Ammattikirje on kirjallinen asiakirja, joka varmistaa muodollisen suhteen eri keskustelukumppaneiden välillä. Sillä on hyvin tavallinen sisäinen rakenne. Lähinnä kirjoitettu yhdelle sivulle tai poikkeuksellisesti kahdelle sivulle. Ammattikirje sisältää useimmiten yhden aiheen. Tällä sisäisellä rakenteella on etu. Hänen kirjoitussuunnitelmansa voi pysyä samana riippumatta siitä. Tavoitteen mukaan on tietysti muutoksia. Olipa se sitten yksinkertainen tietopyyntö, hakemus tai jopa valitus. Ammatillisen kirjeenvaihdon suunnitelma pysyy käytännössä ennallaan.

Menneisyys, nykyisyys, tulevaisuus: kolmivaiheinen suunnitelma onnistuneelle ammattikirjeelle

Menneisyyden, nykyisyyden ja tulevaisuuden käyttö tässä kronologisessa hierarkiassa viittaa ammattikirjeen kirjoitussuunnitelman triptyykkiin. Se on yksinkertainen ja tehokas suunnitelma, joka toteutetaan kaikissa tilanteissa. Voit kyseenalaistaa, välittää tietoa, selittää tietyn aiheen tai jopa suostutella lukijaasi. Tehokkuus, mikä on perusteltualooginen järjestys havaittu sen rakenteessa.

 

Menneisyys: suunnitelman vaihe 1

Kirjoitamme kirjeen useimmiten ennakkotapauksen, alkuperäisen tai edellisen tilanteen perusteella. Se voi olla vastaanotettu kirje, kokous, vierailu, puhelinhaastattelu jne. Tämän kirjeen ensimmäisen osan kirjoittamisen tarkoituksena on ilmoittaa lähettämisen syyt. Tai yksinkertaisesti tilannetta kuvaava konteksti. Tosiseikkojen muistutus ilmaistaan ​​yleensä yhdessä ja samassa lauseessa. On kuitenkin helpompaa rakentaa tämä lause lauseiksi. Havainnollistamiseksi meillä voi olla seuraavat ilmaisut:

  • Vahvistan kirjeen vastaanottamisen ja ilmoitan ...
  • ... päivätyssä kirjeessäsi
  • Sait tietämyksemme ...
  • Ottaen huomioon lehden XXX julkaisemasi lehdistötiedotteen (viitenumero 12345), olemme juuri ehdottaneet ...
  • Kun olet vahvistanut tilisi, löysimme ...

Tilanteissa, joissa kirjeen kirjoittamisen syy ei liity aikaisempaan tosiseikkaan. Siinä vaiheessa meillä on kirjeen ensimmäinen kappale, jossa kirjoittaja esittelee itsensä ja laitoksensa. Jatka sitten määrittelemällä pyyntösi tai tarjoamalla sen erilaisia ​​palveluja. Esimerkiksi osana tietopyyntöä tai palveluehdotusta meillä voi olla seuraavat ilmaisut:

  • Turvallisuusalan asiantuntijoina tulemme läpi tämän….
  • Ottaen huomioon asiakkaidemme tyytyväisyyden sydämessä halusimme ...
  • Olemme iloisia voidessamme ilmoittaa, että olemme suunnitelleet asiakkaillemme ...

Spontaanin hakemuksen (työharjoittelu tai työ) yhteydessä meillä voi olla myös seuraavat ilmaisut:

  • Yrityksesi kiinnitti huomioni ja opiskelijana …………, haluaisin hakea harjoittelua ...
  • Äskettäin valmistunut ...

Vastaanottajan, jolle kirje on osoitettu, on ensimmäisestä kappaleesta alkaen ymmärrettävä kirjeen aihe.

Nykyinen: suunnitelman vaihe numero kaksi

Suunnitelman tässä toisessa osassa viitataan syihin, jotka oikeuttavat kirjeen kirjoittamisen ajankohtana T. Tällöin otetaan huomioon ensimmäisessä osassa esitetty edellinen tilanne. Tällä tasolla kyse on joko väittelystä, tiedottamisesta, selittämisestä tai jopa kyseenalaistamisesta. Tilanteen monimutkaisuudesta riippuen tämä osa voidaan kirjoittaa joko kokonaiseen kappaleeseen tai esittää pääidea yhdessä lauseessa. Havainnollistamiseksi meillä voi olla seuraavat ilmaisut:

  • Huomaa, että laskua nro… ei ole vielä selvitetty ...
  • Järjestömme jäsenyys vakuuttaa myös ...
  • Huolimatta siitä, että sopimuksessa määrätään työn aloittamisesta… päivänä, tarkkailemme hämmästyneenä ja meillä on ollut vaikeuksia ymmärtää herra ………: n ilmoittamia viivästyksiä.

Tulevaisuus: suunnitelman vaihe 3

Tämä kolmas ja viimeinen osa sulkevat kaksi ensimmäistä raportoimalla jälkiseuraukset tulevat.

Joko ilmaisemme aikomuksemme kirjeen kirjoittajana ja voimme siten käyttää tämän tyyppisiä lausekkeita:

  • Tänään huolehdin henkilökohtaisesti pyytämiesi kohteiden lähettämisestä
  • Olemme valmiita korvaamaan ... tietenkin alkuperäisen huomioon ottaen.
  • Ole lähempänä lipputoimipaikkaa ... ..

Joko ilmaisemme toiveen, pyytämällä tai kannustamalla vastaanottajaa toimimaan tai reagoimaan. Meillä voi siis olla seuraavat formulaatiot:

  • Sinua pyydetään tulemaan lähemmäksi tiskiä
  • Siksi pyydän teitä kutsumaan asiantuntijat nopeasti, jotta ...
  • Sinun odotustasi ratkaista tämä tilanne odotetaan innokkaasti.

Tämän kirjeen kirjoittamisen tarkoitukseen voi mahdollisesti liittyä argumentti:

  • Säädät tilanteen mahdollisimman nopeasti (objektiivisesti) sopimuksen yleisten ja erityisten määräysten mukaisesti. (Perustelu)
  • Voitko järjestää toimitukseni mahdollisimman pian ? (Tavoite) On turhaa muistuttaa teitä siitä, että toimitus on tehtävä aikataulun mukaisena, ottaen huomioon myyntiehtosi. (Perustelu)

 

Kohtelias kaava, välttämätön ammattikirjeesi sulkemiseksi !

Ammattikirjeen lopettamiseksi on välttämätöntä kirjoittaa kohtelias lause. Se on itse asiassa kaksinkertainen kohtelias kaava, joka koostuu lausekkeesta, mutta myös "ennakko-johtopäätöksestä".

Joko meillä on kohteliaisuuskaava, joka heijastaa tiettyä sydämellisyyttä:

  • Vastaanota etukäteen kiitoksemme ...
  • Pahoittelemme tätä odottamatonta tilannetta
  • Minulla on aina mahdollisuus keskustella siitä kokouksessa
  • Voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa ...
  • Toivomme, että tämä tarjous vastaa odotuksiasi, ja olemme tietysti käytettävissäsi lisätietoja varten.

Joko meillä on kohtelias kaava:

  • Pyydämme teitä hyväksymään, rouva, herra, terveiset.
  • Uskokaa, herra, parhaiden tunteidemme ilmaisussa.
  • Hyväksykää, rouva, terveiset.

 

Tämän suunnitelman etuna ammatillisen kirjeen kirjoittamisessa on toisaalta sen raittius sisällön kirjoittamisessa ja toisaalta sen lukemisen yksinkertaisuus vastaanottajan suhteen. Tätä aikajanaa ei kuitenkaan suositella monimutkaisemmalle ja pidemmälle sisällölle.