاح حرفه ای سرمایه گذاری کنید.

4-ایمیل خود را وارد کنید

بسیار مهم است که امضای خود را به ایمیل حرفه ای خود اضافه کنید. شما باید از قوانین ذکر شده در بالا برای نوشتن امضای حرفه ای پیروی کنید.

با ذکر اطلاعات مختلف مربوط به عملکرد شما، شرکت شما ... گیرنده شما به زودی متوجه خواهد شد که او چگونه برخورد می کند.

5- ایمیل خود را سفارشی کنید

اگر به طور کلی، پست کمتر احتمال دارد خوانده شود. شما باید گیرنده را احساس کنید که نامه فقط برای او است. بنابراین شما باید شی را سفارشی کنید و فرمول را انتخاب کنید تا ایمیل خود را شروع کنید.

اگر یک ایمیل گروهی است ، مهم است که لیست های مختلفی را با توجه به ویژگی های گیرندگان ، تنظیمات برگزیده ، علایق و موقعیت مکانی آنها ایجاد کنید. تقسیم بندی گیرندگان به شما امکان می دهد میزان باز شدن ایمیل های خود را افزایش دهید.

6 - می خواهید ایمیل را باز کنید

هنگام نوشتن ایمیل حرفه ای، همیشه باید گیرنده را بخواهید آن را باز کنید. به طور کلی، جسم اولین عنصر است که خبرنگار را باز می کند تا ایمیل شما را باز کند و آن را بخواند. بنابراین شما باید اهمیت بیشتری در مورد خود داشته باشید، آن را درمان کنید و آن را تا حد امکان جذاب کنید.

به همان معنی، دو جمله اول ایمیل شما باید گیرنده را بخواهید به خواندن ادامه دهد. توصیه می شود که در ابتدای ایمیل خود اطلاعات مهمی را ذکر کنید و کنجکاوی خبرنگار خود را مطرح کنید.

7-اجتناب از اشیاء فریبنده

شما نباید از یک شی گمراه کننده برای افزایش میزان بازده ایمیل های خود استفاده کنید.

شما باید بدانید که ایمیل شما تصویر شما (یا شرکت شما) را منتقل می کند. بنابراین بسیار مهم است که اجسام تحریک کننده و گمراه کننده را اجتناب نکنید. این شیء باید با محتوای ایمیل شما مطابقت داشته باشد.

8 - خود را در کفش خواننده قرار دهید

همدلی یک عنصر بسیار مهم است که باید در نظر گرفته شود. شما باید خود را به جای گیرنده خود قرار دهید تا موضوع ایمیل خود را به درستی بنویسید و آن را جذاب کنید. شما باید خود را جای خبرنگار خود قرار دهید و یک سری سوالاتی را که او می تواند از خودش بپرسد ، لیست کنید. از طریق پاسخ ها است که می توانید عنوان ایمیل خود را متناسب کنید.

9-از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید

آدرسهای شخصی مانند lovelygirl @… یا gentleman @ absolutely کاملاً ممنوع است. در چارچوب روابط حرفه ای ، ما هرگز با استفاده از این نوع آدرس پست الکترونیکی مخاطبی را مخاطب قرار نمی دهیم.

توصیه می شود از یک آدرس ایمیل حرفه ای یا حداقل یک آدرس شخصی با نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید.

ایمیل حرفه ای نیاز به یک ارتباط بسیار خوب، یک واژگان دقیق، یک متن مختصر، یک درخواست روشن و املایی بی نظیر دارد. با اتخاذ قوانین، راهنمایی ها و توصیه هایی که ما فقط به آن اشاره کردیم، می توانید یک ایمیل جذاب بنویسید که بلافاصله دریافت کننده ی شما را جلب کرده و منافع خود را جلب کند.