વ્યવસાયિક વિશ્વમાં, વ્યાવસાયિકો ઘણીવાર ઈ-મેલ દ્વારા ઘણી વિનંતીઓ પ્રાપ્ત કરે છે. આ બધી વિનંતીઓનો ઝડપથી જવાબ આપવો મુશ્કેલ બની શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમે અન્ય મહત્વપૂર્ણ કાર્યોમાં વ્યસ્ત હોવ. આ તે છે જ્યાં Gmail માં સ્વચાલિત જવાબો આવે છે. આ વપરાશકર્તાઓને તેઓ દૂર હોય ત્યારે પ્રાપ્ત થતી ઇમેઇલ્સનો આપમેળે જવાબ આપવા દે છે.
સ્વયંસંચાલિત જવાબો ખાસ કરીને એવા વ્યાવસાયિકો માટે ઉપયોગી છે જેઓ રસ્તા પર હોય અથવા સમય કાઢી રહ્યા હોય. Gmail માં સ્વચાલિત જવાબો સેટ કરીને, વપરાશકર્તાઓ પ્રેષકોને સૂચિત કરી શકે છે કે તેઓ દૂર છે અથવા વ્યસ્ત છે. આનાથી કામ સંબંધિત તણાવ ઘટાડવામાં અને ગ્રાહકો અને વ્યવસાયિક ભાગીદારો સાથે સંચાર સુધારવામાં મદદ મળી શકે છે.
આપોઆપ જવાબો કંપનીઓ માટે ઘણા ફાયદા છે. સૌપ્રથમ, તેઓ કર્મચારીઓને પ્રાપ્ત થતા દરેક ઈમેઈલનો મેન્યુઅલી જવાબ ન આપીને સમય બચાવે છે. વધુમાં, સ્વતઃ-જવાબ વ્યક્તિગત અને વ્યાવસાયિક સંદેશાઓ મોકલીને ગ્રાહકો સાથેના સંબંધને મજબૂત બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે. છેલ્લે, સ્વતઃ-જવાબો પ્રેષકોને સૂચિત કરીને સેવાની સાતત્યતા સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરી શકે છે કે તેમનો ઇમેઇલ પ્રાપ્ત થયો છે અને શક્ય તેટલી વહેલી તકે પ્રક્રિયા કરવામાં આવશે.
Gmail માં સ્વચાલિત જવાબો કેવી રીતે સેટ કરવા
Gmail અનેક પ્રકારના સ્વચાલિત જવાબો પ્રદાન કરે છે, દરેક ચોક્કસ પ્રકારની પરિસ્થિતિ માટે યોગ્ય છે. સૌથી સામાન્ય પ્રતિભાવ પ્રકારોમાં માટે સ્વચાલિત પ્રતિસાદોનો સમાવેશ થાય છે લાંબા સમય સુધી ગેરહાજરી, કામકાજના કલાકોની બહાર પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશાઓ માટે સ્વચાલિત જવાબો અને ગ્રાહકો અથવા વ્યવસાયિક ભાગીદારો તરફથી ઇમેઇલ્સ માટે વ્યક્તિગત સ્વચાલિત જવાબો.
Gmail માં સ્વચાલિત જવાબો સક્ષમ કરવા માટે, વપરાશકર્તાઓએ ઇમેઇલ સેટિંગ્સમાં જઈને "ઓટો રિપ્લાય" વિકલ્પ પસંદ કરવાની જરૂર છે. પછી તેઓ તેમની જરૂરિયાતોને અનુરૂપ ઑટો-રિપ્લાયની સામગ્રી અને અવધિને કસ્ટમાઇઝ કરી શકે છે. સ્વચાલિત જવાબો બંધ કરવા માટે, વપરાશકર્તાઓને ફક્ત ઇમેઇલ સેટિંગ્સ પર પાછા જવાની જરૂર છે અને "ઓટો રિપ્લાય" વિકલ્પને બંધ કરવાની જરૂર છે.
વ્યવસાયો તેમની ચોક્કસ જરૂરિયાતો માટે સ્વચાલિત જવાબોને કસ્ટમાઇઝ કરી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તેમાં ખુલવાનો સમય, વૈકલ્પિક સંપર્કો અથવા કટોકટીની સૂચનાઓ વિશેની માહિતી શામેલ હોઈ શકે છે. પ્રાપ્તકર્તા સાથેના સંબંધને મજબૂત કરવા માટે સ્વચાલિત જવાબમાં વ્યક્તિગત સ્પર્શ ઉમેરવાની પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે.
Gmail માં સ્વચાલિત જવાબોનો અસરકારક રીતે ઉપયોગ કરવા માટેની ટિપ્સ
Gmail માં સ્વચાલિત જવાબોનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો તે જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે. સ્વયંસંચાલિત જવાબો પ્રેષકોને જણાવવા માટે ઉપયોગી થઈ શકે છે કે તેઓને શક્ય તેટલી વહેલી તકે પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત થશે. જો કે, તે વધુપડતું ન કરવું તે મહત્વનું છે, કારણ કે આપોઆપ જવાબો નૈતિક લાગે છે અને પ્રાપ્તકર્તા સાથેના સંબંધને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે. આથી સ્વચાલિત જવાબોનો થોડો સમય અને જ્યારે ખરેખર જરૂરી હોય ત્યારે જ ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.
Gmail માં અસરકારક સ્વતઃ જવાબો લખવા માટે, સ્પષ્ટ, વ્યાવસાયિક ભાષાનો ઉપયોગ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. Gmail માં સ્વચાલિત જવાબોનો ઉપયોગ કરતી વખતે, કેટલીક સામાન્ય ભૂલોને ટાળવી મહત્વપૂર્ણ છે. ઉદાહરણ તરીકે, સ્વચાલિત પ્રતિભાવમાં ગોપનીય માહિતીનો સમાવેશ કરશો નહીં, જેમ કે પાસવર્ડ અથવા ક્રેડિટ કાર્ડ નંબર. એ પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે કે તમે વ્યાકરણ અને જોડણીની ભૂલોને ટાળવા માટે સ્વતઃ-પ્રતિસાદને કાળજીપૂર્વક પ્રૂફરીડ કરો.
