Kirjoita lukea

Kollegasi lähetti sinulle juuri sähköpostin kokouksesta, joka on tunnin kuluttua. Sähköpostin on tarkoitus sisältää tärkeimmät tiedot, jotka sinun on esitettävä osana tärkeää projektia.

Mutta siinä on ongelma: sähköposti on niin huonosti kirjoitettu, että et löydä tarvitsemiasi tietoja. On kirjoitusvirheitä ja epätäydellisiä lauseita. Kappaleet ovat niin pitkiä ja hämmentäviä, että tarvitset kolme kertaa niin kauan kuin tarvitset löytääksesi haluamasi tiedot. Seurauksena on, että olet alivalmistunut tapaamiseen, eikä se mene niin hyvin kuin toivoit.

Oletko koskaan törmännyt vastaavaan tilanteeseen? Tietoa täynnä olevassa maailmassa on tärkeää kommunikoida selkeästi, ytimekkäästi ja tehokkaasti. Ihmisillä ei ole aikaa lukea kirjapituisia sähköposteja, eikä heillä ole kärsivällisyyttä tulkita sähköposteja, jotka ovat huonosti rakennettuja ja joissa hyödyllistä tietoa on hajallaan kaikkialla.

Plus sinun kirjoitustaidot ovat hyviä, sitä paremman vaikutuksen teet ympärilläsi oleviin, mukaan lukien pomosi, kollegat ja asiakkaat. Et koskaan tiedä, kuinka pitkälle nämä hyvät vaikutelmat vievät.

Tässä artikkelissa näemme, miten voit parantaa kirjoitustaitojasi ja välttää tavallisia virheitä.

Yleisö ja muoto

Ensimmäinen askel selkeään kirjoittamiseen on valita sopiva muoto. Tarvitseeko sinun lähettää epävirallinen sähköposti? Kirjoita yksityiskohtainen raportti? Tai kirjoittaa virallisen kirjeen?

Muoto yhdessä yleisösi kanssa määrittelee "kirjoitusäänesi", eli kuinka muodollinen tai rento sävyn tulee olla. Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostia potentiaaliselle asiakkaalle, pitäisikö sen olla sama sävy kuin ystävälle lähetetyssä sähköpostissa?

Ehdottomasti ei.

Aloita tunnistamalla, kuka lukee viestisi. Onko se tarkoitettu johtajille, koko tiimille vai pienelle ryhmälle, joka työskentelee tietyn tiedoston parissa? Kaikessa kirjoittamassasi lukijoiden tai vastaanottajien on määriteltävä sävysi sekä sisällön näkökohdat.

Kokoonpano ja tyyli

Kun tiedät, mitä kirjoitat ja kenelle kirjoitat, sinun on aloitettava kirjoittaminen.

Tyhjä, valkoinen tietokoneen näyttö on usein pelottava. On helppo jäädä jumiin, koska et tiedä miten aloittaa. Kokeile näitä vihjeitä asiakirjan laatimiseen ja muotoiluun:

 

  • Aloita yleisön kanssa: Muista, että lukijasi eivät välttämättä tiedä mitään siitä, mitä kerrot heille. Mitä heidän pitäisi tietää ensin?
  • Luo suunnitelma: Tämä on erityisen hyödyllistä, jos kirjoitat pidempää asiakirjaa, kuten raporttia, esitystä tai puhetta. Pääpiirteet auttavat sinua tunnistamaan, mitkä vaiheet on suoritettava missä järjestyksessä, ja jakamalla tehtävän hallittavissa oleviin tietoihin.
  • Kokeile vähän empatiaa: Jos esimerkiksi kirjoitat myyntisähköpostia potentiaalisille asiakkaille, miksi heidän pitäisi välittää tuotteestasi tai myyntipuhestasi? Mitä hyötyä niistä on? Muista aina yleisösi tarpeet.
  • Käytä retorista kolmiota: Jos yrität saada jotakuta tekemään jotain, muista selittää, miksi ihmisten pitäisi kuunnella sinua, kertoa mielipiteesi tavalla, joka houkuttelee yleisöäsi, ja esittää tiedot järkevällä ja johdonmukaisella tavalla.
  • Tunnista pääteemasi: Jos sinulla on vaikeuksia määritellä viestisi pääteemaa, teeskentele, että sinulla on 15 sekuntia aikaa selittää kantasi. Mitä sanot ? Tämä on luultavasti pääteemasi.
  • Käytä tavallista kieltä: Ellet kirjoita tieteellistä artikkelia, on yleensä parasta käyttää yksinkertaista, suoraviivaista kieltä. Älä käytä pitkiä sanoja vain tehdäksesi vaikutuksen ihmisiin.

Tuote mallit

Asiakirjan pitäisi olla mahdollisimman käyttäjäystävällinen. Käytä nimikkeitä, tekstityksiä, luoteja ja numeroita niin paljon kuin mahdollista erottamaan teksti.

Loppujen lopuksi, mikä voisi olla helpommin luettavaa: pitkiä kappaleita täynnä oleva sivu vai lyhyiksi kappaleiksi jaettu sivu, jossa on osioiden otsikot ja luettelomerkit? Asiakirja, joka on helppo skannata, luetaan useammin kuin asiakirja, jossa on pitkiä ja tiheitä kappaleita.

Otsikoiden tulee kiinnittää lukijan huomio. Kysymysten käyttäminen on usein hyvä idea, varsinkin mainostekstissä, koska kysymykset pitävät lukijan kiinnostuneena ja uteliaana.

Käytä sähköposteissa ja ehdotuksissa lyhyitä, tosiasiallisia nimikkeitä ja tekstityksiä, kuten tässä artikkelissa.

Grafiikan lisääminen on myös fiksu tapa erottaa teksti. Nämä visuaaliset apuvälineet eivät ainoastaan ​​anna lukijalle mahdollisuuden kiinnittää huomiota sisältöön, vaan myös välittää tärkeitä tietoja paljon nopeammin kuin teksti.

Grammatiset virheet

Tiedät todennäköisesti, että sähköpostisi virheet saavat työsi näyttämään epäammattimaiselta. On tärkeää välttää räikeitä virheitä hankkimalla itsellesi oikeinkirjoituksen tarkistus ja tarkistamalla oikeinkirjoitustasi niin paljon kuin mahdollista.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä yleisesti käytetyistä sanoista:

 

  • Lähetän / lähetän / lähetän sinulle

 

Verbi "lähettää" on ensimmäisen ryhmän verbi, yksi kirjoittaa aina ensimmäiseen henkilöön "lähetä", jossa on "e". "Lähetys" ilman "e": tä on nimi ("lähetys") ja se voi olla monikko: "lähetykset".

 

  • Yhdyn sinuun / liityn sinuun

 

Kirjoitetaan aina "i liittyä sinuun" s: llä. "Yhteinen", jossa on "t", on kolmannen persoonan "hän liittyy".

 

  • Määräaika / määräaika

 

Vaikka "puskuri" on kiinnitetty naiselliseen nimeen, älä anna kiusausta ja kirjoita aina "puskuri" ilman "e".

 

  • Suositus / suositus

 

Jos kirjoitamme englanniksi "suosituksen" "e": llä, ranskaksi kirjoitamme aina "suosituksen" ja "a".

 

  • Onko siellä olemassa / on olemassa

 

Lisätään eufoninen "t" kyselykaavoihin ääntämisen helpottamiseksi ja kahden vokaalin estämiseksi peräkkäin. Siksi kirjoitamme "on olemassa".

 

  • Mitä tulee /

 

Ei koskaan kirjoiteta "sanalla" ilman "s". Tämän lausekkeen käytössä on todellakin aina useita termejä.

 

  • Of / keskuudessa

 

Ole varovainen, ettet saa johtaa sanaa "paitsi", joka päättyy "s". Ei koskaan kirjoiteta "keskuudessa" s: llä. Se on prepositio ja se on muuttumaton.

 

  • Kuten sovittiin / sovittiin

 

Jopa kiinnitettynä naiselliseen nimeen "kuten sovittu" on aina muuttumaton eikä koskaan ota "e".

 

  • Huolto / huolto

Älä sekoita nimeä ja verbiä. Nimi "haastattelu" ilman "t" kuvaa vaihtoa tai "työhaastattelua". Yksittäisen "ylläpitäjän" kolmannen henkilön konjugoitua verbiä käytetään, kun on kyse jonkin asian ylläpitämisestä.

Jotkut lukijat eivät ole täydellisiä oikeinkirjoituksessa ja kieliopissa. He eivät ehkä huomaa, jos teet näitä virheitä. Mutta älä käytä tätä tekosyynä: yleensä on ihmisiä, erityisesti ylimmän johdon, jotka huomaa!

Tästä syystä kaiken kirjoittamasi pitäisi olla kaikkien lukijoiden kannalta hyväksyttävää laatua.

vahvistus

Hyvän oikolukemisen vihollinen on nopeus. Monet ihmiset kiipeävät sähköpostinsa läpi, mutta niin huomaat virheitä. Noudata näitä ohjeita vahvistaaksesi kirjoittamasi:

  • Tarkista otsikot ja alatunnisteet: Ihmiset usein jättävät ne huomiotta keskittyäkseen vain tekstiin. Se, että otsikot ovat suuria ja lihavoitu, ei tarkoita, että ne olisivat virheettömiä!
  • Lue sähköposti ääneen: Tämä pakottaa sinut menemään hitaammin, mikä tarkoittaa, että havaitset todennäköisesti virheitä.
  • Käytä sormeasi seuraamaan tekstiä, kun luet: Se on toinen asia, joka auttaa sinua hidastamaan.
  • Aloita tekstin lopussa: Lue lause uudelleen loppuun alusta asti, se auttaa sinua keskittymään virheisiin eikä sisältöön.