તમારા વ્યવસાયિક જીવનમાં, તમારે વારંવાર વિરોધ ઇમેઇલ લખવો પડશે. આ કોઈ સાથીદાર, ભાગીદાર અથવા સપ્લાયરને સંબોધિત કરી શકાય છે. તમારો હેતુ ગમે તે હોય, તમારે તમારા વાર્તાલાપકર્તાઓ દ્વારા ગંભીરતાથી લેવા માટે કેટલીક આવશ્યકતાઓને ધ્યાનમાં લેવી આવશ્યક છે. તેથી, આ પ્રકારના સંદેશના લેખનમાં નિપુણતા મેળવવી હિતાવહ છે. તમારા વિરોધ ઇમેઇલને કેવી રીતે સફળ બનાવવો તે અહીં છે.
હકીકતો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો
વિરોધ ઈમેલ લખતી વખતે, તથ્યો વિશે સખત બનવું મહત્વપૂર્ણ છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તત્ત્વો વાસ્તવિક રીતે રજૂ કરવા જોઈએ જેથી વાચક સંદર્ભને ઝડપથી સમજી શકે.
તેથી, વિગતો અને બિનજરૂરી વાક્યો ટાળો અને તેના બદલે હકીકતો અને તારીખો જેવી આવશ્યક વસ્તુઓનો ઉલ્લેખ કરો. તે ખરેખર આ ઘટકો સાથે છે કે પ્રાપ્તકર્તા તમારા ઇમેઇલનો હેતુ સમજી શકશે. તમારે સ્પષ્ટ, ચોક્કસ અને તારીખની માહિતી પ્રદાન કરવી આવશ્યક છે.
સંદર્ભ પછી ઈમેલનો વિષય સૂચવો
જ્યારે તમે વિરોધ ઈમેલ લખો ત્યારે સીધા મુદ્દા પર જાઓ. તમારે "હું તમને આ ઇમેઇલ લખી રહ્યો છું" જેવા શબ્દોની જરૂર નથી કારણ કે આ સ્પષ્ટ વસ્તુઓ છે જેને નિર્દેશ કરવાની જરૂર નથી.
તમારી ફરિયાદને જન્મ આપનાર હકીકતો સ્પષ્ટપણે રજૂ કર્યા પછી અને તારીખ ભૂલ્યા વિના. તે મીટિંગ, સેમિનાર, ઇમેઇલ એક્સચેન્જ, રિપોર્ટિંગ, સાધનોની ખરીદી, ઇન્વોઇસ રસીદ વગેરે હોઈ શકે છે.
તમારી અપેક્ષાઓ શક્ય તેટલી સ્પષ્ટપણે જણાવતા ચાલુ રાખો.
વિચાર એ છે કે પ્રાપ્તકર્તા તમારા ઈમેલનો હેતુ અને તમે તેનાથી શું ઈચ્છો છો તે ઝડપથી સમજી શકે છે.
તમારી વાતચીતમાં સ્વસ્થતા પર ધ્યાન આપો
વિરોધ ઈમેલ લખવા માટે શાંત અને સંક્ષિપ્ત શૈલીની જરૂર છે. ખરેખર, આ એક ખાસ પરિસ્થિતિ હોવાથી, તમારે તથ્યો અને તમારી અપેક્ષાઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ. આ કરવા માટે, ટૂંકા વાક્યોનો ઉપયોગ કરો જે તમારા પડકારનો સારાંશ આપે છે અને જે રોજિંદા, નમ્ર ભાષામાં લખાયેલ છે.
ઉપરાંત, પ્રસંગ માટે યોગ્ય હોય તેવા નમ્ર શબ્દસમૂહનો ઉપયોગ કરવાની ખાતરી કરો. આ પ્રકારના વિનિમયમાં "માયાળુ સાદર" અને "શ્રેષ્ઠ સાદર" ટાળવા યોગ્ય છે.
વ્યાવસાયિક રહો
વિરોધ ઈમેલ લખતી વખતે વ્યાવસાયિક રહેવાની ખાતરી કરો, પછી ભલે તમે અત્યંત નાખુશ હોવ. તમારે તમારી જાતને સમાવવા માટે તમારા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો કરવા પડશે કારણ કે લાગણીઓ ખરેખર વ્યાવસાયિક લેખનમાં આવતી નથી.
તેથી, એવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો જે તમારી લાગણીઓને એક યા બીજી રીતે પ્રગટ કરી શકે. તે મહત્વનું છે કે તમારું ઇમેઇલ વાસ્તવિક રહે.
પુરાવા જોડો
છેલ્લે, વિરોધ ઈમેલમાં સફળ થવા માટે, તમારી દલીલો સાથે પુરાવા જોડવા જરૂરી છે. તમારે ખરેખર પ્રાપ્તકર્તાને બતાવવું જોઈએ કે તમે વિવાદ કરવા માટે યોગ્ય છો. તેથી તમે પુરાવા તરીકે ઉપયોગ કરી શકો તેવા કોઈપણ દસ્તાવેજને જોડો અને તેને ઈમેલમાં જણાવો.
