ઈમેઈલ લાંબા સમયથી બિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન્સ માટે આવશ્યક સાધન છે, પરંતુ સેન્ડમેલ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવેલ મતદાન. તે 64% વ્યાવસાયિકો માટે તણાવ, મૂંઝવણ અથવા અન્ય નકારાત્મક પરિણામોનું કારણ હોવાનું જાહેર કર્યું.
તેથી, તમે તમારા ઇમેઇલ્સથી આ કેવી રીતે ટાળી શકો છો? અને તમે ઈમેઈલ કેવી રીતે લખી શકો છો જે ઇચ્છિત પરિણામ આપે છે? આ લેખમાં, અમે ઉપયોગમાં લેવાયેલી વ્યૂહરચનાઓની સમીક્ષા કરીએ છીએ જેથી તમારું ઇમેઇલ સ્પષ્ટ, અસરકારક અને સફળ બને તે સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે.
સરેરાશ ઑફિસ વર્કર એક દિવસ લગભગ 80 ઇમેઇલ્સ મેળવે છે. મેઇલના આ જથ્થા સાથે, વ્યક્તિગત સંદેશા સરળતાથી ભૂલી શકાય છે. આ સરળ નિયમોનું પાલન કરો જેથી કરીને તમારા ઇમેઇલ્સ ધ્યાનમાં લેવામાં આવે અને તેનો ઉપયોગ કરવામાં આવે.
- ઇમેઇલ દ્વારા ખૂબ સંચાર કરશો નહીં.
- વસ્તુઓનો સારો ઉપયોગ કરો.
- સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત સંદેશાઓ બનાવો.
- વિનમ્ર રહો.
- તમારા ટોન તપાસો.
- ફરીથી વાંચો.
ઇમેઇલ દ્વારા ખૂબ સંચાર કરશો નહીં
કામ પર તણાવના સૌથી મોટા સ્ત્રોતોમાંનું એક એ છે કે લોકોને પ્રાપ્ત થતી ઇમેઇલ્સનું પ્રમાણ. તેથી, તમે ઇમેઇલ લખવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં, તમારી જાતને પૂછો: "શું આ ખરેખર જરૂરી છે?"
આ સંદર્ભમાં, તમારે પાછા ચર્ચાનો વિષય હોઈ શકે તેવા પ્રશ્નોનો સામનો કરવા માટે ટેલિફોન અથવા ઇન્સ્ટન્ટ મેસેજિંગનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. સંચાર આયોજન સાધનનો ઉપયોગ કરો અને વિવિધ પ્રકારના સંદેશાઓ માટે શ્રેષ્ઠ ચેનલો ઓળખો.
જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે ખરાબ સમાચાર આપો. તે તમને સહાનુભૂતિ, કરુણા અને સમજણ સાથે વાતચીત કરવામાં મદદ કરે છે અને જો તમારો સંદેશ ખોટી રીતે લેવામાં આવ્યો હોય તો પોતાને રીડિમ કરો.
વસ્તુઓનો સારો ઉપયોગ કરો
અખબારની હેડલાઇન બે વસ્તુઓ કરે છે: તે તમારું ધ્યાન ખેંચે છે અને લેખનો સારાંશ આપે છે જેથી તમે તેને વાંચવો કે નહીં તે નક્કી કરી શકો. તમારી ઇમેઇલ વિષય રેખા એ જ કરવું જોઈએ.
એક ઑબ્જેક્ટ ખાલી જગ્યાને "સ્પામ" તરીકે અવગણવામાં અથવા નકારવામાં આવે તેવી શક્યતા વધુ છે. તેથી પ્રાપ્તકર્તાને ઇમેઇલ શેના વિશે છે તે જણાવવા માટે હંમેશા થોડા સારી રીતે પસંદ કરેલા શબ્દોનો ઉપયોગ કરો.
જો તમારો સંદેશ નિયમિત ઈમેલ શ્રેણીનો ભાગ હોય, જેમ કે સાપ્તાહિક પ્રોજેક્ટ રિપોર્ટ, તો તમે વિષય રેખામાં તારીખનો સમાવેશ કરવા માગી શકો છો. જે સંદેશ માટે પ્રતિસાદની જરૂર હોય, તમે "કૃપા કરીને 7 નવેમ્બર સુધીમાં" જેવા કૉલ ટુ એક્શનનો સમાવેશ કરી શકો છો.
નીચેની જેમ સારી રીતે લખાયેલ વિષય રેખા, પ્રાપ્તકર્તાને ઈમેલ ખોલ્યા વિના પણ સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતી પ્રદાન કરે છે. આ એક પ્રોમ્પ્ટ તરીકે કામ કરે છે જે તમારી મીટિંગની યાદ અપાવે છે જ્યારે પણ તેઓ તેમના ઇનબોક્સને ચેક કરે છે.
| ખરાબ ઉદાહરણ સારું ઉદાહરણ |
|
| વિષય: મીટિંગ | વિષય: ગેટવે પ્રક્રિયા પર સભા - 09h 25 ફેબ્રુઆરી 2018 |
સંદેશો સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત રાખો
પરંપરાગત વ્યવસાય અક્ષરો જેવી ઇમેઇલ્સ સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત હોવી આવશ્યક છે. તમારા વાક્યો ટૂંકા અને ચોક્કસ રાખો. ઇમેઇલનો મુખ્ય ભાગ સીધો અને માહિતીપ્રદ હોવો આવશ્યક છે, અને તેમાં બધી સંબંધિત માહિતી શામેલ હોવી આવશ્યક છે.
પરંપરાગત પત્રોથી વિપરીત, બહુવિધ ઇમેઇલ્સ મોકલવા માટે એક મોકલવા કરતાં વધુ ખર્ચ થતો નથી. તેથી જો તમારે વિવિધ વિષયો પર કોઈની સાથે વાતચીત કરવાની જરૂર હોય, તો દરેક માટે એક અલગ ઈમેલ લખવાનું વિચારો. આ સંદેશને સ્પષ્ટ કરે છે અને તમારા સંવાદદાતાને એક સમયે એક વિષય પર જવાબ આપવા માટે પરવાનગી આપે છે.
| ખરાબ ઉદાહરણ | સારું ઉદાહરણ |
| વિષય: વેચાણની રિપોર્ટ માટેનું પુનરાવર્તન
હાય મીચેલિન,
ગયા અઠવાડિયે આ રિપોર્ટ મોકલવા બદલ આભાર. મેં ગઈકાલે તે વાંચ્યું અને લાગ્યું કે પ્રકરણ 2 ને અમારા વેચાણના આંકડાઓ વિશે વધુ ચોક્કસ માહિતીની જરૂર છે. મને લાગે છે કે સ્વર વધુ ઔપચારિક હોઈ શકે છે.
વધુમાં, હું તમને જણાવવા માંગુ છું કે મેં આ શુક્રવારે નવી જાહેરાત ઝુંબેશ પર જનસંપર્ક વિભાગ સાથે મીટિંગનું આયોજન કર્યું છે. તે સવારે 11:00 વાગ્યે છે અને નાના કોન્ફરન્સ રૂમમાં હશે.
જો તમે ઉપલબ્ધ હોવ તો કૃપા કરીને મને જણાવો.
આભાર,
કેમીલી |
વિષય: વેચાણની રિપોર્ટ માટેનું પુનરાવર્તન
હાય મીચેલિન,
ગયા અઠવાડિયે આ રિપોર્ટ મોકલવા બદલ આભાર. મેં ગઈકાલે તે વાંચ્યું અને લાગ્યું કે પ્રકરણ 2 ને અમારા વેચાણના આંકડાઓ વિશે વધુ ચોક્કસ માહિતીની જરૂર છે.
મને લાગે છે કે સ્વર વધુ ઔપચારિક હોઈ શકે છે.
શું તમે આ ટિપ્પણીઓને ધ્યાનમાં રાખીને તેને સંશોધિત કરી શકો છો?
તમારા મહેનત માટે આભાર!
કેમીલી
(કેમિલી ત્યારબાદ પીઆર મીટિંગ વિશે અન્ય ઇમેઇલ મોકલે છે.) |
અહીં સંતુલન જાળવવું મહત્વપૂર્ણ છે. તમે કોઈને ઈમેલ વડે બોમ્બ ધડાકા કરવા નથી માંગતા અને એક પોસ્ટમાં ઘણા સંબંધિત મુદ્દાઓને જોડવાનો અર્થ છે. જ્યારે આવું થાય, ત્યારે તેને ક્રમાંકિત ફકરા અથવા બુલેટ પોઈન્ટ સાથે સરળ રાખો, અને માહિતીને પચવામાં સરળ બનાવવા માટે તેને નાના, સુવ્યવસ્થિત એકમોમાં "કટીંગ" કરવાનું વિચારો.
એ પણ નોંધ કરો કે ઉપરના સારા ઉદાહરણમાં, કેમિલે સ્પષ્ટ કર્યું છે કે તે મિશેલિન શું કરવા માંગે છે (આ કિસ્સામાં, રિપોર્ટ બદલો). જો તમે લોકોને તમને શું જોઈએ છે તે જાણવામાં મદદ કરો છો, તો તેઓ તમને તે આપશે તેવી શક્યતા વધુ છે.
વિનમ્ર રહો
લોકો વારંવાર વિચારે છે કે પરંપરાગત અક્ષરો કરતાં ઇમેઇલ્સ ઓછા ઔપચારિક હોઈ શકે છે. પરંતુ તમે મોકલેલા સંદેશાઓ એ તમારા પોતાના વ્યાવસાયીકરણનું પ્રતિબિંબ છે, વિગતો પર મૂલ્યો અને ધ્યાન મહત્વપૂર્ણ છે, તેથી ઔપચારિકતાના ચોક્કસ સ્તરની આવશ્યકતા છે.
જ્યાં સુધી તમે કોઈની સાથે સારી શરતો પર ન હોવ ત્યાં સુધી, અનૌપચારિક ભાષા, અશિષ્ટ ભાષા, કલકલ અને અયોગ્ય સંક્ષિપ્ત શબ્દો ટાળો. ઈમોટિકોન્સ તમારા ઈરાદાને સ્પષ્ટ કરવામાં મદદરૂપ થઈ શકે છે, પરંતુ તેનો ઉપયોગ ફક્ત તમે સારી રીતે જાણો છો તેવા લોકો સાથે જ કરવો શ્રેષ્ઠ છે.
પરિસ્થિતિને આધારે તમારો સંદેશ "આપનો," "શુભ દિવસ / સાંજે" અથવા "તમને શુભેચ્છા" સાથે બંધ કરો.
પ્રાપ્તકર્તાઓ ઈમેઈલ છાપવાનું અને અન્ય લોકો સાથે શેર કરવાનું પસંદ કરી શકે છે, તેથી હંમેશા નમ્ર રહો.
ટોન તપાસો
જ્યારે આપણે લોકો સાથે મળીને મળીએ છીએ, ત્યારે અમે તેમના શરીરની ભાષા, અવાજના અવાજ અને ચહેરાના હાવભાવનો ઉપયોગ તેઓ કેવી રીતે અનુભવે છે તેનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે કરીએ છીએ. ઈ-મેલ અમને આ માહિતીથી વંચિત કરે છે, જેનો અર્થ એ છે કે આપણે જાણતા નથી કે લોકોએ અમારા સંદેશાઓને ગેરસમજ ક્યારે કરી છે.
શબ્દોની તમારી પસંદગી, વાક્યની લંબાઈ, વિરામચિહ્ન અને કેપિટલાઇઝેશનનો દ્રશ્ય અને શ્રાવ્ય સંકેતો વિના સરળતાથી ખોટું અર્થઘટન કરી શકાય છે. નીચેના પ્રથમ ઉદાહરણમાં, લુઇસ વિચારી શકે છે કે યાન હતાશ અથવા ગુસ્સે છે, પરંતુ વાસ્તવમાં, તેને સારું લાગે છે.
| ખરાબ ઉદાહરણ | સારું ઉદાહરણ |
| લુઈસ
મને આજે સાંજના 17 વાગ્યા સુધીમાં તમારો રિપોર્ટ જોઈએ છે અથવા હું મારી સમયમર્યાદા ચૂકી જઈશ.
યૅન |
હાય લુઇસ,
આ અહેવાલ પરના તમારા સખત કાર્ય માટે આભાર. શું તમે મને 17 કલાક પહેલાં તમારું સંસ્કરણ પ્રદાન કરી શકો છો, જેથી હું મારી સમયસીમાને ચૂકી શકતો નથી?
અગાઉ થી આભાર,
યૅન |
ભાવનાત્મક રીતે તમારા ઇમેઇલની "લાગણી" વિશે વિચારો. જો તમારા ઇરાદાઓ અથવા લાગણીઓને ગેરસમજ થઈ શકે છે, તો તમારા શબ્દોને બનાવવાની ઓછી અસ્પષ્ટ રીત શોધો.
proofreading
છેલ્લે, "મોકલો" પર ક્લિક કરતા પહેલા, કોઈપણ જોડણી, વ્યાકરણ અને વિરામચિહ્નની ભૂલો માટે તમારી ઇમેઇલ તપાસવા માટે થોડો સમય ફાળવો. તમારા ઈમેઈલ એ તમારી વ્યાવસાયિક ઈમેજનો એટલો જ ભાગ છે જેટલો તમે પહેરો છો. તેથી શ્રેણીમાં ભૂલો ધરાવતો સંદેશ મોકલવા માટે તે ભ્રમિત છે.
પ્રૂફરીંગ દરમિયાન, તમારા ઇમેઇલની લંબાઈ પર કાળજીપૂર્વક ધ્યાન આપો. લોકો લાંબા, ડિસ્કનેક્ટેડ ઇમેઇલ્સ કરતાં ટૂંકા, સંક્ષિપ્ત ઇમેઇલ્સ વાંચવાની વધુ સંભાવના ધરાવે છે, તેથી જરૂરી માહિતીને બાકાત કર્યા વિના, તમારી ઇમેઇલ્સ શક્ય તેટલી ટૂંકી છે તેની ખાતરી કરો.
મુખ્ય મુદ્દાઓ
આપણામાંના મોટાભાગના લોકો આપણા દિવસનો સારો ભાગ વિતાવે છે ઇમેઇલ્સ વાંચો અને કંપોઝ કરો. પરંતુ અમે મોકલેલા સંદેશા અન્ય લોકો માટે મૂંઝવણભર્યા હોઈ શકે છે.
અસરકારક ઇમેઇલ્સ લખવા માટે, જો તમારે ખરેખર આ ચેનલનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ તો પ્રથમ પોતાને પૂછો. કેટલીકવાર ફોન લેવાનું વધુ સારું થઈ શકે છે.
તમારા ઇમેઇલ્સ સંક્ષિપ્ત અને ચોક્કસ બનાવો. તેમને ફક્ત તે લોકોને મોકલો જે ખરેખર તેમને જોવાની જરૂર છે અને તમે પ્રાપ્તકર્તાની આગળ શું કરવા માંગો છો તે સ્પષ્ટ રૂપે સૂચવે છે.
યાદ રાખો કે તમારા ઈમેઈલ એ તમારી વ્યાવસાયીકરણ, તમારા મૂલ્યો અને વિગતો તરફ તમારું ધ્યાન પ્રતિબિંબિત કરે છે. અન્ય લોકો તમારા સંદેશના સ્વરનું અર્થઘટન કેવી રીતે કરી શકે છે તેની કલ્પના કરવાનો પ્રયાસ કરો. નમ્ર બનો અને "મોકલો" દબાવતા પહેલા તમે જે લખ્યું છે તે હંમેશા બે વાર તપાસો.
