Kiinnitä lukijasi johdannosta

Johdatus on ratkaisevan tärkeä kiinnittämään lukijasi huomio ja rohkaisemaan heitä lukemaan raportin loppuosan. sähkopostilla.

Aloita voimakkaalla lauseella, joka asettaa kontekstin tai alleviivaa päätavoitetta, esimerkiksi: "Uuden tuotelinjamme epäonnistuneen lanseerauksen jälkeen on välttämätöntä analysoida syyt ja toimia nopeasti".

Jäsennä tämä lyhyt johdanto 2-3 avainlauseeseen: nykytilanne, tärkeimmät asiat, näkökulma.

Lyö vetoa suorasta tyylistä ja vahvoista sanoista. Sijoita olennaiset tiedot lauseen alkuun.

Voit liittää mukaan lukuja väitteesi tueksi.

Muutamalla kohdistetulla rivillä esittelysi pitäisi saada lukijasi haluamaan lukea lisää saadaksesi lisätietoja. Sanojesi on tartuttava ensimmäisistä sekunneista lähtien.

Hyvin laaditun johdannon avulla sähköpostiraporttisi kiinnittää huomion ja motivoi lukijaasi perehtymään analyysisi ytimeen.

Tehosta raporttiasi asiaankuuluvilla visuaaleilla

Visuaalisilla kuvilla on kiistaton katseenvangitsija sähköpostiraportissa. Ne vahvistavat viestiäsi tehokkaalla tavalla.

Älä epäröi integroida kaavioita, taulukoita, kaavioita ja valokuvia, jos sinulla on esitettävää asiaa. Yksinkertaisella ympyräkaaviolla, joka kuvaa myynnin jakautumista, on enemmän vaikutusta kuin pitkällä kappaleella.

Ole kuitenkin varovainen ja valitse selkeät kuvat, jotka ymmärretään nopeasti. Vältä ylikuormitettua grafiikkaa. Mainitse aina lähde ja lisää tarvittaessa selittävä kuvateksti.

Varmista myös, että visuaaliset materiaalit ovat luettavissa mobiililaitteella, tarkistamalla näyttö. Luo tarvittaessa pienille näytöille sopiva versio.

Vaihtele raportin visuaalista sisältöä säästääksesi huomiota. Kuvilla ylikuormitettu sähköposti menettää selkeyden. Vaihtoehtoinen teksti ja kuva dynaamiseen raporttiin.

Kun asiaankuuluvat tiedot on korostettu hyvin, visuaalisi vangitsee katseesi ja helpottaa sähköpostiraportin ymmärtämistä huomiota herättävällä ja ammattimaisella tavalla.

Päätä avaamalla näkökulmia

Päätelmäsi pitäisi innostaa lukijaasi ryhtymään toimiin raporttisi suhteen.

Tee ensin nopeasti yhteenveto tärkeimmistä kohdista ja johtopäätöksistä 2-3 ytimekkäällä lauseella.

Korosta tiedot, jotka haluat vastaanottajan muistavan ensin. Voit käyttää tiettyjä avainsanoja otsikoista rakenteen palauttamiseksi.

Viimeistele sitten sähköpostisi avaamalla seuraavaa: ehdotus seurantakokoukselle, pyyntö toimintasuunnitelman vahvistamiseksi, seuranta nopean vastauksen saamiseksi...

Päätelmäsi on tarkoitettu kiinnostavaksi, jotta se herättää lukijasi reaktion. Myönteistä tyyli toimintaverbeillä helpottaa tätä tavoitetta.

Työskentelemällä johtopäätöksesi parissa annat raporttiisi perspektiiviä ja motivoit vastaanottajaasi vastaamaan tai ryhtymään toimiin.

 

Esimerkki sähköpostiraportista teknisten ongelmien eskaloimiseksi ja toimintasuunnitelman ehdottamiseksi

 

Aihe: Raportti – Sovellukseen on tehtävä parannuksia

Rakas Thomas,

Äskettäiset negatiiviset arvostelut sovelluksestamme ovat huolestuttavia ja tarvitsen nopeita säätöjä. Meidän on reagoitava ennen kuin menetämme lisää käyttäjiä.

Tämänhetkiset ongelmat

  • App Storen arviot 2,5/5
  • Toistuvia virhevalituksia
  • Rajoitetut ominaisuudet verrattuna kilpailijoihimme

Parannukset Track

Ehdotan, että keskitymme nyt:

  • Tärkeimpien raportoitujen virheiden korjaus
  • Lisää suosittuja uusia ominaisuuksia
  • Kampanja asiakaspalvelumme edistämiseksi

Järjestetään tällä viikolla tapaaminen, jossa määritellään tarkasti toteutettavat tekniset ja kaupalliset ratkaisut. On erittäin tärkeää toimia nopeasti käyttäjien luottamuksen palauttamiseksi ja sovelluksen luokituksen parantamiseksi.

Odotan paluutasi, Jean