ઇમેઇલ વારંવાર અમને વધુ વાતચીત કરવાની મંજૂરી આપે છે. પરિણામે, ઇન્ટરનેટ ભરેલું છે વધુ સારી રીતે લખવા માટે ટીપ્સ, ચોક્કસ સમયે ઈમેઈલ મોકલવાનું ટાળવાના કારણોની યાદી અથવા આપણે કેટલી ઝડપથી જવાબ આપવો જોઈએ તેની સલાહ વગેરે. જો કે, સમય બચાવવા અને મૂંઝવણ ટાળવાનો શ્રેષ્ઠ માર્ગ એ યાદ રાખવું હોઈ શકે છે કે કેટલીક વાતચીતો ઇમેઇલ પર થઈ શકતી નથી, અહીં કેટલાક ઉદાહરણો છે.

જ્યારે તમે ખરાબ સમાચાર પર પસાર કરો છો

ખરાબ સમાચાર પહોંચાડવા સરળ નથી, ખાસ કરીને જ્યારે તમારે તેને તમારા બોસ અથવા મેનેજર સુધી પહોંચાડવાની હોય. પરંતુ, મુશ્કેલી ઘટાડવાની ઘણી રીતો છે. સૌ પ્રથમ, તેને બંધ ન કરો અને સમય બગાડો નહીં; તમારે જવાબદારી લેવી જોઈએ અને પરિસ્થિતિને સારી રીતે સમજાવવી જોઈએ. ઈમેલ દ્વારા ખરાબ સમાચાર આપવા એ સારો વિચાર નથી, કારણ કે તેને વાતચીત ટાળવાના પ્રયાસ તરીકે સમજી શકાય છે. તમે એવી વ્યક્તિની છબી પાછી મોકલી શકો છો જે ડરતી હોય, શરમ અનુભવતી હોય અથવા સક્રિય બનવા માટે ખૂબ અપરિપક્વ હોય. તેથી જ્યારે તમારી પાસે પહોંચાડવા માટે ખરાબ સમાચાર હોય, ત્યારે જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે તે રૂબરૂમાં કરો.

જ્યારે તમને ખાતરી ન હોય કે તમે શું કહેવા માગો છો

સામાન્ય રીતે, પ્રતિક્રિયાશીલ થવાને બદલે સક્રિય બનવાનો પ્રયત્ન કરવો સારું છે. કમનસીબે, ઈ-મેલ આ પ્રકારના રીફ્લેક્સને સારી રીતે ઉધાર આપે છે. અમે અમારા ઇનબૉક્સને ખાલી કરવા માટે મજબૂર અનુભવીએ છીએ, જેમાં મોટાભાગના ઈમેઈલને પ્રતિસાદની જરૂર હોય છે. તેથી કેટલીકવાર, જ્યારે અમને ખાતરી ન હોય કે અમે કેવી રીતે પ્રતિસાદ આપવા માંગીએ છીએ, અમારી આંગળીઓ કોઈપણ રીતે ટેપ કરવાનું શરૂ કરે છે. તેના બદલે, જ્યારે તમારે એક લેવાની જરૂર હોય ત્યારે વિરામ લો. તમે ખરેખર શું વિચારો છો અને તમે શું કહેવા માંગો છો તે જાણતા પહેલા જવાબ આપવાને બદલે આ વિષય પર વધુ માહિતી મેળવો.

READ  સારી રીતે લખેલા વિરોધ ઈમેલના રહસ્યો

જો તમને સ્વર દ્વારા પીડા થાય છે

મુશ્કેલ વાતચીત ટાળવા માટે આપણામાંથી ઘણા ઈમેલનો ઉપયોગ કરે છે. વિચાર એ છે કે આ માધ્યમ આપણને ઈમેઈલ લખવાની તક આપે છે જે આપણી આશા પ્રમાણે જ બીજી વ્યક્તિ સુધી પહોંચે. પરંતુ, ઘણી વાર, એવું થતું નથી. પ્રથમ વસ્તુ જે સહન કરે છે તે આપણી કાર્યક્ષમતા છે; સંપૂર્ણ રીતે ઘડવામાં આવેલ ઈમેલ બનાવવામાં ઘણો સમય લાગે છે. તેથી, ઘણી વાર, અન્ય વ્યક્તિ અમારી ધારણા મુજબ અમારું ઇમેઇલ વાંચશે નહીં. તેથી, જો તમે ઇમેઇલ લખતી વખતે સ્વરથી ત્રાસી ગયા હોવ, તો તમારી જાતને પૂછો કે શું આ કિસ્સામાં પણ આ વાતચીતને સામસામે હેન્ડલ કરવામાં વધુ અર્થ નથી.

જો તે 21h અને 6h ની વચ્ચે છે અને તમે થાકી ગયા છો

જ્યારે તમે થાકેલા હોવ ત્યારે સ્પષ્ટ રીતે વિચારવું મુશ્કેલ છે અને જ્યારે તમે આ સ્થિતિમાં હોવ ત્યારે લાગણીઓ પણ વધી શકે છે. તેથી જો તમે ઘરે બેઠા હોવ, અને તમે ઑફિસના કલાકોથી બહાર છો, તો મોકલો બટનને બદલે સેવ ડ્રાફ્ટ દબાવવાનું વિચારો. તેના બદલે, ડ્રાફ્ટમાં પ્રથમ ડ્રાફ્ટ લખો, જો તે તમને સમસ્યા વિશે ભૂલી જવામાં મદદ કરે છે, અને જ્યારે તમારી પાસે વધુ નવો પરિપ્રેક્ષ્ય હોય ત્યારે તેને અંતિમ સ્વરૂપ આપતા પહેલા સવારે તેને વાંચો.

જ્યારે તમે વધારો માટે પૂછો છો

કેટલીક વાતચીતો સામ-સામે થવા માટે હોય છે, જ્યારે તમે વધારો કરવા માટે વાટાઘાટ કરવા માંગતા હોવ, ઉદાહરણ તરીકે. આ તે પ્રકારની વિનંતી નથી જે તમે ઈમેલ પર કરવા માંગો છો, મુખ્યત્વે કારણ કે તમે તેને સ્પષ્ટ કરવા માંગો છો અને તે બાબત તમે ગંભીરતાથી લો છો. ઉપરાંત, તમે તમારી અરજી વિશેના પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે ઉપલબ્ધ રહેવા માંગો છો. ઈમેલ મોકલવાથી ખોટો મેસેજ જઈ શકે છે. આ સંજોગોમાં તમારા ઉપરી અધિકારી સાથે રૂબરૂમાં મળવા માટે સમય કાઢવો તમને વધુ પરિણામો લાવશે.