Print Friendly, PDF અને ઇમેઇલ

 અહેવાલ: સફળ થવા માટે 4 આવશ્યક મુદ્દા

તમે એક બનાવવા જ જોઈએ અહેવાલ, અથવા એક રિપોર્ટ, તમારા મેનેજરની વિનંતી પર. પરંતુ, તમે જાણતા નથી કે ક્યાંથી પ્રારંભ કરવું અથવા તેને કેવી રીતે બનાવવું.

અહીં, હું આ અહેવાલને અસરકારક રીતે અને ચોક્કસ ગતિ સાથે સમજવા માટે 4 પોઇન્ટ્સમાં એક સરળ પ્રક્રિયાનું અનુમાન લઉં છું. તે તાર્કિક ઘટનાક્રમમાં લખાતું હોવું આવશ્યક છે.

રિપોર્ટનો ઉપયોગ શું છે?

તે તે વ્યક્તિને ક્ષમતા આપે છે કે જેના માટે તેનો વિશ્વાસ કરવાનો છે પ્રસ્તુત માહિતી ક્રિયા નક્કી કરવા માટે. અહેવાલમાં નોંધાયેલી માહિતી નિર્ણય લેવા માટે જરૂરી એક અથવા વધુ પ્રશ્નોના જવાબો શક્ય બનાવે છે.

તેણે કહ્યું, એક સહયોગીએ વિચાર સાથે ચોક્કસ વિષય પર તેમના ઉપરી સૂચનો પ્રદાન કરવા માટે ક્રમમાં, જેમ કે એક સેવા કે રિપ્લેસમેન્ટ ના સંગઠન પર કારણ કે સુધારાઓ, બનાવવા માટે એક અહેવાલમાં લખવા માટે સમર્થ છે સામગ્રી. બહેતર અને તેના સહકર્મચારીઓ વચ્ચે વાતચીત કરવાની એક ઉત્તમ રીત એ છે.

રિપોર્ટના હેતુ પર આધાર રાખીને, તેની પ્રસ્તુતિ જુદી હોઈ શકે છે, જો કે નીચે બતાવેલ કાર્યવાહી તમે કરવા પડશે તે તમામ રિપોર્ટ્સ માટે માન્ય છે.

પ્રથમ બિંદુ - વિનંતી ચોક્કસ અને સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ.

આ પ્રથમ બિંદુ આવશ્યક મુદ્દો છે કે જેના પર તમારું કાર્ય આધારિત હશે. તે સંબંધિત વિસ્તારને પણ મર્યાદિત કરશે

અહેવાલ મેળવનાર

- તે તમારા અહેવાલમાંથી બરાબર શું ઇચ્છે છે?

- તેના માટેના અહેવાલની ધ્યેયો અને હેતુઓ શું છે?

- તમારા પ્રાપ્તકર્તા માટે રિપોર્ટ કેવી રીતે ઉપયોગી થશે?

READ  વ્યવસાયિક મેઇલ: સામાન્ય કૉલિંગ ફોર્મ્સ માટેના કેટલાક નિયમો

- પ્રાપ્તકર્તાને વિષય પહેલાથી ખબર છે?

- જાણો કે તેનું જ્ઞાન શું છે, જેથી પહેલાથી જ જાણીતી માહિતીને પુનરાવર્તિત ન કરી શકાય.

કેસ અને પદ્ધતિઓ

- પરિસ્થિતિ શું છે?

- રિપોર્ટ માટેની વિનંતી સાથે કયા કારણો જોડાયેલા છે: મુશ્કેલીઓ, પરિવર્તન, વિકસિત થવું, ફેરફારો, સુધારાઓ?

બીજું બિંદુ - આવશ્યક માહિતી પસંદ કરો અને ભેગા કરો.

આ માહિતી ઘણી હોઇ શકે છે, નોંધો, દસ્તાવેજો અથવા અન્ય અહેવાલો, અને વિવિધ સ્રોતો, પરંતુ મહત્વનું શું છે તે ફક્ત તે જ યાદ રાખવું કે જે આવશ્યક, આવશ્યક અને આવશ્યક છે અને ઓછા વ્યાજ અથવા પુનરાવર્તિત માહિતી દ્વારા દૂર કરવામાં નહીં આવે, જે અંતિમ રિપોર્ટને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે. તેથી તમારે ફક્ત વિનંતી કરેલી રિપોર્ટને અનુરૂપ સૌથી યોગ્ય માહિતીનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ.

ત્રીજો મુદ્દો - આયોજન અને યોજના અમલમાં મૂકવો

લાક્ષણિક રીતે, યોજના પરિચય સાથે શરૂ થાય છે, પછી વિકાસ સાથે ચાલુ રહે છે, અને અંતમા અંત થાય છે

નીચે, ખુલ્લી યોજના સામાન્ય રીતે મળેલ એક છે. પરિચય અને નિષ્કર્ષની ભૂમિકા અલગ અલગ નથી, તેમની આંતરિક ભૂમિકા રાખવી. તેનાથી વિપરીત, આ વિકાસને એવી રીતે ધ્યાનમાં લેવામાં આવી શકે છે કે તમને જાણ કરવી પડશે

અહેવાલની શરૂઆત

તે અહેવાલના ખૂબ જ કારણથી સંબંધિત આવશ્યક માહિતી પ્રદાન કરે છે; તેના પ્રેરણા, તેના ઉદ્દેશો, તેના રેઝિન ડી'ટ્રે, તેના પ્રોગ્રિવેટિવ્સ.

આ માહિતીને થોડા શબ્દોમાં અહેવાલનો હેતુ, વિસ્તૃત અને સંપૂર્ણ હોવાના સંક્ષિપ્ત લખાણમાં લાવવા જોઈએ.

રજૂઆતની અવગણના કરવી તે સંપૂર્ણપણે અજાગૃત છે, કારણ કે તે અગાઉથી વર્ણવેલી માહિતીના ચોક્કસ ડેટા અને સરનામાના સંપાદકને એકબીજાને પરસ્પર સમજી શકાય તેવું નિશ્ચિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. તે વિનંતીની શરતો, પરિસ્થિતિ, પરિસ્થિતિઓ યાદ રાખવામાં પણ મદદ કરે છે જ્યારે રિપોર્ટની તરત તપાસ થતી નથી અથવા જો તે પછીથી તેને પુનર્વિચારણ કરવા જરૂરી હોય

READ  ગેરહાજરીને ન્યાય આપવા માટે ઇમેઇલ નમૂનો

અહેવાલનો વિકાસ

વિકાસને સામાન્ય રીતે ત્રણ વિભાગોમાં વહેંચવામાં આવે છે.

- પરિસ્થિતિ અથવા સંદર્ભની મૂર્ત અને નિષ્પક્ષત ઇન્વેન્ટરી, એટલે કે, પહેલેથી જ અસ્તિત્વમાં છે તે અંગેનું વિગતવાર નિવેદન.

- જે જરૂરી છે તેટલું જ ઉત્સુક અને કોંક્રિટ તરીકે વિશ્લેષણ પ્રસ્તાવિત કરતી વખતે હકારાત્મક અને નકારાત્મક પાસાંઓ પર પ્રકાશ પાડે છે તે એક સ્પષ્ટ ચુકાદો.

- સલાહ, સૂચનો અને ભલામણો, શક્ય તેટલા ફાયદાથી સંકળાયેલા છે.

અહેવાલના નિષ્કર્ષ

તેમાં કોઈ પણ નવો વિષય ન હોવો જોઈએ જે વિકાસમાં સૂચવવામાં આવ્યો ન હોત. વિકાસના સંક્ષિપ્ત ભાષણ વિના, આમાં સ્પષ્ટ થયેલ ભલામણોને સ્પષ્ટ રીતે એક અથવા નીચેના સોલ્યુશન્સનો પ્રસ્તાવ કરીને જવાબ આપવા માટે ત્યાં છે.

ચોથું પોઇન્ટ - રિપોર્ટ લખવું

બધા સંપાદકીય માટેના કેટલાક નિયમોનું માન આપવું જોઈએ. એક બુદ્ધિગ્રાહ્ય અને સુલભ શબ્દભંડોળ પર ભાર મૂકવામાં આવશે દોષરહિત જોડણી વધુ વ્યાવસાયીકરણ માટે, બહેતર સમજણ માટે ટૂંકા વાક્યો, સારા વાંચન પ્રવાહીતા માટે ફકરાના હવાઈ માળખું.

તેના અહેવાલના સ્વરૂપમાં વિશેષ કાળજી લેવાથી વાચક અથવા પ્રાપ્તકર્તાને સરળતા અને વાંચવાની સગવડ આવશ્યકતા મળી શકે છે.

- તમારે તમારા લખાણમાં સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ

- રિપોર્ટની વાંચનમાં વધુ સારી અસ્થિરતાની ખાતરી કરવા માટે, રીડરને એક પરિશિષ્ટમાં સંદર્ભિત કરો જે આવશ્યકતા હોય ત્યારે તમારા સમજૂતી માટે કેટલીક પૂરક લાવશે.

- જ્યારે તમારી રિપોર્ટ ત્રણ પાનાથી વધુ હોય ત્યારે સારાંશની યોજના બનાવો, જે તેના પસંદગી પ્રમાણે પ્રાપ્તકર્તાને તેના વાંચનમાં દિશા આપવા માટે પરવાનગી આપે છે.

READ  સાથીદારને ક્ષમા કરવા માટે ઇમેઇલ નમૂના

- જ્યારે તે નફાકારક અથવા અનિવાર્ય છે, ડેટાને સમજાવવા માટે તમારી લેખનને પ્રતિબિંબિત કરતા કોષ્ટકો અને અન્ય ગ્રાફને એકીકૃત કરો. સારી સમજણ માટે કેટલાક કિસ્સાઓમાં તેઓ આવશ્યક બની શકે છે.

- જીતવા માટે તમારી રિપોર્ટના દરેક ભાગને વિભાજિત કરવા માટે શિર્ષકો અને સબટાઈટલ છોડશો નહીં, ત્યાં પણ, પ્રવાહીતામાં.

નિષ્કર્ષમાં: શું યાદ રાખવું

  1. યોગ્ય રીતે એપ્લિકેશનના અર્થઘટન અને સમજણથી તમને કાર્યક્ષમતા પ્રાપ્ત કરવા માટે વિષયની બાજુના વિના જવાબ આપવા માટે પરવાનગી આપે છે.
  2. તમારી રિપોર્ટમાં, તમે સરળ રિપોર્ટ સામે સ્ટેપ લઈને તમારા વિચારો શેર કરી શકો છો.
  3. અસરકારક બનવા માટે, તમારો અહેવાલ તેના પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા પૂછવામાં આવેલા પ્રશ્નોના જવાબો આપવો આવશ્યક છે, તેથી તેની પ્રસ્તુતિની સમગ્ર વ્યાજની રુચિ; ડ્રાફ્ટિંગ, સ્ટ્રક્ચર, સ્ટેટમેન્ટ અને તેનું પ્રગટ કરવું; પરિચય, વિકાસ, નિષ્કર્ષ.
  4. તમારી દલીલો, અવલોકનો અને પ્રસ્તાવિત ઉકેલો સમજાવો.

માટે આકાર આપતો માઇક્રોસ .ફ્ટ વર્ડ પર, યુટ્યુબ પરની આ 15 મિનિટની સફર તમારા માટે વધુ ઉપયોગી થશે.