Poissaoloviestit ovat tärkeitä työkirjoituksia. Mutta monista syistä ne voidaan jättää huomiotta. Tämä selittyy heidän kirjoitusten kontekstilla ja joskus sillä, että he eivät ota huomioon niiden vaikutusta.
Poissaoloviesti on todellakin automaattinen viesti. Lähetetään vastauksena mihin tahansa tietyn aikavälin tai määritetyn ajanjakson aikana vastaanotettuun viestiin. Joskus viesti valmistetaan lomalle menon yhteydessä. Tämä ajanjakso, jolloin sinulla on todennäköisesti mielesi jo muualla, ei ehkä ole paras aika kirjoittaa viestiäsi.
Mikä on automaattisen poissaoloviestin määrittäminen?
Poissaolo työviestistä on tärkeä monin tavoin. Sitä käytetään ilmoittamaan kaikille työntekijöillesi poissaolostasi. Se tarjoaa myös tietoja, joiden avulla he voivat jatkaa toimintaansa odottaessaan sinua palaamaan. Nämä tiedot ovat lähinnä palautumispäiväsi, yhteystiedot hätätilanteessa tai kollegasi yhteystiedot hätätapauksessa. Kaiken tämän vuoksi poissaoloviesti on olennainen viestintä jokaiselle ammattilaiselle.
Mitkä virheet on vältettävä?
Koska poissaoloviesti on tärkeä, on otettava huomioon useita parametreja, jotta keskustelukumppanisi ei järkyttyisi tai kunnioittamatta. Parempi kuulostaa liian kunnioittavalta kuin epäkunnioittavalta. Joten et voi käyttää lausekkeita, kuten OUPS, pff jne. Sinun on otettava huomioon kaikkien sidosryhmien profiili. Vältä siis kirjoittamista ikään kuin puhuisit vain työtovereiden kanssa, kun esimiehesi tai asiakkaasi, tavarantoimittajasi tai jopa viranomaiset saattavat lähettää sinulle viestejä.
Tämän haitan välttämiseksi Outlookilla on mahdollista saada poissaoloviesti yrityksen sisäisille viesteille ja toinen viesti ulkoisille viesteille. Joka tapauksessa joudut ottamaan huomioon kaikki profiilit hyvin jäsennetyn poissaoloviestin tuottamiseksi.
Lisäksi tietojen on oltava hyödyllisiä ja täsmällisiä. Vältä moniselitteisiä viestejä, kuten "Olen poissa huomenna", tietäen, että kuka tahansa, joka saa nämä tiedot, ei voi tietää tämän "huomenna" päivämäärää.
Vältä lopuksi tutun ja rennon sävyn käyttöä. Todellakin näkyvissä olevan loman euforia voi saada sinut käyttämään liian tuttua ääntä. Muista pysyä ammattimaisena loppuun asti. Suullisesti kollegoiden kanssa tämä voi tapahtua, mutta et varsinkaan työpapereiden yhteydessä.
Minkä tyyppinen poissaoloviesti valita?
Välttääksesi kaikki nämä sudenkuopat, valitse perinteinen tyyli. Tähän sisältyvät etu- ja sukunimesi, tiedot siitä, milloin voit käsitellä vastaanotettua viestiä ja henkilöt, joihin / joihin hätätilanteessa tulee ottaa yhteyttä.
