Absentee berjochten binne wichtich wurk skriuwen. Mar om in protte redenen kinne se oersjoen wurde. Dit wurdt ferklearre troch de kontekst fan har skriuwen en soms troch gjin rekken te hâlden mei de ynfloed dy't se hawwe kinne.
It ôfwêzigensberjocht is yndied in automatysk berjocht. Stjoerd as antwurd op elk berjocht dat binnen in tiidynterval of binnen in definieare perioade ûntfongen is. Soms wurdt it berjocht taret yn 'e kontekst fan mei ferlof gean. Dizze perioade, as jo wierskynlik al earne earne oars binne, is miskien net de bêste tiid om jo berjocht te skriuwen.
Wat is it punt om in automatysk ôfwêzigensberjocht te konfigurearjen?
De ôfwêzigens fan wurkberjocht is op in soad manieren wichtich. It wurdt brûkt om al jo meiwurkers op 'e hichte te bringen fan jo ôfwêzigens. It tsjinnet ek om ynformaasje te leverjen wêrtroch se har aktiviteiten kinne trochgean wylst se wachtsje op jo om werom te kommen. Dizze ynformaasje is foaral de datum fan jo herstel, kontaktgegevens foar needgefallen om kontakt mei jo op te nimmen of de kontaktgegevens fan in kollega om kontakt op te nimmen yn needgefallen. Mei it each op dit alles is it berjocht fan ôfwêzigens in essensjele akte fan kommunikaasje foar elke profesjonele.
Hokker binne de flaters om te foarkommen?
Mei it each op it belang fan it ôfwêzigensberjocht, moatte ferskate parameters wurde rekken holden om jo peteargenoat net te skokken of te respektearjen. Better te respektfol klinke as respektleas. Sa kinne jo gjin útdrukkingen brûke lykas OUPS, pff, ensfh. Jo moatte rekken hâlde mei it profyl fan alle belanghawwenden. Foarkom dus net te skriuwen as jo gewoan mei kollega's prate as jo superieuren as kliïnten, leveransiers, of sels iepenbiere autoriteiten jo miskien berjochten stjoere.
Om dit ûngemak te foarkommen is it mei Outlook mooglik in ôfwêzigensberjocht te hawwen foar ynterne bedriuwsmails en in oar berjocht foar eksterne mails. Yn alle gefallen sille jo alle profilen moatte rekkenje om in goed struktureare ôfwêzigensberjocht te produsearjen.
Derneist moat de ynformaasje nuttich en presys wêze. Mije dûbelsinnige berjochten lykas "Ik sil fan moarn ôf wêze" te witten dat wa't dizze ynformaasje ûntfangt de datum fan dizze "moarn" net kin wite.
Ta beslút, foarkomme it brûken fan in bekende en casual toan. Yndied, de euforie fan in fekânsje yn sicht kin jo in al te bekende toan brûke. Unthâld om profesjonele te bliuwen oant it ein. Mûnling mei kollega's kin dit barre, mar foaral net yn 'e kontekst fan wurkpapieren.
Hokker type ôfwêzigensberjocht te kiezen?
Om al dizze falkûlen te foarkommen, kies in konvinsjonele styl. Dit omfettet jo foar- en lêste nammen, ynformaasje oer wannear't jo it ûntfange berjocht kinne ferwurkje en de persoan (en) om kontakt op te nimmen yn needgefallen.
