نوشتن برای خواندن

یکی از همکاران به تازگی در مورد جلسه ای که در یک ساعت دیگر دارید به شما ایمیل زده است. قرار است ایمیل حاوی اطلاعات کلیدی باشد که باید به عنوان بخشی از یک پروژه مهم ارائه دهید.

اما یک مشکل وجود دارد: ایمیل آنقدر بد نوشته شده است که نمی توانید داده های مورد نیاز خود را پیدا کنید. اشتباهات املایی و جملات ناقص وجود دارد. پاراگراف ها به قدری طولانی و گیج کننده هستند که سه برابر زمان لازم برای یافتن اطلاعات مورد نظرتان طول می کشد. در نتیجه، شما برای جلسه آمادگی کافی ندارید و آنطور که انتظار داشتید پیش نمی رود.

آیا تا به حال با موقعیتی مشابه این روبرو شده اید؟ در دنیای مملو از اطلاعات، برقراری ارتباط واضح، مختصر و مؤثر ضروری است. مردم زمانی برای خواندن ایمیل‌های کل کتاب ندارند، و حوصله تفسیر ایمیل‌هایی را که ضعیف ساخته شده‌اند و اطلاعات مفیدی در آن‌ها پراکنده شده‌اند، ندارند.

به علاوه شما مهارت نوشتن خوب هستند، تأثیر بهتری بر اطرافیانتان، از جمله رئیس، همکاران و مشتریانتان خواهید گذاشت. شما هرگز نمی دانید که این تاثیرات خوب شما را تا کجا می برد.

در این مقاله، خواهیم دید که چگونه می توانید مهارت های نوشتاری خود را بهبود بخشید و از اشتباهات رایج جلوگیری کنید.

مخاطب و فرمت

اولین قدم برای نوشتن واضح، انتخاب قالب مناسب است. آیا نیاز به ارسال یک ایمیل غیر رسمی دارید؟ گزارش مفصل بنویسید؟ یا نامه رسمی بنویسید؟

قالب، همراه با مخاطبان، «صدای نوشتاری» شما را مشخص می‌کند، یعنی لحن شما چقدر رسمی یا آرام است. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک ایمیل برای یک مشتری بالقوه هستید، آیا باید همان لحن ایمیل به یک دوست را داشته باشد؟

قطعا نه

با شناسایی افرادی که پیام شما را خواهند خواند شروع کنید. آیا برای مدیران ارشد، کل تیم یا یک گروه کوچک که روی یک پرونده خاص کار می کنند؟ در هر چیزی که می نویسید، خوانندگان یا گیرندگان شما باید لحن شما و همچنین جنبه هایی از محتوا را تعریف کنند.

ترکیب و سبک

هنگامی که شما می دانید آنچه که در حال نوشتن هستید و برای آنها در حال نوشتن هستید باید شروع به نوشتن کنید.

یک صفحه سفید و خالی کامپیوتر اغلب ترسناک است. گیر افتادن آسان است زیرا نمی دانید چگونه شروع کنید. این نکات را برای نوشتن و قالب‌بندی سند خود امتحان کنید:

 

  • با مخاطبان خود شروع کنید: به یاد داشته باشید که خوانندگان شما ممکن است چیزی از آنچه به آنها می گویید ندانند. آنها ابتدا چه چیزی را باید بدانند؟
  • یک طرح ایجاد کنید: این به ویژه اگر در حال نوشتن یک سند طولانی تر، مانند گزارش، ارائه یا سخنرانی هستید، مفید است. رئوس مطالب به شما کمک می کند تشخیص دهید کدام مراحل را به چه ترتیبی باید دنبال کنید و کار را به اطلاعات قابل مدیریت تقسیم کنید.
  • کمی همدلی را امتحان کنید: برای مثال، اگر در حال نوشتن یک ایمیل فروش برای مشتریان بالقوه هستید، چرا آنها باید به محصول شما یا میزان فروش شما اهمیت دهند؟ چه سودی برای آنها دارد؟ نیازهای مخاطبان خود را همیشه به خاطر بسپارید.
  • از مثلث لفاظی استفاده کنید: اگر می‌خواهید کسی را متقاعد کنید که کاری را انجام دهد، حتماً توضیح دهید که چرا مردم باید به شما گوش دهند، پیام خود را به گونه‌ای ارائه کنید که مخاطب شما را درگیر کند و اطلاعات را به شیوه‌ای منطقی و منسجم ارائه کنید.
  • تم اصلی خود را شناسایی کنید: اگر در تعریف موضوع اصلی پیام خود مشکل دارید، وانمود کنید که 15 ثانیه فرصت دارید تا موقعیت خود را توضیح دهید. چه می گویید ؟ این احتمالا موضوع اصلی شماست.
  • از زبان ساده استفاده کنید: معمولاً بهتر است از زبان ساده و سرراست استفاده کنید مگر اینکه در حال نوشتن مقاله علمی باشید. از کلمات طولانی فقط برای تحت تاثیر قرار دادن مردم استفاده نکنید.

ساختار

سند شما باید به عنوان کاربر پسند باشد. استفاده از عناوین، زیرنویسها، گلوله ها و اعداد تا آنجا که ممکن است متن را جدا کنید.

به هر حال، خواندن چه چیزی می‌تواند آسان‌تر باشد: صفحه‌ای پر از پاراگراف‌های طولانی یا صفحه‌ای که به پاراگراف‌های کوتاه با عناوین بخش و نقاط گلوله تقسیم شده است؟ سندی که اسکن آن آسان باشد بیشتر از سندی با پاراگراف های طولانی و متراکم خوانده می شود.

سرفصل ها باید توجه خواننده را جلب کنند. استفاده از سوالات اغلب ایده خوبی است، به خصوص در کپی تبلیغات، زیرا سوالات به خواننده کمک می کند تا علاقه مند و کنجکاو شود.

در ایمیل ها و پیشنهادات، از عناوین کوتاه و عناوین و زیرنویس ها، از جمله این موارد در این مقاله استفاده کنید.

افزودن گرافیک همچنین راه هوشمند برای جدا کردن متن شماست. این ابزارهای بصری نه تنها به خواننده اجازه می دهد که توجه خود را بر محتوای آن حفظ کند، بلکه همچنین اطلاعات مهم را بسیار سریعتر از متن به اشتراک می گذارد.

خطاهای گرامری

احتمالاً می دانید که اشتباهات در ایمیل شما باعث می شود کار شما غیرحرفه ای به نظر برسد. ضروری است با گرفتن یک غلط‌گیر املا و اصلاح املای خود تا حد امکان از اشتباهات فاحش اجتناب کنید.

در اینجا چند نمونه از کلمات معمول استفاده می شود:

 

  • من ارسال می کنم / ارسال می کنم

 

فعل "ارسال" به عنوان فعل گروه اول، یکی از آن ها همیشه در اولین فردی از منحصر به فرد "ارسالی" با "E" را می نویسد. "حمل و نقل" بدون "e" نام ("حمل و نقل") است و ممکن است جمع: "محموله".

 

  • من به تو می پیوندم / به تو می پیوندم

 

یکی همواره "من با شما" با "s" بنویس. "مشترک" با "T"، تلفیقی از شخص سوم شخص است "او می پیوندد".

 

  • آخرین مهلت / مهلت

 

حتی اگر "سپر" به یک نام زنانه اضافه شود، به وسوسه نپردازید و همیشه "سپر" را بدون "e" بنویسید.

 

  • توصیه / توصیه

 

اگر در انگليسی "recommendation" با "e" بنويسيم، در فرانسه هميشه "recommendation" را با "a" بنويسيم.

 

  • وجود دارد / وجود دارد / وجود دارد

 

ما برای تسهیل تلفظ و جلوگیری از پشت سر گذاشتن دو مصوت ، یک "t" euphonic در فرمولهای پرسشی اضافه می کنیم. بنابراین خواهیم نوشت "آنجاست".

 

  • از نظر / در شرایط

 

هرگز "به لحاظ" بدون "s" نمی نویسد. در حقیقت در استفاده از این اصطلاح همیشه "شرایط" وجود دارد.

 

  • از / در میان

 

مراقب باشید که از کلمه "به جز" گمراه نشوید که با "s" به پایان می رسد. هرگز "در میان" با "S" نمی نویسد. این یک پیش فرض است و غیر قابل تغییر است.

 

  • همانطور که توافق شده / به توافق رسید

 

حتی با یک نام زنانه به نام "به عنوان موافقت شده" همیشه نامعتبر است و هرگز "الف" را می گیرد.

 

  • تعمیر و نگهداری / خدمات

نام و فعل را اشتباه نگیرید. نام «مصاحبه» بدون «تی» تبادل یا «مصاحبه شغلی» را توصیف می کند. فعل کنجو در سوم شخص از تکین "حفظ" استفاده می شود زمانی که آن را به انجام عمل حفظ چیزی است.

برخی از خوانندگان شما در تلفظ و دستور زبان کامل نیستند. آنها ممکن است متوجه شوند که این اشتباهات را مرتکب شوند. اما از این به عنوان بهانه ای استفاده نمی کنید: معمولا مردم، به ویژه مدیران ارشد، که متوجه خواهند شد، وجود دارد!

به همین دلیل، هر چیزی که می نویسید باید برای همه خوانندگان کیفیت قابل قبولی داشته باشد.

تایید

دشمن یک تصحیح خوب سرعت است. بسیاری از افراد با عجله ایمیل های خود را ارسال می کنند، اما به این ترتیب خطاها را از دست می دهید. برای تأیید آنچه نوشتید، این دستورالعمل‌ها را دنبال کنید:

  • سرصفحه ها و پاورقی ها را بررسی کنید: مردم اغلب آنها را نادیده می گیرند تا فقط روی متن تمرکز کنند. فقط به این دلیل که هدرها بزرگ و پررنگ هستند به این معنی نیست که آنها بدون خطا هستند!
  • ایمیل را با صدای بلند بخوانید: این باعث می شود که شما به آرامش برسید، به این معنی است که شما احتمال بیشتری برای شناسایی خطاها دارید.
  • با استفاده از انگشت خود، متن را به عنوان خواندن دنبال کنید: این چیز دیگری است که به کم کردن سرعت کمک می کند.
  • در انتهای متن خود شروع کنید: یک جمله را از انتها به ابتدای خود بخوانید، به شما کمک می کند بر خطاها و نه محتوا تمرکز کنید.