ایمیل مدتهاست که یک ابزار ضروری برای ارتباطات تجاری بوده است، اما نظرسنجی که توسط Sendmail انجام شده است. فاش شد که باعث تنش، سردرگمی یا سایر پیامدهای منفی برای 64 درصد از متخصصان شد.

بنابراین، چگونه می توانید با ایمیل های خود این کار را انجام دهید؟ و چگونه می توانید ایمیل هایی ارسال کنید که نتایج دلخواه را می دهند؟ در این مقاله، استراتژی هایی را که می توانید استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که استفاده از ایمیل شما روشن، مؤثر و موفق است، مرور می کنیم.

یک کارمند اداری به طور روزانه در مورد ایمیل های 80 دریافت می کند. با این حجم پست الکترونیکی، پیام های فردی می توانند به راحتی فراموش شوند. این قوانین ساده را دنبال کنید تا ایمیل های شما متوجه شده و مورد استفاده قرار گیرند.

  1. با ایمیل زیاد ارتباط نداشته باشید.
  2. استفاده خوب از اشیاء را انجام دهید.
  3. پیام های روشن و مختصر
  4. مودب باش
  5. لحن خود را بررسی کنید
  6. بازخوانی شده است.

با ایمیل زیاد ارتباط نداشته باشید

یکی از بزرگترین منابع استرس در محل کار، حجم زیاد ایمیل هایی است که افراد دریافت می کنند. بنابراین، قبل از شروع نوشتن یک ایمیل، از خود بپرسید: "آیا این واقعا ضروری است؟"

در این زمینه، باید از تلفن یا پیام‌رسانی فوری برای رسیدگی به سوالاتی که احتمالاً موضوع بحث‌های پشت سر هم هستند، استفاده کنید. از ابزار برنامه ریزی ارتباطات استفاده کنید و بهترین کانال ها را برای انواع مختلف پیام ها شناسایی کنید.

هر گاه ممکن است، خبر بد را به صورت شخصی قرار دهید. اگر پیام شما اشتباه گرفته شود، به شما کمک می کند تا با همدلی، محبت و درک خود ارتباط برقرار کنید و خود را از بین ببرید.

استفاده خوب از اشیاء را انجام دهید

تیتر روزنامه دو کار انجام می دهد: توجه شما را جلب می کند و مقاله را خلاصه می کند تا بتوانید تصمیم بگیرید که آن را بخوانید یا نه. موضوع ایمیل شما نیز باید همین کار را انجام دهد.

یک شی فضای خالی به احتمال زیاد نادیده گرفته می شود یا به عنوان "هرزنامه" رد می شود. بنابراین همیشه از چند کلمه خوب انتخاب شده استفاده کنید تا به گیرنده بگویید ایمیل درباره چیست.

اگر پیام شما بخشی از یک سری ایمیل معمولی است، مانند گزارش هفتگی پروژه، ممکن است بخواهید تاریخ را در خط موضوع قرار دهید. برای پیامی که نیاز به پاسخ دارد، می‌توانید یک تماس برای اقدام، مانند «لطفا تا ۷ نوامبر» را نیز وارد کنید.

موضوعی که به خوبی نوشته شده است، مانند تصویر زیر، مهم ترین اطلاعات را بدون نیاز به باز کردن ایمیل توسط گیرنده ارائه می دهد. این به عنوان یک اعلان عمل می کند که هر زمان که گیرندگان صندوق ورودی خود را چک می کنند، جلسه شما را یادآوری می کند.

 

مثال بد مثال خوب
 
موضوع: جلسه موضوع: جلسه در روند GATEWAY - 09h 25 فوریه 2018

 

پیغام ها را روشن و مختصر نگه دارید

ایمیل ها، مانند نامه های کسب و کار سنتی، باید روشن و مختصر باشند. جملات خود را کوتاه و دقیق نگه دارید. بدن ایمیل باید مستقیم و آموزنده باشد و شامل همه اطلاعات مربوطه باشد.

برخلاف نامه های سنتی، ارسال چندین ایمیل هزینه ای بیشتر از ارسال یک ایمیل ندارد. بنابراین اگر نیاز به برقراری ارتباط با شخصی در مورد موضوعات مختلف دارید، برای هر کدام یک ایمیل جداگانه بنویسید. این پیام را شفاف می کند و به خبرنگار شما امکان می دهد هر بار به یک موضوع پاسخ دهد.

 

مثال بد مثال خوب
موضوع: تجدید نظر برای گزارش فروش

 

سلام میشلین

 

با تشکر از شما برای ارسال این گزارش در هفته گذشته. من دیروز آن را خواندم و احساس کردم که فصل 2 به اطلاعات دقیق تری در مورد ارقام فروش ما نیاز دارد. همچنین فکر می کنم لحن می تواند رسمی تر باشد.

 

ضمناً می‌خواهم به اطلاع شما برسانم که جلسه‌ای با روابط عمومی در خصوص کمپین تبلیغاتی جدید این جمعه در نظر گرفته‌ام. او ساعت 11:00 صبح است و در اتاق کنفرانس کوچک خواهد بود.

 

لطفا اگر در دسترس هستید به من اطلاع دهید.

 

با تشکر از شما،

 

کامیل

موضوع: تجدید نظر برای گزارش فروش

 

سلام میشلین

 

با تشکر از شما برای ارسال این گزارش در هفته گذشته. من دیروز آن را خواندم و احساس کردم که فصل 2 به اطلاعات دقیق تری در مورد ارقام فروش ما نیاز دارد.

 

من نیز فکر می کنم که تن می تواند رسمی تر باشد.

 

می توانید آن را با این نظرات در ذهن تغییر دهید؟

 

از کار سخت خود متشکرم

 

کامیل

 

(کامیل سپس یک ایمیل دیگر در مورد جلسه PR می فرستد.)

 

ایجاد تعادل در اینجا مهم است. شما نمی خواهید کسی را با ایمیل بمباران کنید، و ترکیب چندین نکته مرتبط در یک پست منطقی است. وقتی این اتفاق می‌افتد، آن را با پاراگراف‌های شماره‌دار یا نقاط گلوله ساده نگه دارید و اطلاعات را به واحدهای کوچک و سازمان‌دهی‌شده «برش دهید» تا هضم آن آسان‌تر شود.

همچنین توجه داشته باشید که در مثال خوب بالا، کامیل مشخص کرد که می‌شلن چه کاری انجام دهد (در این مورد، گزارش را تغییر دهید). اگر به مردم کمک کنید بدانند شما چه می خواهید، به احتمال زیاد آن را به شما خواهند داد.

مودب باش

اغلب مردم فکر می کنند که ایمیل ها می توانند رسمی تر از نامه های سنتی باشند. اما پیام هایی که ارسال می کنید، بازتابی از تخصص شماست، ارزش ها و توجه به جزئیات مهم هستند، بنابراین سطح خاصی از فرمالیته مورد نیاز است.

مگر اینکه با کسی رابطه خوبی دارید، از زبان غیر رسمی، عامیانه، اصطلاحات تخصصی و اختصارات نامناسب اجتناب کنید. شکلک‌ها می‌توانند برای روشن کردن قصد شما مفید باشند، اما بهتر است از آن‌ها فقط برای افرادی استفاده کنید که به خوبی می‌شناسید.

پیام خود را با "احترام"، "روز خوب / عصر به شما" یا "برای شما خوب است" بستگی دارد.

گیرندگان ممکن است انتخاب کنند که ایمیل ها را چاپ کرده و با دیگران به اشتراک بگذارند، بنابراین همیشه مودب باشید.

تن را بررسی کن

هنگامی که افراد رو به رو هستند، از زبان بدن، صداهای آوازی و علامات چهره برای ارزیابی احساسات خود استفاده می کنیم. پست الکترونیکی ما را از این اطلاعات محروم می کند، بدین معنا که ما نمیتوانیم بدانیم زمانی که پیامهایمان اشتباه گرفته شده است.

انتخاب شما از کلمات، طول جمله، علائم نگارشی و حروف بزرگ به راحتی می تواند بدون نشانه های دیداری و شنیداری اشتباه تفسیر شود. در مثال اول زیر، لوئیز ممکن است فکر کند که یان ناامید یا عصبانی است، اما در واقعیت، او احساس خوبی دارد.

 

مثال بد مثال خوب
لوئیس،

 

من تا ساعت 17 بعد از ظهر امروز به گزارش شما نیاز دارم وگرنه مهلت خود را از دست خواهم داد.

 

یان

سلام لوئیس

 

از کار سخت شما در این گزارش تشکر می کنم. می توانید قبل از ساعت 17 نسخه خود را به من ارائه کنید، به طوری که من مهلت من را از دست ندهید؟

 

پیشاپیش از شما متشکرم،

 

یان

 

در مورد "احساس" ایمیل خود فکر کنید. اگر نیت یا احساسات شما اشتباه درک شده باشد، یک روش مبهم کمتری برای فرمول کردن کلمات خود پیدا کنید.

غلط گیری

در نهایت، قبل از کلیک بر روی "ارسال"، کمی وقت بگذارید و ایمیل خود را برای هرگونه اشتباه املایی، گرامری و نقطه گذاری بررسی کنید. ایمیل های شما به اندازه لباس هایی که می پوشید بخشی از تصویر حرفه ای شما هستند. بنابراین ارسال پیامی حاوی خطاهای متوالی ناپسند است.

در طول خواندن، توجه به طول ایمیل خود را دقیق نگاه دارید. افراد بیشتر به ایمیل های کوتاه و مختصر از ایمیل های طولانی و غیر قطع شده خواندن دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که ایمیل های شما تا حد امکان کوتاه است، بدون اینکه اطلاعات لازم را حذف کنید.

نکات کلیدی

بیشتر ما بخش خوبی از روز خود را در آن می گذرانیم خواندن و نوشتن ایمیل. اما پیامهایی که می فرستیم می تواند برای دیگران گیج کننده باشد.

برای نوشتن ایمیل های موثر، ابتدا بپرسید اگر واقعا باید از این کانال استفاده کنید. گاهی اوقات بهتر است گوشی را بگیریم.

ایمیل های خود را مختصر و دقیق بنویسید. آنها را فقط به افرادی که واقعا نیاز به دیدن آنها دارند بفرستید و به روشنی نشان دهید که چه چیزی را برای دریافت کننده برای انجام کار بعدی می خواهید.

به یاد داشته باشید که ایمیل های شما بازتابی از حرفه ای بودن، ارزش ها و توجه شما به جزئیات است. سعی کنید تصور کنید دیگران چگونه می توانند لحن پیام شما را تفسیر کنند. مودب باشید و همیشه قبل از زدن «ارسال» آنچه را که نوشته‌اید بررسی کنید.