Yleisiä virheitä, joita tulee välttää ammattisähköpostissa
On vaikea tunnistaa kaikkia virheitä, joita voidaan tehdä ammattisähköpostin lähettämisessä. Hetki välinpitämättömyyttä ja virhe tuli nopeasti. Mutta tämä ei vaikuta sähköpostin kaikkeen sisältöön. On myös pelättävä, että liikkeeseenlaskijarakenteen maine tahrautuu, mikä on varsin ongelmallista yritysympäristössä. Näiden virheiden välttämiseksi on tärkeää tietää joitakin niistä.
Virheellisiä kohteliaisuuden ilmauksia sähköpostin yläosassa
Kohtelias ilmaisuja on lukemattomia. Jokainen kaava on kuitenkin mukautettu tiettyyn kontekstiin. Väärä tapa olla kohtelias sähköpostin yläosassa voi vaarantaa sähköpostin kaiken sisällön, varsinkin kun se on ensimmäinen rivi, jonka vastaanottaja huomaa.
Kuvittele esimerkiksi, että käytät kutsulauseen "Monsieur" sijaan sanaa "Madame" tai että ymmärrät väärin vastaanottajan nimen. Valitettava pettymys, myönnetään se!
Tästä syystä, jos et ole varma vastaanottajasi nimestä, on parasta pitää kiinni klassisesta herra / neiti -puhelukaavasta.
Käyttää riittämätöntä viimeistä kohteliaisuutta
Viimeinen kohtelias lause on epäilemättä yksi viimeisistä sanoista, jotka kirjeenvaihtajasi lukee. Tästä syystä sitä ei voi valita sattumanvaraisesti. Tämän kaavan ei pitäisi olla liian tuttu tai hillitty. Haasteena on löytää oikea tasapaino.
On olemassa klassisia kohteliaisuuskaavoja, jotka liittyvät kirjaimiin tai kirjaimiin. Ne soveltuvat tietyissä olosuhteissa ammattisähköpostiin. Mutta varmista, että vältät virheitä, kuten "Odotan paluuanne, ota vastaan syvän kiitollisuuteni ilmaus."
Oikea sanamuoto on tämä: "Odota paluuanne, ota vastaan syvän kiitollisuuteni ilmaus".
Jos näitä klassisia kaavoja ei käytetä, on mahdollista käyttää erittäin lyhyitä kaavoja, kuten ammattisähköpostien käytäntö suosittelee.
Näiden joukosta voidaan lainata seuraavan tyypin kaavat:
- Ystävällisin terveisin
- Todella
- vilpittömästi
- bien Cordialement
- Ystävällisin terveisin
- Kunnioittaen
- Kunnioittavasti
- Kunnioittavasti
- Toivotan sinulle hienoa päivää
- Terveisini kanssa
- Kiitosten kera
Ammattimainen sähköposti jää paitsi
Allekirjoitusvaihe on myös olennainen huomioitava seikka. Jos huomaat hyvin harvoin nimesi väärin, unohdat joskus määrittää allekirjoituksesi tietokoneellesi.
Käytä lyhenteitä tai hymiöitä
Lyhenteitä tulee ehdottomasti välttää ammattisähköpostissa, vaikka puhuisit kollegoillesi. Näin et tee virhettä toisen kirjeenvaihtajan yhteydessä.
Sama kielto koskee myös hymiöitä. Jotkut asiantuntijat eivät kuitenkaan tuomitse näitä käytäntöjä, kun kirjeenvaihtajat ovat kollegoita. Mutta parasta on pidättäytyä.
