As mensaxes de ausente son traballos de escritura importantes. Pero por moitas razóns, pódense pasar por alto. Isto explícase polo contexto da súa escrita e ás veces por non ter en conta o impacto que poden ter.
De feito, a mensaxe de ausencia é unha mensaxe automática. Enviado como resposta a calquera mensaxe recibida nun intervalo de tempo ou nun período definido. Ás veces, a mensaxe prepárase no contexto da excedencia. É posible que este período, cando probablemente xa teña a mente noutros lugares, non sexa o mellor momento para escribir a súa mensaxe.
Que sentido ten configurar unha mensaxe de ausencia automática?
A ausencia da mensaxe de traballo é importante en moitos aspectos. Úsase para notificar a súa ausencia a todos os seus empregados. Tamén serve para proporcionar información que lles permita continuar as súas actividades á espera de que volva. Esta información é principalmente a data da súa recuperación, os datos de contacto de emerxencia para contactar contigo ou os datos de contacto dun compañeiro para contactar en caso de emerxencia. Á vista de todo isto, a mensaxe de ausencia é un acto esencial de comunicación para calquera profesional.
Cales son os erros que hai que evitar?
Dada a importancia da mensaxe de ausencia, hai que ter en conta varios parámetros para non chocar nin faltar ao respecto ao seu interlocutor. Mellor parecer demasiado respectuoso que irrespetuoso. Polo tanto, non podes usar expresións como OUPS, pff, etc. Deberá ter en conta o perfil de todas as partes interesadas. Así, evita escribir como se estiveses falando só con compañeiros de traballo cando os teus superiores ou clientes, provedores ou incluso as autoridades públicas poidan estar a enviarche mensaxes.
Para evitar este inconveniente, é posible con Outlook ter unha mensaxe de ausencia para os correos internos da empresa e outra para os correos externos. En calquera caso, terás que ter en conta todos os perfís para producir unha mensaxe de ausencia ben estruturada.
Ademais, a información debe ser útil e precisa. Evite mensaxes ambiguas como "Estarei ausente a partir de mañá" sabendo que quen recibe esta información non poderá coñecer a data desta "mañá".
Finalmente, evite usar un ton familiar e desenfadado. De feito, a euforia dunhas vacacións á vista pode facer que uses un ton demasiado familiar. Lembre manterse profesional ata o final. Por vía oral cos compañeiros, isto pode ocorrer, pero especialmente no contexto dos documentos de traballo.
Que tipo de mensaxe de ausencia escoller?
Para evitar todas estas trampas, elixe un estilo convencional. Isto inclúe o seu nome e apelidos, información sobre cando pode procesar a mensaxe recibida e a (s) persoa (s) a contactar en caso de emerxencia.
