Ammattimainen posti ja kuriiri: mitä eroa on?
Ammattimaisen sähköpostin ja kirjeen välillä on kaksi samankaltaisuutta. Kirjoittamisen tulee olla ammattimaista tyyliä ja oikeinkirjoituksen ja kieliopin sääntöjä tulee noudattaa. Mutta nämä kaksi kirjoitusta eivät vastaa kaikkea sitä. Eroja on sekä jäsentelyssä että kohteliaisissa kaavoissa. Jos olet toimistotyöntekijä, joka haluaa parantaa ammatillisen kirjoittamisesi laatua, olet tullut oikeaan paikkaan.
Sähköposti nopeampaa jakelua ja yksinkertaisuutta varten
Sähköposti on vakiinnuttanut asemansa vuosien varrella yritysten toiminnan keskeiseksi työkaluksi. Se mukautuu useimpiin ammatillisiin tilanteisiin tietojen tai asiakirjojen vaihdon osalta.
Lisäksi sähköposti voidaan katsoa eri medioissa. Näitä ovat tietokone, älypuhelin tai tabletti.
Ammattikirjettä, vaikka sitä käytetään harvemmin, pidetään kuitenkin viranomaisen vuorovaikutuksen huippuosaamisen vektorina.
Kirje ja ammattisähköposti: Ero muodossa
Sähköpostiin tai ammattisähköpostiin verrattuna kirjeelle on ominaista formalismi ja kodifiointi. Kirjeen elementteinä voidaan mainita kohteliaisuus, muistutus kirjeen motiivista, päätelmä, kohtelias kaava sekä vastaanottajan ja lähettäjän viittaukset.
Toisaalta sähköpostissa johtopäätös on olematon. Mitä tulee kohteliaisiin ilmaisuihin, ne ovat yleensä lyhyitä. Tapaamme usein kohteliaisuuden ilmaisuja, jotka ovat tyypiltään "Terveisin" tai "Terveisiä", joillain muunnelmilla, toisin kuin perinteisesti pidemmissä kirjeissä.
Lisäksi ammattisähköpostissa lauseet ovat ytimekkäitä. Rakenne ei ole sama kuin kirjeessä tai kirjeessä.
Ammattimaisten sähköpostien ja kirjeiden rakenne
Useimmat ammattikirjeet rakentuvat kolmen kappaleen ympärille. Ensimmäinen kappale on muistutus menneestä, toinen jäljittää nykyistä tilannetta ja kolmas tekee ennusteen tulevaisuuteen. Seuraa näiden kolmen kappaleen jälkeen loppukaavaa ja kohteliasta kaavaa.
Mitä tulee ammattisähköpostiin, ne koostuvat myös kolmesta osasta.
Ensimmäinen kappale ilmaisee ongelman tai tarpeen, kun taas toisessa kappaleessa käsitellään toimintaa. Mitä tulee kolmanteen kappaleeseen, se tarjoaa vastaanottajalle hyödyllistä lisätietoa.
On kuitenkin huomattava, että osien järjestys voi vaihdella. Se riippuu sähköpostin lähettäjän tai lähettäjän viestintäaikomuksesta.
Joka tapauksessa, olipa kyseessä ammattimainen sähköposti tai kirje, hymiöitä ei suositella. On myös suositeltavaa olla lyhentämättä kohteliaita kaavoja, kuten "Terveisin" sanalla "Cdt" tai "Terveisiä" sanalla "Slt". Riippumatta siitä, kuinka läheinen olet, hyödyt aina siitä, että olet ammattilainen kirjeenvaihtajien kanssa.
