Imprimir amigable, PDF e correo electrónico

 

L 'correo electrónico é a ferramenta de comunicación preferida para a maioría de nós. O correo electrónico é xenial porque non necesitamos estar dispoñibles ao mesmo tempo que o noso interlocutor para comunicarnos. Isto permítenos avanzar nos temas actuais cando os nosos compañeiros non están dispoñibles ou no outro lado do mundo.

Non obstante, a maioría de nós afogamos nunha interminable lista de correos electrónicos. Segundo un informe publicado en 2016, un usuario medio da empresa recibe e envía máis de 100 correos electrónicos ao día.

Ademais, os correos electrónicos son demasiado incomprendidos. Un recente estudo de Sendmail descubriu que 64% das persoas enviaron ou recibiron un correo electrónico que provocaba rabia ou confusión involuntaria.

Debido ao volume de correos electrónicos que enviamos e recibimos e porque os correos electrónicos son a miúdo mal interpretados, é importante escribir de forma clara e concisa.

Como escribir correctamente un correo electrónico profesional

Escribir correos curtos e precisos reducirá o tempo dedicado á xestión de correo electrónico e faino máis produtivo. Manter o seu correo electrónico curto significa que probablemente gastará menos tempo no correo electrónico e máis tempo noutras tarefas. Dito isto, escribir claramente é unha habilidade. Como todas as habilidades, necesitarás traballar no seu desenvolvemento.

Inicialmente, pode necesitar tanto tempo escribir correos breves como escribir correos electrónicos longos. Non obstante, aínda que fose o caso, axudará aos seus colegas, clientes ou empregados a ser máis produtivos, porque engadirá menos espazo á súa bandexa de entrada, o que lles axudará a responder máis rápido.

Ao escribir con claridade, coñecerás como alguén que sabe o que quere e fai que as cousas sucedan. Ambos son bos para as súas perspectivas de carreira.

Entón, ¿que leva escribir correos electrónicos claros, concisos e profesionais?

Identifica o teu obxectivo

Os correos electrónicos claros sempre teñen un propósito claro.

Cada vez que se senta a escribir un correo electrónico, toma uns segundos para preguntarse: "Por que o envio? Que espero do destinatario?

Se non pode responder a estas preguntas, non debe enviar un correo electrónico. Escribir correos electrónicos sen saber o que necesitas está perdendo o tempo e o do teu destinatario. Se non sabe exactamente o que quere, será difícil expresarse de forma clara e concisa.

Lea  Mellora o teu nivel de ortografía co vídeo

Use a regra "Unha cousa á vez"

Os correos electrónicos non están feitos para reemplazar reunións. Con reunións de traballo, canto máis traballas nos temas da axenda, máis produtiva é a reunión.

Co correo electrónico, o contrario é certo. Canto menos inclúa temas diferentes nos seus correos electrónicos, máis cousas serán intelixibles para o seu interlocutor.

É por iso que é unha boa idea practicar a regra "unha soa vez". Asegúrese de que cada correo electrónico que envíe sexa sobre unha cousa. Se precisa comunicarse noutro proxecto, escriba outro correo electrónico.

Tamén é un bo momento para preguntarse: "¿É realmente necesario este correo electrónico?" De novo, só as mensaxes de correo electrónico absolutamente necesarias testemuñan o respecto da persoa á que envían correos electrónicos.

Práctica da empatía

A empatía é a capacidade de ver o mundo a través dos ollos dos demais. Cando fai iso, comprende os seus pensamentos e sentimentos.

Ao escribir correos electrónicos, pense nas túas palabras dende o punto de vista do lector. Con todo o que escribe, pregúntese:

  • Como podo interpretar esta frase se a recibín?
  • Inclúe termos ambiguos para especificar?

Este é un axuste sinxelo pero efectivo para o xeito no que debes escribir. Pensar nas persoas que te lerán transformará a forma en que te responden.

Aquí tes unha forma empática de mirar o mundo para axudarche a comezar. A maioría da xente:

  • Están ocupados. Non teñen tempo para adiviñar o que desexa e quere ler o seu correo electrónico e responder rapidamente.
  • Goza dun eloxio. Se pode dicir algo positivo sobre eles ou o seu traballo, faino. Non se desperdiçar as túas palabras.
  • Gustaríame agradecer. Se o destinatario axudoulle de algunha maneira, lembre de agradecerlle. Debes facelo mesmo cando é o teu traballo axudarche.

Abreviar presentacións

Cando envías un correo electrónico a alguén por primeira vez, debes indicarlle ao destinatario quen es. Normalmente podes facelo nunha frase. Por exemplo: "Foi un pracer coñecerche no [Evento X]. "

Lea  Carta de mostra para solicitar a recepción da folla de pagamento

Unha forma de acurtar as presentacións é escribilas coma se estiveses encontrando cara a cara. Non queres entrar nun monólogo de cinco minutos cando coñeces a alguén en persoa. Entón, non o fagas no correo electrónico.

Non sabes se é necesaria unha introdución. Quizais xa teña contactado co destinatario, pero non sabe se vai recordalo. Pode deixar as súas credenciais na súa sinatura electrónica.

Isto evita malentendidos. Vostede regresa de novo a alguén que xa sabe que é rudo. Se non sabe se o coñece, só pode deixala verificar a súa sinatura.

Limítese a cinco frases

En cada correo electrónico que escribes, debes usar as frases suficientes para dicir o que necesitas, non máis. Unha práctica útil é limitar-se a cinco frases.

Menos de cinco frases adoitan ser brutales e groseras, máis de cinco sentenzas perden o tempo.

Haberá momentos nos que non será posible manter un correo electrónico que conteña cinco frases. Pero na maioría dos casos, bastan cinco sentenzas.

Adopte a disciplina das cinco frases e atopará-se escribindo correos electrónicos máis rápido. Tamén recibirás máis respostas.

Use palabras curtas

En 1946, George Orwell aconsellou aos escritores que nunca usen unha palabra longa na que fará un cortometraje.

Este consello é aínda máis relevante hoxe en día, especialmente cando se escriben correos electrónicos.

As palabras curtas mostran o respecto polo teu lector. Usando palabras curtas, facilitou a súa mensaxe.

O mesmo ocorre coas frases curtas e os parágrafos. Evite escribir grandes bloques de texto se quere que a súa mensaxe sexa clara e fácil de entender.

Use a voz activa

A voz activa é máis fácil de ler. Tamén incentiva a acción ea responsabilidade. De feito, na voz activa, as oracións centran a persoa que actúa. Na voz pasiva, as oracións se centran no obxecto en que actúa. Na voz pasiva, pode parecer que as cousas están a suceder só. De xeito activo, as cousas só ocorren cando as persoas actúan.

Adáitase a unha estrutura estándar

Cal é a clave para manter os teus correos electrónicos cortos? Use unha estrutura estándar. Este é un modelo que podes seguir por cada correo electrónico que escribes.

Lea  Correo profesional: algunhas regras para os formularios de chamada comúns

Ademais de manter os seus correos curtos, seguindo unha estrutura estándar tamén axuda a escribir rapidamente.

Co tempo, desenvolverá unha estrutura que funcionará para ti. Aquí tes unha estrutura simple para comezar:

  • Saúdo
  • Un cumprimento
  • O motivo do seu correo electrónico
  • Unha chamada á acción
  • Unha mensaxe de peche (Pechando)
  • Sinatura

Vexamos cada un destes en profundidade.

  • Esta é a primeira liña de correo electrónico. "Ola, [primeiro nome]" é un saludo típico.

 

  • Cando envía por correo por primeira vez por alguén, un eloxio é un gran comezo. Un cumprimento ben escrito tamén pode servir como unha introdución. Por exemplo:

 

"Gustoume a túa presentación sobre [tema] o [data]. "

"Pareceume moi útil o teu blog sobre [tema]. "

"Foi un pracer coñecerche en [evento]. "

 

  • O motivo do seu correo electrónico. Nesa sección dis: "Enviarémosche un correo electrónico para preguntar sobre ..." ou "Preguntábame se podías axudar con ..." Ás veces necesitarás dúas frases para explicar as razóns para escribir.

 

  • Unha chamada á acción. Unha vez que explique o motivo do seu correo electrónico, non asume que o destinatario saberá que facer. Proporcionar instrucións específicas. Por exemplo:

"¿Podería enviarme estes ficheiros antes do xoves?" "

"¿Podería escribir isto nas próximas dúas semanas?" "

"Escríbelle a Yann sobre isto e avísame cando o fixeches. "

Ao estruturar a súa solicitude en forma de pregunta, invítase ao destinatario a responder. Como alternativa, tamén podes usar: "avísame cando fixeches isto" ou "avísame se está ben para ti". "

 

  • peche. Antes de enviar o correo electrónico, asegúrese de incluír unha mensaxe de peche. Isto ten o dobre propósito de reiterar o seu chamado á acción e facer que o destinatario se sinta ben.

 

Exemplos de boas liñas de peche:

"Grazas por toda a túa axuda con isto. "

“Non podo esperar por escoitar o que pensas. "

“Avísame se tes algunha dúbida. "

  • Para rematar de pensar en engadir a súa sinatura precedida dunha mensaxe de saúdos.

Podería ser "A túa verdadeira", "Sinceramente", "Teña un bo día" ou "Grazas".