Sähköposti on pitkään ollut olennainen työkalu yritysviestinnässä, mutta Sendmailin suorittama kysely. Paljastui, että se aiheutti jännitystä, hämmennystä tai muita kielteisiä seurauksia 64 %:lle ammattilaisista.

Joten, miten voit välttää tämän sähköpostisi kanssa? Ja miten voit kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka antavat halutut tulokset? Tässä artikkelissa tarkastelemme strategioita, joiden avulla voit varmistaa, että sähköpostisi käyttö on selkeä, tehokas ja onnistunut.

Keskimääräinen toimistotyöntekijä saa noin 80-sähköpostiviestejä päivässä. Tämän postimäärän avulla yksittäiset viestit voidaan helposti unohtaa. Noudata näitä yksinkertaisia ​​sääntöjä, jotta sähköpostisi huomataan ja niitä käytetään.

  1. Älä välitä liikaa sähköpostitse.
  2. Hyödynnä esineitä.
  3. Tee selkeitä ja lyhyitä viestejä.
  4. Ole kohtelias.
  5. Tarkista ääni.
  6. Kertausta.

Älä välitä liikaa sähköpostitse

Yksi suurimmista työstressin lähteistä on ihmisten vastaanottamien sähköpostien valtava määrä. Joten ennen kuin aloitat sähköpostin kirjoittamisen, kysy itseltäsi: "Onko tämä todella välttämätöntä?"

Tässä yhteydessä sinun tulee käyttää puhelinta tai pikaviestintää käsitelläksesi kysymyksiä, jotka ovat todennäköisesti takakeskustelujen kohteena. Käytä viestinnän suunnittelutyökalua ja tunnista parhaat kanavat erityyppisille viesteille.

Anna aina huono uutinen henkilökohtaisesti. Se auttaa sinua kommunikoimaan empatian, myötätunnon ja ymmärryksen kanssa ja lunasta itsesi, jos viestisi on otettu väärin.

Hyödynnä esineitä

Sanomalehden otsikolla on kaksi asiaa: se kiinnittää huomiosi ja tiivistää artikkelin, jotta voit päättää, luetko sen vai et. Sähköpostisi aiherivin pitäisi tehdä samoin.

Objekti tyhjä tila jää todennäköisemmin huomiotta tai hylätään roskapostina. Käytä siis aina muutamaa hyvin valittua sanaa kertoaksesi vastaanottajalle, mistä sähköpostissa on kyse.

Voit halutessasi lisätä päivämäärän aiheriville, jos viestisi on osa tavallista sähköpostisarjaa, kuten viikoittaista projektiraporttia. Jos viesti vaatii vastausta, voit liittää mukaan myös toimintakehotuksen, kuten "Pyydämme 7. mennessä".

Hyvin kirjoitettu aiherivi, kuten alla oleva, tarjoaa tärkeimmät tiedot ilman, että vastaanottajan tarvitse edes avata sähköpostiviestiä. Tämä toimii kehotteena, joka muistuttaa vastaanottajia kokouksestasi aina, kun he tarkistavat postilaatikkonsa.

 

Huono esimerkki Hyvä esimerkki
 
Aihe: kokous Aihe: GATEWAY-prosessin kokous - 09h 25 helmikuu 2018

 

Pidä viestit selkeinä ja lyhyinä

Sähköpostit, kuten perinteiset liikekirjeet, on oltava selkeitä ja ytimekkäitä. Pidä lauseita lyhyt ja tarkka. Sähköpostin sisällön on oltava suora ja informatiivinen, ja siinä on oltava kaikki asiaankuuluvat tiedot.

Toisin kuin perinteiset kirjeet, useiden sähköpostien lähettäminen ei maksa enempää kuin yhden lähettäminen. Joten jos sinun täytyy kommunikoida jonkun kanssa useista eri aiheista, harkitse erillisen sähköpostin kirjoittamista kullekin. Tämä selkeyttää viestiä ja antaa kirjeenvaihtajasi vastata yhteen aiheeseen kerrallaan.

 

Huono esimerkki Hyvä esimerkki
Aihe: Myyntiraportin tarkistukset

 

Hei Michelin,

 

Kiitos, että lähetit tämän raportin viime viikolla. Luin sen eilen ja minusta tuntuu, että luku 2 vaatii tarkempaa tietoa myyntiluvuistamme. Mielestäni myös sävy voisi olla muodollisempi.

 

Lisäksi halusin ilmoittaa, että olen sopinut uudesta mainoskampanjasta PR-osaston kanssa tapaamisen tälle perjantaille. Hän on klo 11 ja on pienessä kokoushuoneessa.

 

Kerro minulle, jos olet käytettävissä.

 

Kiitos,

 

Camille

 Aihe: Myyntiraportin tarkistukset

 

Hei Michelin,

 

Kiitos, että lähetit tämän raportin viime viikolla. Luin sen eilen ja minusta tuntuu, että luku 2 vaatii tarkempaa tietoa myyntiluvuistamme.

 

Uskon myös, että sävy voisi olla muodollisempi.

 

Voisitko muokata sitä näillä huomautuksilla?

 

Kiitos kovasta työstänne!

 

Camille

 

(Camille lähettää sitten uuden sähköpostiviestin PR-kokouksesta.)

 

Tässä on tärkeää löytää tasapaino. Et halua pommittaa ketään sähköposteilla, ja on järkevää yhdistää useita toisiinsa liittyviä kohtia yhdeksi viestiksi. Kun näin tapahtuu, pidä se yksinkertaisena numeroiduilla kappaleilla tai luettelomerkeillä ja harkitse tiedon leikkaamista pieniin, hyvin organisoituihin yksiköihin, jotta se on helpompi sulattaa.

Huomaa myös, että yllä olevassa hyvässä esimerkissä Camille täsmensi, mitä hän halusi Michelinin tekevän (tässä tapauksessa muuttaa raporttia). Jos autat ihmisiä tietämään, mitä haluat, he todennäköisemmin antavat sen sinulle.

Ole kohtelias

Ihmiset ajattelevat usein, että sähköpostit voivat olla vähemmän muodollisia kuin perinteiset kirjaimet. Mutta lähettämäsi viestit heijastavat omaa ammattitaitoa, arvoja ja huomiota yksityiskohtiin ovat tärkeitä, joten tarvitaan tiettyä muodollisuutta.

Ellet ole hyvissä väleissä jonkun kanssa, vältä epävirallista kieltä, slangia, ammattislangia ja sopimattomia lyhenteitä. Hymiöt voivat auttaa selventämään aikomustasi, mutta on parasta käyttää niitä vain tuntemiesi ihmisten kanssa.

Sulje viesti "Ystävällisin terveisin", "Hyvä päivä / ilta sinulle" tai "Hyvä sinulle" tilanteesta riippuen.

Vastaanottajat voivat halutessaan tulostaa sähköpostit ja jakaa ne muiden kanssa, joten ole aina kohtelias.

Tarkista ääni

Kun tapaamme ihmisiä kasvokkain, käytämme kehon kieltä, ääniääntä ja ilmeitä arvioidakseen, miten he tuntevat. Sähköposti poistaa meiltä nämä tiedot, joten emme voi tietää, milloin ihmiset ovat ymmärtäneet väärin viestimme.

Sanavalintasi, lauseen pituus, välimerkit ja isot kirjaimet voidaan helposti tulkita väärin ilman visuaalisia ja kuulomerkkejä. Alla olevassa ensimmäisessä esimerkissä Louise saattaa ajatella, että Yann on turhautunut tai vihainen, mutta todellisuudessa hän tuntee olonsa hyväksi.

 

Huono esimerkki Hyvä esimerkki
Louise

 

Tarvitsen raporttisi tänään klo 17 mennessä, tai myöhästyn määräajastani.

 

Yann

 Hi Louise,

 

Kiitos kovasta työstä tämän mietinnön parissa. Voisitteko antaa minulle version ennen 17-tuntia, jotta en menetä määräaikaani?

 

Kiitos jo etukäteen,

 

Yann

 

Ajattele sähköpostisi emotionaalista tunnetta. Jos aikeitasi tai tunteitasi saatetaan ymmärtää väärin, löytää vähemmän epäselvä tapa sanojen muotoilemiseksi.

korjausluku

Lopuksi, ennen kuin napsautat "Lähetä", tarkista sähköpostisi kirjoitus-, kielioppi- ja välimerkkivirheiden varalta. Sähköpostisi ovat yhtä paljon osa ammattikuvaasi kuin käyttämäsi vaatteet. Siksi virheitä sisältävän viestin lähettäminen sarjassa on paheksuttavaa.

Korjauksen aikana kiinnitä huomiota sähköpostisi pituuteen. Ihmiset lukevat todennäköisemmin lyhyitä, lyhyitä sähköpostiviestejä kuin pitkät, irrotetut sähköpostit, joten varmista, että sähköpostisi ovat mahdollisimman lyhyitä ilman tarvittavia tietoja.

Avainkohdat

Suurin osa meistä viettää suuren osan päivästämme lukea ja kirjoittaa sähköposteja. Mutta lähettämämme viestit voivat olla hämmentäviä muille.

Jos haluat kirjoittaa tehokkaita sähköpostiviestejä, kysy itseltäsi ensin, onko sinun todella käytettävä tätä kanavaa. Joskus voi olla parempi ottaa puhelin.

Tee sähköpostisi tiiviit ja tarkat. Lähetä ne vain niille, jotka todella tarvitsevat nähdä ne ja ilmoittavat selkeästi, mitä haluat vastaanottajan seuraavaksi.

Muista, että sähköpostisi ovat heijastus ammattitaidostasi, arvostasi ja huomiostasi yksityiskohtiin. Yritä kuvitella, kuinka muut voisivat tulkita viestisi sävyä. Ole kohtelias ja tarkista aina kirjoittamasi ennen kuin painat "lähetä".