જો તમારા ઇમેઇલ્સને સંચાલિત કરવા માટે તમારી પાસે સ્પષ્ટ રૂટિન નથી, તો તે ઝડપથી નોંધપાત્ર સમય ગુમાવવાનું સાધન બની શકે છે. પ્રશ્નની બીજી બાજુએ, જો તમે સંગઠનાત્મક સ્તરે જે જરૂરી છે તે કરો છો જેથી તમારી જાતને ડઝનેક ન વાંચેલા ઇમેઇલ્સ દ્વારા હુમલો કરવામાં ન આવે. તો પછી તમે કોઈ મહત્વપૂર્ણ ઇમેઇલ ગુમ થવાની સંભાવનાથી તમારા મનને મુક્ત કરી શકો છો. આ લેખમાં સંખ્યાબંધ સાબિત પ્રેક્ટિસ્સ સૂચિબદ્ધ છે. તેમને અપનાવીને, તમે નિશ્ચિતરૂપે તમારા મેઇલબોક્સને સંચાલિત કરવામાં સમર્થ હશો.
સમર્પિત ફોલ્ડર અથવા પેટા ફોલ્ડર્સમાં કોઈપણ ઇમેઇલને આપમેળે અથવા જાતે વર્ગીકૃત કરો.
આ તે પદ્ધતિનો પ્રકાર છે જે તમને તમારા ઇમેઇલ્સને ઝડપથી ક્રમમાં ગોઠવવા દેશે. તમે તમારા ઇમેઇલ્સને થીમ દ્વારા, વિષય પ્રમાણે, સમયમર્યાદા દ્વારા વર્ગીકૃત કરવાનું પસંદ કરી શકો છો. મહત્ત્વની વાત એ છે કે તમારો લાભ લેવો સુવિધાઓ તમારા મેઇલ્સને સંપૂર્ણ ઓપરેશનલ રીતે મેનેજ કરવા માટે તમારા મેઇલબોક્સનો. એકવાર તમે modeર્ગેનાઇઝેશન મોડ અનુસાર ફોલ્ડર અને સબફોલ્ડર સાથે ડિરેક્ટરી બનાવી લો જે તમને અનુકૂળ છે. દરેક સંદેશ તમારા ડેસ્કટ .પ પરની દરેક પેપર ફાઇલની જેમ તમારા મેઇલબોક્સમાં તેનું સ્થાન ધરાવશે. તેથી, એકવાર આ ક્ષણ તમારા ઇમેઇલ્સ પર પ્રક્રિયા કરવા માટે પસાર થઈ જાય, તો તમે તમારા બાકીના કાર્ય પર 100% કેન્દ્રિત કરી શકો છો.
તમારા ઇમેઇલ્સની પ્રક્રિયા માટે ચોક્કસ સમયની યોજના બનાવો
અલબત્ત, તમારે જવાબદાર રહેવું જોઈએ અને સંદેશાઓની પ્રક્રિયા કરવામાં સમર્થ હોવા જોઈએ જે તમારા તરફથી તાત્કાલિક પ્રતિસાદની રાહ જોશે. બાકીના માટે, તમારા ઇમેઇલ્સ સાથે સતત વ્યવહાર કરવા માટે, સૌથી સંબંધિત ક્ષણો (ઓ) ની યોજના બનાવો. તમારા કાર્યની પ્રક્રિયા માટે જરૂરી બધા તત્વો તૈયાર કરીને પ્રારંભ કરો. મહત્તમ સાંદ્રતાને સરળ બનાવવા માટે કાગળ ફાઇલો, સ્ટેપરો, પ્રિંટર્સ, બધું જ હાથમાં હોવું આવશ્યક છે. તમે પસંદ કરો છો ત્યારે કોઈ વાંધો નથી. હવે જ્યારે તમારું મેઇલબોક્સ પોસ્ટલ સingર્ટિંગ સેન્ટરની જેમ ગોઠવવામાં આવ્યું છે, તો તમે તમારા ઇમેઇલ્સને કાર્યક્ષમતા અને ગતિથી શાંતિથી પ્રક્રિયા કરી શકો છો.
બધા બિનજરૂરી ન્યૂઝલેટરો કાtingીને તમારા મેઇલબોક્સને સાફ કરો
શું તમારું મેઇલબોક્સ સતત અવિચારી ન્યુઝલેટરો અથવા જાહેરાતો દ્વારા પરોપજીવીકરણ થયેલ છે? આ બધા ન્યૂઝલેટરોના તમારા મેઇલબોક્સને છૂટા કરવાની કાળજી લો કે જે કંઈપણ કરતાં સ્પામ જેવું લાગે છે. તમારે આ બધી મેઇલિંગ સૂચિમાંથી વ્યવસ્થિતપણે અનસબ્સ્ક્રાઇબ કરવું આવશ્યક છે જે તમને કંઇક નક્કર લાવતું નથી અને જે ઝડપથી વધુ આક્રમક બની શકે છે. તમે જેવા ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો ક્લીનફોક્સ જ્યાં અનરોલમે થોડા ક્લિક્સમાં જરૂરી કરો. તમને સવાર લીધા વિના, આ પ્રકારનો સોલ્યુશન તમને આ બધા ડિજિટલ પ્રદૂષણને સમાપ્ત કરવામાં ભારે મદદ કરશે. પ્રમાણમાં ઝડપથી હજારો ઇમેઇલ્સ પર પ્રક્રિયા કરી શકાય છે.
સ્વચાલિત પ્રતિસાદ સેટ કરો
તમે જલ્દીથી લાંબા સમયથી વેકેશન પર જશો. તમારા મેઇલબોક્સના સ્વચાલિત જવાબને અવગણવામાં નહીં આવે તે વિગતવાર. આ કંઈક અગત્યનું છે કે જેથી તમે જેની સાથે ઇમેઇલ દ્વારા વ્યવસાયિક રૂપે પત્ર લખશો તે બધા લોકો તમારી ગેરહાજરી વિશે સારી રીતે જાણ કરી શકે. જ્યારે ગ્રાહક અથવા સપ્લાયર ધીરજ ગુમાવે છે ત્યારે ઘણી ગેરસમજો શક્ય છે, કારણ કે આ સંદેશાઓ અનુત્તરિત છે. આને ટૂંકા સંદેશથી સરળતાથી ટાળી શકાય છે જે તમારા વેકેશન દરમિયાન આપમેળે મોકલવામાં આવશે. તમારે ફક્ત વેકેશનથી પાછા ફરવાની તારીખ સૂચવવાની જરૂર છે અને જો જરૂરી હોય તો કોઈ સાથીદારની ઇમેઇલ શા માટે નથી.
તમે કોપીમાં મોકલો છો તે ઇમેઇલ્સની સંખ્યાને ગુસ્સો આપો
વ્યવસ્થિત રીતે કાર્બન ક copyપિ (સીસી) અને અદ્રશ્ય કાર્બન ક (પિ (સીસીઆઈ) માં મોકલેલા ઇમેઇલ્સનો ઉપયોગ કરીને અનંત એક્સચેન્જો ઝડપથી ઉત્પન્ન થઈ શકે છે. જે લોકોને ફક્ત માહિતી માટે તમારો સંદેશ પ્રાપ્ત થવાનો હતો, તેઓને હવે સ્પષ્ટતાની જરૂર છે. અન્ય લોકોને આશ્ચર્ય થાય છે કે તેમને આ સંદેશ શા માટે મળ્યો અને તે સમયના વ્યર્થ તરીકે યોગ્ય રીતે માને છે. કોઈને લૂપમાં મૂકવાની પસંદગી કરતી વખતે, ખાતરી કરો કે તમારી પસંદગી ખરેખર સુસંગત છે. કોઈપણ રીતે કોઈપણને મોકલેલા સંદેશાઓને ટાળવું જોઈએ.
યાદ રાખો કે ઇમેઇલનું કાનૂની મૂલ્ય હોઈ શકે છે
જ્યાં સુધી શક્ય હોય ત્યાં તમારા બધા ઇમેઇલ્સ રાખો, તેમની પાસે પુરાવા માટેનું દબાણ છે, ખાસ કરીને toદ્યોગિક ટ્રિબ્યુનલ માટે. ઇલેક્ટ્રોનિક સંદેશ જો તે પત્ર જે તે જ કાનૂની મૂલ્ય સાથે પ્રમાણિત છે કે જે તમે હાથથી લખ્યું હોત. પરંતુ સાવધ રહો, એક સરળ સંદેશ પણ વિચાર્યા વિના મોકલ્યો કોઈ સાથીદાર અથવા ગ્રાહક માટે ગંભીર પરિણામો આવી શકે છે. જો કોઈ ગ્રાહક સાબિત થાય છે, તો ઇમેઇલને સપોર્ટ છે, કે તમે ડિલિવરી અથવા અન્ય બાબતોમાં તમારી પ્રતિબદ્ધતાઓનું માન નથી કર્યું. તમારે તમારા વ્યવસાય માટે અને તમારા માટે પરિણામ સહન કરવું પડશે. Commercialદ્યોગિક ટ્રિબ્યુનલ્સની જેમ વ્યાપારી વિવાદોમાં, પુરાવા "મુક્ત" હોવાનું કહેવામાં આવે છે. કહેવાનો અર્થ એ છે કે ન્યાયાધીશ કોણ નિર્ણય લેશે અને તેના ઇમેઇલ્સને કચરાપેટીમાં મૂકવા કરતાં કાળજીપૂર્વક વર્ગીકરણ કરવું વધુ સારું છે.
