O correo electrónico foi durante moito tempo unha ferramenta esencial para as comunicacións empresariais, pero unha enquisa realizada por Sendmail. Revelou que provocou tensión, confusión ou outras consecuencias negativas para o 64% dos profesionais.

Entón, como pode evitar isto cos seus correos electrónicos? E como podes escribir correos electrónicos que dan os resultados desexados? Neste artigo revisamos as estratexias que pode usar para garantir que o uso do correo electrónico sexa claro, efectivo e exitoso.

Un traballador de oficina medio recibe uns correos 80 por día. Con este volume de correo electrónico, as mensaxes individuais poden ser esquecidas. Siga estas simples regras para que os seus correos electrónicos se avise e empregue.

  1. Non se comunican demasiado por correo electrónico.
  2. Fai un bo uso dos obxectos.
  3. Fai mensaxes claras e breves.
  4. Sexa educado.
  5. Comprobe o ton.
  6. Reler.

Non se comunican demasiado por correo electrónico

Unha das maiores fontes de estrés no traballo é o gran volume de correos electrónicos que reciben as persoas. Entón, antes de comezar a escribir un correo electrónico, pregúntese: "É realmente necesario?"

Neste contexto, deberías utilizar o teléfono ou a mensaxería instantánea para tratar as preguntas que poidan ser obxecto de discusións posteriores. Utiliza unha ferramenta de planificación de comunicacións e identifica as mellores canles para diferentes tipos de mensaxes.

Sempre que sexa posible, déalle as malas novas. Axúdalle a comunicarse con empatía, compaixón e comprensión e canjear se a túa mensaxe se tomou incorrectamente.

Fai un bo uso dos obxectos

Un titular dun xornal fai dúas cousas: chama a atención e resume o artigo para que poida decidir se o le ou non. O asunto do teu correo electrónico debería facer o mesmo.

Un obxecto O espazo baleiro é máis probable que se pase por alto ou se rexeite como "spam". Polo tanto, utiliza sempre algunhas palabras ben escollidas para dicirlle ao destinatario de que trata o correo electrónico.

Quizais queiras incluír a data na liña de asunto se a túa mensaxe forma parte dunha serie de correo electrónico normal, como un informe semanal do proxecto. Para unha mensaxe que require unha resposta, tamén pode incluír unha chamada á acción, como "Por favor, antes do 7 de novembro".

Lea  Os erros máis comúns no correo electrónico profesional

Unha liña de asunto ben escrita, como a seguinte, ofrece a información máis importante sen que o destinatario teña que abrir o correo electrónico. Isto serve como un aviso que recorda aos destinatarios a túa reunión sempre que revisen a súa caixa de entrada.

 

Mal exemplo Bo exemplo
 
Asunto: reunión Asunto: Reunión sobre o proceso PASSERELLE - 09 horas o 25 de febreiro de 2018

 

Mantén as mensaxes claras e breves

Os correos electrónicos, como as cartas comerciais tradicionais, deben ser claras e concisas. Manteña as súas frases curtas e precisas. O corpo do correo electrónico debe ser directo e informativo e conter toda a información relevante.

A diferenza das cartas tradicionais, enviar varios correos electrónicos non custa máis que enviar un. Polo tanto, se precisa comunicarse con alguén sobre varios temas diferentes, considere escribir un correo electrónico separado para cada un. Isto aclara a mensaxe e permite que o teu correspondente responda a un tema á vez.

 

Mal exemplo Bo exemplo
Asunto: Revisións do informe de vendas

 

Ola Michelin,

 

Grazas por enviar este informe a semana pasada. Lin onte e creo que o capítulo 2 require información máis específica sobre as nosas cifras de vendas. Tamén creo que o ton podería ser máis formal.

 

Ademais, quería comunicarvos que teño programada unha reunión co departamento de relacións públicas sobre a nova campaña publicitaria para este venres. Está ás 11:00 horas e estará na pequena sala de conferencias.

 

Por favor, avisame se estás dispoñible.

 

Grazas,

 

Camille

Asunto: Revisións do informe de vendas

 

Ola Michelin,

 

Grazas por enviar este informe a semana pasada. Lin onte e creo que o capítulo 2 require información máis específica sobre as nosas cifras de vendas.

 

Eu tamén creo que o ton podería ser máis formal.

 

Podería modificalo con estes comentarios en mente?

 

Grazas polo teu arduo traballo.

 

Camille

 

(Camille envía outro correo electrónico sobre a reunión do PR).

 

É importante atopar un equilibrio aquí. Non queres bombardear a alguén con correos electrónicos e ten sentido combinar varios puntos relacionados nunha mesma publicación. Cando isto ocorra, mantén-o sinxelo con parágrafos numerados ou viñetas e considera "cortar" a información en unidades pequenas e ben organizadas para que sexa máis fácil de dixerir.

Teña en conta tamén que no bo exemplo anterior, Camille especificou o que quería que fixera Michelin (neste caso, cambiar o informe). Se axudas á xente a saber o que queres, é máis probable que cho dean.

Sexa educado

A xente pensa que os correos electrónicos poden ser menos formais que as letras tradicionais. Pero as mensaxes que envía son un reflexo da súa propia profesionalidade, os valores ea atención aos detalles son importantes, polo que se necesita un certo nivel de formalidade.

A menos que teñas boa relación con alguén, evita a linguaxe informal, o argot, o argot e as abreviaturas inadecuadas. As emoticonas poden ser útiles para aclarar a túa intención, pero o mellor é usalas só con persoas que coñeces ben.

Peche a mensaxe con "Sinceramente", "Bo día / noite para ti" ou "Bo para ti", dependendo da situación.

Os destinatarios poden optar por imprimir correos electrónicos e compartilos con outras persoas, polo que sexa sempre educado.

Comprobe o ton

Cando atopamos a xente cara a cara, usamos a súa linguaxe corporal, tons vocales e expresións faciais para avaliar como se senten. O correo electrónico nos privou desta información, o que significa que non podemos saber cando a xente incomprendeu as nosas mensaxes.

A túa elección de palabras, lonxitude da frase, puntuación e maiúsculas poden ser facilmente malinterpretadas sen indicacións visuais e auditivas. No primeiro exemplo de abaixo, Louise podería pensar que Yann está frustrado ou enfadado, pero en realidade, séntese ben.

 

Mal exemplo Bo exemplo
Louise,

 

Necesito o teu informe ata as 17:XNUMX de hoxe ou perderei o meu prazo.

 

Yann

Ola Louise,

 

Grazas polo seu arduo traballo neste informe. ¿Podería me proporcionar a súa versión antes de 17 horas, para que non perda o meu prazo?

 

Grazas de antemán,

 

Yann

 

Pense na "sensación" do seu correo electrónico a nivel emocional. Se as túas intencións ou sentimentos poden entenderse mal, atopa un xeito menos ambiguo de expresar as túas palabras.

revisión

Finalmente, antes de facer clic en "Enviar", tómase un momento para comprobar o seu correo electrónico en busca de erros ortográficos, gramaticais e de puntuación. Os teus correos electrónicos forman parte da túa imaxe profesional tanto como a roupa que usas. Polo tanto, está mal enviado unha mensaxe que conteña erros en serie.

Durante a revisión, preste moita atención á duración do seu correo electrónico. A xente ten máis probabilidades de ler correos curtos e concisos que correos electrónicos longos e desligados, así que asegúrese de que os seus correos electrónicos sexan o máis curto posible, sen excluír a información necesaria.

Puntos clave

A maioría de nós pasamos boa parte do noso día en ler e compoñer correos electrónicos. Pero as mensaxes que enviamos poden ser confusas para outros.

Para escribir correos electrónicos efectivos, pregunta primeiro se realmente debes usar esta canle. Ás veces pode ser mellor levar o teléfono.

Fai os teus correos electrónicos concisos e precisos. Envíanos só a persoas que realmente necesitan ver e indicar claramente o que desexa que o destinatario faga a continuación.

Lembra que os teus correos electrónicos son o reflexo da túa profesionalidade, dos teus valores e da túa atención aos detalles. Tenta imaxinar como os demais poderían interpretar o ton da túa mensaxe. Sexa educado e comprobe sempre o que escribiu antes de premer "enviar".