Jos sinulla ei ole selkeää rutiinia sähköpostiesi käsittelyssä, niistä voi nopeasti tulla huomattavan ajan menetys. Toisaalta, jos teet sen, mikä on välttämätöntä organisaatiotasolla, jotta et päästä itseäsi kumoamaan kymmenillä lukemattomilla sähköpostiviesteillä. Sitten voit vapauttaa mielesi mahdollisuudesta puuttua tärkeä sähköposti. Tässä artikkelissa luetellaan joukko todistettuja käytäntöjä. Hyväksymällä ne, voit varmasti hallita postilaatikoitasi paljon rauhallisemmin.
Luokittele sähköpostit automaattisesti tai manuaalisesti omistettuihin kansioihin tai alikansioihin.
Tämä on tyyppi, jonka avulla voit lajitella sähköpostisi nopeasti tärkeysjärjestykseen. Voit luokitella sähköpostisi teeman, aiheen, määräaikojen mukaan. Tärkeintä on hyödyntää kaikkia ominaisuudet postilaatikkosi hallita sähköpostejasi täysin toiminnallisesti. Kun olet luonut hakemiston, jossa on kansio ja alikansio sinulle sopivan organisaatiotilan mukaan. Jokaisella viestillä on oma paikkansa postilaatikossa, kuten jokaisella paperitiedostolla työpöydälläsi. Joten kun hetki on kulunut sähköpostien käsittelyyn, voit keskittyä 100% muuhun työhösi.
Suunnittele tietty aika sähköpostiesi käsittelyyn
Tietysti sinun on oltava reagoiva ja kyettävä käsittelemään viestejä, jotka odottavat sinulta välitöntä vastausta. Suunnittele lopuksi osuvimmat hetket, jotta käsittelet sähköpostiasi johdonmukaisella tavalla. Aloita valmistelemalla kaikki työsi käsittelyyn tarvittavat elementit. Paperitiedostojen, nitojaiden, tulostimien ja kaiken on oltava kätevä maksimaalisen keskittymisen helpottamiseksi. Ei väliä milloin valitset. Nyt kun postilaatikkosi on järjestetty kuten postin lajittelukeskus, sinulla on mahdollisuus käsitellä sähköpostisi rauhallisesti tehokkaasti ja nopeasti.
Puhdista postilaatikko poistamalla kaikki tarpeettomat uutiskirjeet
Loukkaantuuko postilaatikkosi jatkuvasti kiinnostamattomilla uutiskirjeillä tai ilmoituksilla? Poista postilaatikkosi kaikista näistä uutiskirjeistä, jotka näyttävät enemmän roskapostilta kuin mistään muulta. Sinun on peruutettava järjestelmällisesti kaikki nämä postituslistat, jotka eivät tuota sinulle mitään konkreettista ja jotka voivat nopeasti muuttua invasiivisiksi. Voit käyttää työkaluja, kuten Cleanfox où Avaa minut tee tarvittava muutamalla napsautuksella. Tämän tyyppiset ratkaisut auttavat sinua suunnattomasti lopettamaan kaiken tämän digitaalisen pilaantumisen, ottamatta sinua aamuun. Tuhansia sähköposteja voidaan käsitellä suhteellisen nopeasti.
Aseta automaattinen vastaus
Olet pian menossa lomalle pitkään. Yksityiskohta, jota ei pidä unohtaa, aktivoi postilaatikon automaattisen vastauksen. Tämä on jotain tärkeätä, jotta kaikki ihmiset, joiden kanssa ammattimaisesti vastaat sähköpostitse, ovat hyvin tietoisia poissaolostasi. Monet väärinkäsitykset ovat mahdollisia, kun asiakas tai toimittaja menettää kärsivällisyyden, koska viesteihin ei ole vastattu. Tämä voidaan helposti välttää lyhytsanomalla, joka lähetetään automaattisesti lomasi aikana. Sinun on vain ilmoitettava päivä, jolloin palaat lomalta, ja miksi ei, tarvittaessa kollegan sähköpostiosoite.
Temperi kuinka monta sähköpostia lähetät kopiona
Järjestelmällisesti hiilikopiona (CC) ja näkymättömänä hiilikopiona (CCI) lähetettyjen sähköpostien avulla voidaan nopeasti luoda loputon vaihto. Ihmiset, joiden piti vain vastaanottaa viestisi tiedoksi, vaativat nyt selvennystä. Toiset ihmettelevät, miksi he saivat tämän viestin ja pitävät sitä perustellusti ajanhukkaa. Kun teet päätöksen laittaa joku silmukkaan, varmista, että valintasi on todella merkityksellinen. Kaikille kenelle tahansa lähettämiä viestejä tulisi välttää.
Muista, että sähköpostilla voi olla juridinen arvo
Säilytä kaikki sähköpostisi niin pitkälle kuin mahdollista, heillä on todistusvoima erityisesti teollisuustuomioistuimelle. Sähköinen viesti, jos sillä on sama juridinen arvo kuin kirjeellä, jonka olisit kirjoittanut käsin. Varo kuitenkin, jopa yksinkertainen viesti lähetetty ajattelematta työtoverille tai asiakkaalle voi olla vakavia seurauksia. Jos asiakas osoittaa, sähköpostitse on tuki, että et ole noudattanut sitoumuksiasi toimituksen tai muun suhteen. Sinun on kannettava seuraukset yrityksellesi ja itsellesi. Kaupallisissa riita-asioissa, kuten teollisuustuomioistuimissa, todisteen sanotaan olevan "ilmainen". Toisin sanoen tuomari päättää ja on parempi luokitella huolellisesti hänen sähköpostinsa kuin laittaa se roskakoriin.
