Imprimir amigable, PDF e correo electrónico

O empregado francés medio gasta aproximadamente un cuarto da semana navegando por centos de correos electrónicos que envía e recibe diariamente.

Non obstante, a pesar de que estamos na nosa caixa de correo boa parte do noso tempo, moitos de nós, incluso os máis profesionais aínda non sabemos como usar correo electrónico adecuadamente.

De feito, tendo en conta o volume de mensaxes que lemos e escribimos cada día, temos máis probabilidades de cometer erros vergoñosos que poden ter consecuencias comerciais graves.

Neste artigo definimos as regras máis esenciais de "cibercriminalidade" que debemos coñecer.

Inclúe unha liña de obxecto clara e directa

Algúns exemplos dunha boa liña de asunto inclúen "Data Modified Meeting", "Quick Question on Your Presentation" ou "Suggestions for Proposal".

A xente moitas veces decide abrir un correo electrónico Dependendo da liña de asunto, escolle unha que permita aos lectores saber que estás abordando as súas preocupacións ou problemas comerciais.

Use un enderezo de correo electrónico profesional

Se traballas para unha empresa, debes usar o enderezo de correo electrónico da túa empresa. Pero se está a usar unha conta de correo electrónico persoal, xa sexa freelance ou queres usalo de cando en vez para partidas de negocios, debes ter coidado ao elixir este enderezo.

Sempre debería ter un enderezo de correo electrónico que leve o seu nome para que o destinatario saiba exactamente quen está enviando o correo electrónico. Nunca empregue un enderezo de correo electrónico que non sexa adecuado para o traballo.

Pénsao dúas veces antes de facer clic en "responder a todos"

Ninguén quere ler correos electrónicos de 20 persoas que non teñen nada que ver con eles. Ignorar os correos electrónicos pode ser difícil, xa que moita xente recibe notificacións de novas mensaxes nos seus teléfonos intelixentes ou distrae as mensaxes emerxentes nas pantallas do seu ordenador. Abstenerse de facer clic en "responder a todos" a menos que crea que todos os membros da lista deben recibir o correo electrónico.

Lea  Como evita os erros ortográficos no traballo?

Incluír un bloque de sinatura

Proporcione ao seu lector información sobre vostede. Como regra xeral, indique o seu nome completo, título, nome da empresa e información de contacto, incluído un número de teléfono. Tamén podes engadir algo de publicidade por ti mesmo, pero non teñas demasiado que ver coas escoitas ou as ilustracións.

Use o mesmo tipo de letra, tamaño e cor como o resto do correo electrónico.

Use saúdos profesionais

Non empregue unha expresión familiar e relaxada como "Ola", "¡Ola!" Ou "Como estás?"

A natureza relaxada dos nosos escritos non debería afectar o saúdo nun correo electrónico. "Ola!" É un saúdo moi informal e xeralmente non debe ser usado nunha situación de traballo. Use no seu lugar "Ola" ou "Boa noite".

Use os puntos de exclamación con moderación

Se elixe usar un punto de exclamación, use só un para expresar o seu entusiasmo.

As persoas ás veces se enojan e poñen varias marcas de exclamación ao final das súas frases. O resultado pode parecer demasiado emocional ou inmaduro, os puntos de exclamación deben usarse con moderación por escrito.

Teña coidado co humor

O humor pode perderse fácilmente na tradución sen o ton correcto ou as expresións faciais. Nun intercambio profesional, é mellor deixar o humor fóra dos correos electrónicos, a menos que saiba ben o destinatario. Ademais, algo que pensas que é gracioso pode non ser para outra persoa.

Coñeza que as persoas de diferentes culturas falan e escriben de forma diferente

A mala comunicación pode ocorrer facilmente por mor das diferenzas culturais, especialmente na forma escrita cando non podemos ver a linguaxe corporal do outro. Adapte a súa mensaxe ao contexto cultural do destinatario ou ao seu grao de coñecemento.

Lea  A etapa do borrador para escribir ben

É bo ter presente que as culturas altamente contextuais (xaponés, árabe ou chinés) queren coñece-lo antes de facer negocios contigo. Como resultado, pode ser habitual que os empregados nestes países sexan máis persoais na súa redacción. Doutra banda, as persoas procedentes de culturas de baixo contido (alemán, americano ou escandinavo) prefiren ir moi rápido ata o punto.

Conteste os seus correos electrónicos, mesmo se o correo electrónico non era para ti

É difícil responder a todos os correos que lle foron enviados, pero debes probar. Isto inclúe casos en que o correo electrónico foi enviado accidentalmente a vostede, especialmente se o remitente está esperando unha resposta. Non é necesaria unha resposta, pero é unha boa etiqueta para o correo electrónico, especialmente se a persoa traballa na mesma empresa ou industria.

Aquí tes unha mostra de resposta: "Sei que estás moi ocupado, pero non creo que me quixeras enviar este correo electrónico. E quería facelo saber para que o enviásedes á persoa adecuada. "

Revisa cada mensaxe

Os teus erros Non pasará desapercibido aos destinatarios do teu correo electrónico. E, dependendo do destinatario, podes probar para facelo.

Non confíe en corrector ortográfico. Ler e volver ler o correo varias veces, preferentemente en voz alta, antes de envialo.

Engadir o correo electrónico por última vez

Evite enviar un correo por accidente antes de que remate de escribir e corrixir a mensaxe. Mesmo cando se responde a unha mensaxe, é unha boa idea eliminar o enderezo do destinatario e inserilo só cando estea seguro de que a mensaxe está lista para ser enviada.

Lea  Escolle o final correcto da frase por correo electrónico, pero como o fas?

Verifique que seleccionou o destinatario correcto

Debe ter moito coidado ao escribir un nome na súa axenda de enderezos na liña "Para" do correo electrónico. É doado seleccionar un nome incorrecto, que pode ser vergonzoso para vostede e para a persoa que recibe o correo por erro.

Usa fontes clásicas

Para correspondencia profesional, sempre manteña as súas fontes, cores e tamaños estándar.

A regra cardinal: os teus correos electrónicos deberían ser fáciles de ler para outras persoas.

En xeral, o mellor é usar caracteres de puntos 10 ou 12 e unha fonte de letra de fácil lectura, como Arial, Calibri ou Times New Roman. Cando se trata de cor, o negro é a opción máis segura.

Manteña un ollo no seu ton

Así como a broma pérdese na tradución, a túa mensaxe pode ser malinterpretada de xeito rápido. Lembre que o seu entrevistador non ten as palabras vocales e as expresións faciais que obterían nunha conversa individual.

Para evitar calquera malentendido, recoméndase ler a súa mensaxe en voz alta antes de facer clic en Enviar. Se parece difícil para ti, parecerá difícil para o lector.

Para obter os mellores resultados, evite o uso de palabras totalmente negativas ("fallo", "malo" ou "negligenciado") e sempre diga "por favor" e "grazas".