O empregado medio francés pasa aproximadamente un cuarto da semana pasando por centos de correos electrónicos que envían e reciben todos os días.
Non obstante, a pesar de que estamos na nosa caixa de correo boa parte do noso tempo, moitos de nós, incluso os máis profesionais aínda non sabemos como usar correo electrónico adecuadamente.
De feito, tendo en conta o volume de mensaxes que lemos e escribimos cada día, temos máis probabilidades de cometer erros vergoñosos que poden ter consecuencias comerciais graves.
Neste artigo definimos as regras máis esenciais de "cibercriminalidade" que debemos coñecer.
Inclúe unha liña de asunto clara e directa
Exemplos dunha boa liña de asunto inclúen "Data de reunión modificada", "Pregunta rápida sobre a túa presentación" ou "Suxestións para a proposta".
A miúdo a xente decide abrir un correo electrónico en función do asunto, escolle un que faga saber aos lectores que estás abordando as súas preocupacións ou problemas de traballo.
Use un enderezo de correo electrónico profesional
Se traballas para unha empresa, debes utilizar o teu enderezo de correo electrónico da empresa. Pero se usas unha conta de correo electrónico persoal, xa sexas un traballador por conta propia ou queres usala ocasionalmente para a correspondencia comercial, debes ter coidado ao elixir este enderezo.
Sempre debes ter un enderezo de correo electrónico que teña o teu nome para que o destinatario saiba exactamente quen envía o correo electrónico. Nunca use un enderezo de correo electrónico que non sexa adecuado para o traballo.
Pénsao dúas veces antes de facer clic en "responder a todos"
Ninguén quere ler os correos electrónicos de 20 persoas que non teñan nada que ver con eles. Ignorar os correos electrónicos pode ser difícil, xa que moitas persoas reciben notificacións de novas mensaxes no seu teléfono intelixente ou distraen mensaxes emerxentes na pantalla do seu ordenador. Abstéñase de facer clic en "Responder a todos" a menos que crea que todos os da lista deberían recibir o correo electrónico.
Incluír un bloque de sinatura
Proporciona ao teu lector información sobre ti. Normalmente, inclúe o teu nome completo, título, nome da empresa e información de contacto, incluído un número de teléfono. Tamén podes engadir un pouco de publicidade para ti, pero non te exageres con refráns ou ilustracións.
Use o mesmo tipo de letra, tamaño e cor que o resto do correo electrónico.
Use saúdos profesionais
Non uses expresións casuales e coloquiais como "Ola", "Ola!" ou "Como estás?".
A natureza relaxada dos nosos escritos non debería afectar o saúdo nun correo electrónico. "Ola!" É un saúdo moi informal e xeralmente non debe ser usado nunha situación de traballo. Use no seu lugar "Ola" ou "Boa noite".
Use os signos de admiración con moderación
Se decides usar un signo de admiración, só utiliza un para expresar o teu entusiasmo.
A xente ás veces déixase levar e pon unha serie de signos de exclamación ao final das súas frases. O resultado pode parecer demasiado emocional ou inmaduro, os signos de admiración deben usarse con moderación por escrito.
Teña coidado co humor
O humor pode perderse facilmente na tradución sen o ton e as expresións faciais correctas. Nunha conversa de negocios, é mellor deixar o humor fóra dos correos electrónicos a menos que coñezas ben o destinatario. Ademais, algo que pensas que é divertido pode non ser para outra persoa.
Coñeza que as persoas de diferentes culturas falan e escriben de forma diferente
A falta de comunicación pode xurdir facilmente debido ás diferenzas culturais, especialmente na forma escrita cando non podemos ver a linguaxe corporal do outro. Adapta a túa mensaxe á orixe cultural ou ao nivel de coñecemento do destinatario.
É bo ter presente que as culturas altamente contextuais (xaponés, árabe ou chinés) queren coñece-lo antes de facer negocios contigo. Como resultado, pode ser habitual que os empregados nestes países sexan máis persoais na súa redacción. Doutra banda, as persoas procedentes de culturas de baixo contido (alemán, americano ou escandinavo) prefiren ir moi rápido ata o punto.
Responde aos teus correos electrónicos, aínda que o correo electrónico non fose para ti
É difícil responder a todos os correos electrónicos que che envían, pero deberías intentalo. Isto inclúe os casos nos que o correo electrónico foi enviado accidentalmente a ti, especialmente se o remitente espera unha resposta. Non é necesaria unha resposta, pero é unha boa etiqueta de correo electrónico, especialmente se esa persoa traballa na mesma empresa ou sector ca ti.
Aquí tes un exemplo de resposta: "Sei que estás moi ocupado, pero creo que non querías enviarme este correo electrónico. E quería informarte para que llo enviases á persoa indicada. »
Revisa cada mensaxe
Os teus erros non pasará desapercibido para os destinatarios do seu correo electrónico. E, dependendo do destinatario, pode ser xulgado por facelo.
Non confíes nos correctores ortográficos. Le e volva ler o seu correo varias veces, preferiblemente en voz alta, antes de envialo.
Engade o enderezo de correo electrónico por último
Evite enviar un correo electrónico accidentalmente antes de rematar de redactalo e corrixir a mensaxe. Mesmo ao responder unha mensaxe, é unha boa idea eliminar o enderezo do destinatario e inserilo só cando estea seguro de que a mensaxe está lista para enviar.
Verifique que seleccionou o destinatario correcto
Ten que ter moito coidado ao escribir un nome da súa axenda de enderezos na liña "Para" do correo electrónico. É doado seleccionar o nome incorrecto, o que pode ser vergoñento para ti e para a persoa que recibe o correo electrónico por erro.
Usa fontes clásicas
Para correspondencia profesional, sempre manteña as súas fontes, cores e tamaños estándar.
A regra cardinal: os teus correos electrónicos deberían ser fáciles de ler para outras persoas.
Como regra xeral, o mellor é utilizar o tipo de 10 ou 12 puntos e un tipo de letra fácil de ler, como Arial, Calibri ou Times New Roman. Cando se trata de cor, o negro é a opción máis segura.
Manteña un ollo no seu ton
Así como a broma pérdese na tradución, a túa mensaxe pode ser malinterpretada de xeito rápido. Lembre que o seu entrevistador non ten as palabras vocales e as expresións faciais que obterían nunha conversa individual.
Para evitar calquera malentendido, recoméndase ler a súa mensaxe en voz alta antes de facer clic en Enviar. Se parece difícil para ti, parecerá difícil para o lector.
Para obter os mellores resultados, evite usar palabras totalmente negativas ("fracaso", "malo" ou "pasado por alto") e di sempre "por favor" e "grazas".
