ایمیل اغلب به ما امکان برقراری ارتباط بیشتر را می دهد. در نتیجه اینترنت پر است نکاتی برای بهتر نوشتن، لیستی از دلایل اجتناب از ارسال ایمیل در زمان های خاص، یا توصیه هایی در مورد اینکه چقدر سریع باید پاسخ دهیم و غیره. با این حال، بهترین راه برای صرفه جویی در زمان و جلوگیری از سردرگمی ممکن است به خاطر داشته باشید که برخی از مکالمات نمی توانند از طریق ایمیل انجام شوند، در اینجا چند نمونه آورده شده است.
وقتی خبر بدی را می گذرانید
ارائه اخبار بد آسان نیست، به خصوص زمانی که مجبور هستید آن را به رئیس یا مدیر خود منتقل کنید. اما، راه های مختلفی برای به حداقل رساندن سختی وجود دارد. اول از همه، آن را به تعویق نیندازید و زمان را تلف نکنید. شما باید مسئولیت را بپذیرید و شرایط را به طور کامل توضیح دهید. دادن خبر بد از طریق ایمیل ایده خوبی نیست، زیرا می توان آن را به عنوان تلاشی برای اجتناب از گفتگو درک کرد. شما می توانید تصویر شخصی را که ترسیده، خجالت زده و یا حتی بیش از حد نابالغ است که نمی تواند فعال باشد را بازگردانید. بنابراین، وقتی خبر بدی برای ارائه دارید، هر زمان که ممکن است شخصاً این کار را انجام دهید.
وقتی کاملاً مطمئن نیستید که منظورتان چیست
به طور کلی، خوب است که به جای واکنش نشان دادن، تلاش کنیم که پیشگیرانه عمل کنیم. متأسفانه، ایمیل به خوبی به این نوع بازتاب کمک می کند. ما احساس می کنیم مجبوریم صندوق های ورودی خود را خالی کنیم، زیرا اکثر ایمیل ها نیاز به پاسخ دارند. بنابراین گاهی اوقات، حتی زمانی که ما کاملاً مطمئن نیستیم که چگونه می‌خواهیم پاسخ دهیم، به هر حال انگشتان ما شروع به ضربه زدن می‌کنند. در عوض، زمانی که نیاز به استراحت دارید، استراحت کنید. قبل از اینکه واقعاً بدانید چه فکر می کنید و چه می خواهید بگویید، به جای پاسخ دادن، به دنبال اطلاعات بیشتر در مورد موضوع باشید.
اگر احساس تنش می کنید، احساس می کنید
بسیاری از ما برای جلوگیری از گفتگوی دشوار از ایمیل استفاده می کنیم. ایده این است که این رسانه این فرصت را به ما می دهد تا ایمیلی بنویسیم که دقیقاً همانطور که امیدواریم به دست طرف مقابل برسد. اما اغلب اوقات این اتفاق نمی افتد. اولین چیزی که آسیب می بیند کارایی ماست. ایجاد یک ایمیل کاملاً ساخته شده زمان زیادی می برد. بنابراین، اغلب اوقات، شخص دیگر به هر حال ایمیل ما را آنطور که ما انتظار داشتیم نمی خواند. بنابراین، اگر لحن هنگام نوشتن ایمیل خود را عذاب می‌دهد، از خود بپرسید که آیا در این مورد نیز انجام این مکالمه رودررو منطقی نیست.
اگر بین 21h و 6h باشد، شما خسته هستید
وقتی خسته هستید، واضح فکر کردن سخت‌تر است و وقتی در این حالت هستید، احساسات می‌توانند بالا بروند. بنابراین اگر در خانه نشسته اید و ساعات اداری ندارید، به جای دکمه ارسال، گزینه save draft را بزنید. در عوض، اگر به شما کمک می‌کند مشکل را فراموش کنید، یک پیش‌نویس را در پیش‌نویس بنویسید و صبح قبل از نهایی کردن آن، زمانی که دیدگاه تازه‌تری دارید، آن را بخوانید.
هنگامی که شما درخواست افزایش می کنید
برای مثال، زمانی که به دنبال مذاکره در مورد افزایش حقوق هستید، قرار است برخی از مکالمات رو در رو انجام شود. این درخواستی نیست که بخواهید از طریق ایمیل مطرح کنید، عمدتاً به این دلیل که می خواهید واضح باشد و موضوعی است که شما جدی می گیرید. همچنین، شما می خواهید برای پاسخ به سوالات مربوط به درخواست خود در دسترس باشید. ارسال یک ایمیل ممکن است پیام اشتباهی را ارسال کند. وقت گذاشتن برای ملاقات حضوری با مافوق خود در این شرایط نتایج بیشتری را برای شما به همراه خواهد داشت.
