મજબૂત પાસવર્ડ નીતિઓનો અમલ

તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષા સંવેદનશીલ માહિતીને સુરક્ષિત કરવા અને વ્યવસાયની સાતત્યતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે નિર્ણાયક છે. Gmail એકાઉન્ટને સુરક્ષિત કરવા માટેની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓમાંની એક મજબૂત પાસવર્ડ નીતિઓ છે.

Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષાને મજબૂત કરવા માટે, પાસવર્ડ્સની લંબાઈ અને જટિલતા માટે ન્યૂનતમ આવશ્યકતાઓ સ્થાપિત કરવી જરૂરી છે. સામાન્ય રીતે ઓછામાં ઓછા 12 અક્ષરોના પાસવર્ડનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે, જેમાં અપર અને લોઅરકેસ અક્ષરો, સંખ્યાઓ અને વિશિષ્ટ અક્ષરોનો સમાવેશ થાય છે. આ સંયોજન હુમલાખોરો માટે અનુમાન લગાવવા અથવા તોડવા માટે પાસવર્ડ્સને વધુ મુશ્કેલ બનાવે છે.

ચોરી અથવા આકસ્મિક જાહેરાતના જોખમને ઘટાડવા માટે પાસવર્ડ્સ નિયમિતપણે રીન્યુ કરવા જોઈએ. દર 60 થી 90 દિવસે પાસવર્ડ રિન્યૂ કરવાની નીતિ સ્થાપિત કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. આ ખાતરી કરે છે કે પાસવર્ડ સુરક્ષિત અને અપ-ટૂ-ડેટ રહે છે, જ્યારે ચેડા થયેલા પાસવર્ડ્સ સાથે સંકળાયેલા જોખમોને મર્યાદિત કરે છે.

પાસવર્ડ મેનેજર્સ એ પાસવર્ડને સુરક્ષિત રીતે સ્ટોર કરવા અને મેનેજ કરવા માટેના સાધનો છે. તેઓ દરેક એકાઉન્ટ માટે જટિલ અને અનન્ય પાસવર્ડ્સ જનરેટ કરી શકે છે અને તેમને એન્ક્રિપ્ટેડ સ્ટોર કરી શકે છે. તમારા કર્મચારીઓને નબળા અથવા ફરીથી ઉપયોગમાં લેવાયેલા પાસવર્ડનો ઉપયોગ ટાળવા માટે પાસવર્ડ મેનેજરનો ઉપયોગ કરવા પ્રોત્સાહિત કરો, જે તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષા સાથે ચેડા કરી શકે છે.

READ  Gmail એન્ટરપ્રાઇઝ સાથે ઈમેલ મેનેજ કરવાની કળા: ટ્રેનર્સ માટે માર્ગદર્શિકા

 

દ્વિ-પરિબળ પ્રમાણીકરણ સક્ષમ કરી રહ્યું છે (2FA)

 

દ્વિ-પરિબળ પ્રમાણીકરણ (2FA) એ તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષા વધારવાની બીજી અસરકારક રીત છે. આ પદ્ધતિ એકાઉન્ટમાં લૉગ ઇન કરતી વખતે ઓળખના વધારાના પુરાવાની આવશ્યકતા દ્વારા સુરક્ષાનું વધારાનું સ્તર ઉમેરે છે.

દ્વિ-પરિબળ પ્રમાણીકરણ એ એક પ્રક્રિયા છે જેને વપરાશકર્તા ઓળખ ચકાસણીના બે અલગ-અલગ સ્વરૂપોની જરૂર પડે છે. પાસવર્ડ ઉપરાંત, 2FA વપરાશકર્તાને ઓળખના વધારાના પુરાવા આપવા માટે કહે છે, સામાન્ય રીતે વિશ્વસનીય ઉપકરણ (જેમ કે સેલ ફોન) પર મોકલવામાં આવતા અસ્થાયી કોડના સ્વરૂપમાં અથવા એપ્લિકેશન દ્વારા જનરેટ કરવામાં આવે છે.' પ્રમાણીકરણ.

2FA તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષા માટે ઘણા ફાયદા આપે છે:

  1. તે અનધિકૃત ઍક્સેસના જોખમને મોટા પ્રમાણમાં ઘટાડે છે, ભલે પાસવર્ડ સાથે ચેડા કરવામાં આવે.
  2. તે એકાઉન્ટ્સને ફિશીંગ પ્રયાસો અને જડ બળ હુમલાઓ સામે રક્ષણ આપે છે.
  3. તે શંકાસ્પદ લૉગિન પ્રયાસોને ઝડપથી ઓળખવામાં અને યોગ્ય પગલાં લેવામાં મદદ કરે છે.

માટે 2FA સક્ષમ કરવા તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સ, આ પગલાં અનુસરો:

  1. Google Workspace એડમિન કન્સોલમાં લૉગ ઇન કરો.
  2. "સુરક્ષા" વિભાગ પર જાઓ અને "ટુ-સ્ટેપ ઓથેન્ટિકેશન" પર ક્લિક કરો.
  3. "દ્વિ-પગલાની પ્રમાણીકરણને મંજૂરી આપો" વિકલ્પને સક્ષમ કરો અને તમારી પસંદગીઓ અનુસાર સેટિંગ્સને ગોઠવો.

એ પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે કે તમે તમારા કર્મચારીઓને 2FA ના ઉપયોગ અંગે તાલીમ આપો અને તેમને તેમના કાર્ય Gmail એકાઉન્ટ માટે આ સુવિધાને સક્ષમ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરો.

તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સ માટે દ્વિ-પરિબળ પ્રમાણીકરણને સક્ષમ કરીને, તમે સુરક્ષાનું વધારાનું સ્તર ઉમેરશો અને સંવેદનશીલ માહિતીની અનધિકૃત ઍક્સેસના જોખમને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડી શકો છો.

READ  આ ટિપ્સ વડે Gmail માં તમારી ઇમેઇલ શોધને બહેતર બનાવો

કર્મચારીઓની તાલીમ અને ઓનલાઈન ધમકીઓ અંગે જાગૃતિ

તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સની સુરક્ષા તમારા કર્મચારીઓની તકેદારી પર ઘણો આધાર રાખે છે. તેમને ઑનલાઇન ધમકીઓ અને સુરક્ષાની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ વિશે તાલીમ અને શિક્ષિત કરવું એ સુરક્ષા ઘટનાઓના જોખમને ઘટાડવાની ચાવી છે.

ફિશિંગ એ એક સામાન્ય હુમલાની તકનીક છે જેનો ઉદ્દેશ્ય વપરાશકર્તાઓને તેમના લૉગિન ઓળખપત્રો અથવા અન્ય સંવેદનશીલ માહિતી જાહેર કરવા માટે છેતરવાનો છે. ફિશિંગ ઇમેઇલ્સ ખૂબ જ વિશ્વાસપાત્ર હોઈ શકે છે અને Gmail અથવા અન્ય સેવાઓના સત્તાવાર ઇમેઇલ્સનું અનુકરણ કરી શકે છે. તે માટે નિર્ણાયક છેતમારા કર્મચારીઓને શીખવો કપટપૂર્ણ ઇમેઇલના ચિહ્નોને કેવી રીતે ઓળખવા અને જો તમને ફિશિંગ પ્રયાસની શંકા હોય તો શું કરવું.

દૂષિત ઇમેઇલ્સમાં માલવેરથી સંક્રમિત લિંક્સ અથવા જોડાણો હોઈ શકે છે. કર્મચારીઓને તેમના પર ક્લિક કરતા પહેલા લિંક્સ તપાસવાની તાલીમ આપવી જોઈએ અને જ્યારે તેઓ ખાતરી કરે કે તેઓ ક્યાંથી આવ્યા છે ત્યારે જ જોડાણો ડાઉનલોડ કરો. તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટને આ જોખમોથી સુરક્ષિત રાખવા માટે તમે એન્ટીવાયરસ અને સ્પામ ફિલ્ટર્સ જેવા રક્ષણાત્મક સૉફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવાની પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે.

તમારી કંપનીના Gmail એકાઉન્ટ્સ માટે ઉચ્ચ સ્તરની સુરક્ષા જાળવવા માટે ચાલુ તાલીમ અને સુરક્ષા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસોની જાગૃતિ આવશ્યક છે. તમારા કર્મચારીઓને નવીનતમ ધમકીઓ અને સુરક્ષાની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ વિશે માહિતગાર રાખવા માટે નિયમિત તાલીમ અને વર્કશોપનું આયોજન કરો. તેમને શંકાસ્પદ પ્રવૃત્તિની જાણ કરવા અને તેમની સુરક્ષાની ચિંતાઓ ટીમ સાથે શેર કરવા માટે પણ પ્રોત્સાહિત કરો.

READ  "મારી Google પ્રવૃત્તિ" અને ડેટા સંરક્ષણ કાયદો: તમારે શું જાણવાની જરૂર છે