معرفی Gmail برای کسب و کار (Google Workspace)

Gmail Enterprise، برنامه موجود در Google Workspace بسیار بیشتر از یک ساده است سرویس ایمیل. این یک ابزار کامل است که طیف وسیعی از ویژگی ها را ارائه می دهد که برای تسهیل ارتباطات، همکاری و مدیریت زمان در شرکت شما طراحی شده است. اما برای استفاده کامل از این ویژگی‌ها، همکاران شما باید بدانند که چگونه کار می‌کنند و چگونه از آنها به طور موثر استفاده کنند. به عنوان یک مربی داخلی، این جایی است که وارد می شوید.

این قسمت اول راهنمای کامل ما در مورد Gmail Enterprise به شما یک نمای کلی از ویژگی های اصلی Gmail Enterprise و مفید بودن آنها در زمینه حرفه ای ارائه می دهد.

پیام رسان : مرکز Gmail Enterprise سرویس ایمیل آن است. این به شما امکان ارسال و دریافت ایمیل را می دهد، اما بسیاری از ویژگی های دیگر را نیز ارائه می دهد، مانند توانایی ایجاد برچسب برای سازماندهی ایمیل های خود، استفاده از فیلترها برای خودکار کردن اقدامات خاص، و پیکربندی پاسخ های خودکار.

تقویم : تقویم داخلی Gmail Enterprise به شما امکان می دهد جلسات را برنامه ریزی کنید، یادآوری هایی برای خود تنظیم کنید و ببینید چه زمانی همکارانتان در دسترس هستند. حتی می توانید چندین تقویم برای جنبه های مختلف کار خود ایجاد کنید.

گوگل درایو : Google Drive، بخشی از Google Workspace، به شما امکان می‌دهد اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را ذخیره کنید، به اشتراک بگذارید و با آنها همکاری کنید. می‌توانید فایل‌ها یا کل پوشه‌ها را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، و به‌طور هم‌زمان روی اسناد کار کنید.

چت و ملاقات : Gmail for Business همچنین شامل Google Chat و Google Meet است که به شما امکان می‌دهد از طریق پیام‌رسانی فوری، تماس صوتی یا کنفرانس ویدیویی با همکاران خود ارتباط برقرار کنید.

همه این ویژگی‌ها از طریق حساب جیمیل شما قابل دسترسی هستند، و Gmail برای تجارت را قدرتمند و راحت می‌کند. در بخش‌های بعدی این راهنما، هر یک از این ویژگی‌ها را به تفصیل بررسی می‌کنیم و نکات کاربردی را برای استفاده مؤثر از آنها در آموزش به شما ارائه می‌کنیم.

ویژگی های پیشرفته جیمیل برای کسب و کار

پس از پرداختن به اصول اولیه Gmail Enterprise، وقت آن است که به برخی از ویژگی های پیشرفته ای که این ابزار را بسیار قدرتمند می کند، برویم. تسلط بر آنها می تواند به همکاران شما کمک کند تا کارآمدتر کار کنند و هر روز در زمان صرفه جویی کنند.

1. میانبرهای صفحه کلید : Gmail Enterprise یک سری از کلید های میانبر صفحه کلید که به شما امکان می دهد بدون نیاز به استفاده از ماوس به سرعت در صندوق ورودی پیمایش کنید و اقدامات مختلفی را انجام دهید. به عنوان مثال، با فشار دادن "c" می توانید یک ایمیل جدید بنویسید، در حالی که با فشار دادن "e" می توانید ایمیل انتخاب شده را بایگانی کنید. لیست کامل میانبرهای صفحه کلید را می توانید در راهنمای Gmail پیدا کنید.

2. پاسخ های پیشنهادی و نوشتن هوشمند : این ویژگی‌ها که توسط هوش مصنوعی گوگل پشتیبانی می‌شوند، می‌توانند به نوشتن ایمیل‌ها سریع‌تر کمک کنند. پاسخ‌های پیشنهادی پاسخ‌های کوتاهی به ایمیل‌ها ارائه می‌دهد، در حالی که Smart Compose جملاتی را برای آن‌ها ارائه می‌دهد آنهایی را که می نویسی کامل کن.

3. قابلیت تفویض اختیار : با این ویژگی می توانید به شخص دیگری اجازه مدیریت صندوق ورودی خود را بدهید. این می تواند به ویژه برای افرادی که ایمیل های زیادی دریافت می کنند و برای مدیریت آنها به کمک نیاز دارند مفید باشد.

4. ادغام : Gmail برای کسب و کار را می توان با بسیاری از برنامه های کاربردی دیگر، از جمله برنامه های غیر Google، ادغام کرد. برای مثال، می‌توانید جیمیل را با مدیر وظیفه یا CRM خود برای ردیابی ایمیل‌های مربوط به پروژه‌ها یا مشتریان خاص ادغام کنید.

با آموزش همکاران خود در مورد این ویژگی‌های پیشرفته، به آنها کمک می‌کنید بیشترین بهره را از Gmail برای کسب و کار ببرند و بهره‌وری آنها را افزایش دهید. در بخش بعدی، برخی از بهترین روش‌ها برای آموزش Gmail Enterprise را مورد بحث قرار خواهیم داد.

استراتژی‌هایی برای آموزش مؤثر Gmail Enterprise

اکنون که درک کاملی از ویژگی‌های اساسی و پیشرفته Gmail Enterprise دارید، وقت آن است که به این فکر کنید که چگونه می‌توانید این دانش را به طور مؤثر به همکاران خود منتقل کنید. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که می توانید اتخاذ کنید:

1. آموزش عملی : بهترین راه برای یادگیری نحوه استفاده از ابزاری مانند Gmail for Business این است که خودتان آن را انجام دهید. وقتی همکاران خود را آموزش می‌دهید، مطمئن شوید که به آنها زمان زیادی می‌دهید تا به تنهایی ویژگی‌های Gmail را بررسی کنند و وظایف خاصی را که باید در کارهای روزمره خود انجام دهند، تمرین کنند.

2. از منابع آموزشی خارجی استفاده کنید : منابع آنلاین زیادی وجود دارد که می تواند به همکاران شما در یادگیری نحوه استفاده از Gmail برای تجارت کمک کند. به عنوان مثال، گوگل ارائه می دهد مرکز آموزش که تمامی ویژگی های جیمیل را به تفصیل پوشش می دهد. همچنین ویدیوهای آموزشی رایگان مانند موارد موجود در کانال در YouTube وجود دارد WINDTOPIC.

3. جلسات پرسش و پاسخ : جلسات منظم پرسش و پاسخ را برگزار کنید که در آن همکاران می‌توانند درباره ویژگی‌های Gmail که نمی‌دانند یا مشکلاتی که دارند سؤال بپرسند. این یک فرصت عالی برای شما است تا پاسخ های شخصی ارائه دهید و به مسائل خاصی که در کسب و کار شما ایجاد می شود رسیدگی کنید.

4. خودآموزی را تشویق کنید : همکاران خود را تشویق کنید تا Gmail Enterprise را خودشان کاوش کنند و قبل از اینکه از شما کمک بخواهند سعی کنند مشکلات خود را حل کنند. این به آنها کمک می کند تا اعتماد به نفس خود را افزایش دهند و مستقل تر شوند.

با اجرای این استراتژی‌ها، می‌توانید به همکاران خود در تسلط بر Gmail Enterprise کمک کنید و آن را به ابزاری ارزشمند برای کار خود تبدیل کنید. آموزش موفقیت آمیزی داشته باشی!