Unha carta profesional é un documento escrito que garante unha relación formal entre diferentes interlocutores. Ten unha estrutura interna moi ordinaria. Escrito fundamentalmente nunha páxina ou dúas excepcionalmente. A carta profesional contén a miúdo un tema único. Esta estrutura interna ten unha vantaxe. O seu plan de escritura pode manterse igual pase o que pase. Obviamente, haberá cambios dado o obxectivo. Non obstante, xa sexa unha simple solicitude de información, unha solicitude ou incluso unha queixa. O plan para escribir correspondencia profesional permanecerá practicamente inalterado.
Pasado, presente, futuro: un plan de tres fases para unha carta profesional exitosa
O uso do pasado, presente e futuro, nesta xerarquía cronolóxica, refírese ao tríptico do plan de escritura dunha carta profesional. É o plan sinxelo e efectivo para implementar en todas as situacións. Para cuestionar, transmitir información, explicar un tema determinado ou incluso persuadir ao seu lector. Eficiencia, que se xustifica con respecto aorde lóxica observado na súa estrutura.
O pasado: paso número 1 do plan
Escribimos unha carta a miúdo, sobre a base dun precedente, unha situación inicial ou anterior. Pode ser unha carta recibida, unha reunión, unha visita, unha entrevista telefónica, etc. O propósito de escribir a primeira parte desta carta é comunicar os motivos do envío. Ou simplemente o contexto que describe a situación. O recordatorio dos feitos exprésase xeralmente nunha mesma frase. Non obstante, é máis conveniente construír esta frase en suboracións. A modo de ilustración, podemos ter as seguintes expresións:
- Acepto a recepción da súa carta, informándome de ...
- Na súa carta con data ...
- Vostede o soubo ...
- Á vista da súa nota de prensa publicada polo xornal XXX (referencia n ° 12345), acabamos de propoñer ...
- Despois de realizar unha verificación da túa conta, descubrimos ...
En situacións nas que a razón para escribir a carta non está relacionada cun feito pasado. Nese momento temos o primeiro parágrafo da carta onde o autor se presenta e o seu establecemento. A continuación, continúe especificando a súa solicitude ou ofrecendo os seus distintos servizos. Por exemplo, como parte dunha solicitude de información ou unha proposta de servizo, podemos ter as seguintes expresións:
- Como expertos no sector da seguridade, chegamos a isto ...
- Tendo en conta a satisfacción dos nosos clientes, queriamos ...
- Estamos moi felices de anunciar que planeamos para os nosos clientes ...
No contexto dunha aplicación espontánea (prácticas ou traballo), tamén podemos ter as seguintes expresións:
- A túa empresa chamoume a atención e como estudante en ………… gustaríame solicitar unha pasantía ………
- Recén graduado en ...
O destinatario ao que se dirixe a carta debe, desde o primeiro parágrafo, comprender o asunto da súa carta.
O presente: paso número dous do plan
Esta segunda parte do plan refírese ás razóns que xustificaron a redacción da carta no momento T. Con respecto á situación anterior expresada na primeira parte. Neste nivel, trátase de argumentar, informar, explicar ou incluso cuestionar. Dependendo da complexidade da situación, esta parte pode escribirse nun parágrafo completo ou presentar a idea principal nunha soa frase. A modo de ilustración, podemos ter as seguintes expresións:
- Tendo en conta que a data de ... a factura n ° ... non está borrada, nós ...
- A pertenza á nosa organización tamén che garante ...
- A pesar de que o contrato prevé o inicio dos traballos na data de ..., observamos con asombro e tivemos problemas para entender os atrasos denunciados polo Sr ...
O futuro: paso número 3 do plan
Esta terceira e última parte pecha as dúas primeiras informando sobre resultado por vir.
Ou expresamos as nosas intencións, como autor da carta, e podemos usar expresións do tipo:
- Hoxe encargareime persoalmente de enviar os artigos que solicitou
- Estamos preparados para substituír ... tendo en conta por suposto o orixinal.
- Achégate ao despacho de billetes ... ..
Ou expresamos un desexo, pedindo ou animando ao destinatario a actuar ou reaccionar. Podemos así ter as seguintes formulacións:
- Estás invitado a achegarte ao mostrador
- Por iso, pídolle que chame aos seus expertos rapidamente para ...
- Agárdase ansiosamente a súa rapidez para resolver esta situación.
O propósito de escribir esta carta pode ir acompañado dun argumento:
- Axustará a situación o máis rápido posible (obxectivo) segundo as disposicións xerais e específicas do contrato. (Argumento)
- Podes organizar a miña entrega canto antes ? (Obxectivo) Non serve de nada recordarlle que a entrega debe realizarse na data prevista, tendo en conta as súas condicións de venda. (Argumento)
Unha fórmula educada, esencial para pechar a súa carta profesional !
Para finalizar correctamente unha carta profesional, é esencial escribir unha frase educada. En realidade é unha fórmula dobre educada, composta por unha expresión, pero tamén por unha fórmula de "pre-conclusión".
Ou temos unha fórmula de cortesía, que reflicte unha certa cordialidade:
- Recibe de antemán o noso agradecemento por ...
- Pedimos desculpas por esta situación inesperada
- Sempre estarei dispoñible para falalo nunha reunión
- Podes contactar connosco en calquera momento para ...
- Agardamos que esta oferta cumpra as túas expectativas e, por suposto, estamos á túa disposición para obter máis información.
Ou temos unha fórmula educada:
- Pedímoslle que acepte, señora, señor os nosos mellores cumprimentos.
- Por favor, crea, señor, na expresión dos nosos mellores sentimentos.
- Acepte, señora, os nosos mellores cumprimentos.
A vantaxe deste plan ao escribir unha carta profesional é, por un lado, a súa sobriedade ao escribir o contido e, por outro, a súa sinxeleza de lectura fronte ao destinatario. Non obstante, esta liña do tempo non se recomenda para contido máis complexo e máis longo.
