چاپ دوستانه، PDF و ایمیل

نوشتن برای خواندن

یکی از همکاران به تازگی برای شما ارسال کرده است پست الکترونیک در مورد جلسه ای که یک ساعت دیگر دارید قرار است ایمیل حاوی اطلاعات کلیدی باشد که باید به عنوان بخشی از یک پروژه مهم ارائه دهید.

اما یک مشکل وجود دارد: نامه به شدت نوشته شده است که شما نمی توانید اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. اشتباهات املایی و جملات ناقص وجود دارد. پاراگراف ها خیلی طولانی و در عین حال گیج کننده هستند که شما برای پیدا کردن اطلاعاتی که می خواهید، نیاز به سه بار بیشتر از زمان لازم دارید. به عنوان یک نتیجه، شما برای جلسه آمادگی ندارید و به همان اندازه که شما آرزو می کنید، نمی روید.

آیا تا به حال یک وضعیت شبیه به این را تجربه کرده اید؟ در دنیای بیش از حد اطلاعات، ضروری است که به طور واضح، مختصر و موثر ارتباط برقرار کنید. مردم زمان خواندن ایمیل های طول کتاب را ندارند و صبر نکردن برای تفسیر نامه های پست الکترونیکی ساخته شده اند و اطلاعات مفید در همه جا پراکنده اند.

به علاوه شما مهارت نوشتن خوب هستند، بیشتر شما در مورد خودتان، از جمله رئیس، همکاران و مشتریانتان، احساس خوبی خواهید داشت. شما هرگز نمی دانید چقدر این تصورات خوب شما را هدایت می کند.

در این مقاله، خواهیم دید که چگونه می توانید مهارت های نوشتاری خود را بهبود بخشید و از اشتباهات رایج جلوگیری کنید.

مخاطب و فرمت

اولین گام برای نوشتن به وضوح انتخاب فرمت مناسب است. آیا نیازی به ارسال ایمیل غیررسمی دارید؟ یک گزارش دقیق بنویسید؟ یا یک نامه رسمی بنویسید؟

قالب ، و همچنین مخاطبان شما ، "صدای نوشتن" شما را تعریف می کنند - یعنی اینکه لحن باید چقدر رسمی یا آرام باشد. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن نامه الکترونیکی برای مشتری احتمالی هستید ، آیا باید همان لحن ایمیل با دوست شما باشد؟

قطعا نه

با شناسایی افرادی که پیام شما را می خوانند شروع کنید. آیا هدف آن مدیران ارشد ، کل تیم یا گروه کوچکی است که روی یک پرونده خاص کار می کنند؟ در هر آنچه می نویسید ، خوانندگان یا گیرندگان باید لحن شما و همچنین جنبه های محتوا را تعریف کنند.

READ  سبک نوشتاری خود را بهبود ببخشید: اتصالات منطقی

ترکیب و سبک

هنگامی که شما می دانید آنچه که در حال نوشتن هستید و برای آنها در حال نوشتن هستید باید شروع به نوشتن کنید.

یک صفحه خالی سفید کامپیوتری اغلب تهدید آمیز است. این کار آسان است زیرا شما نمی دانید که چگونه شروع کنید. این نکات را برای نوشتن و قالببندی سند خود امتحان کنید:

 

  • با مخاطبان خود شروع کنیدفراموش نکنید که خوانندگان شما ممکن است چیزی را درباره چیزی که به آنها گفته اید نفهمند. آنها باید ابتدا بدانند؟
  • یک طرح ایجاد کنیداین به ویژه مفید است اگر شما در حال نوشتن یک سند طولانی، مانند گزارش، ارائه، و یا سخنرانی. خطوط راهنما به شما کمک می کند تا مراحل را مشخص کنید که در آن نظارت کنید و کار را به اطلاعات مدیریتی تقسیم کنید.
  • کمی همدردی را امتحان کنیدبرای مثال، اگر شما ایمیل های فروش را برای مشتریان بالقوه بنویسید، چرا باید آنها را در مورد محصول یا فروش خود در مورد محصولات خود مراقبت کنید؟ برای آنها مزیتی است؟ به یاد داشته باشید نیازهای مخاطبان خود را در همه زمان ها.
  • از مثلث لفاظی استفاده کنیداگر میخواهید کسی را به انجام کاری بسپارید، مطمئن شوید که توضیح دهید که چرا مردم باید به شما گوش کنند، پیام خود را در اختیار مخاطبان خود قرار دهید و اطلاعات را به گونه ای منطقی و سازگار ارائه دهید.
  • تم اصلی خود را شناسایی کنید: اگر مشکلی برای مشخص کردن موضوع اصلی پیام خود دارید، وانمود کنید که 15 ثانیه برای توضیح موقعیت مکانی خود را ترک کرده اید. چه می گویی؟ این احتمالا موضوع اصلی شماست.
  • از زبان ساده استفاده کنید: صرف نظر از نوشتن مقاله علمی، به طور کلی بهتر است از زبان ساده، یک زبان مستقیم استفاده کنید. از کلمات طولانی فقط برای تحت تاثیر قرار دادن افراد استفاده نکنید.

ساختار

سند شما باید به عنوان کاربر پسند باشد. استفاده از عناوین، زیرنویسها، گلوله ها و اعداد تا آنجا که ممکن است متن را جدا کنید.

پس از همه، آنچه را که آسان تر است بخوانید: یک صفحه پر از پاراگراف های طولانی و یا یک صفحه به پاراگراف های کوتاه با سرصفحه های بخش و گلوله تقسیم شده است؟ یک سند اسکن آسان می تواند بیشتر از یک سند با پاراگراف های طولانی و متراکم خوانده شود.

READ  نحوه نوشتن یک گزارش مربوط؟

هدر ها باید توجه خواننده را جلب کنند. با کمک سوالات، اغلب ایده خوبی است، به خصوص در متون تبلیغاتی، زیرا سوالات خواننده را علاقه مند و کنجکاو می کنند.

در ایمیل ها و پیشنهادات، از عناوین کوتاه و عناوین و زیرنویس ها، از جمله این موارد در این مقاله استفاده کنید.

افزودن گرافیک همچنین راه هوشمند برای جدا کردن متن شماست. این ابزارهای بصری نه تنها به خواننده اجازه می دهد که توجه خود را بر محتوای آن حفظ کند، بلکه همچنین اطلاعات مهم را بسیار سریعتر از متن به اشتراک می گذارد.

خطاهای گرامری

احتمالاً می دانید که خطاهای موجود در ایمیل شما کار شما را غیرحرفه ای نشان می دهد. جلوگیری از اشتباهات فاحش با گرفتن املا و تجدید نظر در املاelling تا حد ممکن ضروری است.

در اینجا چند نمونه از کلمات معمول استفاده می شود:

 

  • من ارسال می کنم / ارسال می کنم

 

فعل "ارسال" به عنوان فعل گروه اول، یکی از آن ها همیشه در اولین فردی از منحصر به فرد "ارسالی" با "E" را می نویسد. "حمل و نقل" بدون "e" نام ("حمل و نقل") است و ممکن است جمع: "محموله".

 

  • من به تو می پیوندم / به تو می پیوندم

 

یکی همواره "من با شما" با "s" بنویس. "مشترک" با "T"، تلفیقی از شخص سوم شخص است "او می پیوندد".

 

  • آخرین مهلت / مهلت

 

حتی اگر "سپر" به یک نام زنانه اضافه شود، به وسوسه نپردازید و همیشه "سپر" را بدون "e" بنویسید.

 

  • توصیه / توصیه

 

اگر در انگليسی "recommendation" با "e" بنويسيم، در فرانسه هميشه "recommendation" را با "a" بنويسيم.

 

  • وجود دارد / وجود دارد / وجود دارد

 

ما برای تسهیل تلفظ و جلوگیری از پشت سر گذاشتن دو مصوت ، یک "t" euphonic در فرمولهای پرسشی اضافه می کنیم. بنابراین خواهیم نوشت "آنجاست".

 

  • از نظر / در شرایط

 

هرگز "به لحاظ" بدون "s" نمی نویسد. در حقیقت در استفاده از این اصطلاح همیشه "شرایط" وجود دارد.

READ  پنج نکته برای سبک کردن جملات

 

  • از / در میان

 

مراقب باشید که از کلمه "به جز" گمراه نشوید که با "s" به پایان می رسد. هرگز "در میان" با "S" نمی نویسد. این یک پیش فرض است و غیر قابل تغییر است.

 

  • همانطور که توافق شده / به توافق رسید

 

حتی با یک نام زنانه به نام "به عنوان موافقت شده" همیشه نامعتبر است و هرگز "الف" را می گیرد.

 

  • تعمیر و نگهداری / خدمات

نام و فعل را اشتباه نگیرید. نام «مصاحبه» بدون «تی» تبادل یا «مصاحبه شغلی» را توصیف می کند. فعل کنجو در سوم شخص از تکین "حفظ" استفاده می شود زمانی که آن را به انجام عمل حفظ چیزی است.

برخی از خوانندگان شما در تلفظ و دستور زبان کامل نیستند. آنها ممکن است متوجه شوند که این اشتباهات را مرتکب شوند. اما از این به عنوان بهانه ای استفاده نمی کنید: معمولا مردم، به ویژه مدیران ارشد، که متوجه خواهند شد، وجود دارد!

به همین دلیل، همه چیز که باید نوشتید باید کیفیتی باشد که قابل قبول برای همه خوانندگان باشد.

تایید

دشمن یک ویرایش خوب است سرعت است. بسیاری از مردم عجله می کنند که ایمیل های خود را مرور کنند اما این بدان دلیل است که شما اشتباه می کنید. برای بررسی آنچه که نوشته اید، این دستورالعمل ها را دنبال کنید:

  • سرصفحه ها و پاورقی ها را بررسی کنید: مردم اغلب آنها را نادیده می گیرند تا فقط بر متن تمرکز کنند. این به این دلیل نیست که هدر ها چربی و چربی هستند که از اشتباهات آزاد هستند!
  • ایمیل را با صدای بلند بخوانید: این باعث می شود که شما به آرامش برسید، به این معنی است که شما احتمال بیشتری برای شناسایی خطاها دارید.
  • با استفاده از انگشت خود، متن را به عنوان خواندن دنبال کنید: این چیز دیگری است که به کم کردن سرعت کمک می کند.
  • در انتهای متن خود شروع کنید: یک جمله را از انتها به ابتدای خود بخوانید، به شما کمک می کند بر خطاها و نه محتوا تمرکز کنید.