તમારા ઉદ્દેશ્યને અનુરૂપ માનક મોડેલને ઓળખો

વ્યવસાયમાં ઉપયોગમાં લેવાતા વિવિધ પ્રમાણભૂત ઇમેઇલ રિપોર્ટ નમૂનાઓ છે. તમારો સંદેશ સ્પષ્ટ અને અસરકારક રીતે પહોંચાડવા માટે તમારા રિપોર્ટના હેતુના આધારે યોગ્ય ફોર્મેટ પસંદ કરવું જરૂરી છે.

સાપ્તાહિક અથવા માસિક રિપોર્ટ જેવા નિયમિત મોનિટરિંગ રિપોર્ટ માટે, મુખ્ય આંકડાઓ (વેચાણ, ઉત્પાદન, વગેરે) સાથે કોષ્ટક માળખું પસંદ કરો.

બજેટ અથવા સંસાધન વિનંતી માટે, પરિચય, તમારી વિગતવાર જરૂરિયાતો, દલીલ અને નિષ્કર્ષ સાથે ભાગોમાં સંરચિત ફાઇલ લખો.

કટોકટીની પરિસ્થિતિમાં તાત્કાલિક પ્રતિક્રિયાની જરૂર હોય, સમસ્યાઓ, પરિણામો અને ક્રિયાઓને થોડા આઘાતજનક વાક્યોમાં સૂચિબદ્ધ કરીને સીધી અને શક્તિશાળી શૈલી પર દાવ લગાવો.

મોડલ ગમે તે હોય, વાંચવાની સુવિધા માટે ઇન્ટરટાઇટલ્સ, બુલેટ્સ, કોષ્ટકો સાથે ફોર્મેટિંગનું ધ્યાન રાખો. નીચેના નક્કર ઉદાહરણો તમને વ્યાવસાયિક અને અસરકારક ઈમેલ રિપોર્ટ્સ માટે દરેક પરિસ્થિતિ માટે શ્રેષ્ઠ ફોર્મેટ પસંદ કરવામાં મદદ કરશે.

કોષ્ટકોના રૂપમાં નિયમિત દેખરેખ અહેવાલ

નિયમિત મોનિટરિંગ રિપોર્ટ, ઉદાહરણ તરીકે માસિક અથવા સાપ્તાહિક માટે, મુખ્ય ડેટાને પ્રકાશિત કરતી સ્પષ્ટ અને કૃત્રિમ રચનાની જરૂર છે.

કોષ્ટકોમાંનું ફોર્મેટ મહત્વપૂર્ણ સૂચકાંકો (વેચાણ, ઉત્પાદન, રૂપાંતરણ દર, વગેરે) ને સંગઠિત અને વાંચી શકાય તેવી રીતે, થોડીક સેકન્ડોમાં પ્રસ્તુત કરવાનું શક્ય બનાવે છે.

તમારા કોષ્ટકોને ચોક્કસ શીર્ષક આપો, ઉદાહરણ તરીકે "ઓનલાઈન વેચાણનું ઉત્ક્રાંતિ (માસિક ટર્નઓવર 2022)". એકમોનો ઉલ્લેખ કરવાનું યાદ રાખો.

તમે સંદેશને મજબૂત કરવા માટે ગ્રાફિક્સ જેવા વિઝ્યુઅલ તત્વોનો સમાવેશ કરી શકો છો. ખાતરી કરો કે ડેટા સાચો છે અને ગણતરીઓ સાચી છે.

મુખ્ય પ્રવાહો અને તારણોનું 2-3 વાક્યોમાં પૃથ્થકરણ કરતી ટૂંકી કોમેન્ટ્રી સાથે દરેક ટેબલ અથવા ગ્રાફની સાથે.

ટેબલ ફોર્મેટ તમારા પ્રાપ્તકર્તા માટે જરૂરી વસ્તુઓ ઝડપથી વાંચવાનું સરળ બનાવે છે. તે નિયમિત મોનિટરિંગ રિપોર્ટ્સ માટે આદર્શ છે જેમાં મુખ્ય ડેટાના સારાંશ પ્રસ્તુતિની જરૂર હોય છે.

કટોકટીની સ્થિતિમાં અસરકારક ઈ-મેલ

કટોકટીની પરિસ્થિતિમાં ઝડપી પ્રતિસાદની જરૂર હોય, ટૂંકા, પંચી વાક્યોના રૂપમાં રિપોર્ટ પસંદ કરો.

શરૂઆતથી સમસ્યાની જાહેરાત કરો: "અમારું સર્વર હુમલાને પગલે ડાઉન છે, અમે ઑફલાઇન છીએ". પછી અસરની વિગતો આપો: ખોવાયેલ ટર્નઓવર, અસરગ્રસ્ત ગ્રાહકો વગેરે.

પછી નુકસાનને મર્યાદિત કરવા માટે લેવામાં આવેલા પગલાંની સૂચિ બનાવો અને તે તરત જ અમલમાં મૂકવાની છે. દબાવતા પ્રશ્ન અથવા વિનંતી સાથે સમાપ્ત કરો: "શું અમે 48 કલાકની અંદર સેવા પુનઃસ્થાપિત કરવા માટે વધારાના સંસાધનોની ગણતરી કરી શકીએ?"

કટોકટીમાં, ચાવી એ છે કે મુશ્કેલીઓ, પરિણામો અને જવાબો વિશે થોડા સીધા વાક્યોમાં ઝડપથી જાણ કરવી. તમારો સંદેશ સંક્ષિપ્ત અને ગતિશીલ હોવો જોઈએ. આ પ્રકારના ઈમેઈલ રિપોર્ટ માટે પંચી શૈલી સૌથી અસરકારક છે.

 

ઉદાહરણ XNUMX: વિગતવાર માસિક વેચાણ અહેવાલ

સૉરી,

કૃપા કરીને અમારા માર્ચ વેચાણનો વિગતવાર અહેવાલ નીચે શોધો:

  1. સ્ટોરમાં વેચાણ

સ્ટોરમાં વેચાણ ગયા મહિના કરતાં 5% ઘટીને €1 થયું હતું. વિભાગ દ્વારા ઉત્ક્રાંતિ અહીં છે:

  • ઘરગથ્થુ ઉપકરણો: €550 નું ટર્નઓવર, સ્થિર
  • DIY વિભાગ: €350 નું ટર્નઓવર, 000% નીચે
  • ગાર્ડન સેક્શન: €300નું ટર્નઓવર, 000% નીચે
  • રસોડું વિભાગ: €50નું ટર્નઓવર, 000% વધ્યું

બગીચા વિભાગમાં ઘટાડો આ મહિને પ્રતિકૂળ હવામાન દ્વારા સમજાવવામાં આવે છે. રસોડાના વિભાગમાં પ્રોત્સાહક વૃદ્ધિની નોંધ લો.

  1. ઓનલાઇન વેચાણ

અમારી વેબસાઇટ પર વેચાણ €900 પર સ્થિર છે. ઓનલાઈન વેચાણમાં મોબાઈલનો હિસ્સો વધીને 000% થયો છે. અમારા નવા સ્પ્રિંગ કલેક્શનને કારણે ફર્નિચર અને ડેકોરેશનના વેચાણમાં તીવ્ર વધારો થયો છે.

  1. માર્કેટિંગ ક્રિયાઓ

દાદીના દિવસ માટેના અમારા ઈમેલ અભિયાને રસોડા વિભાગમાં €20 નું વધારાનું ટર્નઓવર જનરેટ કર્યું.

ઈન્ટીરીયર ડીઝાઈનની આસપાસ સોશિયલ નેટવર્ક પરની અમારી કામગીરીએ પણ આ સેગમેન્ટમાં વેચાણમાં વધારો કર્યો છે.

  1. ઉપસંહાર

સ્ટોર્સમાં થોડો ઘટાડો થયો હોવા છતાં, અમારું વેચાણ નક્કર છે, જે ઈ-કોમર્સ અને લક્ષિત માર્કેટિંગ કામગીરી દ્વારા સંચાલિત છે. બગીચા વિભાગમાં મોસમી ઘટાડાને વળતર આપવા માટે આપણે સુશોભન અને ફર્નિચર પરના અમારા પ્રયત્નો ચાલુ રાખવા જોઈએ.

હું કોઈપણ સ્પષ્ટતા માટે તમારા નિકાલ પર છું.

આપની,

જીન ડુપોન્ટ વિક્રેતા પૂર્વ સેક્ટર

બીજું ઉદાહરણ: નવી પ્રોડક્ટ લાઇન લોન્ચ કરવા માટે વધારાની બજેટ વિનંતી

 

મેડમ ડાયરેક્ટર જનરલ,

જૂન 2024 માટે નિર્ધારિત ઉત્પાદનોની અમારી નવી શ્રેણીના લોન્ચિંગના ભાગરૂપે તમારી પાસેથી વધારાના બજેટની વિનંતી કરવાનું મને સન્માન છે.

આ વ્યૂહાત્મક પ્રોજેક્ટનો હેતુ 20 વધારાના સંદર્ભો ઓફર કરીને, અમારી ઓફરને કાર્બનિક ઉત્પાદનોના ઉત્સાહી સેગમેન્ટ સુધી વિસ્તારવાનો છે, જ્યાં માંગ દર વર્ષે 15% વધી રહી છે.

આ પ્રક્ષેપણની સફળતાની બાંયધરી આપવા માટે, વધારાના સંસાધનો એકત્ર કરવા જરૂરી છે. અહીં મારી સંખ્યાત્મક દરખાસ્તો છે:

  1. ટીમનું કામચલાઉ મજબૂતીકરણ:
  • પેકેજિંગ અને તકનીકી દસ્તાવેજીકરણને અંતિમ સ્વરૂપ આપવા માટે 2 મહિનામાં 6 પૂર્ણ-સમયના વિકાસકર્તાઓની ભરતી (કિંમત: €12000)
  • વેબ ઝુંબેશ માટે 3 મહિના માટે ડિજિટલ માર્કેટિંગ એજન્સીનો સપોર્ટ (8000€)
  1. માર્કેટિંગ ઝુંબેશ:
  • સામાજિક નેટવર્ક્સ પર અમારા પ્રકાશનોને પ્રાયોજિત કરવા માટે મીડિયા બજેટ (5000€)
  • ઈમેલ બનાવવું અને મોકલવું: ગ્રાફિક ડિઝાઇન, 3 ઝુંબેશ માટે શિપિંગ ખર્ચ (7000€)
  1. ઉપભોક્તા પરીક્ષણો:
  • ઉત્પાદનો પર પ્રતિસાદ એકત્રિત કરવા માટે ગ્રાહક પેનલનું સંગઠન (4000€)

આ વ્યૂહાત્મક પ્રક્ષેપણની સફળતા માટે જરૂરી માનવ અને માર્કેટિંગ સંસાધનોનો ઉપયોગ કરવા માટે તે કુલ €36 છે.

અમારી આગામી મીટિંગ દરમિયાન તેની ચર્ચા કરવા માટે હું તમારા નિકાલ પર છું.

તમારા પરત માટે બાકી,

આપની,

જ્હોન ડુપોન્ટ

પ્રોજેક્ટ મેનેજર

 

ત્રીજું ઉદાહરણ: વેચાણ વિભાગ માસિક પ્રવૃત્તિ અહેવાલ

 

પ્રિય શ્રીમતી ડ્યુરાન્ડ,

કૃપા કરીને માર્ચ મહિના માટે અમારા વેચાણ વિભાગની પ્રવૃત્તિ અહેવાલ નીચે શોધો:

  • સંભવિત મુલાકાતો: અમારા વેચાણ પ્રતિનિધિઓએ અમારી ગ્રાહક ફાઇલમાં ઓળખાયેલી 25 સંભાવનાઓનો સંપર્ક કર્યો. 12 એપોઇન્ટમેન્ટ નક્કી કરવામાં આવી છે.
  • ઑફર્સ મોકલવામાં આવી છે: અમે અમારી સૂચિમાંથી ફ્લેગશિપ ઉત્પાદનો પર 10 વ્યાવસાયિક ઑફર્સ મોકલી છે, જેમાંથી 3 પહેલેથી જ રૂપાંતરિત કરવામાં આવી છે.
  • ટ્રેડ શો: એક્સપોફાર્મ શોમાં અમારા સ્ટેન્ડે લગભગ 200 સંપર્કોને આકર્ષ્યા. અમે તેમાંથી 15ને ભવિષ્યની નિમણૂંકમાં રૂપાંતરિત કરી છે.
  • તાલીમ: અમારા નવા સહયોગી લેનાએ અમારા ઉત્પાદનો અને વેચાણની પિચથી પોતાને પરિચિત કરવા માટે માર્ક સાથે એક સપ્તાહની ફિલ્ડ તાલીમ અનુસરી.
  • ઉદ્દેશ્યો: મહિનામાં 20 નવા કોન્ટ્રાક્ટ્સનો અમારો વ્યાપારી ઉદ્દેશ હાંસલ કરવામાં આવ્યો છે. ટર્નઓવર €30 જેટલું જનરેટ થયું.

અમે અમારી ક્લાયન્ટ સૂચિ વિકસાવવા માટે અમારા પ્રયત્નો ચાલુ રાખીએ છીએ, મને તમારી ભલામણો મોકલવામાં અચકાશો નહીં.

આપની,

જીન ડુપોન્ટ સેલ્સ મેનેજર

 

ઉદાહરણ ચાર: વિગતવાર સાપ્તાહિક પ્રવૃત્તિ અહેવાલ – સુપરમાર્કેટ બેકરી

 

પ્રિય સાથીદારો,

કૃપા કરીને માર્ચ 1-7 ના અઠવાડિયા માટે અમારી બેકરીની વિગતવાર પ્રવૃત્તિ અહેવાલ નીચે શોધો:

ઉત્પાદન:

  • અમે અઠવાડિયામાં કુલ 350 માટે દરરોજ સરેરાશ 2100 પરંપરાગત બેગુએટ્સનું ઉત્પાદન કર્યું.
  • અમારા નવા ઓવનને કારણે એકંદર વોલ્યુમ 5% વધ્યું છે, જે અમને વધતી માંગને પહોંચી વળવા દે છે.
  • અમારી વિશેષ બ્રેડની શ્રેણીનું વૈવિધ્યકરણ (ગામડા, આખા અનાજ, અનાજ) ફળ આપે છે. અમે આ અઠવાડિયે 750 બેક કર્યા છે.

વેચાણ:

  • એકંદર ટર્નઓવર 2500€ છે, જે ગયા સપ્તાહની સરખામણીમાં સ્થિર છે.
  • વિયેનીઝ પેસ્ટ્રીઝ અમારી બેસ્ટ સેલર (€680), ત્યારબાદ લંચ ફોર્મ્યુલા (€550) અને પરંપરાગત બ્રેડ (€430) છે.
  • રવિવારની સવારનું વેચાણ ખાસ કરીને મજબૂત હતું (€1200નું ટર્નઓવર) વિશેષ બ્રંચ ઓફરને આભારી છે.

પુરવઠા :

  • 50 કિલો લોટ અને 25 કિલો માખણનું સ્વાગત. સ્ટોક પર્યાપ્ત છે.
  • આવતા અઠવાડિયા માટે ઇંડા અને યીસ્ટનો ઓર્ડર આપવા વિશે વિચારી રહ્યાં છીએ.

સ્ટાફ :

  • જુલી આવતા અઠવાડિયે વેકેશન પર રહેશે, હું સમયપત્રકને ફરીથી ગોઠવીશ.
  • બેસ્ટિયનનો આભાર કે જેઓ વેચાણ માટે ઓવરટાઇમ પ્રદાન કરે છે.

સમસ્યાઓ:

  • મંગળવારે સવારે સિક્કાની મિકેનિઝમમાં ભંગાણ, ઇલેક્ટ્રિશિયન દ્વારા દિવસ દરમિયાન સમારકામ.

આપની,

જીન ડુપોન્ટ મેનેજર

 

પાંચમું ઉદાહરણ: તાત્કાલિક સમસ્યા – એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરની ખામી

 

હેલો દરેક,

આજે સવારે, અમારા એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેરમાં બગ્સ છે જે ઇન્વૉઇસની એન્ટ્રી અને સામાન્ય ખાતાવહીનું નિરીક્ષણ અટકાવે છે.

અમારા IT સેવા પ્રદાતા, જેનો મેં સંપર્ક કર્યો, તે પુષ્ટિ કરે છે કે તાજેતરનું અપડેટ પ્રશ્નમાં છે. તેઓ ફિક્સ પર કામ કરી રહ્યા છે.

આ દરમિયાન, વ્યવહારો રેકોર્ડ કરવાનું અમારા માટે અશક્ય છે અને રોકડ મોનિટરિંગ ખોરવાઈ ગયું છે. અમે ખૂબ જ ઝડપથી પાછળ પડવાનું જોખમ ચલાવીએ છીએ.

અસ્થાયી રૂપે સમસ્યાને ઠીક કરવા માટે:

  • ઇમરજન્સી એક્સેલ ફાઇલ પર તમારા ઇન્વૉઇસ/ખર્ચ લખો જે હું પુનઃપ્રાપ્ત કરીશ
  • ક્લાયંટની પૂછપરછ માટે, એકાઉન્ટ્સ લાઇવ ચકાસવા માટે મને કૉલ કરો
  • હું તમને પ્રગતિ વિશે માહિતગાર રાખવા માટે મારા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો કરું છું.

અમારા સેવા પ્રદાતા સંપૂર્ણપણે ગતિશીલ છે અને મહત્તમ 48 કલાકની અંદર આ સમસ્યાનો ઉકેલ લાવવાની આશા રાખે છે. હું જાણું છું કે આ ખામી ખરાબ છે, તમારી સમજ બદલ આભાર. કૃપા કરીને મને કોઈપણ તાત્કાલિક સમસ્યાઓ વિશે જણાવો.

આપની,

જીન ડુપોન્ટ એકાઉન્ટન્ટ