Tulosta ystävällinen, PDF ja sähköposti

Ranskan keskimääräinen työntekijä viettää noin neljänneksen viikosta selaamalla satoja sähköpostiviestejä, jotka hän lähettää ja vastaanottaa päivittäin.

Huolimatta siitä, että olemme juuttuneet postilaatikkoomme suuren osan ajastamme, monet meistä, jopa ammattimaisimmat, eivät vieläkään osaa käyttää sähköpostitse asianmukaisesti.

Itse asiassa, kun otetaan huomioon päivittäin luettavien ja kirjoitettavien viestien määrä, olemme todennäköisempiä tekemään kiusallisia virheitä, joilla voi olla vakavia seurauksia.

Tässä artikkelissa olemme määrittäneet tärkeimmät tietoverkkoratkaisua koskevat säännöt.

Sisällytä selkeä ja suora objekti

Esimerkkejä hyvästä aihepiiristä ovat "Päivämäärä muutettu kokous", "Pikakysymys esityksestäsi" tai "Ehdotukset ehdotukseksi".

Ihmiset päättävät usein avata a email Valitse aiherivistä riippuen sellainen, jonka avulla lukijat tietävät, että käsittelet heidän huolenaiheitaan tai liiketoimintaan liittyviä kysymyksiä.

Käytä ammatillista sähköpostiosoitetta

Jos työskentelet yrityksessä, sinun on käytettävä yrityksen sähköpostiosoitetta. Mutta jos käytät henkilökohtaista sähköpostitiliä, olitpa sitten freelance-palvelua tai haluat käyttää sitä toisinaan yritystilaisuuksiin, sinun tulee olla varovainen, kun valitset tämän osoitteen.

Sinulla on aina oltava sähköpostiosoitteesi, jolla on nimesi, jotta vastaanottaja tietää tarkalleen, kuka lähettää sähköpostia. Älä koskaan käytä sähköpostiosoitetta, joka ei sovi työhön.

Ajattele kahdesti, ennen kuin napsautat "vastaa kaikille"

Kukaan ei halua lukea sähköposteja 20 ihmiseltä, joilla ei ole mitään tekemistä heidän kanssaan. Sähköpostin ohittaminen voi olla vaikeaa, koska monet ihmiset saavat ilmoituksia uusista viesteistä älypuhelimellaan tai häiritseviä ponnahdusviestejä tietokoneen näytöillä. Älä napsauta "vastaa kaikille", ellet usko, että kaikkien luettelon jäsenten pitäisi saada sähköposti.

LUE  Kuinka parantaa kirjoittamisen tasoa työssä?

Lisää allekirjoituslohko

Anna lukijalle tietoja sinusta. Yleensä on ilmoitettava täydellinen nimi, nimi, yrityksen nimi ja yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumero. Voit myös lisätä itsellesi mainontaa, mutta älä mene liian pitkälle sanojen tai kuvien kanssa.

Käytä samaa fonttia, kokoa ja väriä kuin muilla sähköpostiviesteillä.

Käytä ammatillisia tervehdyksiä

Älä käytä rentoa ja tuttua ilmaisua, kuten "Hei", "Hei!" Tai "Kuinka sinä olet?"

Kirjoitusten rento luonne ei saisi vaikuttaa sähköpostin tervehdykseen. "Hei!" On hyvin epävirallinen tervehdys ja sitä ei yleensä pitäisi käyttää työtilanteessa. Käytä sen sijaan "Hei" tai "Hyvää iltaa".

Käytä huutomerkkejä maltillisesti

Jos haluat käyttää huutomerkkiä, käytä vain yhtä ilmaista innostusta.

Ihmiset saattavat joskus vihastua ja laittaa useita huutomerkkejä lauseidensa loppuun. Tulos saattaa tuntua liian emotionaaliselta tai epäkypsältä, huutomerkkejä tulisi käyttää säästeliäästi kirjallisesti.

Ole varovainen huumorin kanssa

Huumori voi helposti kadota käännöksessä ilman oikeaa sävyä tai ilmeitä. Ammatillisessa vaihdossa on parempi jättää huumori pois sähköposteista, ellet tiedä vastaanottajaa. Lisäksi joku, joka on mielestäsi hauska, ei ehkä ole joku muu.

Tiedä, että eri kulttuurien ihmiset puhuvat ja kirjoittavat eri tavalla

Huono kommunikaatio voi tapahtua helposti kulttuurierojen vuoksi, erityisesti kirjallisessa muodossa, kun emme näe toistensa kehon kieltä. Mukauta viestisi vastaanottajan kulttuuriseen taustaan ​​tai tietämyksesi määrään.

LUE  Sähköpostimalli hylkäämistä varten

On hyvä pitää mielessä, että hyvin kontekstuaaliset kulttuurit (japanilaiset, arabialaiset tai kiinalaiset) haluavat tutustua sinuun ennen liiketoimintaa kanssasi. Tämän seurauksena saattaa olla yleistä, että näiden maiden työntekijät ovat henkilökohtaisempia kirjallisesti. Toisaalta matalan kontekstin kulttuureista (saksalainen, amerikkalainen tai skandinaavinen) ihmiset haluavat mennä hyvin nopeasti.

Vastaa sähköposteihin, vaikka sähköposti ei olisikaan sinulle

On vaikea vastata kaikkiin sähköpostiviesteihin, jotka on lähetetty sinulle, mutta sinun pitäisi yrittää. Tähän sisältyy tapauksia, joissa sähköposti lähetettiin vahingossa sinulle, varsinkin jos lähettäjä odottaa vastausta. Vastaus ei ole välttämätön, mutta se on hyvä etiketti sähköpostille, varsinkin jos henkilö työskentelee samassa yrityksessä tai teollisuudessa.

Tässä on esimerkkivastaus: ”Tiedän, että olet hyvin kiireinen, mutta en usko, että halusit lähettää minulle tätä sähköpostia. Halusin kertoa siitä sinulle, jotta voit lähettää sen oikealle henkilölle. "

Tarkista jokainen viesti

Virheet ei jää huomaamatta sähköpostisi vastaanottajille. Ja vastaanottajasta riippuen voit yrittää tehdä sen.

Älä luota oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmiin. Lue ja lue sähköpostisi useita kertoja, mieluiten ääneen, ennen lähettämistä.

Lisää sähköpostiosoite viimeiseksi

Vältä vahingossa lähettämästä sähköpostia, ennen kuin olet kirjoittanut ja korjata viestin. Vaikka vastaat viestiin, on hyvä poistaa vastaanottajan osoite ja aseta se vain, kun olet varma, että viesti on valmis lähetettäväksi.

LUE  Aikasäästötilin kirjelomake ladattavaksi

Varmista, että olet valinnut oikean vastaanottajan

Sinun täytyy olla hyvin varovainen, kun kirjoitat nimen osoitekirjasta sähköpostin "To" -riville. Väärä nimi on helppo valita, mikä voi olla kiusallista sinulle ja henkilölle, joka vastaanottaa postin virheellisesti.

Käytä klassisia fontteja

Ammattimaisen kirjeenvaihdon varmistamiseksi kannattaa aina säilyttää fontit, värit ja vakiokoot.

Perussääntö: Sähköpostisi pitäisi olla helposti muiden luettavissa.

Yleensä on parasta käyttää 10- tai 12-pisteitä ja helposti luettavaa fonttia, kuten Arial, Calibri tai Times New Roman. Kun kyseessä on väri, musta on turvallisin valinta.

Pidä silmällä äänesi

Aivan kuten vitsejä menetetään käännöksessä, viestisi voidaan nopeasti tulkita väärin. Muista, että haastattelijalla ei ole laulujen ja kasvojen ilmaisuja, jotka he saisivat yhden henkilökohtaisessa keskustelussa.

Välttääksesi väärinkäsityksiä, on suositeltavaa lukea viestisi ääneen ennen Lähetä-painiketta. Jos se tuntuu vaikealta, se tuntuu kovalta lukijalle.

Saat parhaan tuloksen välttämällä täysin negatiivisia sanoja ("epäonnistuminen", "huono" tai "laiminlyöty") ja sano aina "kiitos" ja "kiitos".