Keskimääräinen ranskalainen työntekijä käyttää noin neljänneksen viikosta satojen sähköpostien läpikäymiseen, joita he lähettävät ja vastaanottavat päivittäin.
Huolimatta siitä, että olemme juuttuneet postilaatikkoomme suuren osan ajastamme, monet meistä, jopa ammattimaisimmat, eivät vieläkään osaa käyttää sähköpostitse asianmukaisesti.
Itse asiassa, kun otetaan huomioon päivittäin luettavien ja kirjoitettavien viestien määrä, olemme todennäköisempiä tekemään kiusallisia virheitä, joilla voi olla vakavia seurauksia.
Tässä artikkelissa olemme määrittäneet tärkeimmät tietoverkkoratkaisua koskevat säännöt.
Sisällytä selkeä ja suora aiherivi
Esimerkkejä hyvästä aiherivistä ovat "Kokouspäivämäärä muutettu", "Pikakysymys esityksestäsi" tai "Ehdotuksia ehdotukseksi".
Ihmiset päättävät usein avata sähköpostin aiherivin perusteella ja valita sellaisen, joka kertoo lukijoille, että käsittelet heidän huolenaiheitaan tai työasioitaan.
Käytä ammatillista sähköpostiosoitetta
Jos työskentelet yrityksessä, sinun on käytettävä yrityksesi sähköpostiosoitetta. Mutta jos käytät henkilökohtaista sähköpostitiliä, oletpa sitten yrittäjä tai haluat käyttää sitä satunnaisesti yrityskirjeenvaihtoon, sinun tulee olla varovainen valitessasi tätä osoitetta.
Sinulla tulee aina olla sähköpostiosoite, jossa on nimesi, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen, kuka sähköpostin lähettää. Älä koskaan käytä sähköpostiosoitetta, joka ei sovellu työhön.
Ajattele kahdesti, ennen kuin napsautat "vastaa kaikille"
Kukaan ei halua lukea 20 ihmisen sähköposteja, joilla ei ole mitään tekemistä heidän kanssaan. Sähköpostien huomiotta jättäminen voi olla vaikeaa, sillä monet ihmiset saavat ilmoituksia uusista viesteistä älypuhelimeensa tai häiritseviä ponnahdusviestejä tietokoneen näytölle. Älä napsauta "vastaa kaikille", ellet usko, että kaikkien luettelossa olevien pitäisi saada sähköposti.
Lisää allekirjoituslohko
Anna lukijallesi tietoa itsestäsi. Kirjoita yleensä koko nimesi, arvonimesi, yrityksen nimi ja yhteystietosi, mukaan lukien puhelinnumero. Voit myös lisätä hieman mainontaa itsellesi, mutta älä liioittele sanontoja tai kuvituksia.
Käytä samaa fonttia, kokoa ja väriä kuin muussa sähköpostissa.
Käytä ammatillisia tervehdyksiä
Älä käytä satunnaisia, puhekielisiä ilmaisuja, kuten "Hei", "Hei!" tai "Kuinka voit?".
Kirjoitusten rento luonne ei saisi vaikuttaa sähköpostin tervehdykseen. "Hei!" On hyvin epävirallinen tervehdys ja sitä ei yleensä pitäisi käyttää työtilanteessa. Käytä sen sijaan "Hei" tai "Hyvää iltaa".
Käytä huutomerkkejä säästeliäästi
Jos päätät käyttää huutomerkkiä, käytä vain yhtä ilmaistaksesi innostuksesi.
Joskus ihmiset innostuvat ja laittavat useita huutomerkkejä lauseensa loppuun. Tulos saattaa tuntua liian tunnepitoiselta tai epäkypsältä, huutomerkkejä tulee käyttää kirjoituksessa säästeliäästi.
Ole varovainen huumorin kanssa
Huumori voi helposti kadota käännöksessä ilman oikeaa sävyä ja ilmeitä. Ammattikeskustelussa huumori jää parhaiten pois sähköposteista, ellet tunne vastaanottajaa hyvin. Lisäksi jokin, mitä pidät hauskana, ei ehkä ole kenellekään muulle.
Tiedä, että eri kulttuurien ihmiset puhuvat ja kirjoittavat eri tavalla
Kulttuurieroista johtuen voi helposti syntyä kommunikaatiovirheitä, erityisesti kirjoitetussa muodossa, kun emme näe toistemme kehonkieltä. Mukauta viestisi vastaanottajan kulttuuritaustan tai tietotason mukaan.
On hyvä pitää mielessä, että hyvin kontekstuaaliset kulttuurit (japanilaiset, arabialaiset tai kiinalaiset) haluavat tutustua sinuun ennen liiketoimintaa kanssasi. Tämän seurauksena saattaa olla yleistä, että näiden maiden työntekijät ovat henkilökohtaisempia kirjallisesti. Toisaalta matalan kontekstin kulttuureista (saksalainen, amerikkalainen tai skandinaavinen) ihmiset haluavat mennä hyvin nopeasti.
Vastaa sähköposteihisi, vaikka sähköpostia ei olisi tarkoitettu sinulle
Kaikkiin sinulle lähetettyihin sähköposteihin on vaikea vastata, mutta sinun kannattaa yrittää. Tämä koskee tapauksia, joissa sähköposti lähetettiin sinulle vahingossa, varsinkin jos lähettäjä odottaa vastausta. Vastaus ei ole välttämätön, mutta se on hyvä sähköpostietiketti, varsinkin jos henkilö työskentelee samassa yrityksessä tai alalla kuin sinä.
Tässä on esimerkki vastauksesta: "Tiedän, että olet erittäin kiireinen, mutta en usko, että halusit lähettää minulle tätä sähköpostiviestiä. Ja halusin kertoa sinulle, jotta voit lähettää sen oikealle henkilölle. »
Tarkista jokainen viesti
Virheet eivät jää huomaamatta sähköpostisi vastaanottajilta. Ja vastaanottajasta riippuen sinut voidaan tuomita siitä.
Älä luota oikeinkirjoituksen tarkistuksiin. Lue ja lue sähköpostisi useita kertoja, mieluiten ääneen, ennen kuin lähetät sen.
Lisää sähköpostiosoite viimeiseksi
Vältä sähköpostin vahingossa lähettämistä ennen kuin olet lopettanut sen kirjoittamisen ja korjaamisen. Myös viestiin vastaamisen yhteydessä on hyvä poistaa vastaanottajan osoite ja lisätä se vasta, kun olet varma, että viesti on valmis lähetettäväksi.
Varmista, että olet valinnut oikean vastaanottajan
Sinun on oltava erittäin varovainen, kun kirjoitat nimeä osoitekirjastasi sähköpostin Vastaanottaja-riville. Väärän nimen valitseminen on helppoa, mikä voi olla noloa sinulle ja sähköpostin vahingossa vastaanottajalle.
Käytä klassisia fontteja
Ammattimaisen kirjeenvaihdon varmistamiseksi kannattaa aina säilyttää fontit, värit ja vakiokoot.
Perussääntö: Sähköpostisi pitäisi olla helposti muiden luettavissa.
Yleissääntönä on, että on parasta käyttää 10 tai 12 pisteen kirjasintyyppiä ja helposti luettavaa kirjasintyyppiä, kuten Arial, Calibri tai Times New Roman. Mitä tulee väriin, musta on turvallisin valinta.
Pidä silmällä äänesi
Aivan kuten vitsejä menetetään käännöksessä, viestisi voidaan nopeasti tulkita väärin. Muista, että haastattelijalla ei ole laulujen ja kasvojen ilmaisuja, jotka he saisivat yhden henkilökohtaisessa keskustelussa.
Välttääksesi väärinkäsityksiä, on suositeltavaa lukea viestisi ääneen ennen Lähetä-painiketta. Jos se tuntuu vaikealta, se tuntuu kovalta lukijalle.
Parhaan tuloksen saavuttamiseksi vältä täysin negatiivisten sanojen käyttämistä ("epäonnistuminen", "huono" tai "huomio") ja sano aina "ole hyvä" ja "kiitos".
