چاپ دوستانه، PDF و ایمیل

ایمیل یک ابزار ضروری برای ارتباطات تجاری است، اما یک نظرسنجی توسط Sendmail انجام شده است. مشخص شد که باعث ایجاد تنش، سردرگمی و یا سایر عواقب منفی برای 64٪ از حرفه ای ها شده است.

بنابراین، چگونه می توانید با ایمیل های خود این کار را انجام دهید؟ و چگونه می توانید ایمیل هایی ارسال کنید که نتایج دلخواه را می دهند؟ در این مقاله، استراتژی هایی را که می توانید استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که استفاده از ایمیل شما روشن، مؤثر و موفق است، مرور می کنیم.

یک کارمند اداری به طور روزانه در مورد ایمیل های 80 دریافت می کند. با این حجم پست الکترونیکی، پیام های فردی می توانند به راحتی فراموش شوند. این قوانین ساده را دنبال کنید تا ایمیل های شما متوجه شده و مورد استفاده قرار گیرند.

  1. با ایمیل زیاد ارتباط نداشته باشید.
  2. استفاده خوب از اشیاء را انجام دهید.
  3. پیام های روشن و مختصر
  4. مودب باش
  5. لحن خود را بررسی کنید
  6. بازخوانی شده است.

با ایمیل زیاد ارتباط نداشته باشید

یکی از بزرگترین منابع استرس در کار حجم وسیع ایمیلهایی است که مردم دریافت می کنند. بنابراین، قبل از شروع نوشتن یک ایمیل، از خودتان بپرسید «آیا واقعا لازم است؟»

در این زمینه، شما باید از تلفن یا پیامرسان فوری برای رسیدگی به مسائل مربوط به بازخورد استفاده کنید. از ابزار برنامه ریزی ارتباطات استفاده کنید و مناسب ترین کانال ها را برای انواع مختلف پیام ها شناسایی کنید.

هر گاه ممکن است، خبر بد را به صورت شخصی قرار دهید. اگر پیام شما اشتباه گرفته شود، به شما کمک می کند تا با همدلی، محبت و درک خود ارتباط برقرار کنید و خود را از بین ببرید.

استفاده خوب از اشیاء را انجام دهید

عنوان روزنامه دارای دو عمل است: توجه شما را به تصویر می کشد و مقاله را خلاصه می کند، بنابراین شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا آن را بخوانید یا نه. موضوع پیام ایمیل شما باید همان کار را انجام دهد.

یک شی خالی به احتمال زیاد نادیده گرفته می شود یا به عنوان "هرزنامه" رد می شود. بنابراین همیشه از چند کلمه خوب انتخاب شده برای نشان دادن محتوای آن به گیرنده استفاده کنیدپست الکترونیک.

ممکن است بخواهید تاریخ را در موضوع ذکر کنید اگر پیام شما بخشی از یک سری از ایمیل های معمولی است، مانند یک گزارش پروژه هفتگی. برای پیامی که نیاز به پاسخ دارد، می توانید یک تماس به عمل را نیز شامل کنید، مانند "قبل از نوامبر 7".

READ  بهترین راه برای نوشتن نامه حرفه ای به خوبی 

یک خط موضوع به خوبی نوشته شده، مانند یک زیر، مهم ترین اطلاعات را بدون دریافت کننده فراهم می کند حتی برای باز کردن ایمیل. این به عنوان یک دعوتنامه است که هر بار که آنها را در صندوق ورودی خود می بیند، به یادآورندگان دریافت کننده جلسات شما عمل می کند.

 

مثال بد مثال خوب
 
موضوع: جلسه موضوع: جلسه در روند GATEWAY - 09h 25 فوریه 2018

 

پیغام ها را روشن و مختصر نگه دارید

ایمیل ها، مانند نامه های کسب و کار سنتی، باید روشن و مختصر باشند. جملات خود را کوتاه و دقیق نگه دارید. بدن ایمیل باید مستقیم و آموزنده باشد و شامل همه اطلاعات مربوطه باشد.

بر خلاف نامه های سنتی، ارسال ایمیل های متعدد هزینه ای بیش از ارسال یک هزینه نمی کند. بنابراین، اگر شما نیاز به ارتباط با کسی در تعدادی از موضوعات مختلف، در نظر بگیرید نوشتن یک ایمیل جداگانه برای هر. این پیام را روشن می کند و به خبرنگار اجازه می دهد تا در یک زمان به یک موضوع پاسخ دهد.

 

مثال بد مثال خوب
موضوع: تجدید نظر برای گزارش فروش

 

سلام میشلین

 

از شما برای ارسال این گزارش در هفته گذشته سپاسگزاریم من دیروز آن را خواندم و احساس می کنم فصل 2 نیاز به اطلاعات دقیق تر درباره ارقام فروش ما دارد. من نیز فکر می کنم که تن می تواند رسمی تر باشد.

 

علاوه بر این، می خواستم به شما اطلاع دهم که من در این جمعه یک جلسه با گروه روابط عمومی در کمپین تبلیغاتی جدید برنامه ریزی کرده ام. او در 11h00 است و در اتاق کنفرانس کوچک قرار دارد.

 

لطفا، اگر می خواهید در دسترس باشید، به من اطلاع دهید.

 

با تشکر از شما،

 

کامیل

موضوع: تجدید نظر برای گزارش فروش

 

سلام میشلین

 

از شما برای ارسال این گزارش در هفته گذشته سپاسگزاریم من دیروز آن را خواندم و احساس می کنم فصل 2 نیاز به اطلاعات دقیق تر درباره ارقام فروش ما دارد.

 

من نیز فکر می کنم که تن می تواند رسمی تر باشد.

 

می توانید آن را با این نظرات در ذهن تغییر دهید؟

 

از کار سخت خود متشکرم

 

کامیل

 

(کامیل سپس یک ایمیل دیگر در مورد جلسه PR می فرستد.)

 

یافتن تعادل در اینجا مهم است. شما نمی خواهید شخصی را با ایمیل بمباران کنید ، و منطقی است که چندین نکته مرتبط را در یک نامه ترکیب کنید. وقتی این اتفاق می افتد ، آن را با پاراگراف های شماره گذاری شده یا گلوله ها ساده نگه دارید و "تجزیه" اطلاعات را به واحدهای کوچک و منظم برای سهولت هضم در نظر بگیرید.

همچنین توجه داشته باشید که در مثال بالا در بالا، کامیل مشخص می کند که میشلین را چه کار می کند (در این صورت، گزارش را اصلاح کنید). اگر به مردم کمک کنید آنچه را می خواهید بدانند، شانس بیشتری برای آنها وجود دارد.

مودب باش

اغلب مردم فکر می کنند که ایمیل ها می توانند رسمی تر از نامه های سنتی باشند. اما پیام هایی که ارسال می کنید، بازتابی از تخصص شماست، ارزش ها و توجه به جزئیات مهم هستند، بنابراین سطح خاصی از فرمالیته مورد نیاز است.

به غیر از اینکه با کسی صحبت کنید، از زبان غیر رسمی، عامیانه، اصطلاحات و اختصارات نامناسب جلوگیری کنید. شکلک ها می توانند در روشن کردن قصد شما مفید باشند، اما بهتر است از آنها فقط با افرادی که به خوبی می شناسید استفاده کنید.

پیام خود را با "احترام"، "روز خوب / عصر به شما" یا "برای شما خوب است" بستگی دارد.

گیرندگان ممکن است تصمیم بگیرند که ایمیل ها را چاپ کنند و با دیگران به اشتراک بگذارند، بنابراین همیشه مودب باشید.

تن را بررسی کن

هنگامی که افراد رو به رو هستند، از زبان بدن، صداهای آوازی و علامات چهره برای ارزیابی احساسات خود استفاده می کنیم. پست الکترونیکی ما را از این اطلاعات محروم می کند، بدین معنا که ما نمیتوانیم بدانیم زمانی که پیامهایمان اشتباه گرفته شده است.

انتخاب شما از کلمات، طول جمله، نقطه گذاری و سرمایه گذاری به راحتی می توانید بدون نشانه های بصری و شنیداری اشتباه تفسیر شود. در مثال اول زیر، لوئیس ممکن است فکر کند یان ناامید یا عصبانی است، اما در واقع، او احساس خوبی دارد.

 

مثال بد مثال خوب
لوئیس،

 

من قبل از 17 به گزارش خود نیاز دارم یا من حدس میزنم.

 

یان

سلام لوئیس

 

از کار سخت شما در این گزارش تشکر می کنم. می توانید قبل از ساعت 17 نسخه خود را به من ارائه کنید، به طوری که من مهلت من را از دست ندهید؟

 

از Merci D'avance،

 

یان

 

در مورد "احساس" ایمیل خود فکر کنید. اگر نیت یا احساسات شما اشتباه درک شده باشد، یک روش مبهم کمتری برای فرمول کردن کلمات خود پیدا کنید.

غلط گیری

در نهایت، قبل از کلیک روی "ارسال"، یک لحظه برای بررسی اینکه آیا ایمیل شما حاوی خطاهای تلفظ، گرامر و نقطه گذاری است، یک لحظه اتخاذ کنید. ایمیل های شما به اندازه لباس هایی که می پوشید، بخشی از تصویر حرفه ای شما هستند. از این رو برای فرستادن یک پیام حاوی گسل های سریال، از آن استفاده می شود.

در طول خواندن، توجه به طول ایمیل خود را دقیق نگاه دارید. افراد بیشتر به ایمیل های کوتاه و مختصر از ایمیل های طولانی و غیر قطع شده خواندن دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که ایمیل های شما تا حد امکان کوتاه است، بدون اینکه اطلاعات لازم را حذف کنید.

نکات کلیدی

بیشتر ما بخش خوبی از روز خود را در آن می گذرانیم خواندن و نوشتن ایمیل. اما پیامهایی که می فرستیم می تواند برای دیگران گیج کننده باشد.

برای نوشتن ایمیل های موثر، ابتدا بپرسید اگر واقعا باید از این کانال استفاده کنید. گاهی اوقات بهتر است گوشی را بگیریم.

ایمیل های خود را مختصر و دقیق بنویسید. آنها را فقط به افرادی که واقعا نیاز به دیدن آنها دارند بفرستید و به روشنی نشان دهید که چه چیزی را برای دریافت کننده برای انجام کار بعدی می خواهید.

به یاد داشته باشید، ایمیل های شما منعکس کننده حرفه ای بودن، ارزش ها و توجه به جزئیات است. سعی کنید تصور کنید که دیگران ممکن است تن پیام شما را تفسیر کنند. مودب باشید و همیشه قبل از کلیک کردن روی «ارسال» نوشتهاید.