Yrityksen sähköposti
Nykypäivän liiketoimintaympäristössä, jossa sähköpostista on tullut suosituin viestintäväline. On tärkeää hallita viestien välittämiseen tarvittavat taidot. On monia tapoja kertoa tyytymättömyydestäsi kollegallesi, jonka kanssa olet jollakin tavalla ristiriidassa. Voimme kuvitella kasvokkain tapahtuvan keskustelun, puhelun tai jonkinlaisen sovittelun. Sähköposti on kuitenkin edelleen yksi yleisimmin käytetyistä keinoista työelämässä.
Sähköposti on erittäin tehokas työkalu, jota käytetään laajalti monista syistä.
Kun lähetät sähköpostin, viestintä tallennetaan automaattisesti. Siksi eri vaihdot voidaan järjestää kansioon on tallennettu turvallisesti. Niitä voidaan siis käyttää tulevaisuudessa viittauksina tai oikeudellisista syistä. Sähköpostin käyttäminen virallisena viestintävälineenä säästää myös yritysten rahaa. On tärkeää huomioida nämä seikat ymmärtääksesi, kuinka tärkeää sinun on hallita tämäntyyppinen viestintätapa.
Päivittäisessä työssäsi voi käydä niin, että kollega tarvitsee muistutuksen joistakin hyvän käytöksen säännöistä. On syytä muistaa, että työtoverille ilmoittaminen sähköpostitse on muodollinen ja tehokas tapa saada kantasi perille. Jos tällainen kollega päättää olla muuttamatta asennettaan toistuvien varoitusten jälkeen, lähettämäsi sähköpostiviestit voidaan esittää perustelemaan lisätoimiasi. Muista, että ne on säilytetty turvallisesti ja ne voidaan hakea ja käyttää näyttämään kyseisen henkilön väärinkäyttöhistoriaa.
Ennen kuin ilmoitat kollegalle sähköpostitse
Kuten aiemmin todettiin, sähköpostin käyttö viestintään on muodollista. Tämä tarkoittaa, että se painaa enemmän kuin sanallinen varoitus ja sillä on enemmän seurauksia. Siksi ennen kuin ilmoitat jollekulle, jonka kanssa työskentelet sähköpostitse, harkitse suullisia varoituksia. Jotkut mukauttavat käyttäytymistään, kun teet niin. Näin ollen ei ole tarpeen antaa sille tarpeetonta suuruutta ilman, että on ensin pyritty ratkaisemaan ongelmaa. Myöskään sähköpostilla ilmoittaminen kollegalle ei välttämättä ole ihanteellinen tapa saada hänet muutokseen. Käsittele jokainen tapaus ja jokainen tilanteen mukaan. Ennen kuin ilmaiset vihasi sähköpostitse, sinun on tiedettävä, miten edetä siinä. Sinun on koottava ajatuksesi ja selvitettävä, mitä haluat kirjoittaa ja kuinka paljon vaikutteita tarvitset saadaksesi halutun tuloksen.
Tunnista ongelma
Ensimmäinen asia, joka on tehtävä ennen sähköpostin lähettämistä, on tunnistaa ärsytyksen aihe. Se ei ole niin yksinkertaista kuin miltä näyttää. Toimistossa, jossa vallitsee kilpailu ja kilpailu, sinun on oltava varma, että syytöksilläsi on vakava peruste. Kyse ei ole tiimisi jäsenen kiusaamisesta juoruilla. Jos olet kuitenkin väärinkäytöksen uhri tai todistaja ja tosiasiat ovat varmoja, toimi. Älä kuitenkaan unohda noudattaa tavanomaisen kohteliaisuuden sääntöjä.
Kuka on henkilö, jolle sinulla on ongelma?
Esimerkiksi tarpeettoman konfliktin luominen sinun ja esimiehen välille ei hyödytä sinua tai tiimiäsi. Tämä vaikuttaa varmasti tuottavuuteesi ja saattaa asettaa sinut tahmeaan tilanteeseen. Sähköpostin sijaan kasvokkain käytävä keskustelu voi olla hyödyllinen ensimmäisenä askeleena huolestuttavan ongelman ratkaisemisessa. Jos kuitenkin useat kasvokkain käytävät keskustelut ja suulliset varoitukset epäonnistuvat, älä epäröi lähettää virallisia sähköposteja, joista on varmasti hyötyä myöhemmin.
Katso sähköpostisi
Sähköpostisi tulee olla ammattimaisesti kirjoitettu. Kun teet aloitteen kritisoidaksesi tietyn henkilön käyttäytymistä tai työtä sähköpostitse, muista, että tämä on virallinen asiakirja. Tämä tarkoittaa, että se on asiakirja, joka voi kääntyä sinua vastaan. Noudata kaikkia kirjeen kirjoittamisen sääntöjä tässä yhteydessä.
