دامنه خود را تنظیم کنید و آدرس های ایمیل حرفه ای ایجاد کنید
برای ایجاد آدرس های ایمیل حرفه ای با Google Workspace، اولین قدم خرید یک نام دامنه سفارشی است. نام دامنه نشان دهنده هویت کسب و کار آنلاین شماست و برای تقویت تصویر برند شما ضروری است. شما می توانید یک نام دامنه را از یک ثبت کننده دامنه خریداری کنید، مانند دامنه های Google, یونوسیا OVH. هنگام خرید، مطمئن شوید که نام دامنه ای را انتخاب کنید که نشان دهنده نام کسب و کار شما باشد و به راحتی به خاطر بسپارید.
دامنه را با Google Workspace تنظیم کنید
پس از خرید نام دامنه، باید با Google Workspace راه اندازی کنید تا بتوانید از خدمات ایمیل تجاری گوگل استفاده کنید. در اینجا مراحل راه اندازی دامنه شما آمده است:
- با انتخاب طرحی که متناسب با اندازه کسب و کار و نیازهای خاص شما باشد، در Google Workspace ثبت نام کنید.
- در طی مراحل ثبت نام، از شما خواسته می شود که نام دامنه سفارشی خود را وارد کنید.
- Google Workspace دستورالعمل هایی را برای تأیید مالکیت دامنه شما و تنظیم سوابق سیستم نام دامنه (DNS) مورد نیاز در اختیار شما قرار می دهد. شما باید وارد کنترل پنل ثبت کننده دامنه خود شوید و رکوردهای MX (Mail Exchange) ارائه شده توسط Google را اضافه کنید. این رکوردها برای هدایت ایمیل ها به سرورهای ایمیل Google Workspace استفاده می شود.
- پس از پیکربندی رکوردهای DNS و تأیید دامنه، می‌توانید به کنسول مدیریت Google Workspace برای مدیریت دامنه و خدمات خود دسترسی داشته باشید.
آدرس های ایمیل شخصی سازی شده برای کارمندان خود ایجاد کنید
اکنون که دامنه شما با Google Workspace راه اندازی شده است، می توانید شروع به ایجاد آدرس های ایمیل شخصی برای کارمندان خود کنید. برای انجام این کار؛ این موارد را دنبال کنید:
- با استفاده از حساب سرپرست خود به کنسول مدیریت Google Workspace وارد شوید.
- برای دسترسی به لیست کاربران سازمان خود، روی «کاربران» در منوی سمت چپ کلیک کنید.
- برای ایجاد یک حساب کاربری جدید روی دکمه "افزودن کاربر" کلیک کنید. شما باید اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی و آدرس ایمیل مورد نظر را برای هر کارمند ارائه دهید. آدرس ایمیل به طور خودکار با نام دامنه سفارشی شما ایجاد می شود (مثلاً employe@yourcompany.com).
- پس از ایجاد حساب‌ها، می‌توانید نقش‌ها و مجوزهایی را به هر کاربر بر اساس مسئولیت‌هایش در شرکت اختصاص دهید. همچنین می‌توانید دستورالعمل‌هایی را برای تنظیم رمز عبور و دسترسی به حساب جیمیل برای آنها ارسال کنید.
- اگر می خواهید آدرس های ایمیل عمومی ایجاد کنید، مانند contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com، می توانید گروه های کاربری را با آدرس های ایمیل مشترک راه اندازی کنید. این به چندین کارمند اجازه می دهد تا ایمیل های ارسال شده به این آدرس های عمومی را دریافت کرده و به آنها پاسخ دهند.
با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید دامنه خود را راه‌اندازی کنید و با استفاده از Google Workspace آدرس‌های ایمیل کاری را برای کارمندان خود ایجاد کنید. این آدرس‌های ایمیل شخصی‌شده، تصویر برند شرکت شما را بهبود می‌بخشد و در هنگام برقراری ارتباط با شما از طریق ایمیل، تجربه‌ای حرفه‌ای برای مشتریان و شرکای شما فراهم می‌کند.
حساب‌های ایمیل و تنظیمات کاربر را در Google Workspace مدیریت کنید
کنسول مدیریت Google Workspace مدیریت حساب‌های کاربری را در سراسر کسب‌وکارتان آسان می‌کند. به عنوان یک سرپرست، می‌توانید کاربران جدید اضافه کنید، اطلاعات حساب و تنظیمات آنها را ویرایش کنید یا زمانی که کارمندان شرکت را ترک می‌کنند، حساب‌ها را حذف کنید. برای انجام این اقدامات، به بخش "کاربران" در کنسول مدیریت بروید و کاربر مربوطه را انتخاب کنید تا تنظیمات خود را تغییر دهید یا حساب کاربری خود را حذف کنید.
گروه های کاربری و حقوق دسترسی را مدیریت کنید
گروه‌های کاربری روشی مؤثر برای سازماندهی و مدیریت حقوق دسترسی به منابع و خدمات Google Workspace در شرکت شما هستند. می‌توانید برای بخش‌ها، بخش‌ها یا پروژه‌های مختلف گروه‌هایی ایجاد کنید و بر اساس نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان اعضا را به آنها اضافه کنید. برای مدیریت گروه‌های کاربری، به بخش «گروه‌ها» در کنسول مدیریت Google Workspace بروید.
گروه ها همچنین به کنترل دسترسی به اسناد و پوشه های مشترک کمک می کنند و مدیریت مجوزها را ساده می کنند. به عنوان مثال، می توانید یک گروه برای تیم بازاریابی خود ایجاد کنید و به آنها اجازه دسترسی به منابع بازاریابی خاص در Google Drive را بدهید.
سیاست های امنیتی و قوانین پیام رسانی را اعمال کنید
Google Workspace گزینه های زیادی را برای ایمن سازی محیط ایمیل شما و محافظت از داده های کسب و کار شما ارائه می دهد. به عنوان یک سرپرست، می توانید سیاست های امنیتی و قوانین پیام رسانی مختلفی را برای اطمینان از انطباق و محافظت از کاربران خود در برابر تهدیدات آنلاین اعمال کنید.
برای پیکربندی این تنظیمات، به بخش «امنیت» در کنسول مدیریت Google Workspace بروید. در اینجا چند نمونه از سیاست ها و قوانینی که می توانید اعمال کنید آورده شده است:
- الزامات رمز عبور: قوانینی را برای طول، پیچیدگی و اعتبار گذرواژه های کاربران خود تنظیم کنید تا به حفظ امنیت حساب ها کمک کنید.
- احراز هویت دو مرحله ای: احراز هویت دو مرحله ای (2FA) را فعال کنید تا یک لایه امنیتی اضافی در هنگام ورود کاربران به حساب خود اضافه کنید.
- فیلتر کردن ایمیل: قوانینی را برای مسدود کردن یا قرنطینه کردن ایمیل‌های هرزنامه، تلاش‌های فیشینگ و پیام‌های دارای پیوست‌ها یا پیوندهای مخرب تنظیم کنید.
- محدودیت‌های دسترسی: دسترسی به خدمات و داده‌های Google Workspace را بر اساس مکان، آدرس IP یا دستگاهی که برای ورود به سیستم استفاده می‌شود، محدود کنید.
با اعمال این خط مشی ها و قوانین امنیتی ایمیل، به محافظت از کسب و کار و کارمندان خود در برابر تهدیدات آنلاین و اطمینان از تبعیت از مقررات مربوطه کمک خواهید کرد.
به طور خلاصه، مدیریت حساب‌های ایمیل و تنظیمات کاربر در Google Workspace یکی از جنبه‌های حیاتی حفظ محیط ایمیل شما به صورت روان و ایمن است. به عنوان یک سرپرست، شما مسئول مدیریت حساب‌های کاربری، گروه‌های کاربری، و حقوق دسترسی و همچنین اعمال سیاست‌های امنیتی و قوانین ایمیل متناسب با نیازهای کسب‌وکارتان هستید.
از ابزارهای همکاری و ارتباط ارائه شده توسط Google Workspace استفاده کنید
Google Workspace مجموعه یکپارچه ای از برنامه ها را ارائه می دهد که اجازه می دهد همکاری موثر در میان اعضای تیم شما با استفاده از Gmail با سایر برنامه‌های Google Workspace، می‌توانید از هم افزایی بین بخش‌های مختلف برای بهبود بهره‌وری و ارتباطات در سراسر کسب‌وکار خود استفاده کنید. در اینجا چند نمونه از ادغام مفید بین Gmail و سایر برنامه های Google Workspace آورده شده است:
- Google Calendar: جلسات و رویدادها را مستقیماً از Gmail برنامه‌ریزی کنید و دعوت‌نامه‌ها را به تقویم‌های خود یا همکارانتان اضافه کنید.
- Google Contacts: مخاطبین تجاری و شخصی خود را در یک مکان مدیریت کنید و به طور خودکار آنها را با Gmail همگام کنید.
- Google Drive: پیوست‌های بزرگ را با استفاده از Google Drive ارسال کنید و در اسناد همکاری کنید
به صورت بلادرنگ و مستقیماً از جیمیل، بدون نیاز به دانلود یا ایمیل چندین نسخه.
- Google Keep: یادداشت بردارید و لیست کارها را مستقیماً از Gmail ایجاد کنید و آنها را در همه دستگاه های خود همگام کنید.
اسناد و فایل ها را با Google Drive به اشتراک بگذارید
Google Drive یک ابزار ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل آنلاین است که همکاری در کسب و کار شما را آسان‌تر می‌کند. با استفاده از Google Drive، می‌توانید اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها و فایل‌های دیگر را با همکاران خود به اشتراک بگذارید و مجوزهای هر کاربر (فقط خواندنی، نظر دادن، ویرایش) را کنترل کنید. برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها با اعضای تیمتان، کافی است آنها را به‌عنوان همکار در Google Drive اضافه کنید یا پیوندی به فایل به اشتراک بگذارید.
Google Drive همچنین به شما امکان می دهد به لطف برنامه های مجموعه Google Workspace مانند Google Docs، Google Sheets و Google Slides به صورت بلادرنگ روی اسناد مشترک کار کنید. این همکاری بلادرنگ به تیم شما کمک می کند کارآمدتر کار کند و از دردسر نسخه های متعدد یک فایل جلوگیری کند.
جلسات آنلاین را با Google Meet سازماندهی کنید
Google Meet یک راه حل ویدئو کنفرانس است که در Google Workspace ادغام شده است که جلسات آنلاین بین اعضای تیم شما را تسهیل می کند، خواه آنها در یک دفتر باشند یا در سراسر جهان پخش شوند. برای میزبانی یک جلسه آنلاین با Google Meet، کافی است یک رویداد را در Google Calendar برنامه ریزی کنید و پیوند جلسه Meet را اضافه کنید. همچنین می‌توانید جلسات موقت را مستقیماً از Gmail یا برنامه Google Meet ایجاد کنید.
با Google Meet، تیم شما می‌تواند در جلسات ویدیویی با کیفیت بالا شرکت کند، صفحه‌ها را به اشتراک بگذارد، و در اسناد به صورت هم‌زمان و همه در یک محیط امن همکاری کند. علاوه بر این، Google Meet ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند ترجمه خودکار شرح، پشتیبانی از اتاق جلسه، و ضبط جلسه را برای برآورده کردن نیازهای ارتباط تجاری و همکاری شما ارائه می‌کند.
در نهایت، Google Workspace طیف وسیعی از ابزارهای همکاری و ارتباط را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کار شما کمک کند کارآمدتر کار کند و در ارتباط بماند. با استفاده از Gmail با سایر برنامه‌های Google Workspace، به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسناد از طریق Google Drive، و میزبانی جلسات آنلاین با Google Meet، می‌توانید از این راه‌حل‌ها برای بهبود بهره‌وری و همکاری با گروه خود بهره ببرید.
با استفاده از این ابزارهای همکاری، به کسب و کار خود قدرت می دهید تا در دنیایی همیشه در حال تغییر رقابتی باقی بماند، جایی که توانایی انطباق سریع و کار موثر به عنوان یک تیم برای موفقیت ضروری است.
