કોર્પોરેટ ઇમેઇલ
આજના વ્યવસાયિક વાતાવરણમાં જ્યાં ઈમેલ પ્રિફર્ડ કોમ્યુનિકેશન ટૂલ બની ગયું છે. તમારા સંદેશાઓ પહોંચાડવા માટે જરૂરી કૌશલ્યોમાં નિપુણતા મેળવવી જરૂરી છે. તમારી નારાજગી એવા સાથીદાર સુધી પહોંચાડવાની ઘણી રીતો છે જેની સાથે તમે કોઈને કોઈ રીતે સંઘર્ષમાં છો. અમે સામ-સામે ચર્ચા, ફોન કૉલ અથવા અમુક પ્રકારની મધ્યસ્થીની કલ્પના કરી શકીએ છીએ. જો કે, ઈમેલ એ કામની દુનિયામાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતું માધ્યમ છે.
ઇમેઇલ એ ઘણાં કારણોસર વ્યાપક રીતે ઉપયોગમાં લેવામાં આવતો એક ખૂબ જ શક્તિશાળી સાધન છે.
જ્યારે તમે ઈમેલ મોકલો છો, ત્યારે સંચારનું સ્વચાલિત રેકોર્ડિંગ હોય છે. તેથી, તમારા વિવિધ એક્સચેન્જોને ફોલ્ડરમાં સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરી શકાય છે. આ રીતે તેનો ઉપયોગ ભવિષ્યમાં સંદર્ભો અથવા કાનૂની કારણોસર થઈ શકે છે. સંદેશાવ્યવહારના અધિકૃત માધ્યમ તરીકે ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરવાથી વ્યવસાયોના નાણાંની પણ બચત થાય છે. તમારા માટે આ પ્રકારની વાતચીત કરવાની રીતમાં નિપુણતા મેળવવી તે કેટલું મહત્વનું છે તે સમજવા માટે આ મુદ્દાઓને નોંધવું મહત્વપૂર્ણ છે.
તમારા રોજિંદા કામમાં, એવું બની શકે છે કે સાથીદારને સારા વર્તનના કેટલાક નિયમોની યાદ અપાવવાની જરૂર હોય. તે યાદ રાખવું યોગ્ય છે કે સહકાર્યકરને ઇમેઇલ દ્વારા સૂચિત કરવું એ તમારા મુદ્દાને નિશ્ચિતપણે સમજવાની ઔપચારિક અને અસરકારક રીત છે. જો આવા સાથીદાર વારંવારની ચેતવણીઓ પછી પોતાનું વલણ ન બદલવાનું નક્કી કરે, તો તમે મોકલેલા ઈમેઈલ તમારા તરફથી આગળની કાર્યવાહીને યોગ્ય ઠેરવવા માટે રજૂ કરવામાં આવી શકે છે. યાદ રાખો કે તે સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરવામાં આવ્યા છે અને તેને પુનઃપ્રાપ્ત કરી શકાય છે અને પ્રશ્નમાં વ્યક્તિના ગેરવર્તણૂકનો ઇતિહાસ બતાવવા માટે ઉપયોગ કરી શકાય છે.
ઈ-મેલ દ્વારા સહકર્મીને સૂચિત કરતા પહેલા
અગાઉ કહ્યું તેમ, સંદેશાવ્યવહાર માટે ઈમેલનો ઉપયોગ ઔપચારિક છે. આ સૂચવે છે કે તે મૌખિક ચેતવણી કરતાં વધુ વજન ધરાવે છે અને વધુ પરિણામો વહન કરે છે. તેથી, તમે જેની સાથે કામ કરો છો તેને ઈમેલ દ્વારા સૂચિત કરતા પહેલા, મૌખિક ચેતવણીઓ ધ્યાનમાં લો. જ્યારે તમે કરો ત્યારે કેટલાક તેમના વર્તનને અનુકૂલિત કરશે. પરિણામે, તે જરૂરી નથી, પ્રથમ સમસ્યાનું સમાધાન કરવાનો પ્રયાસ કર્યા વિના, તેને બિનજરૂરી તીવ્રતા આપવી. ઉપરાંત, સાથીદારને ઇમેઇલ દ્વારા સૂચિત કરવું એ તેમને બદલવા માટે સમજાવવા માટે હંમેશા આદર્શ માર્ગ ન હોઈ શકે. દરેક કેસ અને દરેક પરિસ્થિતિ અનુસાર સારવાર કરો. ઈમેલ દ્વારા તમારો ગુસ્સો વ્યક્ત કરતા પહેલા, તમારે તેના વિશે કેવી રીતે જવું તે જાણવાની જરૂર છે. ઇચ્છિત પરિણામ મેળવવા માટે તમારે તમારા વિચારો એકત્રિત કરવાની અને તમે શું લખવા માંગો છો અને અસરનું સ્તર નક્કી કરવાની જરૂર છે.
સમસ્યા ઓળખો
તમારો ઈમેલ મોકલતા પહેલા સૌથી પહેલી વસ્તુ એ છે કે તમારી બળતરાના વિષયને ઓળખો. તે લાગે છે તેટલું સરળ નથી. એક ઓફિસમાં જ્યાં સ્પર્ધા અને હરીફાઈનું શાસન હોય, તમારે ખાતરી કરવી જોઈએ કે તમારા આક્ષેપોનો ગંભીર આધાર છે. તે ગપસપ સાથે તમારી ટીમના સભ્યને ત્રાસ આપવા વિશે નથી. જો કે, જો તમે ગેરવર્તણૂકના કૃત્યનો ભોગ બનનાર અથવા સાક્ષી છો અને તથ્યો ચોક્કસ છે, તો પગલાં લો. જો કે, તમારા ટ્રેકમાં સામાન્ય નમ્રતાના નિયમોનો આદર કરવાનું ભૂલશો નહીં.
તમારી પાસે કોઈ સમસ્યા છે તે વ્યક્તિ કોણ છે?
તમારા અને મેનેજર વચ્ચે અયોગ્ય રીતે સંઘર્ષ ઊભો કરવો, ઉદાહરણ તરીકે, તમને અથવા તમારી ટીમને કોઈ ફાયદો થશે નહીં. આ ચોક્કસપણે તમારી ઉત્પાદકતાને અસર કરશે અને તમને સ્ટીકી પરિસ્થિતિમાં મૂકી શકે છે. ઈમેલને બદલે, તમે જે સમસ્યા વિશે ચિંતિત છો તેને ઉકેલવામાં પ્રથમ પગલા તરીકે સામ-સામે ચર્ચા વિચારણા મદદરૂપ થઈ શકે છે. જો કે, જો તમારી બહુવિધ સામ-સામે ચર્ચાઓ અને મૌખિક ચેતવણીઓ નિષ્ફળ જાય, તો અધિકૃત ઈમેઈલ મોકલવામાં અચકાશો નહીં જે તમને પછીથી ચોક્કસ લાભ કરશે.
તમારા ઇમેઇલ પછી જુઓ
તમારો ઈમેલ વ્યવસાયિક રીતે લખાયેલ હોવો જોઈએ. જ્યારે તમે ઈમેલ દ્વારા કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિના વર્તન અથવા કાર્યની ટીકા કરવાની પહેલ કરો છો, ત્યારે યાદ રાખો કે આ એક સત્તાવાર દસ્તાવેજ છે. આનો અર્થ એ છે કે તે એક દસ્તાવેજ છે જે તમારી વિરુદ્ધ થઈ શકે છે. આ સંદર્ભમાં પત્ર લખવા માટે અપેક્ષિત તમામ નિયમોનો આદર કરો.
