જ્યારે કેટલાક કર્મચારીઓ તેમના સુપરવાઈઝર અથવા મેનેજરને સૂચિત કર્યા વિના વિવિધ કારણોસર ગેરહાજર હોય છે, ત્યારે તેઓ જાણતા નથી કે તેમનો મુદ્દો કેવી રીતે બનાવવો. જ્યારે અન્ય લોકો પાસે સંખ્યા હોય ત્યારે ટૂંકી રજાની વિનંતી કરવી પણ મુશ્કેલ લાગે છે વ્યક્તિગત મુદ્દાઓ ચૂકવણી કરવી.
તમારી ગેરહાજરીની અસર મોટે ભાગે તમારા કાર્યની પ્રકૃતિ અને તમારા કાર્યસ્થળે સ્થાનની નીતિ પર આધારિત છે. તમારી ગેરહાજરી, ખાસ કરીને જો તે અગાઉથી જાહેર કરવામાં આવી ન હોય, તો તે તમારી સંસ્થા માટે ખૂબ ખર્ચાળ હોઈ શકે છે. તેથી, નિર્ણય લેવાની પહેલાં, તેના વિશે વિચારો. જો આવું થાય અથવા થયું હોય, તો ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરીને માફી માંગવા અથવા તમારા સુપરવાઇઝરને સમજાવવું એ અસરકારક અને ઝડપથી વાતચીત કરવાનો એક સરસ રીત છે.
વાજબી ઇમેઇલ લખતા પહેલા
આ લેખનો ઉદ્દેશ એ બતાવવાનો છે કે એક અથવા વધુ કાયદેસર કારણો સાથેનો કર્મચારી તેની ગેરહાજર રહેવાની જરૂરિયાતને કેવી રીતે ન્યાયી ઠેરવી શકે છે અથવા તે શા માટે તેની પોસ્ટ પર હાજર રહી શક્યો નથી. એક કર્મચારી તરીકે, તે મહત્વનું છે કે તમે રજા વિના ગેરહાજરીના સંભવિત પરિણામો વિશે ખાતરી કરો. તમારી માફીના ઈમેઈલને સાનુકૂળ પ્રતિસાદ મળશે તેની કોઈ ગેરેંટી નથી. તેવી જ રીતે, કોઈ ગેરેંટી હોતી નથી કે જ્યારે તમે કામ પરથી સમય વિનંતિ કરતો ઈ-મેલ લખો, ત્યારે તે હકારાત્મક રીતે પ્રાપ્ત થશે.
જો કે, જ્યારે તમારે તાત્કાલિક કારણોસર ગેરહાજર રહેવું આવશ્યક છે અને તમે તમારા બોસ સુધી પહોંચી શકતા નથી, તો આ ગેરહાજરીના ચોક્કસ કારણો સાથે શક્ય તેટલી વહેલી તકે ઇમેઇલ લખવો જરૂરી છે. તેવી જ રીતે, જ્યારે તમે અગાઉથી જાણતા હોવ કે તમારે મહત્વપૂર્ણ વ્યક્તિગત અથવા કૌટુંબિક મુદ્દાઓ સાથે કામ કરવાની જરૂર છે, તો તે શાણપણ છે એક ઇમેઇલ લખો અસુવિધા માટે તમારી માફી અને જો શક્ય હોય તો થોડા સ્પષ્ટતાઓ સાથે. તમે તમારી નોકરી પર તમારા અંગત જીવનના પ્રભાવને ઓછું કરવાની આશામાં આ કરો છો.
છેલ્લે, ખાતરી કરો કે તમે તમારી કંપનીની નીતિ અને તમારા જૂથમાંથી કેવી રીતે ગેરહાજર રહેવું તે અંગેના પ્રોટોકોલથી પરિચિત છો. કંપની કટોકટીની સ્થિતિમાં અમુક છૂટછાટો આપી શકે છે અને તેને મેનેજ કરવાની રીત પ્રદાન કરી શકે છે. તમારે ક્યારે અરજી કરવાની જરૂર છે અને તમે કેટલા દિવસ દૂર હશો તે વચ્ચેના દિવસોની સંખ્યા પર એક નીતિ હશે.
ઇમેઇલ લખવા પર દિશાનિર્દેશો
ઔપચારિક શૈલીનો ઉપયોગ કરો
આ ઈમેલ સત્તાવાર છે. તે ઔપચારિક શૈલીમાં લખવું જોઈએ. વિષય રેખાથી નિષ્કર્ષ સુધી, બધું વ્યાવસાયિક હોવું જોઈએ. તમારા સુપરવાઇઝર, બીજા બધાની સાથે, તમે તમારા ઇમેઇલમાં પરિસ્થિતિની ગંભીરતા વ્યક્ત કરો તેવી અપેક્ષા રાખે છે. જ્યારે તમે આવા ઈમેલને ઔપચારિક શૈલીમાં લખો ત્યારે તમારો કેસ સાંભળવામાં આવે તેવી શક્યતા વધુ છે.
પ્રારંભિક ઇમેઇલ મોકલો
કંપનીના નીતિને ધ્યાનમાં રાખીને આપણે પહેલેથી જ ભાર મૂક્યો છે. એ પણ નોંધો કે જો તમને વ્યાવસાયિક બહાનું ધરાવતી ઇમેઇલ લખવાની જરૂર હોય, તો શક્ય તેટલી વહેલી તકે તે કરવું મહત્વપૂર્ણ છે. જ્યારે તમે નિષ્ફળ થયા હો ત્યારે આ ખાસ કરીને આવશ્યક છે અને તમે પરવાનગી વગર કામ પર આવ્યા નથી. અન્યાયી ગેરહાજરી પછી વહેલી તકે તમારા બોસને ચેતવણી આપવી એ ચેતવણીને ટાળી શકે છે. તમે બળવાન મેજેઅરના કિસ્સામાં અગાઉથી તમને સૂચિત કરીને, જેમાં તમે પોતાને શોધો છો, તમે કંપનીને યોગ્ય સ્થાનાંતરણ અથવા વ્યવસ્થા કરવા માટે મદદ કરશો.
વિગતો સાથે સંક્ષિપ્ત રહો
સંક્ષિપ્ત રહો. તમારે એવું શું બન્યું છે કે જેના કારણે તમે ત્યાં ન હોવ અથવા ટૂંક સમયમાં દૂર થઈ ગયા તેની વિગતોમાં જવાની જરૂર નથી. ફક્ત મહત્વપૂર્ણ તથ્યોનો ઉલ્લેખ કરો. જો તમે અગાઉથી પરવાનગી માટે પૂછો છો, તો તમે ગેરહાજર રહેવા માગો છો તે દિવસ (દિવસો) સૂચવો. તારીખો સાથે ચોક્કસ બનો, અંદાજ ન આપો.
ઓફર સહાય
જ્યારે તમે દૂર રહેવા માટે બહાનું ઇમેઇલ લખો છો, ત્યારે તે બતાવવાની ખાતરી કરો કે તમે કંપનીની ઉત્પાદકતાની કાળજી લો છો. તમે દૂર હશો એમ કહેવું ઠીક નથી, કંઈક કરવાની ઑફર કરો જે તમારી ગેરહાજરીની અસરોને ઘટાડે. ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે તમે પાછા ફરો અથવા તમને બદલવા માટે કોઈ સાથીદાર સાથે વાત કરો ત્યારે તમે આ કરી શકો છો. કેટલીક કંપનીઓની નીતિઓ હોઈ શકે છે જેમ કે પગારમાં કપાત દિવસો દૂર. તેથી, કંપનીની નીતિ અને તમે તેની સાથે કેવી રીતે કામ કરી શકો છો તે સંપૂર્ણ રીતે સમજવાનો પ્રયાસ કરો.
ઈમેલ ઉદાહરણ 1: માફીનો ઈમેલ કેવી રીતે લખવો (તમે કામનો એક દિવસ ચૂકી ગયા પછી)
વિષય: 19/11/2018 થી ગેરહાજરીનો પુરાવો
હેલો શ્રી ગિલોઉ,
કૃપા કરીને આ ઇમેઇલને સત્તાવાર સૂચના તરીકે સ્વીકારો કે હું શરદીને કારણે નવેમ્બર 19, 2018 ના રોજ કામ પર હાજર રહી શક્યો ન હતો. મારી ગેરહાજરીમાં લિયામ અને આર્થરે મારું સ્થાન લીધું. તેઓએ તે દિવસ માટે મારા સોંપાયેલ તમામ કાર્યો પૂર્ણ કર્યા.
કામ છોડતા પહેલા તમારી સાથે વાતચીત ન કરી શકવા બદલ હું દિલગીર છું. જો વ્યવસાયમાં કોઈ અસુવિધા થઈ હોય તો મને માફ કરશો.
મેં આ ઈમેલ સાથે મારું મેડિકલ સર્ટિફિકેટ જોડ્યું છે.
જો તમને વધુ માહિતીની જરૂર હોય તો કૃપા કરીને મને જણાવો.
તમારી સમજણ બદલ આભાર.
આપની,
એથન ગૌડિન
ઇમેઇલ ઉદાહરણ 2: તમારી નોકરીમાંથી ભાવિ ગેરહાજરી માટે માફીનો ઇમેઇલ કેવી રીતે લખવો
વિષય: મારું ગેરહાજરી દિવસ 17 / 12 / 2018 નું સંચાલન કરવું
પ્રિય મેડમ પાસ્કલ,
કૃપા કરીને આ ઈમેલને સત્તાવાર સૂચના તરીકે સ્વીકારો કે હું ડિસેમ્બર 17, 2018ના રોજ કામ પરથી ગેરહાજર રહીશ. હું તે દિવસે કોર્ટમાં વ્યાવસાયિક સાક્ષી તરીકે હાજર થઈશ. મેં તમને ગયા અઠવાડિયે કોર્ટમાં મારા સમન્સની જાણ કરી હતી અને મારે હાજર રહેવાની અનિવાર્ય જરૂરિયાત છે.
મેં IT વિભાગના ગેબિન થિબૉલ્ટ સાથે કરાર કર્યો, જેઓ હાલમાં મારી જગ્યાએ જવા માટે રજા પર છે. કોર્ટના વિરામ દરમિયાન, હું તેને કોઈ મદદની જરૂર છે કે કેમ તે જોવા માટે ફોન કરીશ.
હું તમને આભાર.
આપની,
એમ્મા વાલી
