O correo electrónico é a ferramenta de comunicación preferida para a maioría de nós. O correo electrónico é fabuloso porque non tes que estar dispoñible ao mesmo tempo que o teu interlocutor para comunicarte. Isto permítenos avanzar nos problemas en curso cando os nosos compañeiros non están dispoñibles ou no outro lado do mundo.

Non obstante, a maioría de nós estamos afogados nunha interminable lista de correos electrónicos. Segundo un informe publicado en 2016, o usuario medio da empresa recibe e envía máis de 100 correos electrónicos ao día.

Ademais, os correos electrónicos son demasiado incomprendidos. Un recente estudo de Sendmail descubriu que 64% das persoas enviaron ou recibiron un correo electrónico que provocaba rabia ou confusión involuntaria.

Debido ao volume de correos electrónicos que enviamos e recibimos e porque os correos electrónicos son a miúdo mal interpretados, é importante escribir de forma clara e concisa.

Como escribir correctamente un correo electrónico profesional

Escribir correos electrónicos breves e concretos reducirá o tempo dedicado á xestión dos correos electrónicos e facelo máis produtivo. Ao manter os teus correos electrónicos curtos, é probable que dediques menos tempo aos correos electrónicos e máis tempo a outras tarefas. Dito isto, escribir claramente é unha habilidade. Como todas as habilidades, terás que facelo traballar no seu desenvolvemento.

Ao principio, pode tardar tanto en escribir correos electrónicos curtos como en escribir correos electrónicos longos. Non obstante, aínda que este sexa o caso, axudarás aos teus compañeiros, clientes ou empregados a ser máis produtivos, porque engadirás menos desorde á súa caixa de entrada, o que lles axudará a responderche máis rápido.

Ao escribir con claridade, serás coñecido como alguén que sabe o que quere e fai as cousas. Ambos son bos para as túas perspectivas profesionais.

Entón, ¿que leva escribir correos electrónicos claros, concisos e profesionais?

Identifica o teu obxectivo

Os correos electrónicos claros sempre teñen un propósito claro.

Cada vez que te sentes a escribir un correo electrónico, tómase uns segundos para preguntarte: "Por que envio isto? Que espero do destinatario?

Se non pode responder a estas preguntas, non debe enviar un correo electrónico. Escribir correos electrónicos sen saber o que necesitas está perdendo o tempo e o do teu destinatario. Se non sabe exactamente o que quere, será difícil expresarse de forma clara e concisa.

Lea  O informe de actividades, a ferramenta esencial para dar a coñecer o teu traballo.

Use a regra "Unha cousa á vez"

Os correos electrónicos non son substitutos das reunións. Con reunións de negocios, cantos máis temas traballes na axenda, máis produtiva será a reunión.

Co correo electrónico, o contrario é certo. Canto menos inclúa temas diferentes nos seus correos electrónicos, máis cousas serán intelixibles para o seu interlocutor.

Por iso é unha boa idea practicar a regra "unha cousa á vez". Asegúrate de que cada correo electrónico que envías sexa sobre unha cousa. Se necesitas comunicarte sobre outro proxecto, escribe outro correo electrónico.

Tamén é un bo momento para preguntarse: "¿É realmente necesario este correo electrónico?" De novo, só as mensaxes de correo electrónico absolutamente necesarias testemuñan o respecto da persoa á que envían correos electrónicos.

Práctica da empatía

A empatía é a capacidade de ver o mundo a través dos ollos dos demais. Cando fas isto, comprendes os seus pensamentos e sentimentos.

Ao escribir correos electrónicos, pense nas túas palabras dende o punto de vista do lector. Con todo o que escribe, pregúntese:

  • Como podo interpretar esta frase se a recibín?
  • Inclúe termos ambiguos para especificar?

Este é un axuste sinxelo pero efectivo para o xeito no que debes escribir. Pensar nas persoas que te lerán transformará a forma en que te responden.

Aquí tes unha forma empática de mirar o mundo para axudarche a comezar. A maioría da xente:

  • Están ocupados. Non teñen tempo para adiviñar o que queres, e gustaríalles poder ler o teu correo electrónico e responderlle rapidamente.
  • Goza dun eloxio. Se pode dicir algo positivo sobre eles ou o seu traballo, faino. Non se desperdiçar as túas palabras.
  • Gusta de ser agradecedo. Se o destinatario axudouche dalgún xeito, recorda darlle as grazas. Deberías facelo aínda que sexa o seu traballo axudarche.

Abreviar presentacións

Cando envías un correo electrónico a alguén por primeira vez, debes dicirlle ao destinatario quen es. Normalmente podes facelo nunha frase. Por exemplo: "Foi un gusto coñecerte no [Evento X]. »

Lea  Os segredos dun correo electrónico de protesta ben escrito

Unha forma de acurtar as presentacións é escribilas coma se te atopases cara a cara. Non che gustaría entrar nun monólogo de cinco minutos cando coñeces a alguén en persoa. Polo tanto, non o fagas por correo electrónico.

Non sabes se é necesaria unha introdución. Quizais xa teña contactado co destinatario, pero non sabe se vai recordalo. Pode deixar as súas credenciais na súa sinatura electrónica.

Isto evita malentendidos. Volver presentarte a alguén que xa te coñece paréceche groseiro. Se non está seguro de se te coñece, podes deixar que comprobe a túa sinatura.

Limítese a cinco frases

En cada correo electrónico que escribes, debes usar as frases suficientes para dicir o que necesitas, non máis. Unha práctica útil é limitar-se a cinco frases.

Menos de cinco frases adoitan ser brutales e groseras, máis de cinco sentenzas perden o tempo.

Haberá momentos nos que non será posible manter un correo electrónico que conteña cinco frases. Pero na maioría dos casos, bastan cinco sentenzas.

Adopte a disciplina das cinco frases e atopará-se escribindo correos electrónicos máis rápido. Tamén recibirás máis respostas.

Use palabras curtas

En 1946, George Orwell aconsellou aos escritores que nunca usasen unha palabra longa onde unha curta serviría.

Este consello é aínda máis relevante hoxe en día, especialmente ao escribir correos electrónicos.

As palabras curtas mostran o respecto polo teu lector. Usando palabras curtas, facilitou a súa mensaxe.

O mesmo ocorre coas frases curtas e os parágrafos. Evite escribir grandes bloques de texto se quere que a súa mensaxe sexa clara e fácil de entender.

Use a voz activa

A voz activa é máis fácil de ler. Tamén fomenta a acción e a responsabilidade. En efecto, na voz activa, as frases céntranse na persoa que actúa. Na voz pasiva, as oracións céntranse no obxecto sobre o que se actúa. Na voz pasiva, pode parecer que as cousas están a suceder por si soas. De forma activa, as cousas só suceden cando a xente actúa.

Lea  Modelo de correo electrónico para anunciar a súa participación nunha reunión

Aterse a unha estrutura estándar

Cal é a clave para manter os teus correos electrónicos cortos? Use unha estrutura estándar. Este é un modelo que podes seguir por cada correo electrónico que escribes.

Ademais de manter os seus correos curtos, seguindo unha estrutura estándar tamén axuda a escribir rapidamente.

Co tempo, desenvolverá unha estrutura que funcionará para ti. Aquí tes unha estrutura simple para comezar:

  • Saúdo
  • Un cumprimento
  • O motivo do seu correo electrónico
  • Unha chamada á acción
  • Unha mensaxe de peche (Pechando)
  • Sinatura

Vexamos cada un destes en profundidade.

  • Esta é a primeira liña do correo electrónico. "Ola, [Nome]" é un saúdo típico.

 

  • Cando envías un correo electrónico a alguén por primeira vez, un eloxio é un bo comezo. Un eloxio ben escrito tamén pode servir como introdución. Por exemplo :

 

"Encantoume a túa presentación sobre [tema] o [data]. »

"Atopei o teu blog sobre [tema] moi útil. »

"Foi un pracer coñecerte no [evento]. »

 

  • O motivo do seu correo electrónico. Nesta sección, dis: "Vou enviar un correo electrónico para preguntar sobre..." ou "Preguntabame se poderías axudarche con...". Ás veces necesitarás dúas frases para explicar os motivos para escribir.

 

  • Unha chamada á acción. Unha vez que explique o motivo do seu correo electrónico, non asume que o destinatario saberá que facer. Proporcionar instrucións específicas. Por exemplo:

"Poderías enviarme eses ficheiros para o xoves?" »

"¿Podería escribir isto nas próximas dúas semanas?" "

"Por favor, escribe a Yann sobre iso e avísame cando o teñas feito. »

Ao estruturar a súa solicitude en forma de pregunta, invítase ao destinatario a responder. Como alternativa, tamén podes usar: "avísame cando fixeches isto" ou "avísame se está ben para ti". "

 

  • peche. Antes de enviar o teu correo electrónico, asegúrate de incluír unha mensaxe de peche. Isto ten o dobre propósito de reiterar a túa chamada á acción e facer que o destinatario se sinta ben.

 

Exemplos de boas liñas de peche:

"Grazas por toda a túa axuda con isto. "

"Non podo esperar para escoitar o que pensas. »

“Avísame se tes algunha dúbida. "

  • Para rematar de pensar en engadir a súa sinatura precedida dunha mensaxe de saúdos.

Podería ser "A túa verdadeira", "Sinceramente", "Teña un bo día" ou "Grazas".