Myöhässä toimistolla? Tämä sähköposti hiljentää moitteet
Jumissa hirviöaamun liikenneruuhkiin? Meneekö bussisi tai metrosi toistuvasti rikki? Älä anna näiden kuljetushäiriöiden pilata työpäivääsi. Pieni huolellisesti kirjoitettu ja ajoissa lähetetty sähköposti rauhoittaa esimiehesi. Ja näin suojaat sinua epämiellyttäviltä nuhteilta kerran toimistossa.
Täydellinen malli kopioitavaksi ja liitettäväksi
Hei [etunimi],
Valitettavasti minun on ilmoitettava teille myöhästymisestäni tänä aamuna. Itse asiassa päivittäin käyttämäni metrolinjan vakava tapaus keskeytti liikenteen useiksi minuuteiksi. Varhaisesta kotoa lähdöstäni huolimatta jouduin väkisin liikkumattomaksi kerran kuljetuksessa.
Tämä tilanne on täysin minun kontrollini ulkopuolella. Sitoudun ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin estääkseni tällaisten haittojen toistumisen tulevaisuudessa. Tästä eteenpäin olen erittäin valppaana mahdollisten vaarojen suhteen, jotka voivat häiritä matkojani.
Kiitän jo etukäteen ymmärryksestäsi.
Cordialement,
[Sinun nimesi]
[Sähköpostin allekirjoitus]
Kohtelias sävy ensimmäisistä sanoista lähtien
Kohtelias ilmaisu, kuten "valitettavasti minun on ilmoitettava sinulle" tai "ole varma", asettavat välittömästi sopivan ja kunnioittavan sävyn johtajaa kohtaan. Lisäksi korostamme selvästi sen vastuun puutetta tästä takaiskusta ennen kuin lupaamme, että tilanne ei toistu.
Selkeä selitys tosiseikoista
Keskeisessä selityksessä annetaan joitakin tarkkoja yksityiskohtia tapahtumasta perustellakseen tätä julkiseen liikenteeseen liittyvää viivästystä. Mutta sähköposti ei myöskään eksy vastuuhenkilön tarpeettomiin poikkeamiin. Kun olennaiset asiat on yksinkertaisesti sanottu, voimme päätellä rauhoittavalla nuotilla tulevaisuudesta.
Tämän hienostuneen mutta riittävän yksityiskohtaisen sanamuodon ansiosta esimiehesi voi vain ymmärtää sinä päivänä kohtaamat todelliset vaikeudet. Haluasi täsmällisyyteen korostuu myös. Ja ennen kaikkea tästä takaiskusta huolimatta olet pystynyt omaksumaan kommunikaatiossasi odotetun ammattimaisuuden.
