Escribe para ser lido

Un compañeiro acaba de enviarche un correo electrónico sobre unha reunión que tes nunha hora. Suponse que o correo electrónico contén a información clave que debes presentar, como parte dun proxecto importante.

Pero hai un problema: o correo electrónico está tan mal escrito que non podes atopar os datos que necesitas. Hai faltas de ortografía e frases incompletas. Os parágrafos son tan longos e confusos que che leva tres veces máis tempo que atopar a información que queres. Como resultado, estás pouco preparado para a reunión e non vai tan ben como esperabas.

Enfrontácheste algunha vez a unha situación semellante a esta? Nun mundo sobrecargado de información, é fundamental comunicarse de forma clara, concisa e eficaz. A xente non ten tempo para ler correos electrónicos de libros e non ten a paciencia para interpretar correos electrónicos que están mal construídos e onde hai información útil espallada por todo o lugar.

Ademais da túa habilidades de escritura son boas, mellor será a impresión que lle causará aos que te rodean, incluído o teu xefe, compañeiros e clientes. Nunca sabes ata onde che levarán estas boas impresións.

Neste artigo, veremos como pode mellorar as súas habilidades de escritura e evitar erros comúns.

Audiencia e formato

O primeiro paso para escribir con claridade é escoller o formato axeitado. Necesitas enviar un correo electrónico informal? Escribir un informe detallado? Ou escribir unha carta formal?

O formato, xunto co teu público, definirá a túa "voz de escritura", é dicir, o formal ou relaxado que debe ser o ton. Por exemplo, se estás escribindo un correo electrónico a un cliente potencial, debería ter o mesmo ton que un correo electrónico a un amigo?

Definitivamente non.

Comeza identificando quen lerá a túa mensaxe. É para altos directivos, todo o equipo ou un pequeno grupo que traballa nun ficheiro específico? En todo o que escribes, os teus lectores ou destinatarios deben definir o teu ton así como aspectos do contido.

Lea  Prohibir os erros ortográficos no traballo

Composición e estilo

Unha vez que saiba o que está escribindo e para quen está escribindo, debe comezar a escribir.

Unha pantalla de ordenador en branco e branco adoita ser intimidante. É doado quedarse atascado porque non sabes como comezar. Proba estes consellos para compoñer e formatar o teu documento:

 

  • Comezza co teu público: Lembra que os teus lectores poden non saber nada do que lles contas. Que deberían saber primeiro?
  • Crea un plan: Isto é especialmente útil se está a escribir un documento máis longo, como un informe, unha presentación ou un discurso. Os esquemas axúdanche a identificar os pasos a seguir en que orde e dividir a tarefa en información manexable.
  • Proba un pouco de empatía: Por exemplo, se está a escribir un correo electrónico de vendas para clientes potenciais, por que deberían preocuparse polo seu produto ou polo seu argumento de venda? Cal é o beneficio para eles? Lembra as necesidades do teu público en todo momento.
  • Use o triángulo retórico: Se estás tentando persuadir a alguén para que faga algo, asegúrate de explicar por que a xente debería escoitarte, transmitir o teu punto de vista de forma que atraiga á túa audiencia e presentar a información de forma racional e coherente.
  • Identifica o teu tema principal: Se tes dificultade para definir o tema principal da túa mensaxe, finxe que te quedan 15 segundos para explicar a túa posición. Qué dis ? Este é probablemente o teu tema principal.
  • Use linguaxe sinxela: A menos que esteas escribindo un artigo científico, adoita ser mellor utilizar unha linguaxe sinxela e directa. Non uses palabras longas só para impresionar á xente.

estrutura

O documento debe ser o máis amigábel posible. Utilice títulos, subtítulos, balas e números tanto como sexa posible para separar o texto.

Despois de todo, que podería ser máis doado de ler: unha páxina chea de parágrafos longos ou unha páxina dividida en parágrafos curtos con títulos de sección e viñetas? Un documento que é fácil de dixitalizar lerase máis a miúdo que un documento con parágrafos longos e densos.

Lea  Modelo de correo electrónico para xustificar un atraso

Os títulos deben chamar a atención do lector. Usar preguntas adoita ser unha boa idea, especialmente no texto publicitario, porque as preguntas axudan a manter o interese e a curiosidade do lector.

En correos electrónicos e propostas, use títulos curtos, fácticos e subtítulos, como os que aparecen neste artigo.

Engadir gráficos tamén é unha forma intelixente de separar o teu texto. Estas axudas visuais non só permiten ao lector manter a atención sobre o contido, senón tamén comunicar información importante moito máis rápido que o texto.

Erros gramaticais

Probablemente saibas que os erros no teu correo electrónico farán que o teu traballo pareza pouco profesional. É esencial para evitar erros graves conseguindo un corrector ortográfico e revisando a súa ortografía na medida do posible.

Aquí tes algúns exemplos de palabras de uso común:

 

  • Envíallo / envíame / envio

 

O verbo "enviar" é un verbo do primeiro grupo, sempre escribiremos na primeira persoa do singular "Envio" cunha "e". "Envío" sen "e" é un nome ("un envío") e pode ser plural: "envío".

 

  • Te unio / te unio

 

Sempre escribiremos "Te unio" cunha "s". "Conxunto" cunha "t" é a conxugación da terceira persoa singular "el únese".

 

  • Prazo / prazo

 

Aínda que o "parachoques" se engada a un nome feminino, non cede á tentación e sempre escriba "parachoques" sen "e".

 

  • Recomendación / recomendación

 

Se en inglés escribimos "recomendación" cunha "e", en francés sempre escribimos "recomendación" cunha "a".

 

  • Está / hai alí / está aí?

 

Engadimos un "t" eufónico nas fórmulas interrogativas para facilitar a pronuncia e evitar dúas vogais sucesivamente. Por iso escribiremos "está aí".

 

  • En termos de / en termos de

 

Nunca se escribe "en términos de" sen un "s". De feito, hai sempre varios "términos" no uso desta expresión.

Lea  Use o correo electrónico corporativo

 

  • Of / entre

 

Teña coidado de non ser enganado pola palabra "excepto" que remata cunha "s". Nunca se escribe "entre" cun "s". É unha preposición e é invariable.

 

  • Como acordado / acordado

 

Incluso colocado nun nome feminino, "como está de acordo" sempre é invariable e nunca leva unha "e".

 

  • Mantemento / servizo

Non confunda o nome eo verbo. O nome "entrevista" sen "t" describe un intercambio ou unha "entrevista de emprego". O verbo conxugado da terceira persoa do singular "mantén" emprégase cando se trata de facer a acción de manter algo.

Algúns dos teus lectores non serán perfectos na ortografía e na gramática. Poden non notar se comete estes erros. Pero non use isto como escusa: normalmente haberá xente, especialmente os altos executivos, que notarán.

Por este motivo, todo o que escribes debe ser dunha calidade aceptable para todos os lectores.

comprobación

O inimigo dunha boa corrección é a velocidade. Moita xente corre a través dos seus correos electrónicos, pero así é como se perden os erros. Sigue estas instrucións para verificar o que escribiches:

  • Comprobe os seus encabezados e pés de páxina: A xente adoita ignoralos para centrarse só no texto. Só porque as cabeceiras sexan grandes e en negra non significa que estean sen erros.
  • Ler o correo electrónico en voz alta: Isto obriga a ir máis lento, o que significa que é máis probable detectar erros.
  • Use o dedo para seguir o texto mentres le: É outra cousa que axuda a desacelerar.
  • Comeza ao final do teu texto: Re-ler unha frase do final ao comezo, axuda a concentrarse nos erros e non no contido.