વાંચવા માટે લખો
એક સાથીદારે તમને એક કલાકમાં મળેલી મીટિંગ વિશે હમણાં જ ઈમેલ કર્યો. ઈમેલમાં મહત્ત્વપૂર્ણ પ્રોજેક્ટના ભાગ રૂપે, તમારે પ્રસ્તુત કરવાની જરૂર છે તે મુખ્ય માહિતી શામેલ હોવાનું માનવામાં આવે છે.
પરંતુ એક સમસ્યા છે: ઈમેઈલ એટલી ખરાબ રીતે લખાયેલ છે કે તમને જોઈતો ડેટા મળી શકતો નથી. જોડણીની ભૂલો અને અધૂરા વાક્યો છે. ફકરા એટલા લાંબા અને ગૂંચવણભર્યા છે કે તમને જોઈતી માહિતી શોધવામાં જેટલો સમય લાગે છે તેના કરતાં ત્રણ ગણો સમય લાગે છે. પરિણામે, તમે મીટિંગ માટે ઓછી તૈયારી કરી રહ્યાં છો અને તમે આશા રાખી હતી તે રીતે તે આગળ વધતું નથી.
શું તમે ક્યારેય આવી પરિસ્થિતિનો સામનો કર્યો છે? માહિતીથી ભરપૂર વિશ્વમાં, સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને અસરકારક રીતે વાતચીત કરવી જરૂરી છે. લોકો પાસે પુસ્તક-લંબાઈના ઇમેઇલ્સ વાંચવા માટે સમય નથી, અને તેમની પાસે એવા ઇમેઇલ્સનું અર્થઘટન કરવાની ધીરજ નથી કે જે નબળી રીતે બાંધવામાં આવી હોય અને જ્યાં ઉપયોગી માહિતી બધી જગ્યાએ ફેલાયેલી હોય.
પ્લસ તમારું લેખન કુશળતા સારા છે, તમારા બોસ, સહકર્મીઓ અને ગ્રાહકો સહિત તમારી આસપાસના લોકો પર તમે જેટલી સારી છાપ પાડશો. તમે ક્યારેય જાણતા નથી કે આ સારી છાપ તમને ક્યાં સુધી લઈ જશે.
આ લેખમાં, અમે જોશું કે તમે તમારી લેખન કુશળતાને કેવી રીતે સુધારી શકો છો અને સામાન્ય ભૂલોને ટાળી શકો છો.
પ્રેક્ષક અને બંધારણ
સ્પષ્ટ રીતે લખવાનું પ્રથમ પગલું એ યોગ્ય ફોર્મેટ પસંદ કરવાનું છે. શું તમારે અનૌપચારિક ઈમેલ મોકલવાની જરૂર છે? વિગતવાર અહેવાલ લખો? અથવા ઔપચારિક પત્ર લખો?
ફોર્મેટ, તમારા પ્રેક્ષકો સાથે, તમારા "લેખન અવાજ" ને વ્યાખ્યાયિત કરશે, એટલે કે સ્વર કેટલો ઔપચારિક અથવા હળવા હોવો જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે સંભવિત ક્લાયન્ટને ઈમેલ લખી રહ્યા હોવ, તો શું તેનો સ્વર મિત્રને ઈમેલ જેવો જ હોવો જોઈએ?
ચોક્કસપણે નથી.
તમારો સંદેશ કોણ વાંચશે તે ઓળખીને પ્રારંભ કરો. શું તે વરિષ્ઠ અધિકારીઓ, આખી ટીમ અથવા ચોક્કસ ફાઇલ પર કામ કરતા નાના જૂથ માટે છે? તમે લખો છો તે દરેક વસ્તુમાં, તમારા વાચકો અથવા પ્રાપ્તકર્તાઓએ તમારા ટોન તેમજ સામગ્રીના પાસાઓને વ્યાખ્યાયિત કરવાની જરૂર છે.
રચના અને શૈલી
એકવાર તમે જાણો છો કે તમે શું લખી રહ્યા છો અને કોની માટે તમે લખી રહ્યા છો, તમારે લખવાનું શરૂ કરવું આવશ્યક છે.
ખાલી, સફેદ કોમ્પ્યુટર સ્ક્રીન ઘણી વાર ડરાવતી હોય છે. અટકવું સરળ છે કારણ કે તમને ખબર નથી કે કેવી રીતે શરૂ કરવું. તમારા દસ્તાવેજને કંપોઝ કરવા અને ફોર્મેટ કરવા માટે આ ટિપ્સ અજમાવી જુઓ:
- તમારા પ્રેક્ષકો સાથે પ્રારંભ કરો: યાદ રાખો કે તમારા વાચકોને તમે જે કહો છો તેના વિશે કદાચ કશું જ જાણતા નથી. તેઓએ પહેલા શું જાણવું જોઈએ?
- એક યોજના બનાવો: આ ખાસ કરીને ઉપયોગી છે જો તમે લાંબો દસ્તાવેજ લખી રહ્યા હોવ, જેમ કે અહેવાલ, પ્રસ્તુતિ અથવા ભાષણ. રૂપરેખા તમને કયા ક્રમમાં અનુસરવા અને કાર્યને વ્યવસ્થિત માહિતીમાં વિભાજિત કરવા માટે કયા પગલાંને ઓળખવામાં મદદ કરે છે.
- થોડી સહાનુભૂતિ અજમાવો: ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે સંભવિત ગ્રાહકો માટે સેલ્સ ઈમેઈલ લખી રહ્યા હો, તો તેઓએ શા માટે તમારા ઉત્પાદન અથવા તમારા વેચાણની પીચની કાળજી લેવી જોઈએ? તેમના માટે શું ફાયદો છે? તમારા પ્રેક્ષકોની જરૂરિયાતોને હંમેશા યાદ રાખો.
- રેટરિકલ ત્રિકોણ વાપરો: જો તમે કોઈને કંઈક કરવા માટે સમજાવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં છો, તો લોકોએ તમને શા માટે સાંભળવું જોઈએ તે સમજાવવાની ખાતરી કરો, તમારા પ્રેક્ષકોને જોડે તે રીતે તમારો સંદેશ પહોંચાડવો, અને માહિતીને તર્કસંગત અને સુસંગત રીતે રજૂ કરવી.
- તમારી મુખ્ય થીમ ઓળખો: જો તમને તમારા સંદેશની મુખ્ય થીમ વ્યાખ્યાયિત કરવામાં મુશ્કેલી પડતી હોય, તો ડોળ કરો કે તમારી સ્થિતિ સમજાવવા માટે તમારી પાસે 15 સેકન્ડ બાકી છે. તમે શું કહો છો ? આ કદાચ તમારી મુખ્ય થીમ છે.
- સાદા ભાષાનો ઉપયોગ કરો: જ્યાં સુધી તમે વૈજ્ઞાનિક પેપર લખતા ન હોવ ત્યાં સુધી, સામાન્ય રીતે સરળ, સીધી ભાષાનો ઉપયોગ કરવો શ્રેષ્ઠ છે. ફક્ત લોકોને પ્રભાવિત કરવા માટે લાંબા શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં.
માળખું
તમારું દસ્તાવેજ શક્ય તેટલું વપરાશકર્તા મૈત્રીપૂર્ણ હોવા જોઈએ. ટેક્સ્ટને અલગ કરવા માટે શક્ય તેટલી શીર્ષકો, ઉપશીર્ષકો, ગોળીઓ અને સંખ્યાઓનો ઉપયોગ કરો.
છેવટે, વાંચવા માટે શું સરળ હોઈ શકે: લાંબા ફકરાઓથી ભરેલું પૃષ્ઠ અથવા વિભાગના મથાળાઓ અને બુલેટ પોઇન્ટ્સ સાથે ટૂંકા ફકરામાં વિભાજિત પૃષ્ઠ? એક દસ્તાવેજ જે સ્કેન કરવા માટે સરળ છે તે લાંબા, ગાઢ ફકરાવાળા દસ્તાવેજ કરતાં વધુ વખત વાંચવામાં આવશે.
શીર્ષકોએ વાચકનું ધ્યાન ખેંચવું જોઈએ. પ્રશ્નોનો ઉપયોગ કરવો એ ઘણીવાર સારો વિચાર છે, ખાસ કરીને જાહેરાતની નકલમાં, કારણ કે પ્રશ્નો વાચકને રસ અને જિજ્ઞાસુ રાખવામાં મદદ કરે છે.
ઈ-મેઈલ્સ અને દરખાસ્તો માં, ટૂંકા, વાસ્તવિક શીર્ષક અને ઉપશીર્ષકોનો ઉપયોગ કરો, જેમ કે આ લેખમાં તે છે.
ગ્રાફિક્સ ઉમેરવાનું તમારા ટેક્સ્ટને અલગ કરવાની એક સ્માર્ટ રીત છે. આ દ્રશ્ય સહાયક વાચકોને સામગ્રી પર તેમનું ધ્યાન રાખવા માટે જ નહીં, પરંતુ ટેક્સ્ટ કરતા ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ માહિતીને મહત્વપૂર્ણ રીતે સંચાર કરવા માટે પણ પરવાનગી આપે છે.
ગ્રામેટિકલ ભૂલો
તમે કદાચ જાણો છો કે તમારા ઇમેઇલમાંની ભૂલો તમારા કાર્યને બિનવ્યાવસાયિક બનાવશે. તમારી જાતને જોડણી તપાસનાર મેળવીને અને શક્ય હોય ત્યાં સુધી તમારી જોડણીમાં સુધારો કરીને ગંભીર ભૂલો ટાળવી જરૂરી છે.
સામાન્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાતા શબ્દોનાં કેટલાક ઉદાહરણો અહીં આપેલા છે:
- હું તમને મોકલી / મોકલી / મોકલું છું
પ્રથમ જૂથના ક્રિયાપદને "મોકલવા" ક્રિયાપદ, હંમેશા એક "ઇ" સાથે એકવચન "હું મોકલું છું" ના પ્રથમ વ્યક્તિમાં લખીશ. "ઇ" વગર "શિપમેન્ટ" નામ છે ("એક શિપમેન્ટ") અને બહુવચન હોઈ શકે છે: "શિપમેન્ટ્સ".
- હું તમારી સાથે જોડાયો / હું તમારી સાથે જોડાયો
એક હંમેશા "હું" સાથે "હું તમારી સાથે જોડાઈશ" લખીશ. "ટી" સાથે "સંયુક્ત" ત્રીજા વ્યક્તિ એકવચન "તે જોડે છે" નું સંયોજન છે.
- સમયરેખા / સમયરેખા
જો "બમ્પર" સ્ત્રીના નામ સાથે જોડાયેલી હોય તોપણ, લાલચમાં ન આવો અને હંમેશા "બમ્પર" વગર "ઇ" લખો.
- ભલામણ / ભલામણ
જો અંગ્રેજીમાં આપણે "ઇ" સાથે "ભલામણ" લખીએ, ફ્રેન્ચમાં આપણે હંમેશાં "એ" સાથે "ભલામણ" લખીએ છીએ.
- ત્યાં છે / ત્યાં છે / છે
ઉચ્ચારણ સરળ બનાવવા અને અનુગામી બે સ્વરને રોકવા માટે અમે પૂછપરછના સૂત્રોમાં એક ગૌરવપૂર્ણ "ટી" ઉમેરીએ છીએ. તેથી આપણે "ત્યાં છે" લખીશું.
- શરતોની દ્રષ્ટિએ
એક "ઓ" વિના "ક્યારેય" માં લખે છે. આ અભિવ્યક્તિના ઉપયોગમાં ખરેખર ઘણી "શરતો" છે.
- ના / વચ્ચે
"સિવાય" શબ્દ દ્વારા ગેરમાર્ગે દોરવાનું ભૂલશો નહીં, જે "ઓ" સાથે સમાપ્ત થાય છે. એક "એસ" સાથે ક્યારેય "વચ્ચે" લખે છે. તે એક પૂર્વગામી છે અને તે અગમ્ય છે.
- સંમત / સંમત થયા મુજબ
સ્ત્રીના નામ સાથે જોડાયેલા હોવા છતાં, "સંમત થવું" હંમેશા અયોગ્ય છે અને ક્યારેય "ઇ" લેતું નથી.
- જાળવણી / સેવા
નામ અને ક્રિયાપદને ગૂંચવશો નહીં. "ટી" વિનાનું નામ "ઇન્ટરવ્યૂ" એક્સચેન્જ અથવા "જોબ ઇન્ટરવ્યુ" નું વર્ણન કરે છે. જ્યારે કંઇક જાળવવાની ક્રિયા કરવામાં આવે ત્યારે એકવચન "જાળવણી" ના ત્રીજા વ્યક્તિમાં સંયોજિત ક્રિયા વપરાય છે.
તમારા કેટલાક વાચકો જોડણી અને વ્યાકરણમાં સંપૂર્ણ રહેશે નહીં. જો તમે આ ભૂલો કરો છો તો તેઓ કદાચ ધ્યાન આપતા નથી. પરંતુ આનો ઉપયોગ બહાનું તરીકે કરશો નહીં: ત્યાં સામાન્ય રીતે લોકો હશે, ખાસ કરીને વરિષ્ઠ અધિકારીઓ, જેઓ જાણ કરશે!
આ કારણોસર, તમે જે પણ લખો છો તે બધા વાચકો માટે સ્વીકાર્ય ગુણવત્તાની હોવી જોઈએ.
ચકાસણી
સારી પ્રૂફરીડિંગનો દુશ્મન ઝડપ છે. ઘણા લોકો તેમના ઇમેઇલ્સ દ્વારા દોડી જાય છે, પરંતુ તે રીતે તમે ભૂલો ચૂકી જાઓ છો. તમે શું લખ્યું છે તે ચકાસવા માટે આ સૂચનાઓને અનુસરો:
- તમારા મથાળાં અને ફૂટર તપાસો: લોકો ઘણીવાર ફક્ત ટેક્સ્ટ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે તેમની અવગણના કરે છે. હેડરો મોટા અને બોલ્ડ હોવાનો અર્થ એ નથી કે તેઓ ભૂલ-મુક્ત છે!
- મોટેથી ઇમેઇલ વાંચો: આ તમને ધીમી જવા માટે દબાણ કરે છે, જેનો અર્થ એ છે કે તમને ભૂલો શોધવાની વધુ શક્યતા છે.
- ટેક્સ્ટને વાંચવા માટે તમારી આંગળીનો ઉપયોગ કરો: તે બીજી વસ્તુ છે જે તમને ધીમું કરવામાં મદદ કરે છે.
- તમારા લખાણના અંતે પ્રારંભ કરો: અંતથી શરૂઆતથી સજા ફરીથી વાંચો, તે તમને ભૂલો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે અને સામગ્રી નહીં.
