Print Friendly, PDF અને ઇમેઇલ

વ્યાવસાયિક વાતાવરણમાં ઈમેલ એ સંદેશાવ્યવહારનું મુખ્ય માધ્યમ છે. જો કે, કેટલાક નિયમો ભૂલી જાય છે. આ આપેલ છે કે ઇમેઇલને પત્ર કરતાં ઓછી ઔપચારિક ગણવામાં આવે છે. તે જાણવું અગત્યનું છે કે આ એક કાર્યકારી લેખન છે, પછી ભલે તે હળવા અથવા વધુ વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ શૈલીમાં હોય. વ્યાવસાયિક ઇમેઇલમાં કેવી રીતે સફળ થવું? કલાના નિયમોમાં ડ્રાફ્ટિંગ માટે અપનાવવા માટેની પદ્ધતિઓ શોધો.

ઇમેઇલની વિષય રેખા ટૂંકી હોવી આવશ્યક છે

તમારા પ્રાપ્તકર્તા વાંચશે તે પ્રથમ વસ્તુ દેખીતી રીતે તમારા ઇમેઇલનો વિષય છે. આ ખરેખર એકમાત્ર લાઇન છે જે ઇનબોક્સમાં દેખાય છે. આ જ કારણ છે કે તે ટૂંકું, ચોક્કસ અને સુઘડ હોવું જોઈએ. તેવી જ રીતે, તેમાં તમારા ઇમેઇલના ઉદ્દેશ સાથે એક લિંક હોવી આવશ્યક છે (સૂચિત કરો, જાણ કરો, આમંત્રણ આપો ...) બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, વિષય વાંચીને પ્રાપ્તકર્તાએ તે શું છે તે ઝડપથી સમજવું આવશ્યક છે.

ઇમેઇલનો વિષય નજીવા વાક્યમાં, કડી શબ્દ વિના વાક્ય, to થી words શબ્દની સજા, લેખ વિનાની સજામાં રચિત કરી શકાય છે. અહીં કેટલાક ઉદાહરણો છે: "માહિતી માટે વિનંતી", "પદ માટે અરજી ...", "5 જાન્યુઆરીની સીએસઈ તાલીમ રદ", "કંપની X ના 7 વર્ષ માટેનું આમંત્રણ", "બેઠકનો અહેવાલ … ”, વગેરે.

પણ, નોંધ લો કે કોઈ વિષયની ગેરહાજરી ઇમેઇલને અનિચ્છનીય બનાવી શકે છે.

પ્રારંભ સૂત્ર

ક callલ ફોર્મ્યુલા પણ કહેવાય છે, આ ઇમેઇલના પ્રથમ શબ્દોને નિયુક્ત કરે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તે એવા શબ્દો છે જે ઇન્ટરલોક્યુટર સાથે સંપર્ક સુનિશ્ચિત કરે છે.

આ અપીલ સૂત્ર ખાસ કરીને નીચેના પરિબળો પર આધારિત છે:

  • પ્રાપ્તકર્તા સાથેનો તમારો સંબંધ: તમે પ્રાપ્તકર્તાને જાણો છો? જો તે સમયે શું?
  • વાતચીતનો સંદર્ભ: formalપચારિક કે અનૌપચારિક?
READ  તમારી અવેતન વેતનની ચુકવણી માટે દાવો કરવા માટેનો પત્ર નમૂના

તેથી તે સ્પષ્ટ છે કે તમે જે રીતે તમે કોઈ સાથીદારને સંબોધવા જઈ રહ્યા છો તે જ રીતે તમે કોઈ શ્રેષ્ઠને સંબોધવા નહીં જઈ રહ્યા. તેવી જ રીતે, તે એક અલગ સૂત્ર છે જેનો ઉપયોગ તમે કોઈ અજાણી વ્યક્તિને સંબોધન કરતી વખતે કરશો.

અપીલના ફોર્મ્યુલા પછી ઇમેઇલનું પ્રથમ વાક્ય આવે છે જે વ્યાવસાયિક લેખનના વિષય સાથે જોડાયેલ હોવું આવશ્યક છે.

ઇમેઇલનો મુખ્ય ભાગ

તમારા ઇમેઇલનો મુખ્ય ભાગ લખવા માટે inંધી પિરામિડ તકનીકનો ઉપયોગ કરવાનો વિચાર કરો. આમાં ઇમેઇલની મુખ્ય માહિતીથી પ્રારંભ થવાનો સમાવેશ થાય છે જે મોટે ભાગે ઇમેઇલનો વિષય હોય છે. તે પછી, તમારે બીજી માહિતીને ઘટતી રીતે ઉદભવવી પડશે, તે સૌથી મહત્વપૂર્ણથી ઓછામાં ઓછા આવશ્યક માટે કહેવું છે.

તમારે આ પદ્ધતિ માટે કેમ જવું જોઈએ તે કારણ એ છે કે વાક્યનો પહેલો ભાગ શ્રેષ્ઠ વાંચન અને સૌથી વધુ યાદ કરે છે. 40-શબ્દના વાક્યમાં, તમે સામાન્ય રીતે પહેલા ભાગનો 30% જ યાદ રાખો છો.

તમારું ઇમેઇલ ટૂંકા વાક્યો અને વ્યાવસાયિક, રોજિંદા ભાષામાં લખવું જોઈએ. આ અર્થમાં, તકનીકી શબ્દો ટાળો અને ખાતરી કરો કે વાક્યો વચ્ચે કનેક્ટ થતા શબ્દો છે.

અંતે, તમારું ઇમેઇલ સમાપ્ત કરવા માટે નમ્ર વાક્ય ભૂલશો નહીં. પછી તેને વિનિમયના સંદર્ભમાં પણ પ્રાપ્તકર્તા સાથેના તમારા સંબંધને અનુરૂપ કરતી વખતે ટૂંક સૌજન્યનો ઉપયોગ કરો.