Imprimir amigable, PDF e correo electrónico

Escribe para ser lido

Un compañeiro acaba de enviarche un correo electrónico sobre unha reunión que teñas nunha hora. Suponse que o correo electrónico contén a información clave que debes presentar, como parte dun proxecto importante.

Pero hai un problema: o correo está tan mal escrito que non podes atopar os datos que necesitas. Hai erros ortográficos e frases incompletas. Os parágrafos son tan longos e tan confusos que necesitas tres veces máis do necesario para atopar a información que queres. Como resultado, non está preparado para a reunión e non vai tan ben como queira.

Algunha vez atopaches unha situación semellante a esta? Nun mundo de información sobrecarregado, é esencial comunicarse de xeito claro, conciso e efectivo. As persoas non teñen tempo para ler correos electrónicos a duración dun libro e non teñen a paciencia para interpretar correos electrónicos mal construídos e onde a información útil está espallada por todas partes.

Ademais da túa habilidades de escritura son bos, máis se sente ben consigo mesmo, incluído o seu xefe, compañeiros e clientes. Nunca sabes ata que punto estas boas impresións che levarán.

Neste artigo, veremos como pode mellorar as súas habilidades de escritura e evitar erros comúns.

Audiencia e formato

O primeiro paso para escribir con claridade é escoller o formato axeitado. ¿Necesitas enviar un correo informal? ¿Escriba un informe detallado? Ou escribir unha carta formal?

O formato, así como o seu público, definirán a súa "voz de escritura", é dicir, o formal ou relaxado que debe ser o ton. Por exemplo, se estás escribindo un correo electrónico a un cliente potencial, debería ter o mesmo ton que un correo electrónico a un amigo?

Definitivamente non.

Comeza identificando quen lerá a túa mensaxe. Está dirixido a directivos superiores, a todo o equipo ou a un pequeno grupo que traballa nun ficheiro específico? En todo o que escribas, os teus lectores ou destinatarios deberían definir o teu ton así como aspectos do contido.

Composición e estilo

Unha vez que saiba o que está escribindo e para quen está escribindo, debe comezar a escribir.

Lea  Preste atención á mensaxe de ausencia na súa caixa de correo

Unha pantalla en branco e branco da computadora adoita ser intimidante. É fácil quedar preso porque non sabes como comezar. Probe estas suxestións para compoñer e formatear o documento:

 

  • Comezza co teu públicoNon esquezas que os teus lectores poidan non saber nada do que lles contas. Que necesitan saber primeiro?
  • Crea un planIsto é especialmente útil se está escribindo un documento máis longo, como un informe, presentación ou fala. Os contornos axúdanlle a identificar os pasos a seguir en que orde e dividir a tarefa en información manexable.
  • Intenta un pouco de empatíaPor exemplo, se está escribindo un correo electrónico de vendas para clientes potenciais, ¿por que se preocupe co seu produto ou campo de venda? Cal é o beneficio para eles? Lembre as necesidades do público en todo momento.
  • Use o triángulo retóricoSe estás a convencer a alguén para que faga algo, asegúrate de explicar por que a xente debería escoitalo, recibir a túa mensaxe para involucrar ao teu público e presentar a información dunha forma racional e coherente.
  • Identifica o teu tema principal: Se ten dificultade para definir o tema principal da súa mensaxe, faga que teña 15 segundos para explicar a túa situación. Que dices? Este é probablemente o tema principal.
  • Use linguaxe sinxela: A menos que se escriba un artigo científico, generalmente é mellor empregar un linguaxe simple, unha linguaxe directa. Non use palabras longas só para impresionar á xente.

estrutura

O documento debe ser o máis amigábel posible. Utilice títulos, subtítulos, balas e números tanto como sexa posible para separar o texto.

Despois de todo, o que é máis fácil de ler: unha páxina chea de párrafos longos ou unha páxina dividida en parágrafos curtos con cabeceiras e balas da sección? Un documento que sexa fácil de escanear será lido con máis frecuencia que un documento con parágrafos longos e densos.

Os encabezados deben chamar a atención do lector. Coa axuda de preguntas, adoita ser unha boa idea, especialmente nos textos publicitarios, porque as preguntas fan que o lector sexa interesante e curioso.

Lea  Use CCI correctamente nun correo electrónico

En correos electrónicos e propostas, use títulos curtos, fácticos e subtítulos, como os que aparecen neste artigo.

Engadir gráficos tamén é unha forma intelixente de separar o teu texto. Estas axudas visuais non só permiten ao lector manter a atención sobre o contido, senón tamén comunicar información importante moito máis rápido que o texto.

Erros gramaticais

Probablemente saiba que os erros no seu correo electrónico farán que o seu traballo pareza pouco profesional. É esencial para evitar erros graves conseguindo un corrector ortográfico e revisando a ortografía na medida do posible.

Aquí tes algúns exemplos de palabras de uso común:

 

  • Envíallo / envíame / envio

 

O verbo "enviar" é un verbo do primeiro grupo, sempre escribiremos na primeira persoa do singular "Envio" cunha "e". "Envío" sen "e" é un nome ("un envío") e pode ser plural: "envío".

 

  • Te unio / te unio

 

Sempre escribiremos "Te unio" cunha "s". "Conxunto" cunha "t" é a conxugación da terceira persoa singular "el únese".

 

  • Prazo / prazo

 

Aínda que o "parachoques" se engada a un nome feminino, non cede á tentación e sempre escriba "parachoques" sen "e".

 

  • Recomendación / recomendación

 

Se en inglés escribimos "recomendación" cunha "e", en francés sempre escribimos "recomendación" cunha "a".

 

  • Está / hai alí / está aí?

 

Engadimos un "t" eufónico nas fórmulas interrogativas para facilitar a pronuncia e evitar dúas vogais sucesivamente. Por iso escribiremos "está aí".

 

  • En termos de / en termos de

 

Nunca se escribe "en términos de" sen un "s". De feito, hai sempre varios "términos" no uso desta expresión.

Lea  Mellora os teus correos electrónicos profesionais con fórmulas educadas ben adaptadas

 

  • Of / entre

 

Teña coidado de non ser enganado pola palabra "excepto" que remata cunha "s". Nunca se escribe "entre" cun "s". É unha preposición e é invariable.

 

  • Como acordado / acordado

 

Incluso colocado nun nome feminino, "como está de acordo" sempre é invariable e nunca leva unha "e".

 

  • Mantemento / servizo

Non confunda o nome eo verbo. O nome "entrevista" sen "t" describe un intercambio ou unha "entrevista de emprego". O verbo conxugado da terceira persoa do singular "mantén" emprégase cando se trata de facer a acción de manter algo.

Algúns dos teus lectores non serán perfectos na ortografía e na gramática. Poden non notar se comete estes erros. Pero non use isto como escusa: normalmente haberá xente, especialmente os altos executivos, que notarán.

Por este motivo, todo o que escriba debe ser de calidade aceptable para todos os lectores.

comprobación

O inimigo dunha boa corrección é a velocidade. Moita xente se apresura a navegar polos seus correos electrónicos, pero así é como faltan erros. Siga estas instrucións para comprobar o que escribiu:

  • Comprobe os seus encabezados e pés de páxina: A miúdo ignóralas para concentrarse só no texto. Non se debe a que os encabezados sexan graxos e graxas que están libres de erros.
  • Ler o correo electrónico en voz alta: Isto obriga a ir máis lento, o que significa que é máis probable detectar erros.
  • Use o dedo para seguir o texto mentres le: É outra cousa que axuda a desacelerar.
  • Comeza ao final do teu texto: Re-ler unha frase do final ao comezo, axuda a concentrarse nos erros e non no contido.