SharePoint on yksi Microsoftin ekosysteemin monipuolisimmista alustoista. Jos olet kiinnostunut tästä tekniikasta tai työskentelet ympäristössä, jossa sitä voi käyttää, tämä lyhyt kurssi on sinua varten.
Se esittelee SharePointin nopeasti viidessä vaiheessa:
- mikä on SharePoint ja miten sitä käytetään.
- eri versioita ja joitakin niiden ominaisuuksia.
- kuinka käyttää SharePointia käyttämäsi version mukaan.
4. Yleisimmät ominaisuudet.
- SharePointin yleisimmät käyttötavat.
Tämän kurssin päätavoitteena on esitellä SharePointin ominaisuudet kaikenkokoisille ihmisille ja organisaatioille, jotka eivät tunne SharePointia tai eivät ole koskaan käyttäneet sitä.
Käyttömahdollisuudet ovat lähes rajattomat.
SharePoint on Microsoftin alusta intranetille, asiakirjojen säilytykseen, digitaalisille työtiloille ja yhteistyölle. Puhumattakaan muista vähän tunnetuista, mutta laajalti käytetyistä sovelluksista. Nämä useat käyttötarkoitukset eivät ehkä ole selviä joillekin käyttäjille, joten koulutusta tarvitaan.
Mitä tarpeita SharePoint-ohjelmisto täyttää?
Ilmeisin vastaus on halu luoda arkisto asiakirjoista, joihin pääsee käsiksi intranet-portaalista. SharePointin avulla yritykset voivat tallentaa ja hallita asiakirjoja, tiedostoja ja tietoja verkossa. Siten pääsyoikeudet joihinkin tai kaikkiin tietoihin voidaan määrittää profiilin mukaan: työntekijä, johtaja, ylläpitäjä jne.
Toistaiseksi olemme kuvailleet vain perinteistä tiedostopalvelinta, mutta SharePoint on ainutlaatuinen siinä mielessä, että käyttäjät voivat käyttää näitä resursseja yritysbrändätyn intranet-portaalin kautta. Tämä on pieni lisäys, mutta erittäin tärkeä, jolla on monia seurauksia:
— Suunniteltu yksinkertaisemmaksi ja vähemmän rajoittavaksi kuin 80-luvun ulkoasun tiedostopalvelin. Se on myös paljon vähemmän alttiina vanhentumaan ajan myötä, koska sen muotoa voidaan mukauttaa nopeasti.
— Ajattele salliaksesi pääsyn asiakirjoihin, tiedostoihin ja tietoihin mistä tahansa.
— Voit etsiä ja löytää asiakirjoja hakupalkista.
— Sidosryhmät voivat muokata asiakirjoja reaaliajassa suoraan SharePointista.
SharePoint tarjoaa monia etuja yrityksille
SharePoint tarjoaa paljon enemmän kuin perinteisen tiedostonjakojärjestelmän toiminnot. Voit myös määrittää vahvistussääntöjä, mukaan lukien edistyneitä valtuutusmenetelmiä. Sen avulla voit automatisoida prosesseja ja tarjoaa työkaluja uusien tiedonhallintarakenteiden toteuttamiseen.
Voit siis rakentaa kestäviä ja luotettavia prosesseja ja välttää tiedostojen jakamisongelmia. Sen avulla voit välttää erilaisia lähestymistapoja ja integroida prosesseja yhdelle alustalle. Lisäksi tiedostot tulevat helpommin saavutettaviksi ja helpommin löydettäviksi henkilöstön vaihtuessa.
SharePointin avulla voit tallentaa, järjestää, jakaa ja hallita asiakirjoja turvallisesti. Se mahdollistaa myös jatkuvan pääsyn sisäisiin ja ulkoisiin tietoihin
SharePointin edut eivät kuitenkaan lopu tähän.
Integrointi muihin Microsoft-ohjelmistoihin
Onko organisaatiossasi jo Office? Vaikka on muitakin asiakirjanhallintaalustoja, SharePoint integroituu hyvin Officen ja muiden Microsoftin työkalujen kanssa. SharePointin etuna on, että se tekee työstä helpompaa ja tuottavampaa.
Jaetut prosessit yhdellä alustalla.
SharePointin avulla voit luoda yhden yhtenäisen mallin tietojen hallintaan organisaatiossasi. Tämä välttää asiakirjojen ja hyödyllisten tietojen menettämisen ja helpottaa ryhmätyötä. Tämä säästää aikaa ja lisää tuottavuutta. Tehokkuus ja tulos kulkevat käsi kädessä.
Mahdollistaa nopeat muutokset tiedostojen ja asiakirjojen yhteistyöhön.
SharePoint helpottaa yhteistyötä työntekijöiden ja yritysasiakkaiden välillä. Kuka tahansa missä ja milloin tahansa voi tehdä yhteistyötä etätyössä ja dokumenttien hallinnassa. Useat ihmiset voivat esimerkiksi käsitellä yhtä Excel-tiedostoa SharePointissa.
Ja kaikki tämä turvallisessa tietokoneympäristössä. SharePointin avulla voit hallita kansioiden käyttöoikeuksia erittäin tarkasti. Sen avulla voit myös hallita työnkulkuja ja tarjota tietoja kunkin tiedoston historiasta. Tämä toiminto on todella arvokas tietyn projektin edistymisen seurantaan.
Hae nopeaa pääsyä tietoihin
Integroitu hakukone vähentää merkittävästi tiedon etsimiseen kuluvaa aikaa. Tämän SharePoint-toiminnon ansiosta voit tehdä hakuja alustan sivuilta. Laaja haku kaikista tiedostoista ja asiakirjoista löytääksesi kaikki tarvitsemasi tiedot.
Lisäksi hakukone kohdistaa vain käytettävissäsi oleviin tietoihin, jolloin et ohjaa niitä uudelleen asiakirjoihin, joihin sinulla ei ole pääsyä.
Mukautetut ratkaisut
SharePointin etuna on, että se on erittäin joustava ja tarjoaa monia asiaankuuluvia työkaluja. Näin voit mukauttaa alustan yrityksesi tarpeisiin.
Miksi käyttää SharePointia?
SharePoint tarjoaa käyttäjille monia etuja. Ensinnäkin se voi lisätä liiketoiminnan tehokkuutta. SharePoint on ohjelmisto, jonka avulla ammattilaiset pääsevät nopeasti käsiksi työssään tarvitsemiinsa asiakirjoihin. SharePoint on ainutlaatuinen siinä mielessä, että sitä voivat käyttää kaikki yritykset koosta riippumatta.
Kaikki ohjelmiston ominaisuudet on suunniteltu yhteistyötä ajatellen. Joustavan intranetin avulla sisältöä voidaan jakaa ja hallita turvallisesti ja tehokkaasti.
SharePoint voi toimia myös muiden intranet-työnkulkujen kanssa. Siinä on monia muita ominaisuuksia, jotka tekevät siitä erittäin helppoa ja kätevää käyttää. SharePointin avulla voit isännöidä joustavia ja skaalautuvia tietoja verkkopohjaisella alustalla, jota kaikki käyttäjät voivat käyttää.
