E-post is it foarkommende kommunikaasjemiddel foar de measten fan ús. E-post is prachtich om't jo net tagelyk beskikber hoege te wêzen as jo petearpartner om te kommunisearjen. Dit lit ús foarút gean op oanhâldende problemen as ús kollega's net beskikber binne of oan 'e oare kant fan' e wrâld.

De measten fan ús ferdrinke lykwols yn in einleaze list mei e-mails. Neffens in rapport publisearre yn 2016, de gemiddelde saaklike brûker ûntfangt en stjoert mear as 100 e-mails per dei.

Boppedat binne e-mails te maklik mislearre. In resinte Sendmail-stúdzje fûn dat 64% fan minsken in e-post stjoerde of krige in e-mail dat feroaring wierskynlik of ûnbewuste mislediging.

Troch it oantal e-mails dy't wy stjoere en ûntfange, en om't e-mails faak misinterpretearre binne, is it wichtich om se yn in dúdlike en konsept wize te skriuwen.

Hoe kinne jo in profesjoneel e-berjocht korrekt skriuwe

It skriuwen fan koarte en nei it punt e-mails sil de tiid bestege oan it behearen fan e-posten ferminderje en jo produktiver meitsje. Troch jo e-mails koart te hâlden, sille jo wierskynlik minder tiid besteegje oan e-post en mear tiid oan oare taken. Dat sei, dúdlik skriuwen is in feardigens. Lykas alle feardichheden, sille jo moatte wurkje oan syn ûntwikkeling.

Yn it begjin kin it jo sa lang duorje om koarte e-mails te skriuwen as it docht om lange e-mails te skriuwen. Lykwols, sels as dit it gefal is, sille jo jo kollega's, kliïnten of meiwurkers helpe om produktiver te wêzen, om't jo minder rommel tafoegje oan har postfak, wat har helpe sil rapper op jo reagearje.

Troch dúdlik te skriuwen, wurde jo bekend as ien dy't wit wat se wolle en dingen dien krije. Beide binne goed foar jo karriêreperspektyf.

Dus wat nimt jo dúdlik, koart en profesjonele e-mails te skriuwen?

Identifice jo doel

Klantes e-mails hawwe altyd in dúdlike doel.

Elke kear as jo sitte om in e-post te skriuwen, nim dan in pear sekonden om josels te freegjen: "Wêrom stjoer ik dit? Wat ferwachtsje ik fan de ûntfanger?

As jo ​​dizze fragen net beäntwurdzje kinne, moatte jo net e-post stjoere. Skriuwen fan e-mails sûnder te witten wat jo nedich hawwe, jouwt jo tiid en dat fan jo ûntfanger. As jo ​​net krekt witte wat jo wolle, sil it jo dreech wêze om jo dúdlik en krekt út te sprekken.

Brûk de "ien ding op in tiid" regelje

E-posten binne gjin ferfanging foar gearkomsten. Mei saaklike gearkomsten, hoe mear aginda-items jo oan wurkje, hoe produktiver de gearkomste.

Mei emails is it tsjinoerstelde wier. De minder jo hawwe ferskillende ûnderwerpen yn jo e-mailen, de meardere saken sille ynteressibel wêze foar jo petearder.

Dêrom is it in goed idee om de regel "ien ding op ien kear" te oefenjen. Soargje derfoar dat elke e-post dy't jo ferstjoere oer ien ding giet. As jo ​​moatte kommunisearje oer in oar projekt, skriuw in oare e-mail.

It is ek in goeie tiid om josels te freegjen: "Is dit e-mail wier nedich?" Nochris tsjinne allegear nedige e-mails oan it respekt fan de persoan nei wa't jo e-mails stjoere.

Oefenjen fan empasy

Empaty is de mooglikheid om de wrâld te sjen troch de eagen fan oaren. As jo ​​​​dit dogge, begripe jo har tinzen en gefoelens.

As jo ​​e-mails skriuwe, tinke jo jo wurden út 'e lêzers. Mei alles dat jo skriuwe, freegje josels:

  • Hoe soe ik dizze sin wêze kinne as ik it krige?
  • Beskriuwt it ungewoane termen om te bepalen?

Dit is in ienfâldige, doch effektive oanpassing oan 'e manier wêrop jo moatte skriuwe. Tinke oer de minsken dy't jo sille lêze, feroaret de manier wêrop se op jo reagearje.

Hjir is in empathyske manier om de wrâld te besjen om jo te helpen te begjinnen. De measte minsken:

  • Binne drok. Se hawwe gjin tiid om te rieden wat jo wolle, en se wolle graach wêze kinne om te lêzen jo e-mail en reagearje op it fluch.
  • Genietsje fan in komplimint. As jo ​​wat positive oer har of har wurk sizze kinne, dogge it. Jo wurden wurde net ferneatige.
  • Graach wurde betanke. As de ûntfanger jo op ien of oare manier holp, tink dan om har te tankjen. Jo moatte dit dwaan sels as it har taak is om jo te helpen.

Ôfkoarte presintaasjes

As jo ​​​​earst ien e-post hawwe, moatte jo de ûntfanger fertelle wa't jo binne. Jo kinne it normaal dwaan yn ien sin. Bygelyks: "It wie leuk om jo te moetsjen op [Event X]. »

Ien manier om ynliedingen te koartsjen is om se te skriuwen as soene jo face to face moetsje. Jo soene net wolle krije yn in fiif-minuten monolooch as jo moetsje immen persoanlik. Dus doch it net yn e-mail.

Jo witte net oft in ynlieding nedich is. Miskien hawwe jo de kontaktpersoan al kontaktgegeven, mar jo witte net oft se jo ûnthâlde. Jo kinne jo ynbrekkingen yn jo elektroanyske hântekening ferlitte.

Dit foarkomt misferstannen. Josels opnij yntrodusearje oan ien dy't jo al wit komt oer as grof. As se net wis is oft se jo ken, kinne jo har gewoan jo hantekening kontrolearje.

Limite jo op fjouwer sinnen

Yn eltse e-mail skriuwst, moatst genôch sinnen brûke om te sizzen wat jo nedich binne, net mear. In brûkbere praktyk is om josels te beheinen ta fiif sinnen.

Minder as fiif sinnen binne faak brutaal en rûch, mear as fiif sinnen ferrinnende tiid.

Der sil tiden wêze dat it net mooglik is om in e-mail mei fjouwer sinnen te hâlden. Mar yn 'e measte gefallen binne fiif sinnen genôch.

Adopje de disipline fan 'e fiif sinnen en jo fine jo sels e-mailen flugger. Jo sille ek mear antwurden krije.

Brûk koarte wurden

Yn 1946 ried George Orwell skriuwers oan om nea in lang wurd te brûken wêr't in koart wol dwaande is.

Dit advys is hjoed noch relevanter, foaral by it skriuwen fan e-mails.

Koarte wurden jouwe respekt foar jo lêzer. Mei koarte wurden, jo hawwe jo berjocht maklik te begripen.

Itselde is wier fan koarte sinnen en paragrafen. Besykje gjin grutte tekstblokjes te meitsjen as jo wolle dat jo berjocht dúdlik en maklik te begripen is.

Brûk de aktive stim

De aktive stim is makliker te lêzen. It stimulearret ek aksje en ferantwurdlikens. Yndie, yn 'e aktive stim, rjochtsje de sinnen op' e persoan dy't hannelet. Yn de passive stim rjochtsje de sinnen op it objekt dêr't men op hannelet. Yn 'e passive stim kin it klinke as dingen op harsels bart. Aktyf barre dingen allinich as minsken hannelje.

Hâld oan in standert struktuer

Wat is de kaai om jo e-mails koarte te hâlden? Brûk in standertstruktuer. Dit is in sjabloan dat jo folgje kinne foar elke e-mail dy't jo skriuwe.

Neist jo e-mails koart hâlde, neist in standertstruktuer helpt ek jo rap en skriuwen.

Mei de tiid silst in struktuer ûntwikkelje dy't jo foar jo wurket. Hjir is in ienfâldige struktuer om jo te begjinnen:

  • Oanhef
  • In komplimint
  • De reden foar jo e-post
  • In oprop ta aksje
  • In sluten berjocht (Closing)
  • Signature

Litte wy nei elk fan dy djipte sjen.

  • Dit is de earste rigel fan 'e e-post. "Hallo, [Foarnamme]" is in typyske groet.

 

  • As jo ​​​​ien foar it earst e-postje, is in komplimint in geweldige start. In goed skreaun komplimint kin ek tsjinje as ynlieding. Bygelyks :

 

"Ik genoaten fan jo presintaasje oer [ûnderwerp] op [datum]. »

"Ik fûn jo blog oer [ûnderwerp] echt nuttich. »

"It wie in genot om jo te moetsjen op [evenemint]. »

 

  • De reden foar jo e-post. Yn dizze seksje sizze jo: "Ik sil in e-post stjoere om te freegjen oer ..." of "Ik frege my ôf oft jo koene helpe mei ..." Soms hawwe jo twa sinnen nedich om jo redenen foar skriuwen út te lizzen.

 

  • In oprop ta aksje. Ienris as jo de reden foar jo e-post útlein hawwe, nim dan net dat de ûntfanger wol wat te dwaan. Provinsje spesifike ynstruksjes. Bygelyks:

"Kinne jo my dy bestannen foar tongersdei stjoere?" »

"Kinne jo dit de kommende twa wiken skriuwe?" "

"Skriuw Yann der asjebleaft oer, en lit my witte as jo it dien hawwe. »

Troch jo fersyk yn 'e foarm fan in fraach te strukturearjen, wurdt de ûntfanger útnoege om te reagearjen. As alternatyf kinne jo ek brûke: "lit my witte wannear't jo dit hawwe dien" of "lit my witte as dit goed is foar jo." "

 

  • slutingsdatum. Foardat jo jo e-post ferstjoere, wês wis dat jo in slutingsberjocht opnimme. Dit tsjinnet it dûbele doel om jo oprop ta aksje te herheljen en de ûntfanger goed te meitsjen.

 

Foarbylden fan goede ôfslutinglinen:

“Tankewol foar al jo help hjirmei. "

"Ik kin net wachtsje om te hearren wat jo tinke. »

“Lit my witte as jo fragen hawwe. "

  • Om tinken oan te passen oan te jaan oan jo hântekening foarôfgeand oan in groep fan groeten.

It kin wêze "Jo echt", "Sincerely", "Have in moaie dei" of "Thank you".