E-post is al lang in essinsjeel ark foar saaklike kommunikaasje, mar in poll útfierd troch Sendmail. Iepenbiere dat feroarsake spanning, betizing of oare negative gefolgen foar 64% fan professionals.

Dus, hoe kinne jo dit mei jo e-mails foarkomme? En hoe kinne jo e-mails skriuwe dy't de winske resultaten jouwe? Yn dit artikel rjochtsje wy de strategyen dy't jo brûke kinne om te soargjen dat jo gebrûk fan e-mail is dúdlik, effektyf en suksesfol.

In gemiddelde buro wurket in dei oer 80-emails. Mei dit bondel fan post kinne individuele berjochten maklik fergetten wurde. Folgje dizze ienfâldige regels sadat jo e-postberjochten beoardiele en wurde brûkt.

  1. Net te folle kommunisearje troch e-post.
  2. Meitsje goed gebrûk fan objekten.
  3. Meitsje dúdlike en koarte berjochten.
  4. Wês goed.
  5. Kontrolearje jo toan.
  6. Reread.

Net te folle kommunisearje troch e-post

Ien fan 'e grutste boarnen fan stress op it wurk is it grutte folume fan e-mails dy't minsken ûntfange. Dus, foardat jo begjinne mei it skriuwen fan in e-post, freegje jo josels ôf: "Is dit echt nedich?"

Yn dizze kontekst moatte jo de tillefoan of instant messaging brûke om fragen te behanneljen dy't wierskynlik it ûnderwerp binne fan werom diskusjes. Brûk in ark foar kommunikaasjeplanning en identifisearje de bêste kanalen foar ferskate soarten berjochten.

Wannear't mooglik is, jou it minne nijs persoan. It helpt jo om te kommunisearjen mei empasy, meilijen en begripen en ferliede jo as jo berjocht misse is.

Meitsje goed gebrûk fan objekten

In krantekop docht twa dingen: it pakt jo oandacht en vat it artikel gear, sadat jo kinne beslute oft jo it lêze wolle of net. Jo e-post ûnderwerp line moat itselde dwaan.

In objekt lege romte wurdt mear kâns oersjoen of ôfwiisd as "spam". Brûk dus altyd in pear goed keazen wurden om de ûntfanger te fertellen wêr't de e-post oer giet.

Jo kinne de datum yn 'e ûnderwerprigel opnimme as jo berjocht diel is fan in reguliere e-postsearje, lykas in wykliks projektrapport. Foar in berjocht dat in antwurd fereasket, kinne jo ek in oprop ta aksje opnimme, lykas "Tsjin 7 novimber asjebleaft."

In goed skreaune ûnderwerpline, lykas de hjirûnder, leveret de wichtichste ynformaasje sûnder dat de ûntfanger sels de e-post hoecht te iepenjen. Dit tsjinnet as in prompt dy't ûntfangers herinnert oan jo gearkomste as se har postfak kontrolearje.

 

Minne foarbyld Goed foarbyld
 
Underwerp: gearkomste Underwerp: Gearkomste oer it GATEWAY-proses - 09h de 25 febrewaris 2018

 

Hâld berjochten dúdlik en koarte

E-posten, lykas tradysjonele bedriuwbrieven, moatte dúdlik en koart wêze. Hâld jo sinen koarte en prestiizje. It lichem fan 'e e-post moat direkte en ynformative wêze, en befetsje alle relevante ynformaasje.

Oars as tradisjonele brieven kostet it ferstjoeren fan meardere e-mails net mear as it ferstjoeren fan ien. Dus as jo moatte kommunisearje mei immen oer in oantal ferskillende ûnderwerpen, beskôgje it skriuwen fan in aparte e-mail foar elk. Dit makket it berjocht dúdlik en lit jo korrespondint op ien ûnderwerp tagelyk reagearje.

 

Untbrekbe foarbyld Goed foarbyld
Underwerp: Feroarings foar it ferkeapberjocht

 

Hi Michelin,

 

Tankewol foar it ferstjoeren fan dit rapport ferline wike. Ik lês it juster en fiel dat haadstik 2 mear spesifike ynformaasje fereasket oer ús ferkeapsifers. Ik tink ek dat de toan formeler kin.

 

Dêrneist woe ik jo ynformearje dat ik dizze freed in gearkomste pland haw mei de ôfdieling PR oer de nije reklamekampanje. Se is om 11 oere en sil yn 'e lytse konferinsjeromte wêze.

 

Lit my witte as jo beskikber binne.

 

Tankewol,

 

Camille

 Underwerp: Feroarings foar it ferkeapberjocht

 

Hi Michelin,

 

Tankewol foar it ferstjoeren fan dit rapport ferline wike. Ik lês it juster en fiel dat haadstik 2 mear spesifike ynformaasje fereasket oer ús ferkeapsifers.

 

Ik tocht ek dat de toan mear formele wêze koe.

 

Kinne jo it feroarje mei dizze kommentaren yn 'e tinken?

 

Tankewol foar jo hurde wurk!

 

Camille

 

(Camille then sendet in oare e-post oer de PR-gearkomste.)

 

It is wichtich om hjir in lykwicht te finen. Jo wolle gjin immen bombardearje mei e-mails, en it makket sin om ferskate relatearre punten te kombinearjen yn ien post. As dit bart, hâld it dan ienfâldich mei nûmere alinea's as kûgelpunten, en beskôgje it "snijen" fan de ynformaasje yn lytse, goed organisearre ienheden om it makliker te fertarren.

Tink derom ek dat Camille yn it goede foarbyld hjirboppe spesifisearre wat se woe Michelin dwaan (yn dit gefal feroarje it rapport). As jo ​​minsken helpe witte wat jo wolle, binne se mear kâns dat se it jo jouwe.

Wês goed

Minsken tinke faak dat emails minder formele wêze kinne as tradysjonele brieven. Mar de berjochten dy't jo stjoere, binne in refleksje fan jo eigen profesjonalisme, wearden en oandacht foar detail binne wichtich, dus in bepaald nivo fan formaliteit is nedich.

Behalven as jo op goede termen binne mei immen, foarkomme ynformele taal, slang, jargon en ûngepaste ôfkoartings. Emoticons kinne nuttich wêze by it ferdúdlikjen fan jo bedoeling, mar it is it bêste om se allinich te brûken mei minsken dy't jo goed kenne.

Slút jo berjocht mei "Sincerely," "Goeie dei / jûn nei jo" of "Goeie foar jo", ôfhinklik fan 'e situaasje.

Untfangers kinne der foar kieze om e-mails te printsjen en te dielen mei oaren, dus wês altyd beleefd.

Kontrolearje de toan

As wy minsken oan 'e oansjen treffen, brûke wy har learstaal, folske toanen, en gesichtsmiddels om te evaluearjen hoe't se fiele. E-post fergiet ús fan dizze ynformaasje, wat betsjuttet dat wy net witte kinne as minsken ús berjochten misferstân hawwe.

Jo kar fan wurden, sinlingte, ynterpunksje en haadletters kinne maklik ferkeard ynterpretearre wurde sûnder fisuele en auditive oanwizings. Yn it earste foarbyld hjirûnder kin Louise tinke dat Yann frustrearre of lilk is, mar yn werklikheid fielt hy him goed.

 

Untbrekbe foarbyld Goed foarbyld
Louise,

 

Ik haw jo rapport hjoed om 17 oere nedich, oars mis ik myn deadline.

 

Yann

 Hi Louise,

 

Tankewol foar jo hurde wurk oer dit rapport. Kinne jo my jo ferzje foar 17 oeren jouwe, dat ik myn deadline net misse?

 

Alfêst tank,

 

Yann

 

Tink oan it "gefoel" fan jo email emosjoneel. As jo ​​yntinsjes of emoasjes mislearre wurde kinne, sykje in minder ungebrûklike manier om jo wurden te formulearjen.

proofreading

As lêste, foardat jo op "Stjoer" klikke, nim dan efkes om jo e-post te kontrolearjen op staverings-, grammatika- en ynterpunksjeflaters. Jo e-mails binne likefolle in diel fan jo profesjonele imago as de klean dy't jo drage. It wurdt dêrom ferneatige om in berjocht te stjoeren mei flaters yn searjes.

Tidens korrektreading betelje jo tûk omtinken foar de lingte fan jo e-post. Minsken binne mear wierskynlik koart kursive e-mails lêzen as langer, ôfbrutsen e-post, sadat jo e-mails sa koart mooglik binne, sûnder de needsaaklike ynformaasje út te sluten.

Key points

De measten fan ús besteegje in goed diel fan ús dei om lêze en komposearje e-mails. Mar de berjochten dy't wy stjoere kinne betiizjend wêze foar oaren.

Om effektive e-mails te skriuwen, freegje jo earst as jo dit kanaal brûke moatte. Somtiden kin it better wêze om it tillefoan te nimmen.

Meitsje jo e-posten koart en prestiizje. Stjoer se allinich nei minsken dy't har echt sjen moatte en dúdlik oanjaan wat jo wolle dat de ûntfanger it folgjende dwaan wol.

Unthâld dat jo e-mails in wjerspegeling binne fan jo profesjonaliteit, jo wearden en jo oandacht foar detail. Besykje foar te stellen hoe't oaren de toan fan jo berjocht kinne ynterpretearje. Wês beleefd en kontrolearje altyd wat jo skreaun hawwe foardat jo op "ferstjoere" drukke.