Tulosta ystävällinen, PDF ja sähköposti

Kirjoita lukea

Kollegasi on juuri lähettänyt sinulle a email koskien kokousta, joka on tunnin kuluttua. Sähköpostin on tarkoitus sisältää tärkeimmät tiedot, jotka sinun on esitettävä osana tärkeää projektia.

On kuitenkin ongelma: posti on niin huonosti kirjoitettu, että et löydä tarvittavia tietoja. On kirjoitusvirheitä ja epätäydellisiä lauseita. Kappaleet ovat niin pitkiä ja niin hämmentäviä, että tarvitset kolme kertaa pidempään kuin haluat löytää haluamasi tiedot. Tämän seurauksena te olette alivaltuutuneet kokoukseen ja se ei mene niin sujuvasti kuin haluat.

Oletko koskaan kohdannut samanlaisen tilanteen? Ylikuormitetussa tiedon maailmassa on välttämätöntä viestiä selkeästi, lyhyesti ja tehokkaasti. Ihmisillä ei ole aikaa lukea sähköpostiviestejä kirjan pituudesta, eikä heillä ole kärsivällisyyttä tulkita huonosti rakennettuja sähköpostiviestejä ja missä hyödyllistä tietoa on hajallaan kaikkialla.

Plus sinun kirjoitustaidot ovat hyviä, sitä enemmän sinusta tuntuu hyvältä itsestäsi, mukaan lukien pomo, kollegat ja asiakkaat. Et koskaan tiedä, kuinka pitkälle nämä hyvät näyttökerrat johtavat sinuun.

Tässä artikkelissa näemme, miten voit parantaa kirjoitustaitojasi ja välttää tavallisia virheitä.

Yleisö ja muoto

Ensimmäinen askel kirjoittaa selvästi on valita sopiva muoto. Tarvitsetko lähettää epävirallisen sähköpostin? Kirjoita yksityiskohtainen raportti? Tai kirjoita virallinen kirje?

Muoto, samoin kuin yleisösi, määrittelee "kirjoitusäänesi" - toisin sanoen kuinka muodollisen tai rennon sävyn tulisi olla. Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostia potentiaaliselle asiakkaalle, pitäisikö sillä olla sama sävy kuin sähköpostilla ystävälle?

Ehdottomasti ei.

Aloita tunnistamalla kuka lukee viestisi. Onko se suunnattu ylemmille johtajille, koko tiimille vai pienelle ryhmälle, joka työskentelee tietyn tiedoston kanssa? Lukijoiden tai vastaanottajien on määriteltävä kaikessa kirjoittamassasi sävy sekä sisällön näkökohdat.

LUE  Muistutus tietoverkkoratkaisijan luonnoksesta

Kokoonpano ja tyyli

Kun tiedät, mitä kirjoitat ja kenelle kirjoitat, sinun on aloitettava kirjoittaminen.

Tyhjä, valkoinen tietokoneen näyttö on usein pelottava. Se on helppo juuttua, koska et tiedä miten aloittaa. Kokeile näitä ohjeita asiakirjan luomiseen ja muotoiluun:

 

  • Aloita yleisön kanssaÄlä unohda, että lukijat eivät ehkä tiedä mitään siitä, mitä kerrot heille. Mitä heidän tarvitsee tietää ensin?
  • Luo suunnitelmaTämä on erityisen hyödyllistä, jos kirjoitat pidemmän asiakirjan, kuten raportin, esityksen tai puheen. Piirrokset auttavat sinua tunnistamaan seuraavat vaiheet, joiden mukaan ja miten tehtävä jaetaan hallittaviin tietoihin.
  • Kokeile vähän empatiaaJos esimerkiksi kirjoitat myyntiviestin potentiaalisille asiakkaille, miksi heidän pitäisi huolehtia tuotteestasi tai myyntipisteestäsi? Mitä hyötyä heille on? Muista yleisön tarpeet aina.
  • Käytä retorista kolmiotaJos yrität suostutella jotakin tekemään jotain, varmista, että selität, miksi ihmisten pitäisi kuunnella sinua, saada viestiisi osallistumaan yleisösi ja esittää tietoa järkevästi ja johdonmukaisesti.
  • Tunnista pääteemasi: Jos sinulla on vaikeuksia määritellä viestisi pääteemaa, teeskennä, että sinulla on 15-sekuntia jäljellä selittääksesi sijaintisi. Mitä sinä sanot? Tämä on luultavasti tärkein teema.
  • Käytä tavallista kieltä: Ellei tieteellistä artikkelia kirjoiteta, on yleensä parempi käyttää yksinkertaista kieltä, suoraa kieltä. Älä käytä pitkiä sanoja vain vaikutuksen antamiseksi ihmisille.

Tuote mallit

Asiakirjan pitäisi olla mahdollisimman käyttäjäystävällinen. Käytä nimikkeitä, tekstityksiä, luoteja ja numeroita niin paljon kuin mahdollista erottamaan teksti.

Loppujen lopuksi, mitä on helpompi lukea: sivu, joka on täynnä pitkiä kappaleita tai sivu, joka on jaettu lyhyisiin kappaleisiin osioiden otsikoilla ja luoteja? Helposti skannattava asiakirja luetaan useammin kuin asiakirja, jossa on pitkiä ja tiheitä kohtia.

LUE  Sähköpostimalli, joka oikeuttaa viivästyksen

Otsikot pitäisi saada lukijan huomion. Kysymysten avulla se on usein hyvä idea erityisesti mainostekstissä, koska kysymykset pitävät lukijaa kiinnostuneina ja uteliaisina.

Käytä sähköposteissa ja ehdotuksissa lyhyitä, tosiasiallisia nimikkeitä ja tekstityksiä, kuten tässä artikkelissa.

Grafiikan lisääminen on myös fiksu tapa erottaa teksti. Nämä visuaaliset apuvälineet eivät ainoastaan ​​anna lukijalle mahdollisuuden kiinnittää huomiota sisältöön, vaan myös välittää tärkeitä tietoja paljon nopeammin kuin teksti.

Grammatiset virheet

Luultavasti tiedät, että sähköpostisi virheet tekevät työstäsi epäammattimaista. On välttämätöntä välttää suuria virheitä hankkimalla oikeinkirjoituksen tarkistaja ja tarkistamalla oikeinkirjoitustasi mahdollisimman paljon.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä yleisesti käytetyistä sanoista:

 

  • Lähetän / lähetän / lähetän sinulle

 

Verbi "lähettää" on ensimmäisen ryhmän verbi, yksi kirjoittaa aina ensimmäiseen henkilöön "lähetä", jossa on "e". "Lähetys" ilman "e": tä on nimi ("lähetys") ja se voi olla monikko: "lähetykset".

 

  • Yhdyn sinuun / liityn sinuun

 

Kirjoitetaan aina "i liittyä sinuun" s: llä. "Yhteinen", jossa on "t", on kolmannen persoonan "hän liittyy".

 

  • Määräaika / määräaika

 

Vaikka "puskuri" on kiinnitetty naiselliseen nimeen, älä anna kiusausta ja kirjoita aina "puskuri" ilman "e".

 

  • Suositus / suositus

 

Jos kirjoitamme englanniksi "suosituksen" "e": llä, ranskaksi kirjoitamme aina "suosituksen" ja "a".

 

  • Onko siellä olemassa / on olemassa

 

Lisätään eufoninen "t" kyselykaavoihin ääntämisen helpottamiseksi ja kahden vokaalin estämiseksi peräkkäin. Siksi kirjoitamme "on olemassa".

 

  • Mitä tulee /

 

Ei koskaan kirjoiteta "sanalla" ilman "s". Tämän lausekkeen käytössä on todellakin aina useita termejä.

LUE  Kirjoita turvallista vapaaehtoista liikkuvuutta koskeva pyyntö

 

  • Of / keskuudessa

 

Ole varovainen, ettet saa johtaa sanaa "paitsi", joka päättyy "s". Ei koskaan kirjoiteta "keskuudessa" s: llä. Se on prepositio ja se on muuttumaton.

 

  • Kuten sovittiin / sovittiin

 

Jopa kiinnitettynä naiselliseen nimeen "kuten sovittu" on aina muuttumaton eikä koskaan ota "e".

 

  • Huolto / huolto

Älä sekoita nimeä ja verbiä. Nimi "haastattelu" ilman "t" kuvaa vaihtoa tai "työhaastattelua". Yksittäisen "ylläpitäjän" kolmannen henkilön konjugoitua verbiä käytetään, kun on kyse jonkin asian ylläpitämisestä.

Jotkut lukijat eivät ole täydellisiä oikeinkirjoituksessa ja kieliopissa. He eivät ehkä huomaa, jos teet näitä virheitä. Mutta älä käytä tätä tekosyynä: yleensä on ihmisiä, erityisesti ylimmän johdon, jotka huomaa!

Tästä syystä kaiken, mitä kirjoitat, on oltava kaikkien lukijoiden hyväksyttävissä.

vahvistus

Hyvä oikoluku on vihollinen. Monet ihmiset kiirehtivät selaamaan sähköpostejaan, mutta näin menetät virheitä. Noudata näitä ohjeita tarkistaaksesi, mitä olet kirjoittanut:

  • Tarkista otsikot ja alatunnisteet: Ihmiset sivuuttaa heitä usein keskittymällä vain tekstiin. Tämä ei johdu siitä, että otsikot ovat rasvoja ja rasvoja, jotka ovat virheettömiä!
  • Lue sähköposti ääneen: Tämä pakottaa sinut menemään hitaammin, mikä tarkoittaa, että havaitset todennäköisesti virheitä.
  • Käytä sormeasi seuraamaan tekstiä, kun luet: Se on toinen asia, joka auttaa sinua hidastamaan.
  • Aloita tekstin lopussa: Lue lause uudelleen loppuun alusta asti, se auttaa sinua keskittymään virheisiin eikä sisältöön.