De gemiddelde Frânske meiwurker besteget sa'n kwart fan 'e wike troch hûnderten e-mails dy't se elke dei ferstjoere en ûntfange.
Nettsjinsteande it feit dat wy in goed diel fan ús tiid yn ús postfak sitte, witte in protte fan ús, sels de meast profesjonele noch net hoe't jo de e-post passend.
Yn feite, neffens it rapport fan 'e berjochten dat wy elke dei lêze en skriuwe, binne wy mear wierskynlik ferrassende miskennen te meitsjen, dy't serieus bedriuwen konsekwinsjes hawwe kinne.
Yn dit artikel hawwe wy de meast essinsjele "cybercourt" regels definieare om te witten.
Meitsje in dúdlike en direkte ûnderwerpline
Foarbylden fan in goede ûnderwerpline omfetsje "Feroare gearkomstedatum", "Fluch fraach oer jo presintaasje" of "Suggestjes foar it foarstel".
Minsken beslute faaks om in e-post te iepenjen op basis fan 'e ûnderwerpline, kieze ien dy't lêzers lit witte dat jo har soargen of wurkproblemen oanpakke.
Brûk in profesjoneel e-mailadres
As jo wurkje foar in bedriuw, moatte jo jo bedriuw e-mailadres brûke. Mar as jo in persoanlik e-postakkount brûke, of jo selsstannich binne of it sa no en dan wolle brûke foar saaklike korrespondinsje, moatte jo foarsichtich wêze as jo dit adres kieze.
Jo moatte altyd in e-mailadres hawwe wêryn jo namme stiet, sadat de ûntfanger krekt wit wa't de e-post ferstjoert. Brûk nea in e-mailadres dat net geskikt is foar wurk.
Tink twa kear nei foardat jo op "alles antwurdzje" klikke
Nimmen wol e-mails fan 20 minsken lêze dy't neat mei har te krijen hawwe. It negearjen fan e-postberjochten kin lestich wêze, om't in protte minsken notifikaasjes krije fan nije berjochten op har smartphone of ôfliedende pop-upberjochten op har kompjûterskerm. Unthâld net te klikken op "antwurdzje oan allegear", útsein as jo tinke dat elkenien op 'e list de e-post moat ûntfange.
Meitsje in ûndertekenblok
Jou jo lêzer ynformaasje oer josels. Typysk befetsje jo folsleine namme, titel, bedriuwsnamme en kontaktynformaasje, ynklusyf in telefoannûmer. Jo kinne ek in bytsje reklame foar josels tafoegje, mar gean net oerboard mei siswizen of yllustraasjes.
Brûk itselde lettertype, grutte en kleur as de rest fan 'e e-post.
Brûk profesjonele groetsjes
Brûk gjin gewoane útdrukkingen lykas "Hallo", "Hoi!" of "Hoe giet it?".
De rêstige natuer fan ús skriften moat de groet yn 'e e-mail net beynfloedzje. "Hi!" Is in tige ynformele groetsje en oer it algemien, it moat net brûkt wurde yn in wurkssituaasje. Brûk "Hello" of "Goejûn" yn plak.
Brûk útroeptekens spaarzaam
As jo kieze om in útropteken te brûken, brûk dan mar ien om jo entûsjasme út te drukken.
Minsken wurde soms meinommen en sette in oantal útroptekens oan 'e ein fan har sinnen. It resultaat kin te emosjoneel of ûnfoldwaande lykje, útroptekens moatte skriftlik mei in bytsje brûkt wurde.
Wês foarsichtich mei humor
Humor kin maklik ferlern gean yn oersetting sûnder de juste toan en gesichtsútdrukkingen. Yn in saaklik petear is humor it bêste út e-mails te litten, útsein as jo de ûntfanger goed kenne. Ek, iets dat jo tinke is grappich is miskien net foar in oar.
Kennis dat minsken út ferskillende kultueren in oare taal sprekke en skriuwe
Der kin maklik miskommunikaasje ûntstean troch kulturele ferskillen, benammen yn de skriftlike foarm as wy elkoars lichemstaal net sjen kinne. Pas jo berjocht oan oan de kulturele eftergrûn of kennisnivo fan de ûntfanger.
It is goed om te hâlden dat hokker kontekstuele kultueren (Japansk, Arabysk of Sineesk) jo witte kinne foardat jo saak mei jo hawwe. As gefolch dêrfan kin it wêze dat de meiwurkers yn dizze lannen persoanlik binne yn har skriuwen. Oan 'e oare kant leauwe minsken fan' e lege kontekst-kultueren (Dútsk, Amerikaansk of Skandinavysk) tige gau nei it punt.
Reagearje op jo e-mails, sels as de e-post net foar jo bedoeld wie
It is lestich om te beäntwurdzjen op alle e-mails dy't nei jo stjoerd binne, mar jo moatte besykje. Dit omfettet gefallen wêr't de e-post per ûngelok nei jo stjoerd is, benammen as de stjoerder in antwurd ferwachtet. In antwurd is net nedich, mar is in goede e-postetikette, foaral as dy persoan yn itselde bedriuw of yndustry wurket as jo.
Hjir is in foarbyld fan in reaksje: “Ik wit dat jo it tige drok hawwe, mar ik tink net dat jo my dizze e-mail stjoere woene. En ik woe it jo witte litte, sadat jo it nei de goeie persoan stjoere kinne. »
Besykje elk berjocht
Jo mistkes sil net ûngemurken gean troch de ûntfangers fan jo e-post. En, ôfhinklik fan de ûntfanger, kinne jo wurde beoardiele foar it dwaan.
Fertrouwe net op staveringshifkers. Lês en lês jo e-post ferskate kearen, leafst lûdop, foardat jo it ferstjoere.
Foegje it e-postadres as lêste ta
Foarkom dat jo per ongeluk in e-post ferstjoere foardat jo klear binne mei it komponearjen en it korrigearjen fan it berjocht. Sels as jo op in berjocht beäntwurdzje, is it in goed idee om it adres fan de ûntfanger te ferwiderjen en it allinich yn te foegjen as jo wis binne dat it berjocht klear is om te ferstjoeren.
Kontrolearje dat jo de goeie ûntfanger keazen hawwe
Jo moatte heul foarsichtich wêze as jo in namme út jo adresboek typearje op 'e line "Om" fan 'e e-post. It is maklik om de ferkearde namme te selektearjen, wat beskamsum kin wêze foar jo en de persoan dy't de e-post fersin ûntfangt.
Brûk klassike lettertypen
Foar profesjonele korrespondinsje hâlde jo al jo lettertypen, kleuren en standertgrutte.
De kardinale regel: Jo e-mailen moatte maklik wêze foar oare minsken om te lêzen.
As algemiene regel is it it bêste om 10 of 12 puntstype te brûken en in maklik te lêzen lettertype, lykas Arial, Calibri, of Times New Roman. As it giet om kleur, is swart de feilichste kar.
Besjoch jo tonei
Krekt as joksen binne feroare yn oersetting, kin jo berjocht fluch misinterpretearre wurde. Tink derom dat jo ynterviner net de wurdskuze en gesichtsmiddels hawwe dy't se yn in ien-oan-ien diskusje krije.
Om elk misferstannen te foarkommen, wurdt oanbefelle dat jo jo berjocht lûd foardat jo klikke op Tsjitsjen. As it foar jo hurd hoecht, sil it lûd hurder wêze.
Foar bêste resultaten, foarkomme it brûken fan folslein negative wurden ("mislearring", "min" of "oersjoen") en sis altyd "asjebleaft" en "tankewol".
