Työelämässäsi joudut usein kirjoittamaan protestiviestin. Tämä voidaan osoittaa kollegalle, kumppanille tai toimittajalle. Oli motiivisi mikä tahansa, sinun on otettava huomioon tietyt vaatimukset, jotta keskustelukumppanisi ottavat sinut vakavasti. Siksi tämän tyyppisen viestin kirjoittaminen on välttämätöntä. Näin saavutat protestiviestisi onnistumisen.

Keskity faktoihin

Protestisähköpostia kirjoitettaessa on tärkeää olla tiukka tosiasioiden suhteen. Toisin sanoen elementit on asetettava asiallisella tavalla, jotta lukija voi nopeasti tarttua kontekstiin.

Vältä siis yksityiskohtia ja tarpeettomia lauseita ja määritä sen sijaan olennaiset asiat, kuten faktat ja päivämäärät. Näiden elementtien avulla vastaanottaja voi todellakin ymmärtää sähköpostisi tarkoituksen. Sinun on annettava selkeät, tarkat ja päivätyt tiedot.

Ilmoita konteksti ja sitten sähköpostin aihe

Siirry suoraan asiaan, kun kirjoitat protestiviestiä. Et tarvitse sanamuotoja, kuten "kirjoitan tämän sähköpostin sinulle", koska nämä ovat ilmeisiä asioita, joita ei tarvitse huomauttaa.

Esitettyäsi selkeästi ne tosiasiat, jotka aiheuttivat valituksen, päivämäärää unohtamatta. Se voi olla kokous, seminaari, sähköpostin vaihto, raportointi, materiaaliosto, laskun kuitti jne.

Jatka ja kerro odotuksesi mahdollisimman selkeästi.

Ideana on, että vastaanottaja ymmärtää nopeasti sähköpostisi tarkoituksen ja mitä haluat siltä.

Keskity puheessasi raittiuteen

Protestisähköpostin kirjoittaminen vaatii hillittyä ja tiivistä tyyliä. Koska tämä on erityinen tilanne, sinun on keskityttävä tosiasioihin ja odotuksiin. Käytä tätä varten lyhyitä lauseita, jotka tiivistävät haasteen olemuksen ja jotka on kirjoitettu jokapäiväisellä, kohteliaalla kielellä.

Muista myös käyttää tilaisuuteen sopivaa kohteliasta lausetta. "Ystävällisin terveisin" ja "terveisin" tulisi välttää tämäntyyppisessä vaihdossa.

Pysy ammattilaisena

Muista pysyä ammattimaisena, kun kirjoitat protestiviestiä, vaikka olisit erittäin tyytymätön. Sinun on tehtävä parhaasi hillitäksesi itsesi, koska tunteet eivät todellakaan kuulu ammattikirjoittamiseen.

Vältä siis käyttämästä sanoja, jotka voivat ilmentää tunteitasi tavalla tai toisella. On tärkeää, että sähköpostisi pysyy asiallisena.

Liitä todisteet

Lopuksi, menestyäksesi protestiviestissä, on tärkeää liittää todisteita väitteihisi. Sinun on todellakin osoitettava vastaanottajalle, että olet oikeassa kiistääksesi. Liitä siis kaikki asiakirjat, joita voit käyttää todisteena, ja mainitse se sähköpostissa.