اگر روال مشخصی در اداره ایمیل های خود ندارید ، آنها به سرعت می توانند منبع از دست دادن وقت قابل توجه شوند. از طرف دیگر اگر آنچه را که در سطح سازمانی لازم است انجام دهید تا به خود اجازه ندهید که توسط ده ها ایمیل خوانده نشده مورد حمله قرار بگیرید. سپس می توانید ذهن خود را از هرگونه گم شدن یک ایمیل مهم آزاد کنید. در این مقاله تعدادی از شیوه های اثبات شده ذکر شده است. با اتخاذ آنها ، شما مطمئناً می توانید صندوق پستی خود را بسیار آرامتر مدیریت کنید.
به طور خودکار یا دستی هر ایمیل را در یک پوشه اختصاصی یا زیر پوشه ها طبقه بندی کنید.
این نوع روشی است که به شما امکان می دهد ایمیل های خود را به ترتیب با اهمیت مرتب کنید. می توانید ایمیل های خود را بر اساس موضوع ، موضوع ، با مهلت طبقه بندی کنید. نکته مهم این است که از همه استفاده کنید ویژگی ها از صندوق پستی خود برای مدیریت نامه های خود به روشی کاملاً عملیاتی استفاده کنید. پس از ایجاد یک فهرست با پوشه و زیر پوشه مطابق با حالت سازمانی که مناسب شما است. هر پیام مانند هر پرونده کاغذی روی میز شما در صندوق پستی شما جای خود را خواهد داشت. بنابراین ، وقتی لحظه ای برای پردازش ایمیل های شما سپری شد ، می توانید 100٪ را روی بقیه کار خود متمرکز کنید.
برای پردازش ایمیل خود زمان مشخصی را برنامه ریزی کنید
البته ، شما باید پاسخگو باشید و قادر به پردازش پیامهایی باشید که منتظر پاسخ سریع شما هستند. برای بقیه ، مناسب ترین لحظه (ها) را برنامه ریزی کنید تا با ایمیل های خود به صورت مداوم برخورد کنید. با تهیه تمام عناصر لازم برای پردازش کار خود شروع کنید. فایل های کاغذی ، صتبلرس ، چاپگر ، همه چیز باید مفید باشد تا حداکثر غلظت را تسهیل کند. مهم نیست کی انتخاب می کنید. اکنون که صندوق پستی شما به عنوان یک مرکز مرتب سازی پستی سازماندهی شده است ، شما امکان پردازش ایمیل های خود را با آرامش و کارایی و سرعت دارید.
صندوق پستی خود را با پاک کردن همه خبرنامه های غیر ضروری تمیز کنید
آیا صندوق پستی شما به طور مداوم توسط خبرنامه ها یا تبلیغات غیر منتظره انگل می شود؟ مراقب باشید که صندوق پستی خود را از این همه خبرنامه خلاص کنید که بیشتر از هر چیز شبیه به اسپم است. شما باید به طور سیستماتیک از بین همه این لیست های پستی که مشترکاً مشکلی برای شما ایجاد نمی شود ، لغو اشتراک کنید و سریعاً تهاجمی تر شوید. می توانید از ابزارهایی مانند استفاده کنید Cleanfox جایی که UnrollMe را لغو کنید در چند کلیک لازم را انجام دهید. بدون استفاده از صبح شما ، این نوع راه حل به شما کمک می کند تا عظیم بتوانید تمام این آلودگی های دیجیتال را خاتمه دهید. هزاران ایمیل می توانند نسبتاً سریع پردازش شوند.
پاسخ خودکار تنظیم کنید
شما به زودی برای مدت طولانی به تعطیلات می روید. جزئیاتی که نباید از آن غافل شد ، پاسخ خودکار صندوق پستی شما را فعال می کند. این مسئله بسیار مهم است به گونه ای که تمام افرادی که با آنها به صورت حرفه ای از طریق ایمیل مکاتبه می کنید از غیبت شما به خوبی آگاه هستند. بسیاری از سوء تفاهم ها زمانی ممکن است که مشتری یا تأمین کننده صبر خود را از دست دهند ، زیرا این پیام ها بی پاسخ مانده اند. با یک پیام کوتاه که به طور خودکار در طول تعطیلات شما ارسال می شود ، می توانید از این کار جلوگیری کنید. شما فقط باید تاریخ بازگشت خود را از تعطیلات و چرا نه ایمیل یک همکار در صورت لزوم ذکر کنید.
تعداد ایمیلهایی را که به صورت کپی ارسال می کنید درجه حرارت دهید
به طور سیستماتیک با استفاده از ایمیل های ارسالی به کپی کربن (CC) و کپی کربن نامرئی (CCI) می توانید به سرعت تبادل بی پایان ایجاد کنید. افرادی که فقط قرار بود پیام شما را برای اطلاعات دریافت کنند ، اکنون نیاز به توضیح دارند. برخی دیگر تعجب می کنند که چرا این پیام را دریافت کرده اند و به درستی آن را اتلاف وقت می دانند. هنگام انتخاب گزینه قرار دادن کسی در حلقه ، اطمینان حاصل کنید که انتخاب شما واقعاً مرتبط است. از پیام های ارسال شده به هر کسی به هر طریقی باید اجتناب شود.
به یاد داشته باشید که یک ایمیل می تواند دارای ارزش قانونی باشد
تا آنجا که ممکن است تمام ایمیل های خود را نگه دارید ، آنها قدرت اثبات ، به ویژه دادگاه صنعتی را دارند. پیام الکترونیکی در صورت تأیید با همان ارزش حقوقی به عنوان نامه ای که می خواستید آن را با دست بنویسید. اما مراقب باشید ، حتی یک پیام ساده ارسال شده بدون فکر کردن به یک همکار یا مشتری می تواند پیامدهای جدی داشته باشد. اگر مشتری ثابت کند ، ایمیل از این پشتیبانی برخوردار است ، که شما به تعهدات خود از نظر تحویل یا موارد دیگر عمل نکرده اید. شما باید عواقب کسب و کار و خودتان را متحمل شوید. در اختلافات تجاری همانند دادگاه های صنعتی ، گفته می شود که این اثبات "رایگان" است. این بدان معناست که این قاضی تصمیم خواهد گرفت و بهتر است که نامه های او را با دقت طبقه بندی کنید تا اینکه آنها را در سطل زباله قرار دهید.
