Printfreonlik, PDF & e-mail

 

L 'email is de foarkar kommunikaasje ark foar de measten fan ús. E-post is geweldich om't wy net tagelyk beskikber hoege te wêzen as ús petearpartner om te kommunisearjen. Dit lit ús foarút gean op aktuele problemen as ús kollega's net beskikber binne of oan 'e oare kant fan' e wrâld.

De measten fan ús ferdrinke lykwols yn in einleaze list mei e-post. Neffens in rapport publisearre yn 2016, ûntfange en ferstjoert in gemiddelde saaklike brûker mear dan 100 e-post per dei.

Boppedat binne e-mails te maklik mislearre. In resinte Sendmail-stúdzje fûn dat 64% fan minsken in e-post stjoerde of krige in e-mail dat feroaring wierskynlik of ûnbewuste mislediging.

Troch it oantal e-mails dy't wy stjoere en ûntfange, en om't e-mails faak misinterpretearre binne, is it wichtich om se yn in dúdlike en konsept wize te skriuwen.

Hoe kinne jo in profesjoneel e-berjocht korrekt skriuwe

Skriftlike koarte, krekte e-post sille de tiid wurde ferlege op e-postbehear en meitsje jo mear produktyf. Jo e-mails hâlde koarte betsjutte dat jo minder tiid op e-post en mear tiid op oare takene fertsjinje. Dat sei, dúdlik skriuwen is in feardigens. Krekt as alle feardichheden moatte jo wêze wurkje oan syn ûntwikkeling.

Yn it begjin kinst as safolle tiid nedich wêze om koarte e-mails te skriuwen om langere e-mail te skriuwen. Dochs sels as dit it gefal is, jo sille jo kollega's, klanten of meiwurkers helpe om mear produktyf te meitsjen, om't jo minder romte taheakje wolle oan har ynbox, dy't har helpe sil.

Troch skriftlik skriftlik te meitsjen, wurde jo bekend as ien dy't wit wat hy wol en de dingen makket. Beide binne goed foar jo karriêreperspektiven.

Dus wat nimt jo dúdlik, koart en profesjonele e-mails te skriuwen?

Identifice jo doel

Klantes e-mails hawwe altyd in dúdlike doel.

Elke kear as jo sitte om in e-mail te skriuwen, nim dan in pear sekonden te freegjen, "Wêrom stjoere ik dit? Wat ferwachtsje ik fan 'e ûntfanger?

As jo ​​dizze fragen net beäntwurdzje kinne, moatte jo net e-post stjoere. Skriuwen fan e-mails sûnder te witten wat jo nedich hawwe, jouwt jo tiid en dat fan jo ûntfanger. As jo ​​net krekt witte wat jo wolle, sil it jo dreech wêze om jo dúdlik en krekt út te sprekken.

READ  Formulearje in fersykbrief foar feilige frijwillige mobiliteit

Brûk de "ien ding op in tiid" regelje

Emails wurde net makke om gearkomsten te ferfangen. Mei wurkgearkomsten, hoe mear as jo wurkje op aginda items, is it produktyf de gearkomste mear.

Mei emails is it tsjinoerstelde wier. De minder jo hawwe ferskillende ûnderwerpen yn jo e-mailen, de meardere saken sille ynteressibel wêze foar jo petearder.

Dêrom is it in goed idee om de "ien ding op in tiid" regel te learen. Soargje derfoar dat elke e-post stjoert is ien ding. As jo ​​in oar projekt kommunisearje, skriuw in oare e-post.

It is ek in goeie tiid om josels te freegjen: "Is dit e-mail wier nedich?" Nochris tsjinne allegear nedige e-mails oan it respekt fan de persoan nei wa't jo e-mails stjoere.

Praktyk fan yntensiteit

Empasy is de mooglikheid om de wrâld te sjen troch de eagen fan oaren. As jo ​​dit dogge, begripe jo gedachten en gefoelens.

As jo ​​e-mails skriuwe, tinke jo jo wurden út 'e lêzers. Mei alles dat jo skriuwe, freegje josels:

  • Hoe soe ik dizze sin wêze kinne as ik it krige?
  • Beskriuwt it ungewoane termen om te bepalen?

Dit is in ienfâldige, doch effektive oanpassing oan 'e manier wêrop jo moatte skriuwe. Tinke oer de minsken dy't jo sille lêze, feroaret de manier wêrop se op jo reagearje.

Hjir is in empathyske manier om de wrâld te besjen om jo te helpen te begjinnen. De measte minsken:

  • Binne drok. Se hawwe gjin tiid om te sizzen wat jo wolle, en se wolle jo e-post lêze en rapper fine.
  • Genietsje fan in komplimint. As jo ​​wat positive oer har of har wurk sizze kinne, dogge it. Jo wurden wurde net ferneatige.
  • Lekker te tankjen. As de ûntfanger jo op dy manier holpen hat, tink om him te tankjen. Jo moatte it dwaan sels as it har wurk is om jo te helpen.

Ôfkoarte presintaasjes

As jo ​​foar it earst in e-post stjoere nei immen, moatte jo de ûntfanger fertelle wa't jo binne. Jo kinne dit normaal yn ien sin dwaan. Bygelyks: “It wie in genot dy te moetsjen op [Event X]. "

READ  It belang fan 'e ûnderwerp yn in profesjoneel e-mail

Ien manier om de presintaasjes te ferkoartjen is om har te skriuwen as as jo it gesicht foar gesicht hawwe. Jo wolle net yn in fiif minút monolooch gean as jo immen mei persoan befetsje. Dus, doch it net yn e-post.

Jo witte net oft in ynlieding nedich is. Miskien hawwe jo de kontaktpersoan al kontaktgegeven, mar jo witte net oft se jo ûnthâlde. Jo kinne jo ynbrekkingen yn jo elektroanyske hântekening ferlitte.

Dit beweecht misferstannen. Jo prate wer oan ien dy't al jo witst. As se net wit oft se dy wit, dan kinne se har jo ûndertekening litte.

Limite jo op fjouwer sinnen

Yn eltse e-mail skriuwst, moatst genôch sinnen brûke om te sizzen wat jo nedich binne, net mear. In brûkbere praktyk is om josels te beheinen ta fiif sinnen.

Minder as fiif sinnen binne faak brutaal en rûch, mear as fiif sinnen ferrinnende tiid.

Der sil tiden wêze dat it net mooglik is om in e-mail mei fjouwer sinnen te hâlden. Mar yn 'e measte gefallen binne fiif sinnen genôch.

Adopje de disipline fan 'e fiif sinnen en jo fine jo sels e-mailen flugger. Jo sille ek mear antwurden krije.

Brûk koarte wurden

Yn 1946 advisearre George Orwell skriuwers om nea in lange wurd te brûken wêr't in koarte dwaan sil.

Dit advys is noch hieltyd mear relevant, benammen by it skriuwen fan e-post.

Koarte wurden jouwe respekt foar jo lêzer. Mei koarte wurden, jo hawwe jo berjocht maklik te begripen.

Itselde is wier fan koarte sinnen en paragrafen. Besykje gjin grutte tekstblokjes te meitsjen as jo wolle dat jo berjocht dúdlik en maklik te begripen is.

Brûk de aktive stim

De aktive stim is makliker te lêzen. It stimulearret ek aksje en ferantwurdlikens. Ja, yn 'e aktive stim steane de sinten op de persoan dy't wurket. Yn 'e passive stim stimulearje de sinten op it foarwerp dêr't men ien dogge. Yn 'e passive stim kin it wêze dat dingen allegear passe. Op in aktive manier komme dingen allinich by as minsken dogge.

Stokje nei in standertstruktuer

Wat is de kaai om jo e-mails koarte te hâlden? Brûk in standertstruktuer. Dit is in sjabloan dat jo folgje kinne foar elke e-mail dy't jo skriuwe.

READ  As gesicht foar persoan is better as e-post

Neist jo e-mails koart hâlde, neist in standertstruktuer helpt ek jo rap en skriuwen.

Mei de tiid silst in struktuer ûntwikkelje dy't jo foar jo wurket. Hjir is in ienfâldige struktuer om jo te begjinnen:

  • Oanhef
  • In komplimint
  • De reden foar jo e-post
  • In oprop oan aksje
  • In sluten berjocht (Closing)
  • Signature

Litte wy nei elk fan dy djipte sjen.

  • Dit is de earste line fan e-post. "Hallo, [foarnamme]" is in karakteristike groet.

 

  • As jo ​​ien foar elke e-post stjoere, is in komplimint in geweldige start. In goed skreaun kommentaar kin ek as ynlieding tsjinje. Bygelyks:

 

"Ik haw genoaten fan jo presintaasje oer [ûnderwerp] op [datum]. "

“Ik fûn jo blog oer [ûnderwerp] echt nuttich. "

“It wie in genot jo te moetsjen op [evenemint]. "

 

  • De reden foar jo e-post. Yn dy paragraaf sizze jo, "Ik sil e-post stjoere om te freegjen oer ..." of "Ik frege my ôf oft jo koene helpe mei ..." Soms sille jo twa sinnen nedich wêze om jo redenen foar skriuwen út te lizzen.

 

  • In oprop oan aksje. Ienris as jo de reden foar jo e-post útlein hawwe, nim dan net dat de ûntfanger wol wat te dwaan. Provinsje spesifike ynstruksjes. Bygelyks:

"Kinne jo dizze bestannen foar tongersdei stjoere?" "

"Kinne jo dit de kommende twa wiken skriuwe?" "

"Skriuw asjebleaft oan Yann dêroer, en lit my witte as jo it dien hawwe." "

Troch jo fersyk yn 'e foarm fan in fraach te strukturearjen, wurdt de ûntfanger útnoege om te reagearjen. As alternatyf kinne jo ek brûke: "lit my witte wannear't jo dit hawwe dien" of "lit my witte as dit goed is foar jo." "

 

  • slutingsdatum. Foardat jo e-post stjoere, moatte jo der wis fan wêze dat jo in sluten berjocht opnimme. Dit hat it duale doel om jo oprop te reitsjen nei aksje en it meitsjen fan de ûntfanger goed.

 

Foarbylden fan goede ôfslutinglinen:

“Tankewol foar al jo help hjirmei. "

'Ik kin net wachtsje om te hearren wat jo tinke. "

“Lit my witte as jo fragen hawwe. "

  • Om tinken oan te passen oan te jaan oan jo hântekening foarôfgeand oan in groep fan groeten.

It kin wêze "Jo echt", "Sincerely", "Have in moaie dei" of "Thank you".