Caitheann gnáthfhostaí na Fraince thart ar an ceathrú cuid den tseachtain ag dul trí na céadta ríomhphost a sheolann agus a fhaigheann siad gach lá.
Mar sin féin, in ainneoin go bhfuilimid sáite inár mbosca poist cuid mhaith dár gcuid ama, níl a fhios ag a lán againn, fiú na daoine is gairmiúla fós conas an ríomhphost go cuí.
Go deimhin, mar gheall ar líon na dteachtaireachtaí a léighimid agus a scríobhimid gach lá, is dócha go ndéanfaimid botúin uafásacha a d'fhéadfadh iarmhairtí tromchúiseacha gnó a bheith acu.
San Airteagal seo, ní mór dúinn sainmhínithe a dhéanamh ar rialacha an "cybercourt" is tábhachtaí chun a fhios.
Cuir líne ábhair shoiléir agus dhíreach san áireamh
I measc samplaí de líne ábhair mhaith tá “Dáta cruinnithe athraithe”, “Ceist thapa faoi do chur i láthair” nó “Moltaí don togra”.
Is minic a chinneann daoine ríomhphost a oscailt bunaithe ar an líne ábhair, roghnaigh ceann a ligeann do léitheoirí a fhios go bhfuil tú ag dul i ngleic lena n-imní nó a gcuid ceisteanna oibre.
Bain úsáid as seoladh ríomhphoist gairmiúil
Má oibríonn tú do chuideachta, ní mór duit do sheoladh ríomhphoist cuideachta a úsáid. Ach má úsáideann tú cuntas ríomhphoist pearsanta, cibé an bhfuil tú féinfhostaithe nó ar mhaith leat é a úsáid ó am go chéile le haghaidh comhfhreagrais ghnó, ba chóir duit a bheith cúramach agus an seoladh seo á roghnú agat.
Ba cheart go mbeadh seoladh ríomhphoist agat i gcónaí a bhfuil d’ainm air ionas go mbeidh a fhios ag an bhfaighteoir go díreach cé atá ag seoladh an ríomhphoist. Ná húsáid seoladh ríomhphoist riamh nach bhfuil oiriúnach don obair.
Smaoinigh faoi dhó sula gcliceálann tú ar "freagra uile"
Níl aon duine ag iarraidh 20 ríomhphost a léamh nach bhfuil baint ar bith acu leo. Is féidir é a bheith deacair neamhaird a dhéanamh de ríomhphoist, toisc go bhfaigheann go leor daoine fógraí faoi theachtaireachtaí nua ar a bhfón cliste nó a tharraingíonn aird ar theachtaireachtaí aníos ar a scáileán ríomhaire. Staon ó chliceáil "freagra ar chách" ach amháin má cheapann tú gur cheart go bhfaigheadh gach duine ar an liosta an ríomhphost.
Cuir bloc sínithe san áireamh
Tabhair eolas fút féin do do léitheoir. Go hiondúil, cuir d’ainm iomlán, teideal, ainm cuideachta agus faisnéis teagmhála, lena n-áirítear uimhir theileafóin san áireamh. Is féidir leat beagán fógraíochta a chur leis duit féin freisin, ach ná téigh thar bord le nathanna ná le léaráidí.
Úsáid an cló, an méid céanna agus an dath céanna leis an gcuid eile den ríomhphost.
Bain úsáid as beannachtaí gairmiúla
Ná húsáid nathanna cainte ócáideacha ar nós “Dia duit”, “Dia duit!” nó “Conas atá tú?”.
Níor cheart go ndéanfadh nádúr suaimhneach ár n-scríbhinní difear don bheannacht i ríomhphost. "Dia duit!" Is beannacht an-neamhfhoirmiúil í agus, i gcoitinne, níor chóir é a úsáid i gcás oibre. Bain úsáid as "Dia duit" nó "Dea-tráthnóna" ina ionad.
Bain úsáid as pointí exclamation go coigilteach
Má roghnaíonn tú exclamation marc a úsáid, ná húsáid ach ceann amháin chun do dhíograis a chur in iúl.
Éiríonn daoine uaireanta agus cuireann siad roinnt pointí exclamation ag deireadh a gcuid abairtí. Seans go bhfuil cuma ró-mhothúchánach nó neamhaibí ar an toradh, ba chóir úsáid a bhaint as pointí exclamation go coigilteach i scríbhinn.
Bí cúramach le greann
Is furasta an greann a chailleadh san aistriúchán gan an ton ceart agus gothaí gnúise. I gcomhrá gairmiúil, is fearr an greann a fhágáil amach as ríomhphoist mura bhfuil aithne mhaith agat ar an bhfaighteoir. Chomh maith leis sin, b'fhéidir nach mbaineann rud éigin a cheapann tú atá greannmhar le duine eile.
A fhios go bhfuil daoine ó chultúir éagsúla ag labhairt agus ag scríobh go difriúil
Is féidir le míchumarsáid teacht chun cinn go héasca de bharr difríochtaí cultúrtha, go háirithe sa bhfoirm scríofa nuair nach féidir linn teanga choirp a chéile a fheiceáil. Cuir do theachtaireacht in oiriúint do chúlra cultúrtha nó leibhéal eolais an fhaighteora.
Is maith a choinneáil i gcuimhne gur mian le cultúir an-chomhthéacsúla (Seapáinis, Araibis nó Síneach) a fhios agat sula ndéanann tú gnó leat. Mar thoradh air sin, d'fhéadfadh sé a bheith coitianta go mbeadh fostaithe sna tíortha seo níos pearsantaí ina gcuid scríbhneoireachta. Ar an láimh eile, is fearr le daoine ó chultúir le comhthéacs íseal (Gearmáinis, Meiriceánach nó Lochlannacha) dul go han-tapa chuig an bpointe.
Freagair do ríomhphoist, fiú mura raibh an ríomhphost ceaptha duit
Tá sé deacair freagra a thabhairt ar gach ríomhphost a sheoltar chugat, ach ba chóir duit iarracht a dhéanamh. Áirítear leis seo cásanna inar seoladh an ríomhphost chugat de thaisme, go háirithe má tá an seoltóir ag súil le freagra. Ní gá freagra a thabhairt, ach is dea-bhéasa ríomhphoist é, go háirithe má oibríonn an duine sin sa chuideachta nó sa tionscal céanna leatsa.
Seo sampla de fhreagra: “Tá a fhios agam go bhfuil tú an-ghnóthach, ach ní dóigh liom go raibh tú ag iarraidh an ríomhphost seo a sheoladh chugam. Agus bhí mé ag iarraidh a chur in iúl duit ionas gur féidir leat é a sheoladh chuig an duine ceart. »
Athbhreithniú a dhéanamh ar gach teachtaireacht
Do botúin ní bheidh faighteoir do r-phoist faoi deara. Agus, ag brath ar an bhfaighteoir, is féidir go dtabharfar breithiúnas ort as é sin a dhéanamh.
Ná bí ag brath ar litreoirí. Léigh agus athléigh do ríomhphost arís agus arís eile, os ard de rogha, sula seolfar é.
Cuir an seoladh ríomhphoist deireanach leis
Seachain ríomhphost a sheoladh trí thimpiste sula mbeidh tú críochnaithe ag cumadh é agus ag ceartú na teachtaireachta. Fiú agus tú ag tabhairt freagra ar theachtaireacht, is smaoineamh maith é seoladh an fhaighteora a bhaint agus é a chur isteach ach amháin nuair a bhíonn tú cinnte go bhfuil an teachtaireacht réidh le seoladh.
Fíoraigh go roghnaigh tú an faighteoir ceart
Caithfidh tú a bheith an-chúramach agus tú ag clóscríobh ainm ó do leabhar seoltaí ar an líne “Chuig” den ríomhphost. Tá sé éasca an t-ainm mícheart a roghnú, rud a chuireann náire ort féin agus ar an duine a fhaigheann an ríomhphost trí dhearmad.
Úsáid clónna clasaiceacha
Le haghaidh comhfhreagrais ghairmiúil, coinnigh do chlónna, dathanna agus méideanna caighdeánach i gcónaí.
An riail cardinal: Ba chóir do ríomhphoist a bheith éasca do dhaoine eile a léamh.
Go ginearálta, is fearr cineál 10 nó 12 pointe a úsáid agus cló-aghaidh atá éasca le léamh, mar shampla Arial, Calibri, nó Times New Roman. Nuair a thagann sé le dath, is é dubh an rogha is sábháilte.
Coinnigh súil ar do ton
Díreach mar a chaillfear na scéalta san aistriúchán, is féidir do theachtaireacht a chur in iúl go mear. Cuimhnigh nach bhfuil na huaireanna gutha agus na hamhráin aghaidheacha ag an agallamh a bheadh acu i díospóireacht duine le duine.
Chun aon mhíthuiscint a sheachaint, moltar duit do theachtaireacht a léamh os ard sula cliceáil Seol. Más cosúil go crua leat, beidh sé deacair don léitheoir.
Chun na torthaí is fearr a fháil, seachain focail iomlána diúltacha (“teip”, “olc” nó “dearmad”) agus abair “le do thoil” agus “go raibh maith agat” i gcónaí.
