چگونه به طور موثر گزارش های ایمیل خود را ساختار دهید

معرفی تاثیرگذار، توسعه واضح و نتیجه گیری جذاب

ساختار کلید یک گزارش ایمیل موفق و تاثیرگذار است. قبل از نوشتن، برای برنامه ریزی محتوای خود بر اساس یک چارچوب 3 قسمتی وقت بگذارید: مقدمه، توسعه، نتیجه گیری.

با یک مقدمه کوتاه و دقیق شروع کنید، در حالت ایده‌آل عبارتی جذاب که هدف اصلی گزارش شما را مشخص می‌کند. به عنوان مثال: "راه اندازی محصول جدید ما در ماه گذشته نتایج متفاوتی را نشان می دهد که نیاز فوری به بررسی دارند".

با یک توسعه که در 2 یا 3 قسمت ساخته شده است، با یک زیرنویس در هر بخش ادامه دهید. هر بخش جنبه خاصی از گزارش شما را توسعه می دهد: شرح مشکلات پیش آمده، راه حل های اصلاحی، مراحل بعدی و غیره.

پاراگراف های کوتاه و مطبوع بنویسید و به اصل مطلب برسید. شواهد کمی، مثال های عینی ارائه دهید. یک سبک مستقیم و بدون حاشیه، خواندن گزارش ایمیل شما را آسان تر می کند.

روی یک نتیجه گیری جذاب شرط بندی کنید که نکات کلیدی را خلاصه می کند و با پیشنهاد اقدامات آینده یا تشویق به پاسخ از طرف گیرنده، چشم اندازی را باز می کند.

این ساختار 3 مرحله ای - مقدمه، بدنه، نتیجه گیری - موثرترین قالب برای گزارش های ایمیل حرفه ای و تاثیرگذار است. با پیروی از این بهترین شیوه ها، نوشته شما خواننده شما را از ابتدا تا انتها مجذوب خود می کند.

از عناوین توصیفی برای ساختار گزارش خود استفاده کنید

زیرنویس ها برای تجزیه بصری بخش های مختلف گزارش ایمیل شما ضروری هستند. آنها به خواننده شما اجازه می دهند تا به راحتی به نکات کلیدی پیمایش کند.

عناوین کوتاه (کمتر از 60 کاراکتر)، دقیق و خاطره انگیز بنویسید، مانند "نتایج فروش فصلی" یا "توصیه هایی برای بهبود فرآیندهای ما".

برای انرژی بخشیدن به خواندن، طول عنوان های خود را تغییر دهید. در صورت لزوم می توانید از فرمول های تأییدی یا استفهامی استفاده کنید.

قبل و بعد از هر عنوان یک خط خالی بگذارید تا در ایمیل شما برجسته شود. از قالب بندی Bold یا Italic استفاده کنید تا بصری آنها را از متن اصلی متمایز کنید.

اطمینان حاصل کنید که عناوین شما دقیقاً منعکس کننده محتوای پوشش داده شده در هر بخش هستند. خواننده شما باید بتواند فقط با خواندن میان عنوان، ایده ای از موضوع پیدا کند.

با ساختاردهی گزارش ایمیل خود با عناوین منظم، پیام شما وضوح و اثربخشی بیشتری پیدا می کند. خواننده شما می تواند بدون اتلاف وقت مستقیماً به سراغ نکاتی برود که مورد علاقه او هستند.

با یک خلاصه جذاب به پایان برسانید

نتیجه گیری شما به منظور جمع بندی نکات کلیدی و ترغیب خواننده شما به اقدام پس از گزارش شما است.

نکات مهم و نتیجه گیری های توسعه یافته در متن ایمیل را به طور خلاصه در 2-3 جمله خلاصه کنید. اطلاعاتی را که می خواهید خواننده شما ابتدا به خاطر بسپارد، برجسته کنید.

می توانید از کلمات یا عبارات کلیدی خاصی از میان عنوان های خود برای یادآوری ساختار استفاده کنید. به عنوان مثال: "همانطور که در بخش نتایج فصلی ذکر شد، طیف جدید محصولات ما با مشکلاتی مواجه است که باید به سرعت حل شوند".

با گشایشی به موارد بعدی پایان دهید: درخواست اعتبار، تماس برای جلسه، پیگیری برای پاسخ... نتیجه گیری شما باید خواننده شما را به واکنش تحریک کند.

سبک قاطعانه و عبارات فراگیر مانند "حالا ما باید ..." احساس تعهد می دهد. نتیجه گیری شما در ارائه چشم انداز به گزارش شما استراتژیک است.

با مراقبت از مقدمه و نتیجه گیری خود، و با ساختاربندی توسعه خود با بینتیترهای قدرتمند، گزارشی حرفه ای و مؤثر از طریق ایمیل را تضمین می کنید، که می داند چگونه توجه خوانندگان شما را از ابتدا تا انتها جلب کند.

در اینجا یک مثال تخیلی از گزارش ایمیل بر اساس نکات ویراستاری مورد بحث در مقاله آمده است:

[/ جعبه]