Kun jotkut työntekijät ovat poissa eri syistä ilmoittamatta esimiehelleen tai esimiehelleen, he eivät tiedä, kuinka sanoa kantansa. Toisten on myös vaikea pyytää lyhyttä lomaa, kun heillä on useita henkilökohtaiset asiat maksetaan.

Poissaolonne vaikutus riippuu suurelta osin työsi luonteesta ja työpaikallasi voimassa olevasta politiikasta. Sinun poissaolosi, varsinkin jos sitä ei ilmoiteta etukäteen, voi olla erittäin kallista yrityksellesi. Siksi, ennen kuin teet päätöksen olla poissa, ajattele sitä. Jos näin tapahtuu tai on tapahtunut, sähköpostin anteeksipyyntö tai selitys esimiehellesi on hyvä tapa kommunikoida tehokkaasti ja nopeasti.

Ennen perustelujen kirjoittamista

Tämän artikkelin tarkoituksena on näyttää, kuinka työntekijä voi yhdellä tai useammalla perustellulla syyllä perustella tarpeensa olla poissa tai miksi hän ei voinut olla paikalla työpaikallaan. Työntekijänä on tärkeää, että olet varma vapaan poissaolon mahdollisista seurauksista. Ei ole takeita siitä, että anteeksipyyntösähköpostiisi vastataan myönteisesti. Ei myöskään ole takeita siitä, että kun kirjoitat sähköpostin, jossa pyydät vapaata töistä, se vastaanotetaan positiivisesti.

Kuitenkin, kun joudut poissa olemaan kiireellisistä syistä etkä voi tavoittaa pomoasi, on tärkeää kirjoittaa mahdollisimman pian sähköposti, joka sisältää tarkat syyt poissaololle. Samoin on viisasta tehdä, kun tiedät etukäteen, että sinun on käsiteltävä tärkeitä henkilökohtaisia ​​tai perhekysymyksiä kirjoita sähköposti joka sisältää anteeksi haitoista ja muutama selvennys mahdollisuuksien mukaan. Teet tämän toivoen minimoida henkilökohtaisen elämäsi vaikutukset työhösi.

Lopuksi varmista, että olet perehtynyt yrityksesi politiikkaan ja protokollaan, joka koskee ryhmästäsi poissaoloa. Yritys voi tehdä tiettyjä myönnytyksiä hätätilanteessa ja tarjota tavan hallita niitä. Todennäköisesti on olemassa käytäntö, joka koskee päivien lukumäärää hakemuksen jättämisen ja poissaolopäivien välillä.

Ohjeet sähköpostin kirjoittamiseen

Käytä muodollista tyyliä

Tämä sähköposti on virallinen. Se tulee kirjoittaa muodollisella tyylillä. Aiherivistä päätökseen kaiken pitäisi olla ammattimaista. Esimiehesi, kuten kaikki muut, odottaa sinun ilmaisevan sähköpostissasi tilanteen vakavuuden. Asiasi tullaan todennäköisemmin kuulemaan, kun kirjoitat tällaisen sähköpostin muodollisella tyylillä.

Lähetä sähköposti aikaisin

Olemme jo korostaneet, että on tärkeää kunnioittaa yhtiön politiikkaa. Huomaa myös, että jos haluat kirjoittaa sähköpostiviestin, jossa on ammattimainen tekosyy, on tärkeää tehdä se mahdollisimman pian. Tämä on erityisen välttämätöntä, kun olet epäonnistunut ja et ole tullut töihin ilman lupaa. Ilmoitus pomollesi ajoissa sen jälkeen, kun perusteeton poissaolo voi välttää varoituksen. Ilmoita sinulle hyvissä ajoin ennen ylivoimaisen esteen tapausta, jossa löydät itsesi, auttaa yritystä valitsemaan sopivan korvaavan tai tekemään järjestelyjä.

Ole tiivis yksityiskohtien kanssa

Ole lyhyt. Sinun ei tarvitse mennä yksityiskohtiin tapahtuneesta, joka johti siihen, ettet ollut paikalla tai olit pian poissa. Mainitse vain tärkeät tosiasiat. Jos pyydät lupaa etukäteen, ilmoita päivä(t) aiot olla poissa. Ole tarkka päivämäärän suhteen, älä anna arviota.

Tarjoa apua

Kun kirjoitat syysähköpostia poissaololle, osoita, että välität yrityksen tuottavuudesta. Ei ole oikein sanoa, että olet poissa, vaan tarjoudu tekemään jotain, joka vähentää poissaolosi vaikutuksia. Voit tehdä tämän esimerkiksi palatessasi tai puhuessasi kollegasi kanssa. Joillakin yrityksillä voi olla käytäntöjä, kuten palkanvähennyksiä päivien ajaksi. Yritä siksi ymmärtää täysin yrityksen politiikka ja kuinka voit työskennellä sen kanssa.

Sähköpostiesimerkki 1: Anteeksipyyntösähköpostin kirjoittaminen (sen jälkeen, kun olet jäänyt kaipaamaan työpäivää)

Aihe: Todiste poissaolosta 19 alkaen

 Hei herra Guillou,

 Hyväksy tämä sähköposti virallisena ilmoituksena, että en voinut tulla töihin 19 vilustumisen vuoksi. Liam ja Arthur ottivat paikkani poissa ollessani. He suorittivat kaikki sille päivälle antamani tehtävät.

 Olen pahoillani, etten pysty kommunikoimaan kanssasi ennen töistä lähtöä. Olen pahoillani, jos liiketoiminnalle on aiheutunut haittaa.

 Olen liittänyt lääkärintodistukseni tähän sähköpostiin.

 Kerro minulle, jos tarvitset lisätietoja.

 Kiitos ymmärryksestänne.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

Sähköpostiesimerkki 2: Anteeksipyyntösähköpostin kirjoittaminen tulevasta työstäsi poissaolosta

Aihe: Poissaolopäivääni 17 / 12 / 2018 hallinta

Hyvä herra Pascal,

 Hyväksy tämä sähköposti virallisena ilmoituksena, että olen poissa töistä 17. joulukuuta 2018. Tulen sinä päivänä ammatillisena todistajana oikeuteen. Kerroin sinulle viime viikolla kutsustani oikeuteen ja minun pakottavasta tarpeesta olla läsnä.

 Tein sopimuksen IT-osaston Gabin Thibaultin kanssa, joka on tällä hetkellä vapaalla korvaamaan minua. Oikeuden tauon aikana soitan kysyäkseni, tarvitseeko hän apua.

 Kiitos.

 Cordialement,

 Emma Vallee