Imprimir amigable, PDF e correo electrónico

O correo electrónico foi unha ferramenta esencial para as comunicacións empresariais, pero unha enquisa realizada por Sendmail. Revelou que causaba tensión, confusión ou outras consecuencias negativas para 64% dos profesionais.

Entón, como pode evitar isto cos seus correos electrónicos? E como podes escribir correos electrónicos que dan os resultados desexados? Neste artigo revisamos as estratexias que pode usar para garantir que o uso do correo electrónico sexa claro, efectivo e exitoso.

Un traballador de oficina medio recibe uns correos 80 por día. Con este volume de correo electrónico, as mensaxes individuais poden ser esquecidas. Siga estas simples regras para que os seus correos electrónicos se avise e empregue.

  1. Non se comunican demasiado por correo electrónico.
  2. Fai un bo uso dos obxectos.
  3. Fai mensaxes claras e breves.
  4. Sexa educado.
  5. Comprobe o ton.
  6. Reler.

Non se comunican demasiado por correo electrónico

Unha das maiores fontes de estrés no traballo é o gran volume de correos electrónicos que reciben as persoas. Entón, antes de comezar a escribir un correo electrónico, pregúntate a ti mesmo: "¿É realmente necesario?"

Neste contexto, debes usar o teléfono ou o messenger instantáneo para xestionar problemas que poden estar suxeitos a comentarios. Use unha ferramenta de planificación de comunicacións e identifique as canles máis axeitadas para diferentes tipos de mensaxes.

Sempre que sexa posible, déalle as malas novas. Axúdalle a comunicarse con empatía, compaixón e comprensión e canjear se a túa mensaxe se tomou incorrectamente.

Fai un bo uso dos obxectos

O título dun xornal ten dúas funcións: capta a súa atención e resume o artigo para que poida decidir se ler ou non. O asunto da súa mensaxe de correo electrónico debe facer o mesmo.

Un obxecto é máis probable que o baleiro sexa ignorado ou rexeitado como "spam". Polo tanto, utiliza sempre algunhas palabras ben escollidas para indicarlle ao destinatario o contido doe-mail.

Pode que queira incluír a data na liña de asunto se a súa publicación é unha serie de correos electrónicos regulares, como un informe semanal do proxecto. Para unha mensaxe que precise unha resposta, tamén pode incluír unha chamada á acción, como "Por favor, antes do 7 de novembro".

Lea  Fai un bo plan de escritura no traballo

Unha liña de asunto ben escrita, como a seguinte, proporciona a información máis importante sen que o destinatario teña que abrir o correo electrónico. Isto serve como unha invitación que recorda aos destinatarios da túa reunión cada vez que visitan a súa caixa de entrada.

 

Mal exemplo Bo exemplo
 
Asunto: reunión Asunto: Reunión sobre o proceso PASSERELLE - 09 horas o 25 de febreiro de 2018

 

Mantén as mensaxes claras e breves

Os correos electrónicos, como as cartas comerciais tradicionais, deben ser claras e concisas. Manteña as súas frases curtas e precisas. O corpo do correo electrónico debe ser directo e informativo e conter toda a información relevante.

A diferenza das letras tradicionais, o envío de correos múltiples non custa máis que enviar un. Entón, se precisa comunicarse con alguén en varios temas diferentes, considere escribir un correo electrónico por separado. Isto aclara a mensaxe e permite que o correspondente responda un suxeito á vez.

 

Mal exemplo Bo exemplo
Asunto: Revisións do informe de vendas

 

Ola Michelin,

 

Grazas por enviar este informe a semana pasada. Lin o día de onte e sento que o capítulo 2 require información máis específica sobre as nosas cifras de vendas. Eu tamén creo que o ton podería ser máis formal.

 

Ademais, quixen informarte de que eu programei este venres unha reunión co departamento de relacións públicas sobre a nova campaña publicitaria. Ela está en 11h00 e estará na pequena sala de conferencias.

 

Por favor, avísame se estás dispoñible.

 

Grazas,

 

Camille

Asunto: Revisións do informe de vendas

 

Ola Michelin,

 

Grazas por enviar este informe a semana pasada. Lin o día de onte e sento que o capítulo 2 require información máis específica sobre as nosas cifras de vendas.

 

Eu tamén creo que o ton podería ser máis formal.

 

Podería modificalo con estes comentarios en mente?

 

Grazas polo teu arduo traballo.

 

Camille

 

(Camille envía outro correo electrónico sobre a reunión do PR).

 

Aquí é importante atopar un equilibrio. Non quere bombardear a alguén con correos electrónicos e ten sentido combinar varios puntos relacionados nun mesmo correo. Cando isto ocorre, faino sinxelo con parágrafos numerados ou viñetas e considere "dividir" a información en unidades pequenas e ben organizadas para facilitar a dixestión.

Tampouco teña en conta que no bo exemplo anterior, Camille especificou o que ela quería que Michelin faga (neste caso, modifique o informe). Se axudas ás persoas a coñecer o que desexas, hai unha mellor oportunidade de que che dean.

Sexa educado

A xente pensa que os correos electrónicos poden ser menos formais que as letras tradicionais. Pero as mensaxes que envía son un reflexo da súa propia profesionalidade, os valores ea atención aos detalles son importantes, polo que se necesita un certo nivel de formalidade.

A menos que estea en boas condicións con alguén, evite linguas oficiais, argot, argot e abreviaturas inadecuadas. Os emoticonos poden ser útiles para aclarar a túa intención, pero o mellor é usalos só con persoas que coñeces ben.

Peche a mensaxe con "Sinceramente", "Bo día / noite para ti" ou "Bo para ti", dependendo da situación.

Os destinatarios poderán decidir imprimir correos electrónicos e compartilos cos demais, polo que sempre será educado.

Comprobe o ton

Cando atopamos a xente cara a cara, usamos a súa linguaxe corporal, tons vocales e expresións faciais para avaliar como se senten. O correo electrónico nos privou desta información, o que significa que non podemos saber cando a xente incomprendeu as nosas mensaxes.

A súa elección de palabras, a duración da oración, a puntuación e a capitalización poden ser mal interpretadas sen sinais visuais e auditivos. No primeiro exemplo de abaixo, Louise podería pensar que Yann está frustrado ou enfadado, pero en realidade, séntese ben.

 

Mal exemplo Bo exemplo
Louise,

 

Necesito o seu informe antes de 17 hoxe ou eu perderarei o meu prazo.

 

Yann

Ola Louise,

 

Grazas polo seu arduo traballo neste informe. ¿Podería me proporcionar a súa versión antes de 17 horas, para que non perda o meu prazo?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Pense na "sensación" do seu correo electrónico a nivel emocional. Se as túas intencións ou sentimentos poden entenderse mal, atopa un xeito menos ambiguo de expresar as túas palabras.

revisión

Finalmente, antes de facer clic en "Enviar", tómese un momento para comprobar se hai erros de ortografía, gramática e puntuación no seu correo electrónico. Os teus correos electrónicos forman parte da túa imaxe profesional como a roupa que levas. Por iso está mal visto enviar unha mensaxe que conteña fallos en serie.

Durante a revisión, preste moita atención á duración do seu correo electrónico. A xente ten máis probabilidades de ler correos curtos e concisos que correos electrónicos longos e desligados, así que asegúrese de que os seus correos electrónicos sexan o máis curto posible, sen excluír a información necesaria.

Puntos clave

A maioría de nós pasamos boa parte do noso día en ler e compoñer correos electrónicos. Pero as mensaxes que enviamos poden ser confusas para outros.

Para escribir correos electrónicos efectivos, pregunta primeiro se realmente debes usar esta canle. Ás veces pode ser mellor levar o teléfono.

Fai os teus correos electrónicos concisos e precisos. Envíanos só a persoas que realmente necesitan ver e indicar claramente o que desexa que o destinatario faga a continuación.

Lembre que os seus correos electrónicos son o reflexo da súa profesionalidade, dos seus valores e da súa atención aos detalles. Tenta imaxinar como outros poden interpretar o ton da túa mensaxe. Sexa educado e comprobe sempre o que escribiu antes de facer clic en "enviar".