Como crear e xestionar enderezos de correo electrónico profesionais con Google Workspace

Configura o teu dominio e crea enderezos de correo electrónico profesionais

Para crear enderezos de correo electrónico profesionais con Google Workspace, o primeiro paso é mercar un nome de dominio personalizado. O nome de dominio representa a identidade da túa empresa en liña e é esencial para reforzar a túa imaxe de marca. Podes mercar un nome de dominio dun rexistrador de dominios, como Dominios de Google, iónsOu OVH. Ao comprar, asegúrate de escoller un nome de dominio que reflicta o nome da túa empresa e que sexa fácil de lembrar.

Configura o dominio con Google Workspace

Despois de mercar un nome de dominio, debes configurar con Google Workspace para poder utilizar os servizos de correo electrónico empresarial de Google. Estes son os pasos para configurar o teu dominio:

1. Rexístrate en Google Workspace escollendo un plan que se adapte ao tamaño da túa empresa e ás necesidades específicas.
2. Durante o proceso de rexistro, solicitaráselle que introduza o seu nome de dominio personalizado.
3. Google Workspace proporcionarache instrucións para verificar a propiedade do teu dominio e configurar os rexistros do sistema de nomes de dominio (DNS) necesarios. Deberá iniciar sesión no panel de control do rexistrador de dominios e engadir os rexistros MX (Intercambio de correo) proporcionados por Google. Estes rexistros úsanse para dirixir correos electrónicos aos servidores de correo de Google Workspace.

4. Unha vez configurados os rexistros DNS e verificado o dominio, poderás acceder á consola de administración de Google Workspace para xestionar o teu dominio e servizos.

Crea enderezos de correo electrónico personalizados para os teus empregados

Agora que o teu dominio está configurado con Google Workspace, podes comezar a crear enderezos de correo electrónico personalizados para os teus empregados. Para facelo, siga estes pasos:

1. Inicia sesión na consola de administración de Google Workspace mediante a túa conta de administrador.
2. Fai clic en "Usuarios" no menú da esquerda para acceder á lista de usuarios da túa organización.
3. Fai clic no botón "Engadir usuario" para crear unha nova conta de usuario. Deberá proporcionar información como nome e apelidos e enderezo de correo electrónico desexado para cada empregado. O enderezo de correo electrónico crearase automaticamente co teu nome de dominio personalizado (p. ex. empregado@yourcompany.com).

4. Unha vez creadas as contas, podes asignar roles e permisos a cada usuario en función das súas responsabilidades dentro da empresa. Tamén podes enviarlles instrucións para configurar os seus contrasinais e acceder á súa conta de Gmail.
5. Se queres crear enderezos de correo electrónico xenéricos, como contacto@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, pode configurar grupos de usuarios con enderezos de correo electrónico compartidos. Isto permite que varios empregados reciban e respondan aos correos electrónicos enviados a estes enderezos xenéricos.

Seguindo estes pasos, poderás configurar o teu dominio e crear enderezos de correo electrónico de traballo para os teus empregados mediante Google Workspace. Estes enderezos de correo electrónico personalizados mellorarán a imaxe de marca da túa empresa e proporcionarán unha experiencia profesional aos teus clientes e socios cando se comuniquen contigo por correo electrónico.

A consola de administración de Google Workspace facilita a xestión das contas de usuario na túa empresa. Como administrador, pode engadir novos usuarios, editar a información e a configuración da súa conta ou eliminar contas cando os empregados abandonen a empresa. Para realizar estas accións, vai á sección "Usuarios" da consola de administración e selecciona o usuario correspondente para modificar a súa configuración ou eliminar a súa conta.

Xestionar grupos de usuarios e dereitos de acceso

Os grupos de usuarios son unha forma eficaz de organizar e xestionar os dereitos de acceso aos recursos e servizos de Google Workspace dentro da túa empresa. Podes crear grupos para diferentes departamentos, departamentos ou proxectos e engadirlles membros en función dos seus roles e responsabilidades. Para xestionar grupos de usuarios, vai á sección "Grupos" da consola de administración de Google Workspace.

Os grupos tamén axudan a controlar o acceso aos documentos e cartafoles compartidos, simplificando a xestión de permisos. Por exemplo, podes crear un grupo para o teu equipo de márketing e darlles acceso a recursos de márketing específicos en Google Drive.

Aplica políticas de seguridade e regras de mensaxería

Google Workspace ofrece moitas opcións para protexer o teu ambiente de correo electrónico e protexer os datos da túa empresa. Como administrador, podes facer cumprir varias políticas de seguranza e regras de mensaxería para garantir o cumprimento e protexer aos teus usuarios das ameazas en liña.

Para configurar esta configuración, vai á sección "Seguridade" da consola de administración de Google Workspace. Aquí tes algúns exemplos de políticas e regras que podes poñer en marcha:

1. Requisitos de contrasinais: establece regras para a lonxitude, complexidade e validez dos contrasinais dos teus usuarios para axudar a manter as contas máis seguras.
2. Autenticación de dous factores: habilite a autenticación de dous factores (2FA) para engadir unha capa adicional de seguranza ao iniciar sesión os usuarios na súa conta.
3. Filtrado de correo electrónico: configure regras para bloquear ou poñer en corentena correos electrónicos lixo, intentos de phishing e mensaxes con anexos ou ligazóns maliciosos.
4. Restricións de acceso: restrinxe o acceso aos servizos e datos de Google Workspace en función da localización, do enderezo IP ou do dispositivo utilizado para iniciar sesión.

Ao aplicar estas políticas e regras de seguranza do correo electrónico, axudarás a protexer a túa empresa e aos teus empregados das ameazas en liña e garantirás o cumprimento da normativa aplicable.

En resumo, xestionar as contas de correo electrónico e a configuración dos usuarios en Google Workspace é un aspecto fundamental para manter o teu ambiente de correo electrónico funcionando de forma fluida e segura. Como administrador, é responsable de xestionar as contas de usuarios, os grupos de usuarios e os dereitos de acceso, así como de aplicar políticas de seguranza e regras de correo electrónico adaptadas ás súas necesidades empresariais.

Google Workspace ofrece un conxunto integrado de aplicacións que permiten colaboración efectiva entre os membros do teu equipo. Ao usar Gmail con outras aplicacións de Google Workspace, podes aproveitar as sinerxías entre os diferentes departamentos para mellorar a produtividade e a comunicación na túa empresa. Aquí tes algúns exemplos de integracións útiles entre Gmail e outras aplicacións de Google Workspace:

1. Calendario de Google: programa reunións e eventos directamente desde Gmail, engadindo invitacións aos calendarios teus ou dos teus colegas.
2. Contactos de Google: xestiona os teus contactos persoais e empresariais nun só lugar e sincronízaos automaticamente con Gmail.
3. Google Drive: envía arquivos adxuntos grandes usando Google Drive e colabora en documentos
   en tempo real directamente desde Gmail, sen ter que descargar ou enviar varias versións por correo electrónico.

4. Google Keep: toma notas e crea listas de tarefas directamente desde Gmail e sincronízaas en todos os teus dispositivos.

Comparte documentos e ficheiros con Google Drive

Google Drive é unha ferramenta de almacenamento e uso compartido de ficheiros en liña que facilita a colaboración na túa empresa. Usando Google Drive, podes compartir documentos, follas de cálculo, presentacións e outros ficheiros cos teus colegas, controlando os permisos de cada usuario (só lectura, comentarios, edición). Para compartir ficheiros cos membros do teu equipo, só tes que engádeos como colaboradores en Google Drive ou comparte unha ligazón ao ficheiro.

Google Drive tamén permite traballar en tempo real en documentos compartidos grazas ás aplicacións da suite Google Workspace, como Google Docs, Google Sheets e Google Slides. Esta colaboración en tempo real axuda ao teu equipo a traballar de forma máis eficiente e evita a molestia de varias versións do mesmo ficheiro.

Organiza reunións en liña con Google Meet

Google Meet é unha solución de videoconferencia integrada en Google Workspace que facilita reunións en liña entre os membros do teu equipo, xa sexan na mesma oficina ou repartidos por todo o mundo. Para organizar unha reunión en liña con Google Meet, simplemente programa un evento en Google Calendar e engade unha ligazón á reunión de Meet. Tamén podes crear reunións ad hoc directamente desde Gmail ou a aplicación Google Meet.

Con Google Meet, o teu equipo pode participar en videoconferencias de alta calidade, compartir pantallas e colaborar en documentos en tempo real, todo nun ambiente seguro. Ademais, Google Meet ofrece funcións avanzadas, como tradución automática de subtítulos, soporte para salas de reunións e gravación de reunións, para satisfacer as túas necesidades de comunicación e colaboración empresarial.

Por último, Google Workspace ofrece unha serie de ferramentas de colaboración e comunicación que poden axudar á túa empresa a traballar de forma máis eficiente e a estar conectada. Ao usar Gmail con outras aplicacións de Google Workspace, compartir ficheiros e documentos a través de Google Drive e organizar reunións en liña con Google Meet, podes aproveitar estas solucións para mellorar a produtividade e a colaboración dentro da túa tripulación.

Ao adoptar estas ferramentas de colaboración, estás potenciando a túa empresa para manterse competitiva nun mundo en constante cambio, onde a capacidade de adaptarse rapidamente e traballar de forma eficaz en equipo é esencial para o éxito.