તમારું ડોમેન સેટ કરો અને વ્યાવસાયિક ઈમેલ એડ્રેસ બનાવો

 

Google Workspace વડે વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ ઍડ્રેસ બનાવવા માટે, પહેલું પગલું કસ્ટમ ડોમેન નામ ખરીદવાનું છે. ડોમેન નામ તમારા વ્યવસાયની ઓનલાઈન ઓળખ રજૂ કરે છે અને તમારી બ્રાંડ ઈમેજને મજબૂત કરવા માટે જરૂરી છે. તમે ડોમેન રજિસ્ટ્રાર પાસેથી ડોમેન નામ ખરીદી શકો છો, જેમ કે Google ડોમેન્સ, આયનો, અથવા OVH. ખરીદી કરતી વખતે, તમારા વ્યવસાયનું નામ પ્રતિબિંબિત કરતું અને યાદ રાખવામાં સરળ હોય તેવું ડોમેન નામ પસંદ કરવાનું સુનિશ્ચિત કરો.

 

Google Workspace વડે ડોમેન સેટઅપ કરો

 

ડોમેન નામ ખરીદ્યા પછી, તમારે આવશ્યક છે Google Workspace સાથે સેટઅપ કરો Google ની વ્યવસાયિક ઇમેઇલ સેવાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે સક્ષમ થવા માટે. તમારા ડોમેનને સેટ કરવા માટેનાં પગલાં અહીં છે:

  1. તમારા વ્યવસાયના કદ અને ચોક્કસ જરૂરિયાતોને અનુરૂપ પ્લાન પસંદ કરીને Google Workspace માટે સાઇન અપ કરો.
  2. નોંધણી પ્રક્રિયા દરમિયાન, તમને તમારું કસ્ટમ ડોમેન નામ દાખલ કરવા માટે સંકેત આપવામાં આવશે.
  3. Google Workspace તમને તમારા ડોમેનની માલિકી ચકાસવા અને જરૂરી ડોમેન નેમ સિસ્ટમ (DNS) રેકોર્ડ સેટ કરવા માટેની સૂચનાઓ પ્રદાન કરશે. તમારે તમારા ડોમેન રજિસ્ટ્રારના કંટ્રોલ પેનલમાં લૉગ ઇન કરવાની અને Google દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ MX (મેલ એક્સચેન્જ) રેકોર્ડ્સ ઉમેરવાની જરૂર પડશે. આ રેકોર્ડનો ઉપયોગ ઇમેઇલને Google Workspaceના મેઇલ સર્વર પર રૂટ કરવા માટે થાય છે.
  1. એકવાર DNS રેકોર્ડ કન્ફિગર થઈ જાય અને ડોમેનની ચકાસણી થઈ જાય, પછી તમે તમારા ડોમેન અને સેવાઓને મેનેજ કરવા માટે Google Workspace એડમિન કન્સોલને ઍક્સેસ કરી શકશો.

 

તમારા કર્મચારીઓ માટે વ્યક્તિગત ઇમેઇલ સરનામાં બનાવો

 

હવે તમારું ડોમેન Google Workspace સાથે સેટઅપ થઈ ગયું છે, તમે તમારા કર્મચારીઓ માટે વ્યક્તિગત કરેલ ઇમેઇલ ઍડ્રેસ બનાવવાનું શરૂ કરી શકો છો. આ કરવા માટે, આ પગલાં અનુસરો:

  1. તમારા એડમિનિસ્ટ્રેટર એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરીને Google Workspace એડમિન કન્સોલમાં લૉગ ઇન કરો.
  2. તમારી સંસ્થાના વપરાશકર્તાઓની સૂચિને ઍક્સેસ કરવા માટે ડાબા મેનૂમાં "વપરાશકર્તાઓ" પર ક્લિક કરો.
  3. નવું વપરાશકર્તા ખાતું બનાવવા માટે "વપરાશકર્તા ઉમેરો" બટન પર ક્લિક કરો. તમારે દરેક કર્મચારી માટે પ્રથમ અને છેલ્લું નામ અને ઇચ્છિત ઇમેઇલ સરનામું જેવી માહિતી પ્રદાન કરવાની જરૂર પડશે. ઇમેઇલ સરનામું આપમેળે તમારા કસ્ટમ ડોમેન નામ સાથે બનાવવામાં આવશે (દા.ત. employe@yourcompany.com).
  1. એકવાર એકાઉન્ટ્સ બની ગયા પછી, તમે દરેક વપરાશકર્તાને કંપનીમાં તેમની જવાબદારીઓના આધારે ભૂમિકાઓ અને પરવાનગીઓ સોંપી શકો છો. તમે તેમને તેમના પાસવર્ડ સેટ કરવા અને તેમના Gmail એકાઉન્ટને ઍક્સેસ કરવા માટેની સૂચનાઓ પણ મોકલી શકો છો.
  2. જો તમે સામાન્ય ઈમેલ એડ્રેસ બનાવવા માંગો છો, જેમ કે contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, તમે શેર કરેલ ઇમેઇલ સરનામાં સાથે વપરાશકર્તા જૂથો સેટ કરી શકો છો. આ બહુવિધ કર્મચારીઓને આ સામાન્ય સરનામાંઓ પર મોકલવામાં આવેલ ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત કરવા અને તેનો જવાબ આપવા માટે પરવાનગી આપે છે.

આ પગલાંને અનુસરીને, તમે Google Workspaceનો ઉપયોગ કરીને તમારા ડોમેનનું સેટઅપ કરી શકશો અને તમારા કર્મચારીઓ માટે ઑફિસના ઇમેઇલ ઍડ્રેસ બનાવી શકશો. આ વ્યક્તિગત કરેલ ઈમેલ એડ્રેસ તમારી કંપનીની બ્રાંડ ઈમેજને વધારશે અને ઈમેલ દ્વારા તમારી સાથે વાતચીત કરતી વખતે તમારા ગ્રાહકો અને ભાગીદારોને વ્યાવસાયિક અનુભવ પ્રદાન કરશે.

Google Workspaceમાં ઇમેઇલ એકાઉન્ટ અને વપરાશકર્તા સેટિંગ મેનેજ કરો

 

Google Workspace એડમિન કન્સોલ તમારી કંપનીમાં વપરાશકર્તા એકાઉન્ટને મેનેજ કરવાનું સરળ બનાવે છે. એડમિનિસ્ટ્રેટર તરીકે, તમે નવા વપરાશકર્તાઓ ઉમેરી શકો છો, તેમની એકાઉન્ટ માહિતી અને સેટિંગ્સને સંપાદિત કરી શકો છો અથવા જ્યારે કર્મચારીઓ કંપની છોડે છે ત્યારે એકાઉન્ટ્સ કાઢી નાખી શકો છો. આ ક્રિયાઓ કરવા માટે, એડમિનિસ્ટ્રેશન કન્સોલમાં "વપરાશકર્તાઓ" વિભાગ પર જાઓ અને સંબંધિત વપરાશકર્તાને તેમના સેટિંગ્સમાં ફેરફાર કરવા અથવા તેમના એકાઉન્ટને કાઢી નાખવા માટે પસંદ કરો.

 

વપરાશકર્તા જૂથો અને ઍક્સેસ અધિકારોનું સંચાલન કરો

 

વપરાશકર્તા જૂથો એ તમારી કંપનીમાં Google Workspace સંસાધનો અને સેવાઓના ઍક્સેસ અધિકારોને ગોઠવવા અને મેનેજ કરવાની અસરકારક રીત છે. તમે વિવિધ વિભાગો, વિભાગો અથવા પ્રોજેક્ટ્સ માટે જૂથો બનાવી શકો છો અને તેમની ભૂમિકાઓ અને જવાબદારીઓના આધારે સભ્યોને તેમાં ઉમેરી શકો છો. વપરાશકર્તા ગ્રૂપને મેનેજ કરવા માટે, Google Workspace એડમિન કન્સોલમાં "ગ્રૂપ" વિભાગ પર નેવિગેટ કરો.

ગ્રૂપ્સ શેર કરેલા દસ્તાવેજો અને ફોલ્ડર્સની ઍક્સેસને નિયંત્રિત કરવામાં પણ મદદ કરે છે, પરવાનગીઓનું સંચાલન સરળ બનાવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે તમારી માર્કેટિંગ ટીમ માટે એક જૂથ બનાવી શકો છો અને તેમને Google ડ્રાઇવમાં ચોક્કસ માર્કેટિંગ સંસાધનોની ઍક્સેસ આપી શકો છો.

 

સુરક્ષા નીતિઓ અને મેસેજિંગ નિયમો લાગુ કરો

 

Google Workspace તમારા ઇમેઇલ વાતાવરણને સુરક્ષિત કરવા અને તમારા વ્યવસાયના ડેટાને સુરક્ષિત કરવા માટે ઘણા વિકલ્પો ઑફર કરે છે. એડમિનિસ્ટ્રેટર તરીકે, તમે પાલન સુનિશ્ચિત કરવા અને તમારા વપરાશકર્તાઓને ઑનલાઇન ધમકીઓથી સુરક્ષિત કરવા માટે વિવિધ સુરક્ષા નીતિઓ અને મેસેજિંગ નિયમો લાગુ કરી શકો છો.

આ સેટિંગ ગોઠવવા માટે, Google Workspace એડમિન કન્સોલમાં "સુરક્ષા" વિભાગ પર નેવિગેટ કરો. અહીં નીતિઓ અને નિયમોના કેટલાક ઉદાહરણો છે જે તમે મૂકી શકો છો:

  1. પાસવર્ડ આવશ્યકતાઓ: એકાઉન્ટ્સને સુરક્ષિત રાખવામાં મદદ કરવા માટે તમારા વપરાશકર્તાઓના પાસવર્ડ્સની લંબાઈ, જટિલતા અને માન્યતા માટે નિયમો સેટ કરો.
  2. દ્વિ-પરિબળ પ્રમાણીકરણ: વપરાશકર્તાઓને તેમના એકાઉન્ટમાં લોગિંગ કરતી વખતે સુરક્ષાનું વધારાનું સ્તર ઉમેરવા માટે ટુ-ફેક્ટર ઓથેન્ટિકેશન (2FA) ને સક્ષમ કરો.
  3. ઈમેલ ફિલ્ટરિંગ: સ્પામ ઈમેઈલ, ફિશીંગના પ્રયાસો અને દૂષિત જોડાણો અથવા લિંક્સવાળા સંદેશાઓને અવરોધિત કરવા અથવા ક્વોરેન્ટાઈન કરવા માટે નિયમો સેટ કરો.
  4. ઍક્સેસ પ્રતિબંધો: લૉગ ઇન કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાતા સ્થાન, IP ઍડ્રેસ અથવા ડિવાઇસના આધારે Google Workspace સેવાઓ અને ડેટાના ઍક્સેસને પ્રતિબંધિત કરો.

આ ઈમેલ સુરક્ષા નીતિઓ અને નિયમો લાગુ કરીને, તમે તમારા વ્યવસાય અને કર્મચારીઓને ઓનલાઈન ધમકીઓથી સુરક્ષિત કરવામાં અને લાગુ થતા નિયમોનું પાલન સુનિશ્ચિત કરવામાં મદદ કરશો.

સારાંશમાં, Google Workspaceમાં ઇમેઇલ એકાઉન્ટ્સ અને વપરાશકર્તા સેટિંગ્સનું સંચાલન કરવું એ તમારા ઇમેઇલ વાતાવરણને સરળ અને સુરક્ષિત રીતે ચાલતું રાખવાનું એક મહત્વપૂર્ણ પાસું છે. એડમિનિસ્ટ્રેટર તરીકે, તમે વપરાશકર્તા એકાઉન્ટ્સ, વપરાશકર્તા જૂથો અને ઍક્સેસ અધિકારોનું સંચાલન કરવા તેમજ તમારી વ્યવસાય જરૂરિયાતોને અનુરૂપ સુરક્ષા નીતિઓ અને ઇમેઇલ નિયમો લાગુ કરવા માટે જવાબદાર છો.

Google Workspace દ્વારા ઑફર કરવામાં આવતા સહયોગ અને સંચાર સાધનોનો લાભ લો

 

Google Workspace એ એપ્લિકેશનનો એક સંકલિત સ્યૂટ ઑફર કરે છે જે મંજૂરી આપે છે અસરકારક સહયોગ તમારી ટીમના સભ્યો વચ્ચે. અન્ય Google Workspace ઍપ સાથે Gmailનો ઉપયોગ કરીને, તમે તમારા સમગ્ર વ્યવસાયમાં ઉત્પાદકતા અને સંચારને બહેતર બનાવવા માટે વિવિધ વિભાગો વચ્ચે સિનર્જીનો લાભ લઈ શકો છો. અહીં Gmail અને અન્ય Google Workspace ઍપ વચ્ચે ઉપયોગી એકીકરણના કેટલાક ઉદાહરણો છે:

  1. Google કૅલેન્ડર: તમારા અથવા તમારા સહકાર્યકરોના કૅલેન્ડરમાં આમંત્રણો ઉમેરીને, સીધા Gmail થી મીટિંગ્સ અને ઇવેન્ટ્સ શેડ્યૂલ કરો.
  2. Google સંપર્કો: તમારા વ્યવસાય અને વ્યક્તિગત સંપર્કોને એક જ જગ્યાએ મેનેજ કરો અને તેમને Gmail સાથે આપમેળે સમન્વયિત કરો.
  3. Google ડ્રાઇવ: Google ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરીને મોટા જોડાણો મોકલો અને દસ્તાવેજો પર સહયોગ કરો
    બહુવિધ સંસ્કરણો ડાઉનલોડ અથવા ઇમેઇલ કર્યા વિના, સીધા જ Gmail માંથી વાસ્તવિક સમયમાં.
  1. Google Keep: નોંધો લો અને સીધા જ Gmail માંથી ટૂ-ડૂ લિસ્ટ બનાવો અને તેને તમારા બધા ઉપકરણો પર સમન્વયિત કરો.

 

Google ડ્રાઇવ સાથે દસ્તાવેજો અને ફાઇલો શેર કરો

 

Google ડ્રાઇવ એ ઑનલાઇન ફાઇલ સ્ટોરેજ અને શેરિંગ ટૂલ છે જે તમારા વ્યવસાયમાં સહયોગને સરળ બનાવે છે. Google ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરીને, તમે દરેક વપરાશકર્તાની પરવાનગીઓને નિયંત્રિત કરીને દસ્તાવેજો, સ્પ્રેડશીટ્સ, પ્રસ્તુતિઓ અને અન્ય ફાઇલોને તમારા સહકર્મીઓ સાથે શેર કરી શકો છો (ફક્ત વાંચવા માટે, ટિપ્પણી, સંપાદન). તમારી ટીમના સભ્યો સાથે ફાઇલો શેર કરવા માટે, ફક્ત તેમને Google ડ્રાઇવમાં સહયોગીઓ તરીકે ઉમેરો અથવા ફાઇલની લિંક શેર કરો.

Google Drive તમને Google Docs, Google Sheets અને Google Slides જેવી Google Workspace સ્યુટની એપ્લિકેશનને આભારી શેર કરેલા દસ્તાવેજો પર રીઅલ ટાઇમમાં કામ કરવાની પણ મંજૂરી આપે છે. આ રીઅલ-ટાઇમ સહયોગ તમારી ટીમને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે કામ કરવામાં મદદ કરે છે અને સમાન ફાઇલના બહુવિધ સંસ્કરણોની ઝંઝટને ટાળે છે.

 

Google Meet સાથે ઑનલાઇન મીટિંગ્સ ગોઠવો

 

Google Meet એ Google Workspaceમાં એકીકૃત થયેલ એક વીડિયો કૉન્ફરન્સિંગ સોલ્યુશન છે જે તમારી ટીમના સભ્યો વચ્ચે ઑનલાઇન મીટિંગની સુવિધા આપે છે, પછી ભલે તેઓ એક જ ઑફિસમાં હોય અથવા સમગ્ર વિશ્વમાં ફેલાયેલા હોય. Google Meet સાથે ઑનલાઇન મીટિંગ હોસ્ટ કરવા માટે, ફક્ત Google કૅલેન્ડરમાં ઇવેન્ટ શેડ્યૂલ કરો અને Meet મીટિંગ લિંક ઉમેરો. તમે સીધા Gmail અથવા Google મીટ એપ્લિકેશનથી એડહોક મીટિંગ્સ પણ બનાવી શકો છો.

Google મીટ વડે, તમારી ટીમ ઉચ્ચ-ગુણવત્તાવાળી વિડિઓ મીટિંગમાં ભાગ લઈ શકે છે, સ્ક્રીન શેર કરી શકે છે અને વાસ્તવિક સમયમાં દસ્તાવેજો પર સહયોગ કરી શકે છે, બધું સુરક્ષિત વાતાવરણમાં. વધુમાં, Google Meet તમારા વ્યવસાયિક સંચાર અને સહયોગની જરૂરિયાતોને પહોંચી વળવા માટે, સ્વચાલિત કૅપ્શન અનુવાદ, મીટિંગ રૂમ સપોર્ટ અને મીટિંગ રેકોર્ડિંગ જેવી અદ્યતન સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે.

છેલ્લે, Google Workspace સહયોગ અને સંચાર સાધનોની શ્રેણી ઑફર કરે છે જે તમારા વ્યવસાયને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે કાર્ય કરવામાં અને કનેક્ટેડ રહેવામાં મદદ કરી શકે છે. અન્ય Google Workspace ઍપ સાથે Gmailનો ઉપયોગ કરીને, Google Drive દ્વારા ફાઇલો અને દસ્તાવેજો શેર કરીને અને Google Meet સાથે ઑનલાઇન મીટિંગ હોસ્ટ કરીને, તમે તમારા ક્રૂમાં ઉત્પાદકતા અને સહયોગને બહેતર બનાવવા માટે આ ઉકેલોનો લાભ લઈ શકો છો.

આ સહયોગ સાધનો અપનાવીને, તમે તમારા વ્યવસાયને સતત બદલાતી દુનિયામાં સ્પર્ધાત્મક રહેવા માટે સશક્તિકરણ કરી રહ્યાં છો, જ્યાં ઝડપથી અનુકૂલન કરવાની ક્ષમતા અને એક ટીમ તરીકે અસરકારક રીતે કામ કરવાની ક્ષમતા સફળતા માટે જરૂરી છે.